العناصر الرئيسية لوظائف نظام المعلومات المحاسبية (مع أمثلة)

تعد إدارة الشؤون المالية من أصعب المهام التي تنطوي عليها العمليات التجارية. يحتاج كل عمل بغض النظر عن حجمه إلى تدفق دقيق للمعلومات المالية والمحاسبية عبر قنوات متعددة. لهذا السبب تحتاج إلى عملية منهجية وآلية لجمع هذه البيانات وتخزينها ومعالجتها لإنشاء تقارير لأصحاب المصلحة. هذا هو الوقت الذي تلعب فيه وظائف نظام المعلومات المحاسبية دورًا حيويًا في أي عمل تجاري في الوقت الحاضر.

هذا ببساطة لأنه يساعد الشركات من خلال ضمان الدقة المثلى في تقاريرهم المالية وحفظ سجلات المعاملات. هذه المعلومات متاحة بسهولة للسلطة المعنية متى احتاجوا إليها. وبالتالي ، فإن نظام المعلومات المحاسبية يسهل عملية صنع القرار في الشركة.

في هذه المقالة ، سوف ننظر بشكل أعمق في وظائف نظام المعلومات المحاسبية. قبل ذلك ، دعنا نتفحص بسرعة تعريف نظام المعلومات المحاسبية وما هي عناصره الرئيسية.

ما هو نظام المعلومات المحاسبية؟

يشير نظام المعلومات المحاسبية المعروف أيضًا باسم AIS إلى الأداة التي تستخدمها الشركات لتتبع مواردها المالية ومعاملاتها وتقاريرها وبيانات المحاسبة الأخرى. إنه يمكّن صانعي القرار من فهم الصحة العامة للشركة والتصرف وفقًا لذلك.

يقوم نظام AIS المنظم بجمع البيانات وتخزينها ومعالجتها لإنشاء تقارير مالية واضحة. يمكن للمحاسبين والمديرين والمسؤولين الماليين ومحللي الأعمال ووكالات الضرائب والأطراف الأخرى ذات الصلة تتبع جميع الأنشطة المتعلقة بالمحاسبة من AIS. يوفر برنامج AIS المختص بيانات دقيقة وفي الوقت المناسب ويحد من تداول البيانات الحساسة من خلال استخدام ممارسات الأمان المثلى.

المكونات الرئيسية لنظام المعلومات المحاسبية

يتكون نظام المعلومات المحاسبية بشكل أساسي من سبعة عناصر رئيسية. تتم مناقشة هذه المكونات أدناه في الأقسام التالية.

1. شعب AIS

الأشخاص الذين يستخدمون AIS يندرجون تحت هذه النقطة. من المديرين التنفيذيين C-suite مثل المديرين الماليين إلى المحاسبين والمديرين ، يعتبر كل من يستخدم هذا النظام أشخاصًا من AIS. على سبيل المثال ، يمكن للإدارة العليا تحديد أهداف المبيعات للموظفين. تتلقى الإدارات ذات الصلة إشعارات حول هذا الموضوع ، ويمكن لمندوبي المبيعات إدخال أوامر المبيعات الخاصة بهم إلى AIS. يتم تمرير هذه المعلومات إلى قسم المحاسبة ويقومون بإنشاء الفواتير.

ثم يقوم موظفو المستودع بمعالجة هذه الطلبات وترتيب الشحن. يتتبع فريق دعم العملاء الشحنة ويظل على علم بحالة الطلب. خلال هذه العملية بأكملها ، يدير AIS جميع الإجراءات وينشئ تقارير مبيعات تشتمل على تكاليف المخزون والتسليم والإنتاج.

يمكن للاستشاريين ومحللي الأعمال وأقسام التدقيق الوصول إلى هذه البيانات لتحليل التكلفة الإجمالية والإيرادات والأرباح. بهذه الطريقة ، يشمل AIS مجموعة واسعة من الأشخاص في تشغيله.

2. الإجراءات والتعليمات

يحتاج نظام AIS إلى اتباع مجموعة من القواعد عند جمع البيانات ومعالجتها. خلاف ذلك ، سيكون هناك تناقضات وتناقضات. الأساليب الدقيقة أمر لا بد منه لضمان التدفق السليم للمعلومات. تعد كل من الطرق اليدوية والآلية جزءًا لا يتجزأ من هذه الإجراءات والتعليمات.

