6 نصائح للبقاء متقدمًا على المواعيد النهائية في مكان العمل

لقد سمعنا جميعًا القول المأثور ، "إنه ليس كم من الوقت ، ولكن كم هو جيد." في حين أنه يبدو لطيفًا نوعًا ما ، إلا أنه ليس صحيحًا تمامًا في سياق العمل. يتم قياس كل هدف ومشروع ومهمة حسب الوقت. في الواقع ، فإن T فيأهداف SMART محددة زمنياً.لذلك ، لا يهم مدى جودة أداء المهمة ؛ إذا فاتك الموعد النهائي ، فأنت لم تحقق أهدافك.

إليك ما يحدث عندما لا تلتزم بالمواعيد النهائية. تشعر بالإحباط - لديك كل الإجابات ولكنك تقدمها بعد فوات الأوان ، لذلك لا تحصل على الائتمان المناسب. تفقد العملاء. أنت تكلف أموال شركتك. أنت تطور سمعة سيئة. وفي النهاية تفقد وظيفتك - لا أحد يريد تحمل المسؤولية.

الآن ، هذا لا يبدو عادلاً ، أليس كذلك؟ لكن هذا ما هو عليه. أنت لست ذكيًا كما تعتقد إذا لم تلتزم بالوقت. يذهب كل عملك الشاق سدى ولا يرى أحد تألقك.

ومع ذلك ، يمكنك تغيير ذلك الآن. العصفور في يدك - سواء كان حيا أو يموت ، الأمر متروك لك. يمكنك اختيار أن تصبح أكثر عزمًا على الالتزام بالمواعيد النهائية وحتى البقاء في المقدمة. ستضعك النصائح هنا على الطريق الصحيح.

3 أسباب رئيسية لعدم التزام الموظفين بالمواعيد النهائية

رأى رجل ذات مرة الأعشاب في حديقته. غاضبًا ، أخرج مقص حديقته وخرقها. ابتسم برضا في عمله الشاق وعاد إلى المنزل. في اليوم التالي ، عادت الأعشاب. استمر في قطعها حتى أدرك أنه يجب عليه اقتلاع الأعشاب للحصول على نتيجة دائمة.

وبالمثل ، إذا لم تصل إلى جذر ما يجعلك تفوت المواعيد النهائية ، فستقوم فقط بقص الحشائش. فيما يلي الأسباب الثلاثة الشائعة التي تجعل الناس يفوتون المواعيد النهائية في مكان العمل. انظر ما إذا كان لك هناك.

• تواصل ضعيف

بدون اتصال واضح حول مخرجات المهمة ، قد يكون الالتزام بالموعد النهائي مشكلة. على سبيل المثال ، إذا كلف أحد الرؤساء مرؤوسيه بمهمة وقال ، "جهّزها بحلول الأسبوع المقبل" ، فهذا أمر غامض. يمكن أن يعني "الأسبوع المقبل" في أي وقت من الاثنين إلى الجمعة ، وقد يكون الأوان قد فات يوم الجمعة.

هذا هو المكان الذي تأتي فيهبرامج إدارة المشاريع . فهي تساعد في بناء فريق متماسك من خلال السماح للفرق بالتواصل معمتطلبات المشروع ، والتسليمات ، والأدوار والمسؤوليات.هذا يزيل أي غموض حول توقعات المهمة.

• مواعيد نهائية غير واقعية

نعم. ليست كل المواعيد النهائية واقعية وتوقع الوفاء بها هو سراب. هذا ليس خطأك ، لكنه سيؤثر بالتأكيد على إنتاجيتك. في حين أن الجداول الزمنية الضيقة قد تمدك لإنجاز المهام بشكل أسرع ، فإنها ستضعك تحت ضغط لا داعي له وتؤدي إلى أخطاء مكلفة. إن إجراء مناقشة صريحة مع رئيسك في العمل بشأن مواعيد نهائية غير واقعية هو السبيل للمضي قدمًا.

• قلة مهارات إدارة الوقت

الآن ، نحن في صلب الموضوع. عادة ما تكون هذه هي المشكلة الرئيسية التي يواجهها الأشخاص في الالتزام بالمواعيد النهائية - فهم لا يعرفون كيفية إدارة الوقت. تظهر الأبحاث أن 82٪ من الناس ليس لديهم نظام لإدارة الوقت .إنهم يتوقعون بطريقة ما الوفاء بالمواعيد النهائية بطريقة سحرية.

