8 أخطاء يجب الابتعاد عنها أثناء اختيار شركة الاستعانة بتكنولوجيا المعلومات

لقد كان الاستعانة بمصادر خارجية لتكنولوجيا المعلومات أحد الأساليب الأكثر تطبيقًا على نطاق واسع لإشراك كبار المتخصصين في تكنولوجيا المعلومات وإتقان أحدث المهارات. ومع ذلك، بالإضافة إلى فوائد التوظيف الخارجي، قد تكون هناك مخاطر بدون الإدارة السليمة. تجنب هذه الأخطاء الشائعة عند اختيار مزود خدمات تكنولوجيا المعلومات:

1. عدم التحقق من المراجع والمراجعات

قبل التوقيع على أي عقود، تذكر أن تسأل الشركة التي تقدم خدمات توظيف تكنولوجيا المعلومات للعملاء الذين يمكنك التواصل معهم. ابحث عن المراجعات والشهادات على الإنترنت لمعرفة ما إذا كان مزود الخدمة قد قام بذلك بشكل صحيح. يساعد هذا الفحص الشامل الشركة على تجنب الدخول في شراكات مع شركات ذات سمعة سيئة أو تلك التي تفتقر إلى الخبرة.

2. عدم وجود بروتوكولات الأمان

يجب على أي شركة تستعين بمصادر خارجية لوظائف تكنولوجيا المعلومات الخاصة بها أن تعطي الأولوية لأمن البيانات والنظام على أعلى مستوى. قم بمراجعة السياسات والتقنيات الأمنية للشركة التي تقوم بالتوظيف، وعمليات فحص الموظفين وإجراءات التدقيق للتأكد من أنها تلبي متطلباتك. سيؤدي الفشل في اتخاذ هذه الإجراءات إلى جعل شركتك عرضة للهجمات الإلكترونية.

3. نطاق العمل غير واضح

كن واضحًا بشأن مهام القسم والمشاريع والأهداف التي تريد أن يحققها فريق تكنولوجيا المعلومات. ومن دون ذلك نفقد وضوح التوقعات، وسوء فهم من المسؤول عما يأتي عادة في أعقابه. حدد المهارات/الخبرة المطلوبة، والمخرجات، والجداول الزمنية، ومؤشرات النجاح. يمكن أن يكون هذا أمرًا بالغ الأهمية في التعلم الإلكتروني بشكل خاص.

لذلك من الأفضل التواصل مع شركة لديها سنوات عديدة من الخبرة في هذا المجال: https://academysmart.com/expertise/e-learning/.

4. حواجز اللغة والتواصل

عند الاستعانة بمصادر خارجية في الخارج، يمكن أن تعيق الفجوات اللغوية والثقافية التعاون الفعال. تقييم كفاءة مقدمي الخدمة المحتملين في اللغة الإنجليزية لضمان التواصل السلس. اسأل عن عمليات إدارة الحواجز اللغوية قبل أن تؤثر سلبًا على الإنتاجية.

5. العقود غير المرنة

غالبًا ما تفتقر عقود الاستعانة بمصادر خارجية الصارمة وطويلة الأجل إلى المرونة مع تطور الاحتياجات. إعطاء الأولوية للشركات التي تقوم بالتوظيف والتي تسمح بتعديل أحجام الفريق ومجموعات المهارات ومستويات الخدمة - حتى شروط الخروج - للتوافق مع متطلبات العمل المتغيرة.

6. أسعار غير تنافسية

تختفي إمكانات التوفير الناتجة عن الاستعانة بمصادر خارجية بسرعة مع الرسوم الباهظة. التسعير المعياري مقابل متوسطات الصناعة للكشف عن الأسعار غير المعقولة. انتبه للرسوم المخفية أيضًا. نماذج التسعير التنافسية والشفافة ضرورية.

7. الافتقار إلى الحوكمة

وبدون عمليات الحوكمة للإشراف على العلاقة، تخاطر الشركات بتضاؤل ​​الرؤية والسيطرة. وضع إجراءات لمراقبة الميزانيات والجودة والمخاطر والامتثال مركزيًا. تأكد أيضًا من وجود أدوات تعاون سلسة ومعايير محددة لإعداد التقارير.

8. مخاطر الملكية الفكرية

قد يؤدي الفشل في حماية الملكية الفكرية والبيانات الداخلية الحساسة إلى عواقب دائمة. التحقق من ملكية البيانات وسياسات السرية الخاصة بالموفر. استخدم اتفاقيات عدم الإفشاء وضوابط الوصول والتشفير لحماية معلومات الشركة القيمة من السرقة أو التعرض غير المصرح به.

ومن خلال تجنب هذه المزالق الشائعة، تستطيع الشركات الاستفادة من مزايا الاستعانة بمصادر خارجية مع تقليل المخاطر في الوقت نفسه. إن إجراء العناية الواجبة الشاملة في اختيار الشريك الاستراتيجي المناسب لتوظيف تكنولوجيا المعلومات يضع الأساس لعلاقة ناجحة ومتبادلة المنفعة. حدد المتطلبات التفصيلية، وتحقق من الحماية الأمنية، والتسعير القياسي، وقم بتنفيذ حوكمة قوية - قبل توقيع أي عقود.