تحتاج إلى إنشاء مستندات مناسبة تشرح العمليات التي يتبعها نظام المعلومات المحاسبية الخاص بك. تدريب موظفيك على اتباع الإجراءات. قم بإجراء تدريب متكرر لتعويدهم على اتباع التعليمات بدقة. عندها فقط سينتج عن نظام المعلومات المحاسبية الخاص بك نتائج دقيقة باستمرار.

3. بيانات المصدر

عادةً ما تستخدم أنظمة المعلومات المحاسبية لغة استعلام SQL مهيكلة لإدارة قاعدة بيانات. يجب تضمين أي معلومات تؤثر على الأمور المالية للشركة في قاعدة بيانات AIS. تتكون قاعدة بيانات AIS بشكل عام من الأنواع التالية من البيانات.

• طلبات المبيعات
• بيانات المخزون
• دفتر الأستاذ العام
• طلبات الشراء
• فواتير المعاملات
• التحليلات والتقارير
• معلومات حول الضرائب
• بيانات الرواتب
• ضبط الوقت والمزيد.

حافظ على قاعدة بيانات AIS الخاصة بك خالية من الفوضى قدر الإمكان. تجنب تخزين البيانات التي لا تتعلق بالمحاسبة المالية للشركة. قد تربكك الكثير من المعلومات عند الوصول إلى البيانات المطلوبة.

4. الأجهزة والأجهزة

ستحتاج إلى العديد من أجهزة الإدخال والإخراج لتشغيل نظام معلومات الحساب بسلاسة. يجب أن تكون جميع هذه الأجهزة والبنية التحتية لتكنولوجيا المعلومات متوافقة مع برنامج AIS الذي ستستخدمه. خلاف ذلك ، لن تحصل على تجربة سلسة أثناء استخدام AIS لعملك.

يجب أن تتضمن البنية التحتية نسخًا احتياطية لنقص الطاقة وانقطاعها ، وتعطل الأجهزة ، والاتصال بالإنترنت ، وأي أجهزة أخرى لها تأثير على AIS. فيما يلي قائمة ببعض أجهزة الإدخال والإخراج التي تسهل عمليات AIS.

1. أجهزة الكمبيوتر
2. لوحات المفاتيح
3. المودم / الموجهات
4. ماسحات الباركود
5. الشاشات
6. طابعات
7. أجهزة عرض
8. أجهزة محمولة
9. امدادات الطاقة الاحتياطية

5. معالجات المعلومات (البرمجيات)

بمجرد أن تكون جميع الأجهزة والأجهزة جاهزة تحت تصرفك ، فقد حان الوقت لدمج البرامج في نظامك. يعالج هذا البرنامج جميع البيانات ذات الصلة وينشرها في دفاتر الأستاذ والتقارير والمجلات ويجعلها متاحة للاستخدام. يمكن لصناع القرار تحليل المخرجات واتخاذ القرارات بناءً على تلك المعلومات.

6. تخزين المعلومات

لا يحتوي معالج المعلومات أو البرنامج على مساحة تخزين فعلية حيث يمكنه تخزين البيانات. يعتمد ذلك عادةً على الخادم أو أجهزة التخزين مثل محركات الأقراص الثابتة. تأكد من أن لديك أجهزة تخزين آمنة يمكن الوصول إليها بسهولة فقط للأشخاص الذين لديهم السلطة.

7. الأمن

تعد جميع بيانات AIS التي تم إنشاؤها تقريبًا معلومات سرية. يجب أن يكون لديك رقابة داخلية على تداول هذه البيانات الحساسة. يمكن أن تتراوح القياسات الأمنية من كلمات المرور الرقمية البسيطة إلى التعرف على القياسات الحيوية المعقدة مثل بصمات الأصابع والأصوات والتعرف على الوجه ومسح الشبكية.

