أفضل قوالب البريد الإلكتروني للمواعيد التي يجب عليك استخدامها

عندما تريد جدولة الموعد القادم أو تأكيده أو إعادة جدولته أو إلغائه أو ببساطة تذكير شخص ما بالموعد القادم ، فأنت بحاجة إلى إرسال بريد إلكتروني مناسب للاجتماع. نظرًا لأن كل بريد إلكتروني له قواعد التنسيق والتوصيات الخاصة به ، فمن الأفضل أن يكون لديك قالب بريد إلكتروني للمواعيد يمكن الوصول إليه بسهولة لاستخدامه عندما يستدعي الموقف ذلك.

ستمنحك هذه المقالة أفضل النصائح حول كيفية كتابة بريد إلكتروني مثالي للموعد ، بالإضافة إلى تزويدك بعدد من القوالب التي قد تكون مفيدة.

تنسيق البريد الإلكتروني لجدول المواعيد

بالنسبة لطلبات الاجتماعات أو رسائل البريد الإلكتروني للتذكير بالمواعيد ، فإن البساطة والشكليات البسيطة هي المفتاح.

ابدأ دائمًا بسطر موضوع هادف ، حتى يعرف الشخص الذي يتلقى بريدك الإلكتروني على الفور ما يدور حوله.

بعد ذلك ، انقل رسالتك بنبرة واضحة ومهذبة. لإنهاء بريدك الإلكتروني ، أضف عبارة تحث المستخدم على اتخاذ إجراء وقم بتضمين تفاصيل الاتصال الخاصة بك ، جنبًا إلى جنب مع الترحيب الحار والمهني.

سطر الموضوع

غالبًا ما يتم التقليل من قيمة سطور الموضوع ، لكنها من أكثر العناصر حيوية في البريد الإلكتروني. مع ذلك ، يجب أن تكون دائمًا موجزة وغنية بالمعلومات.

عند كتابة رسالة بريد إلكتروني لطلب اجتماع ، استخدم سطر موضوع بسيطًا مثل " طلب الاجتماع " أو " طلب موعد ".

رسائل البريد الإلكتروني للتذكير ضرورية للحد من عدم الحضور. في هذه الحالة ، يمكنك كتابة " تذكير الموعد لـ (التاريخ / الوقت)" أو " البريد الإلكتروني لتأكيد الموعد (التاريخ / الوقت)".

يحتاج البريد الإلكتروني للتأكيد المثالي إلى سطر موضوع هادف. أحد الخيارات هو " تأكيد موعد (الخدمة) في (التاريخ / الوقت)". يمكنك أيضًا استخدام " (التاريخ / الوقت) رسالة تأكيد الموعد".

الجسم

ابدأ دائمًا بالبريد الإلكتروني لموعدك بتحية مهذبة ، كما ستستخدم في محادثة عادية. أن تكون مهذبًا أمرًا بالغ الأهمية سواء كنت تكتب إلى عملاء محتملين أو عميل جديد أو شركة أخرى.

استخدم تحية رسمية مثل " Dear " متبوعة باسم المستلم. إذا كنت تريد بريدًا إلكترونيًا لطلب اجتماع أقل رسمية ، فابدأ بكلمة " مرحبًا " أو " مرحبًا ".

إذا كنت ترسل رسالة بريد إلكتروني لطلب الاجتماع ، فيجب عليك تقديم نفسك بإيجاز وشرح سبب اتصالك بهم. قم بتضمين التفاصيل المتعلقة بتاريخ الاجتماع ووقته ومكانه.

نظرًا لأن جداولك قد لا تتماشى ، أضف عدة خيارات ليختارها الشخص على النحو الذي يناسبه. يمكنك استخدام جدول أو نقاط نقطية لهذا الغرض.

هناك إستراتيجية أخرى تتمثل في منح المستلم الفرصة لاقتراح تاريخ وموقع يناسب جدوله الزمني.

إذا كنت تكتب رسالة بريد إلكتروني للتأكيد ، فستحتاج أيضًا إلى تضمين تفاصيل الموعد الأكثر أهمية ، حتى يتمكن عملاؤك / عملاؤك / شركاؤك في العمل من إتاحة هذه المعلومات لهم بسهولة في أي وقت.

للحصول على بريد إلكتروني للتذكير ، قم بتضمين جميع تفاصيل الاجتماع والتأكيد على كيف ومتى يمكن للمستلم إعادة جدولة / إلغاء موعده.

اختتام البريد الإلكتروني

بغض النظر عن نوع البريد الإلكتروني الذي تكتبه ، فإن هدفك هو تلقي ردود فعل إيجابية. وبالتالي ، يجب عليك تضمين خيارات قابلة للتطبيق لمتلقي البريد الإلكتروني للاتصال بك. على الأقل ، قم بتضمين رقم هاتف عملك والبريد الإلكتروني الخاص بالعمل.

