6 أسباب تجعل بوابات مجلس الإدارة ستحسن أعمالك

إن الانكماش الاقتصادي والتحول الرقمي المتسارع وأمن البيانات والاستدامة ليست سوى بعض التحديات التي تواجهها الشركات في عام 2023. لذلك، تجمع المؤسسات بين حلول مختلفة للتعامل مع التحديات والحفاظ على ميزة تنافسية.

في هذه التدوينة، نقدم برنامجًا شاملاً يوفر كافة الحلول في زجاجة واحدة – بوابات اللوحة الافتراضية . ووفقا للإحصاءات، من المتوقع أن يتجاوز حجم سوقها 10 مليارات دولار أمريكي بحلول عام 2026، مما يشير إلى ارتفاع الطلب بين قادة الأعمال.

المصدر: أبحاث السوق التي تم التحقق منها

لذلك، إذا كنت ترغب في تحسين عملك في جميع المجالات، تحقق مما تقدمه بوابة مجلس الإدارة وقم بدمج النظام الأساسي لتلبية احتياجاتك!

ما هي بوابة المجلس؟

تعد بوابة مجلس الإدارة عبارة عن منصة حوكمة مؤسسية آمنة للغاية تعمل على حماية وتبسيط مشاركة المعلومات والتعاون والتواصل عبر الصناعات. مستخدمو البرنامج هم عادةً كبار المديرين التنفيذيين والأمناء والمستشارين القانونيين ومجلس إدارة المؤسسات.

على الرغم من أن الحل تم تنفيذه في البداية بشكل أساسي من قبل القطاعات شديدة التنظيم، إلا أنه الآن يستخدم على نطاق واسع من قبل الشركات العالمية المعروفة والشركات المتوسطة الحجم والشركات الصغيرة والشركات الناشئة والمنظمات غير الربحية.

كيف تعمل بوابة المجلس؟

قبل شرح كيفية تحسين بوابة اللوحة لأعمالك، ندعوك لرؤية كيفية عمل المنصة من خلال اكتشاف قدراتها.

مشاركة المستندات

• تخزين مركزي للمستندات. يعد برنامج بوابة مجلس الإدارة مكانًا آمنًا ومنظمًا لتخزين المستندات المتعلقة بمجلس الإدارة، بما في ذلك التقارير المالية ومحاضر الاجتماعات والخطط الإستراتيجية.
• مشاركة الملفات بشكل آمن. يمكن للمستخدمين مشاركة البيانات دون مخاطر حيث يوفر الحل حماية البيانات من خلال أذونات المستخدم والعلامات المائية الديناميكية وقيود الوصول إلى الوقت وIP والمزيد.
• التحكم في الإصدار وتاريخ الوثيقة. يمكن للمستخدمين الاحتفاظ بإصدارات متعددة من المستندات ومراقبة التغييرات والوصول إلى سجل الإصدارات عند الحاجة.
• الوصول دون اتصال والمزامنة. يمكنك الوصول إلى المستندات في وضع عدم الاتصال ومزامنة التغييرات عند استعادة اتصالك بالإنترنت.

إدارة الإجتماعات

• الجدولة. من أجل التنسيق السلس للاجتماعات، يمكن للمستخدمين جدولة الاجتماعات وإرسال الدعوات إلى المشاركين والتكامل مع منصات التقويم التي يفضلونها.
• إنشاء جدول الأعمال وتوزيعه. تتيح البوابات إنشاء جدول الأعمال وإرفاق المستندات ذات الصلة وتوزيع كل هذه المعلومات على المشاركين قبل الاجتماع.
• محضر الاجتماع. يقوم الأمناء بتدوين الملاحظات مع تقدم الاجتماع، ويقوم البرنامج تلقائيًا بإنشاء محضر الاجتماع.
• تتبع عنصر العمل. يمكن لأعضاء مجلس الإدارة تعيين الإجراءات بسهولة وتحديد المواعيد النهائية وتتبع التقدم لضمان المساءلة.

نصيحة احترافية : تعرف على أفضل النصائح لإدارة التقويم للمساعدين التنفيذيين واستخدم وقتك بشكل أكثر إنتاجية.

تعاون

• الإخطارات والتنبيهات. تقوم المنصة تلقائيًا بإرسال الإشعارات والتنبيهات إلى المستخدمين المعنيين. بهذه الطريقة، يبقى الجميع على اطلاع بآخر التحديثات.
• شرح الوثيقة والتعاون. توفر بوابات مجلس الإدارة أدوات تعليق وتعليقات توضيحية سهلة الاستخدام، مما يتيح التعاون الفعال واتخاذ القرارات بشكل أسرع.
• منتديات المناقشة والدردشة. يستخدم أعضاء مجلس الإدارة المنتديات والمحادثات للمناقشة أو طلب التوضيح أو مشاركة الأفكار في الوقت الفعلي.

إعداد التقارير

• التحليلات وتصور البيانات. ولمساعدتك على اتخاذ القرارات المستندة إلى البيانات، يقدم البرنامج تمثيلاً مرئيًا لمشاركة المشاركين وإحصائيات الاجتماعات وغيرها من المقاييس التي تغير قواعد اللعبة.
• تتبع الامتثال والحوكمة. تتيح لك وظيفة البرنامج مراقبة الامتثال للوائح وسياسات الإدارة الداخلية. وبالتالي، يمكنك تحقيق الشفافية والمساءلة بسهولة.
• مسارات التدقيق. يمكنك مراقبة كيفية استخدام أعضاء مجلس الإدارة للمنصة والتحكم فيها من خلال تتبع جميع تصرفاتهم، مما يقلل من مخاطر سوء السلوك.