يمكن لنظام معلومات محاسبية من الدرجة الأولى أن يمنع خروقات البيانات ويحمي بياناتك من أجهزة الكمبيوتر غير المصرح بها. يجب أن يسمح AIS الخاص بك للأفراد الذين لديهم التفويض المناسب بالوصول إلى قاعدة البيانات. لأنه يحتوي عادة على معلومات سرية لكل من الشركة وعملائها. بعض البيانات الحساسة هي كما يلي.

• معلومات الراتب
• تفاصيل شخصية
• أرقام الضمان الاجتماعي
• البيانات المالية للشركة
• معلومات العميل
• أرقام بطاقات الائتمان
• المعلومات المالية لأصحاب المصلحة الآخرين

يجب أن يكون لديك خطة طوارئ لحفظ بياناتك من الكوارث الطبيعية والزيادات المفاجئة في الطاقة وفيروسات الكمبيوتر وأي تهديدات أخرى قد تتسبب في فقد البيانات.

وظائف نظام المعلومات المحاسبية

يتأكد AIS المختص من تسجيل جميع المعلومات المالية لشركتك داخل النظام بأعلى مستوى من الدقة والسرية. كما أنه يمكّن الموظفين المعنيين من الوصول إلى هذه البيانات الحساسة واستردادها عند الحاجة. تم تقسيم جميع وظائف نظام المعلومات المحاسبية في القسم أدناه.

1. جمع ومعالجة المعلومات

في هذه المرحلة ، يقوم نظام المعلومات المحاسبية بتجميع البيانات من المبيعات النقدية والمشتريات النقدية. الذمم المدينة والدائنة وكشوف المرتبات والفواتير والمزيد. يعالج النظام المحوسب جميع بيانات الديون والائتمان ويحولها إلى أجزاء ذات معنى من المعلومات.

2. إنشاء تقارير للإدارة

يمكن للأشخاص من الإدارة مثل مديري المبيعات ومديري الإنتاج والمحللين الماليين ورؤساء الأقسام الآخرين اتخاذ القرارات بناءً على التقارير التي تم إنشاؤها بواسطة AIS. يمكنهم تحليل الأداء المالي للشركة والوضع الحالي. وبالتالي ، يمكنهم تحديد أهداف عمل قابلة للتحقيق تتماشى مع الموارد المتاحة.

3. ربط الإدارات المتعددة

يمكن لـ AIS إنشاء لوحة معلومات مشتركة لأقسام متعددة مترابطة. على سبيل المثال ، يمكن لقسم المبيعات تحميل ميزانية المبيعات لفريق المخزون. ثم يمكنهم اتخاذ خطوات لتخزين المنتجات أو شراء المواد. ثم يقوم القسم المعني بإنشاء الفواتير. ستكون هذه المعلومات متاحة لأي قسم يحتاج إليها.

4. السيطرة على تداول البيانات

يتعامل نظام المعلومات المحاسبية مع المعلومات الحساسة للعملاء والموردين والموردين والشركة نفسها. يمكنك تنظيم مستوى تداول البيانات معها. يساعد AIS أصحاب الأعمال على تحديد من يحصل على مقدار الوصول إلى البيانات المالية للشركة. ستحصل على سيطرة داخلية كاملة على البيانات المتاحة عبر AIS.

5. كشف الأنشطة الاحتيالية

نظرًا لأن AIS يتتبع جميع المعاملات المالية للشركة ، يمكنك بسهولة اكتشاف أي تدفق غير مصرح به وغير طبيعي للأموال. يسمح هذا للشركات بالتحقيق في أي تناقض قبل فوات الأوان. يمكنك توفير ملايين الدولارات من خلال الاستثمار في نظام معلومات محاسبة عالي الجودة.

مزايا نظام المعلومات المحاسبية

لقد لخصنا مزايا استخدام نظام المعلومات المحاسبية في هذا القسم لمساعدتك.

1. عملية عمل مؤتمتة ومبسطة
2. جمع وتخزين المعلومات المالية بكفاءة
3. استخدام البيانات الذكية في صنع القرار
4. الرقابة الداخلية على جميع المعلومات المحاسبية
5. تواصل أفضل بين الفرق المترابطة
6. تحسين تجربة العملاء
7. منع فقدان المعلومات الحساسة

3 أمثلة عملية لنظام المعلومات المحاسبية

الآن بعد أن عرفت عناصر ووظائف نظام المعلومات المحاسبية ، دعنا نطور فهمًا أعمق من خلال ربط تعلمك بمواقف الحياة الواقعية. قمنا بتجميع ثلاثة أمثلة عملية هنا لمساعدتك في الحصول على رؤى حول فائدة AIS.