بالإضافة إلى ذلك ، اطلب الرد أو تأكيد الموعد. سيؤدي القيام بذلك إلى زيادة فرصك في النجاح.

بعد ذلك ، يمكنك اختتام رسالتك بتحية ودية وتسجيل الخروج.

قوالب البريد الإلكتروني للمواعيد التي يمكنك استخدامها

• قوالب البريد الإلكتروني لجدول المواعيد
• قوالب البريد الإلكتروني لتذكير المواعيد
• إلغاء قوالب البريد الإلكتروني للمواعيد أو إعادة جدولتها
• يقدم التسويق والأعمال قوالب البريد الإلكتروني
• قوالب البريد الإلكتروني لتأكيد الموعد
• متابعة قوالب البريد الإلكتروني

قوالب البريد الإلكتروني لجدول المواعيد

نموذج 1:

عزيزي السيد / السيدة. (اسم المستقبل)،

أنا أتصل بك لتحضير اجتماع لاستكشاف آفاق تجارية محتملة.

أود أن ألتقي في (التاريخ / الوقت) في (اقتراح مكان).

هل هذا الوقت والمكان مناسبين لك؟

إذا كان من الأفضل تحديد وقت ومكان آخر ، فيرجى إبلاغي بذلك.

أنا أتطلع إلى لقائك.

شكرًا لك،

(اسمك)

نموذج 2:

مرحبًا (اسم المستلم) ،

أرغب في تحديد موعد معك لـ (النشاط المهني للشخص).

أعتقد أنها ستكون فرصة ممتازة لمقاربة (ما ستناقشه أثناء زيارتك).

يمكنك العثور على مزيد من المعلومات المرفقة بهذا البريد الإلكتروني لتقرأها قبل أن نلتقي.

حاليًا ، يتوفر لديّ في الأيام والساعات التالية.

(قم بتضمين التواريخ والأوقات.)

هل أي من هؤلاء مناسب لك؟

أطيب التحيات،

(اسمك)

نموذج 3:

مرحبًا (اسم المستلم) ،

اسمي (اسمك). أنا أكتب لتحديد موعد لقاء معك لمناقشة (الموضوع).

ستوفر لنا المناقشة فرصة (قم بالتفصيل بما تتوقعه من الاجتماع).

في الوقت الحالي ، يمكنني الاجتماع في الأيام والساعات المذكورة أدناه:

(قم بتضمين التواريخ والأوقات.)

سأكون سعيدًا للحضور إلى موقعك (أو أوصي ببديل محتمل).

يُرجى تأكيد استلام البريد الإلكتروني هذا وإخباري بالتاريخ الأنسب لك حتى أتمكن من حجزه.

بدلاً من ذلك ، إذا كان لديك يوم أو وقت آخر في الاعتبار ، يرجى إرسال بريد إلكتروني إلي على (تفاصيل الاتصال).

إنني أتطلع إلى الاستماع منك واللقاء معك قريبًا.

(اسمك)

قوالب البريد الإلكتروني لتذكير المواعيد

نموذج 1:

عزيزي السيد / السيدة. (اسم الزبون)،

أنت تتلقى هذا البريد الإلكتروني من (اسم المزود) كتذكير بموعدك في (الوقت والتاريخ).

لإعادة الجدولة ، يرجى الرد على هذا البريد الإلكتروني أو استخدام رقم الهاتف التالي: (رقم هاتف العمل).

المواعيد الفائتة مع إشعار أقل من 24 ساعة قد تكبد نفقات تصل إلى رسوم (قيمة).

أطيب التحيات،

(اسمك ومنصبك في الشركة)

(الاسم التجاري)

(عنوان العمل)

نموذج 2:

مرحبًا (اسم العميل) ،

هذا البريد الإلكتروني هو مجرد تذكير سريع بموعد (اسم الموظف أو المسمى الوظيفي) في (العنوان) إلى (وصف موجز لهدف الزيارة).

يرجى التأكد من (الإجراء اللازم لأداء الخدمة) قبل وصول (اسم الموظف أو المسمى الوظيفي).

للاستفسارات والتغييرات ، يرجى التواصل مع جهات الاتصال التالية: (رقم هاتف العمل والبريد الإلكتروني).

شكرا لك وأراك قريبا!

(اسمك ومنصبك في الشركة)

(الاسم التجاري)

(عنوان العمل)

نموذج 3:

مرحبًا (اسم العميل) ،

هذا البريد الإلكتروني هو تذكير ودي لتأكيد موعد الاجتماع الخاص بك في (التاريخ / الوقت).