لا عجب أن العديد من العمال لا يلتزمون بالمواعيد النهائية. لا شيء يحدث حتى تحقق ذلك. مهارات إدارة الوقت لن تهبط على ركبتيك. عليك أن تكون استباقيًا حيال ذلك. عليك أن تتعلم وتنمي هذه المهارات.

6 نصائح للبقاء متقدمًا على المواعيد النهائية الخاصة بك

يتضح من الأسباب المذكورة أعلاه أن بعض العوامل التي تؤثر على المواعيد النهائية الضائعة خارجة عن إرادتك. إذا لم يكن لدى شركتك ثقافة تواصل جيدة أو إذا وضع رؤسائك جداول زمنية غير واقعية ، فلا يوجد الكثير أو لا يمكنك فعل أي شيء حيال ذلك.

ومع ذلك ، هناك عوامل تحت سيطرتك يمكنك العمل عليها. ستساعدك النصائح الواردة أدناه على إدارة وقتك بشكل أكثر فعالية.

• لديك نظام إدارة الوقت

كما ذكرنا سابقًا ، يجب أن تكون متعمدًا بشأن البقاء متقدمًا على المواعيد النهائية. يتضمن هذا القصد تطوير نظام إدارة الوقت الذي سيساعدك على التحكم في وقتك. سيتم أتمتةإجراءات إدارة الوقت الخاصة بك ، بحيث يتم وضع كل شيء في مكانه وتحقيق أهدافك.

• استخدم برنامج إدارة المستندات مثل SmallPDF

مصدر

تضيعالإدارة اليدوية للوثائق الوقت والجهد ، مما يجعلك تفوتك المواعيد النهائية.ومع ذلك ، فإن برنامج إدارة المستندات مثل SmallPDF يحل المشكلة. باستخدامه ، يمكنك تحويل PDF إلى مستند Word قابل للتحرير ، ودمج مستندات PDF وتحريرها وضغطها وتوقيعها.

تمتلك SmallPDF الأدوات اللازمة لبدء مهامك وإدارتها وإكمالها باستخدام المستندات الرقمية. يمكنك تمييز وإضافة نص وتعليقات توضيحية يدوية وأشكال وصور باستخدام البرنامج. هذا يوفر عليك الكثير من الوقت ويسمح لك بالتركيز على المهام الأكثر أهمية.

• استفد من برنامج تتبع الوقت

عندما تقوم بمهام متعددة ، يمكنك بسهولة أن تفقد مسار الوقت. يمنع برنامج تتبع الوقت حدوث ذلك.يساعدك على إنجاز مهمتك ضمن الإطار الزمني المحدد دون المساس بمستوى عملك. يمكنك استخدام هذا بشكل فردي أو كفريق. يؤدي إلى تحسين إنتاجية الموظف.

• تدرب على مصفوفة أيزنهاور

عندما يكون لديك العديد من المشاريع والمهام ، يمكن أن تشعر بالإرهاق وتفقد التركيز. أنت فقط تشوش كل شيء معًا وتبدأ في العمل. في النهاية ، قد تكتشف أنك استبعدت أهم المهام وفاتت مواعيدك النهائية. تساعدك مصفوفة أيزنهاور على الخروج من هذا البؤس. يتيح لك تحديد أولويات المهام بشكل فعال.

هنا كيف يعمل. تقوم بتقسيم مهامك بناءً على أهميتها والتركيز عليها وتجاهلها والقضاء عليها وفقًا لذلك. تنقسم المهام إلى الأقسام التالية:

• عاجل ومهم
• مهم وغير عاجل
• عاجل وغير مهم
• ليست مهمة وليست عاجلة

باستخدام هذا التقسيم ، يمكنك إنجاز أهم المهام والوفاء بالمواعيد النهائية الخاصة بك.

• استخدم تقنية بومودورو

العمل الجاد يعني العمل لساعات طويلة والإرهاق. العمل الذكي يعني العمل لفترات قصيرة وأخذ فترات راحة متقطعة. في النهاية ، ستحقق أهدافك وتفي بالمواعيد النهائية الخاصة بك دون الإرهاق. هذا ما تقترحه تقنية بومودورو.