• بالنسبة للموزعين: يعتمد الموزعون عادةً كثيرًا على شروط الائتمان عند التعامل مع عملائهم. لهذا السبب يحتاجون إلى معلومات دقيقة حول حسابات القبض. يمكن للعديد من الموظفين من الإدارات المختلفة الوصول إلى تقارير الدفع حتى يتمكنوا من متابعة المدفوعات المستحقة والمتأخرة.

• لشركات المقاولات: تدير شركة إنشاءات عدة مشاريع في وقت واحد. يساعد نظام المعلومات المحاسبية في تتبع التكاليف والتقدم المحرز في مشاريعها. ينتج تقارير حول تكاليف المواد التي يتم إنفاقها على كل مبنى ، وساعات العمل المتبقية للعمال ، ومعدل الإنجاز. علاوة على ذلك ، فإنه يتتبع أيضًا خطوط الائتمان وتواريخ سداد القروض المستحقة.

• للمنظمات غير الهادفة للربح: تتعامل المنظمات غير الهادفة للربح مع مواردها المالية بطريقة مختلفة. إنهم يتتبعون المتبرعين الذين يقدمون لهم المال. تحتاج هذه المنظمات إلى إرسال بيانات الصندوق السنوية إلى الجهات المانحة مع الإقرارات الضريبية. يتم تقديم هذه البيانات أيضًا إلى مجلس الإدارة والمانحين المنتظمين والحكومة.

اختر برنامجًا موثوقًا لتخطيط موارد المؤسسات لتحقيق أفضل استخدام لوظائف نظام المعلومات المحاسبية

تستخدم الشركات الآن برامج شاملة للتعامل مع جميع عملياتها. تسمى هذه الأداة ERP- حلول تخطيط موارد المؤسسات. يعمل برنامج تخطيط موارد المؤسسات (ERP) على أتمتة وتبسيط جميع أقسام الشركة. تتم إدارة جميع جوانب الأعمال التجارية من خلال برنامج تخطيط موارد المؤسسات (ERP).

من إدارة الموارد البشرية إلى إنشاء بيانات المبيعات أو من علاقات العملاء إلى إدارة المحاسبة ، تحتوي أداة تخطيط موارد المؤسسات على كل شيء لإدارة الشركة بسلاسة في نفس الوقت. نظام المعلومات المحاسبية هو مجرد جزء صغير من نظام تخطيط موارد المؤسسات الكامل. لذلك ، إذا حصلت على حل ERP موثوق به لعملك يحتوي على وحدة محاسبة متقدمة تتوافق مع احتياجات عملك لتحقيق جميع أهدافها الأساسية.

في هذا الصدد ، يمكن أن يكون WP ERP اختيارًا مثاليًا لمستخدمي WordPress. إنه مكون إضافي رائع يمكّنك من دمج نظام معلومات محاسبية كامل ضمن برنامج ERP الخاص بك. يأتي مع وحدات إدارة موارد بشرية وسجل تجاري ومحاسبة متكاملة ولكنها منفصلة لتلبية احتياجات عملك المتنامية.

علاوة على ذلك ، فهو يأتي مع أكثر من 20 ملحقًا أساسيًا يجعل عملية إدارة عملك أكثر سلاسة مما تتخيله. وهذا كل شيء الآن ، علاوة على كل ذلك ، فهو يمكّنك أيضًا من التكامل مع أداة إدارة مشروع قوية تساعد في تتبع كل تقدم مشروعك حتى تتمكن من إنجاز مهمتك بطريقة منظمة ومنظّمة.

تمت كتابة هذا المنشور بواسطة Md. يركز على كتابة محتوى إعلامي يجذب انتباه وسائل التواصل الاجتماعي ويعزز ظهور محركات البحث. حتى الآن ، نجح في تطوير محتوى مفيد للعديد من مواقع الويب عبر جميع التنسيقات.