نماذج التوظيف الخارجي: زيادة عدد الموظفين مقابل الخدمات المُدارة

يساعد التوظيف الخارجي المؤسسات على الوصول إلى خبرات تكنولوجيا المعلومات المتقدمة المتاحة في الخارج مقابل جزء بسيط من تكاليف التوظيف المحلية. لكن جميع ترتيبات التوظيف الخارجي ليست متساوية. ويوجد نموذجان سائدان: زيادة عدد الموظفين والخدمات المدارة. يتيح فهم الاختلافات للمشترين مواءمة استراتيجيات الاستعانة بمصادر خارجية مع احتياجاتهم وأولوياتهم:

زيادة الموظفين

يكمل هذا النموذج فرق تكنولوجيا المعلومات الحالية بمواهب خارجية إضافية. تحتفظ الشركات بالإشراف الإداري الكامل والمسؤوليات - فهي ببساطة تقوم بتأجير المهنيين المهرة. الاستخدامات الشائعة تشمل:

• النماذج الأولية لتسريع تطوير البرمجيات
• دعم فرق تكنولوجيا المعلومات المنهكة خلال المشاريع الخاصة
• سد فجوات المهارات المتخصصة على المدى الطويل

توفر زيادة عدد الموظفين أقصى قدر من المرونة لتكبير الحجم وتقليصه مع تقلب عبء العمل. ومع ذلك، يقع العبء بالكامل على عاتق العملاء لتوجيه وإدارة أعضاء الفريق الخارجي.

خدمات تكنولوجيا المعلومات المدارة

تعهد هذه الشراكات لشركات الاستعانة بمصادر خارجية متخصصة بالتعامل مع وظائف تكنولوجيا المعلومات المحددة بشكل مستقل - دون الحاجة إلى إشراف مباشر. تتحمل شركات التوظيف الخارجية مسؤولية تقديم الخدمات الموعودة تعاقديًا، مثل:

• دعم مكتب خدمة متعدد المستويات على مدار 24 ساعة طوال أيام الأسبوع
• الاستضافة السحابية والنسخ الاحتياطي للبيانات والتعافي من الكوارث
• تطوير واختبار التطبيقات المخصصة
• مراقبة الأمن السيبراني والدفاع

تعمل الخدمات المُدارة على تحرير العملاء من مهام تكنولوجيا المعلومات التكتيكية حتى يتمكنوا من التركيز على أولويات العمل الأساسية. ومع ذلك، يفقد المشترون أيضًا السيطرة والرقابة مقارنة بزيادة عدد الموظفين.

في الواقع، تمزج معظم ترتيبات التوظيف الخارجي عناصر كلا النموذجين بناءً على مزيج من المهارات الفنية والخبرة الإدارية التي يرغب العملاء في الاستعانة بمصادر خارجية مقابل الاحتفاظ بها داخليًا. إن تحديد هذه التفضيلات والتوقعات مقدمًا يسمح لمقدمي الخدمات بتخصيص شراكات متوازنة.

الاعتبارات الأساسية عند هيكلة صفقات التوظيف الخارجي لتكنولوجيا المعلومات

تدعم صفقات التوظيف الخارجية جيدة التنظيم المصالح الفضلى للمشترين بينما تحفز الأداء الأفضل لمقدمي الخدمة. لسوء الحظ، فإن الافتراضات الخاطئة والإغفالات أثناء مفاوضات العقود غالبًا ما تؤدي إلى تآكل النتائج لكلا الطرفين وتوتر العلاقات. ما هي التفاصيل التي تستحق التدقيق؟

نطاق المشروع

لقد حكمت التوقعات الغامضة على العديد من مبادرات التوظيف الزائد منذ البداية. لتقليل الارتباك، قم بتفصيل جميع الخدمات والتسليمات والأطر الزمنية والمسؤوليات المتوقعة من البائعين بشكل شامل. حدد مجموعات المهارات المطلوبة وبروتوكولات الاتصال وإجراءات إعداد التقارير وضوابط الوصول.

شروط التسعير

اقترحت شركة Benchmark الرسوم مقابل متوسطات الصناعة باستخدام أبحاث من شركات التحليل مثل Gartner وEverest Group. تختلف نماذج الفوترة بشكل كبير اعتمادًا على أنواع المشروعات وأحجام الفريق ومجموعات التكنولوجيا ومدتها. افهم جميع مكونات التكلفة وراقب الرسوم المخفية بالإضافة إلى الأسعار الأساسية.

الملكية الفكرية

يشعر العملاء بحق بالقلق بشأن حماية الملكية الفكرية عند الاستعانة بمصادر خارجية لتطوير البرمجيات والعمليات الاحتكارية في الخارج. لحماية المعلومات والبيانات الحساسة، يُطلب من جميع أعضاء فريق البائعين التوقيع على اتفاقيات عدم الإفصاح (NDAs).

تاكيد الجودة

إن معايير مراقبة الجودة المتساهلة تقوض فوائد الاستعانة بمصادر خارجية إذا كان العمل دون المستوى يتطلب التصحيح وإعادة العمل باستمرار. إن إنشاء اختبار القبول ومراجعات التعليمات البرمجية ومتطلبات التوثيق وشروط ضمان الجودة الأخرى ضمن الاتفاقيات يحمي العملاء.

مقاييس الأداء

حدد مقاييس النجاح القابلة للقياس والتي تتماشى مع أهداف العمل بدلاً من قوائم المراجعة الفنية البحتة. تشمل الأمثلة الشائعة درجات رضا العملاء، أو أهداف تقليل وقت التوقف عن العمل، أو تقارير إنشاء العملاء المحتملين، أو عائد الاستثمار في مشاريع التطوير.

العقود القوية تحول الرؤى السامية المتعلقة بالتوظيف إلى خطط تنفيذ ملموسة مع المساءلة. استثمر الوقت مقدمًا في تفصيل النطاق والتسعير وحماية الملكية الفكرية وتوقعات الجودة ومقاييس النجاح قبل توقيع الاتفاقيات. شروط المشاركة الواضحة تمهد الطريق لعلاقات الاستعانة بمصادر خارجية مثمرة.