بعد تحديد أولويات مهامك ، ابدأ بالمهمة الأولى واعمل عليها لمدة 25 دقيقة متتالية. عندما ينقضي الوقت ، خذ استراحة لمدة 5 دقائق للتمدد والاسترخاء. افعل ذلك حوالي أربع مرات قبل أخذ استراحة أطول مدتها 30 دقيقة. يصبح برنامج تتبع الوقت الذي تمت مناقشته سابقًا مفيدًا هنا. ستكتشف أنك ستحقق المزيد وستكون أكثر انتعاشًا.

• الاستفادة من طريقة Iceberg

يتضمن مفهوم جبل الجليد تجميع الموارد الحيوية والملاحظات لاستخدامها في المستقبل. عند القيام بذلك ، يكون لديكمستودع للموارد جاهز للاستخدام عند الحاجة إليها.ستوفر لك هذه الطريقة الكثير من الوقت في البحث.

إليك كيف يمكنك الاستفادة من هذه الطريقة.

• جمع المقالات ذات الصلة بالعمل ورسائل البريد الإلكتروني ومقاطع الفيديو والملاحظات وما إلى ذلك.
• ضع علامة عليها بشكل صحيح ورتبها
• قم بتخزينها
• استشرهم كلما كان لديك مهمة

5 فوائد للبقاء متقدمًا على المواعيد النهائية الخاصة بك

بصرف النظر عن عدم إفساد سمعتك وفقدان وظيفتك ، فهناك فوائد أخرى للوفاء بالمواعيد النهائية الخاصة بك والبقاء في الطليعة.

• تحسين التركيز

ستعمل نصائح إدارة الوقت التي كنت تمارسها على تحسين قوة تركيزك.ستكون قادرًا على التركيز على مهمة وإنهائها بنجاح قبل الشروع في مهمة أخرى. سيؤدي ذلك إلى زيادة إنتاجيتك وجودة عملك.

• إتقان تحديد الأولويات

تحديد الأولويات هو جانب حيوي لإدارة الوقت. عندما تجعلها عادة ، فإنك تفعل الأشياء الصحيحة في الوقت المناسب وتحصل على النتائج الصحيحة. ستقضي على المهام العادية وغير الضرورية من جدولك وستستخدم وقتك بشكل أكثر إنتاجية.

• إنتاجية محسنة

عندما تستخدم النصائح المذكورة أعلاه في عملك ، ترى زيادة في إنتاجيتك. أنت تنجز المزيد في وقت أقل وتتحسن جودة عملك.

• زيادة الموثوقية

يؤدي الالتزام بالمواعيد النهائية إلى زيادة ثقة رؤسائك فيك. يمكنهم الاعتماد عليك لتقديم عملك في الوقت المناسب دون المساومة على الجودة. هذا يزيد من مسؤوليتك ، وفي النهاية ، من أجر.

• الحد من التوتر

الضغط من المواعيد النهائية التي لم يتم الوفاء بها يؤدي إلى التوتر. عندما يكون لديك الكثير من العمل المعلق على صحنك ، يرتفع مستوى التوتر لديك ، مما يؤثر على صحتك وإنتاجيتك. الوفاء بالمواعيد النهائية الخاصة بك يزيل هذا التوتر. أنت منتعش ولا تتعرض لأي ضغط لتقديمه لأن لديك نظام إدارة وقت العمل.

ابق في صدارة لعبتك من خلال نصائح مثبتة لإدارة الوقت

الأشخاص الذين يبقون قبل المواعيد النهائية هم أصول. إنهم لا ينجزون العمل فحسب ، بل يظهرون لأصحاب العمل أنهم يأخذون وظيفتهم على محمل الجد وسوف يفعلون أي شيء لتحقيق أهداف المنظمة. يتعمد هؤلاء الأشخاص الالتزام بالمواعيد النهائية ويلتزمون بنظام إدارة وقت العمل.

على الرغم من أن بعض العوامل التي تتسبب في عدم الوفاء بالمواعيد النهائية خارجة عن إرادتهم ، فإنهم يتولون مسؤولية العوامل التي يمكنهم التحكم فيها. في نهاية المطاف ، يزيدون من إنتاجيتهم ويزيدون من موثوقيتهم ويبنون سمعة إيجابية ويصبحون كنوزًا للشركة.

This content has been Digiproved © 2023 Tribulant Software