صناعة القرار

• التصويت. تتيح الأدوات سهلة الاستخدام للمستخدمين التصويت عبر الإنترنت على القرارات أو بنود جدول الأعمال أو القرارات من أي مكان.
• التوقيع الإلكتروني. يمكن توقيع جميع المستندات بشكل آمن عبر الإنترنت، مما يؤدي إلى تسريع الصفقات وسير العمل.
• تسجيل القرار. يقوم البرنامج تلقائيًا بتوثيق كافة القرارات والتصويتات. بهذه الطريقة، يمكنك مراجعة القرارات السابقة والرجوع إليها.

قد تختلف أدوات إدارة اللوحة اعتمادًا على المزود، ولكن الميزات التي ذكرناها تشكل أساس هذه المنصة. لذلك، تأكد من حصولك على جميع الوظائف المذكورة عند اختيار البرنامج.

6 طرق كيف يمكن لبوابة مجلس الإدارة تحسين عملك

الآن، تعرف على الطرق الست التي يمكن لبوابات مجلس الإدارة من خلالها تحسين عمليات عملك. وبعد ذلك، يمكنك تقييم مدى توافق هذه المزايا مع احتياجاتك لتحديد قيمة اعتماد حل بوابة مجلس الإدارة.

1. توفير الموارد

تعمل الفرق على تقليل تأثيرها البيئي وخفض تكاليف الشركة عن طريق التحول إلى لوحة خالية من الورق. وهذا لا يوفر الموارد القيمة فحسب، بل يسمح أيضًا للموظفين الإداريين بالتركيز على المهام الأكثر أهمية من الأعمال الورقية . على سبيل المثال، يمكن للشركات توزيع المعلومات بسرعة على أعضاء مجلس الإدارة في مواقع مختلفة عبر الإنترنت ونسيان حزم الورق المملة والمستهلكة للوقت.

2. القضاء على المخاطر الأمنية

يأتي مزودو برامج اللوحة الموثوقون مزودين بميزات أمان متقدمة مثل مراكز البيانات المؤمنة ماديًا، وتشفير البيانات متعدد الطبقات، والأذونات الدقيقة، والنسخ الاحتياطي للبيانات في الوقت الفعلي، وسياسات الوصول الصارمة. كل هذا يضمن عدم تمكن أي شخص من سرقة بياناتك وأن المستخدمين المصرح لهم فقط هم من يمكنهم الوصول إلى مساحات العمل . علاوة على ذلك، تتوافق حلول بوابة اللوحة الآمنة مع IS0 27001 وGDPR وHIPAA، مما يعني أن شركتك تتبع مجموعة من اللوائح والمعايير الأمنية الصارمة والمقبولة عالميًا .

3. الراحة لأعضاء مجلس الإدارة

إن الوصول المجاني والآمن إلى الموارد من أي جهاز يمنح أعضاء مجلس الإدارة مرونة إضافية . علاوة على ذلك، فإن مجموعة ميزات البرنامج تلغي الحاجة إلى تتبع رسائل البريد الإلكتروني أو التدقيق في أكوام الورق . وأخيرًا، تضمن البيانات التي يتم تحديثها باستمرار أن يكون الجميع على اطلاع جيد ، مما يسمح بسير العمل بكفاءة وإدارة المهام والتحضير للاجتماعات والتعاون.

4. تحسين الامتثال

تعمل بوابة اللوحة على تبسيط إدارة سير العمل مع الحفاظ على مسارات المستندات مقاومة للتلاعب وقابلة للتتبع والتحكم في الإصدار . يساعدك على إجراء عمليات التدقيق الداخلي بشكل أسرع وأكثر كفاءة . يمكن أن تساعد بوابة مجلس الإدارة أيضًا في تحديد فجوات الامتثال وإصلاحها على الفور . بهذه الطريقة، يمكنك تقليل مخاطر العقوبات المالية والتعرض القانوني لعدم الامتثال للمتطلبات.

5. تعزيز حوكمة الشركات

إن وجود مجلس إدارة مشارك ومستنير ومتعاون أمر بالغ الأهمية لتعزيز حوكمة الشركات. ومن ثم، يسمح حل اجتماعات مجلس الإدارة عبر الإنترنت بإدارة أفضل وإنتاجية للاجتماعات وسير العمل ، مما يوفر إدارة متقدمة للمستخدم وميزات التتبع. وبهذه الطريقة، يمكن للمديرين التركيز على الأمور المتعلقة بالمهمة بدلاً من المهام الإدارية الروتينية.

6. كفاءة أفضل للمهام المتعلقة بمجلس الإدارة

باستخدام النظام الأساسي، يمكن لأعضاء مجلس الإدارة الوصول إلى الرسائل داخل التطبيق وتتبع المهام ومشاركة الملفات والمستندات التاريخية ولوحات المعلومات الشخصية، كل ذلك في موقع مركزي واحد. تعمل هذه الميزات على تعزيز مشاركة المجالس بشكل كبير وتبسيط التعاون .

افكار اخيرة

إذا كنت تبحث عن طريقة فعالة لإدارة بيانات عملك بشكل آمن وفعال، فقد تكون بوابة اللوحة هي ما تحتاجه. يوفر هذا الحل الشامل مجموعة من الأدوات والميزات المصممة لتحسين التعاون وإدارة المستندات وتتبع المهام والمزيد. أحد أفضل الأشياء في بوابة اللوحة هو أنها تلغي الحاجة إلى برامج متعددة وتوفر كل ما تحتاجه في موقع مركزي واحد، مما يسهل إدارة معلومات عملك والوصول إليها.