لتأمين حجزك ، يرجى الرد على رسالة التأكيد الإلكترونية هذه. بدلاً من ذلك ، يمكنك الاتصال (اسم العمل) بهاتف المكتب: (رقم هاتف العمل).

نحن نتطلع إلى لقائكم قريبا!

(الاسم التجاري)

(عنوان العمل)

(اتصال)

لمزيد من الإلهام ، تحقق من هذه المقالة التي تكشف عن المزيد من قوالب التذكير بالاجتماعات ونصائح الكتابة.

إلغاء قوالب البريد الإلكتروني للمواعيد أو إعادة جدولتها

نموذج 1:

عزيزي السيد / السيدة. (اسم المستقبل)،

بسبب ظروف غير متوقعة ، يجب أن ألغي اجتماع العمل الخاص بنا (تاريخ / وقت الاجتماع). يؤسفني إخباركم قريبًا جدًا من موعدنا المحدد ولأي عوائق قد تسببها.

أنا على استعداد لإعادة جدولة ذلك لوقت آخر قد يناسب كلانا.

أطيب التحيات،

(اسمك)

نموذج 2:

مرحبًا (اسم المستلم) ،

لسوء الحظ ، سيتعين علي إعادة تحديد موعد اجتماعنا. الرجاء استخدام الرابط التالي لتحديد تاريخ / وقت آخر مناسب لك.

(قم بتضمين رابط موقع ويب مع خيارات إعادة الجدولة).

انا اقدر تفهمك.

بإخلاص،

(اسمك)

يقدم التسويق والأعمال قوالب البريد الإلكتروني

نموذج 1:

عزيزي السيد / السيدة. (اسم الزبون)،

نحن نقدر استفسارك بخصوص تجول المنتج. أنا متواجد لترتيب موعد لمناقشة جميع أسئلتك.

الرجاء النقر فوق هذا الارتباط لجدولة تاريخ / وقت:

(تضمين رابط الجدولة).

تحياتي حارة،

(اسمك)

(الاسم التجاري)

نموذج 2:

مرحبًا (اسم العميل) ،

أتمنى مخلصًا أن تكون راضيًا عن منتجك!

في (Business name) ، نبحث باستمرار عن طرق جديدة لمساعدة عملائنا على النجاح.

نحن نقدم ترقية لخطتك الحالية ، والتي أعتقد أنها قد تلبي احتياجاتك بشكل أفضل من الخطة التي تستخدمها الآن. يُرجى إعلامي ، وسيسعدني إرسال المزيد من المعلومات حول هذا الموضوع عبر البريد الإلكتروني.

إذا كنت ترغب في تحديد موعد اجتماع لمناقشة هذا العرض شخصيًا ، فيرجى النقر فوق الارتباط التالي.

أتمنى أن أتحدث معك قريبا!

(اسمك)

(اتصال)

نموذج 3:

مرحبًا (اسم العميل) ،

أشكركم على الاتصال بنا. يسعدنا التحدث معك!

يمكنك إعداد موعدك التجريبي بالنقر فوق هذا الرابط:

(قم بتضمين ارتباط موقع الويب).

نتطلع إلى الدردشة معك قريبًا.

اتمنى لك يوم جميل!

(اسمك)

(اسم الشركة)

قوالب البريد الإلكتروني لتأكيد الموعد

نموذج 1:

عزيزي السيد / السيدة. (اسم الزبون)،

أقوم بإرسال رسالة التأكيد هذه عبر البريد الإلكتروني لموعدك القادم في (التاريخ / الوقت) مع (اسم الموظف).

لا تتردد في التواصل معنا للاستفسارات أو التعديلات.

أطيب التحيات،

(اسمك)

(جهة الاتصال الخاصة بك)

(الاسم التجاري)

نموذج 2:

مرحبًا (اسم العميل) ،

هذه الرسالة تذكير سهل بموعد (الخدمة) الخاص بك مع (اسم المزود) في (الموقع) في (التاريخ / الوقت).

الرد على هذا البريد الإلكتروني يؤكد الوقت المقرر الخاص بك.

استخدم جهة الاتصال التالية (رقم هاتف العمل) أو البريد الإلكتروني (عنوان البريد الإلكتروني) للأسئلة أو التعديلات.

أطيب التحيات،

(اسمك)

(الاسم التجاري)

إذا كنت تريد معرفة المزيد ، فقم بإلقاء نظرة على هذا الدليل التفصيلي حول كيفية كتابة بريد إلكتروني رائع لتأكيد الموعد.

متابعة قوالب البريد الإلكتروني

نموذج 1:

عزيزي السيد / السيدة. (اسم المستقبل)،

أنا (اسمك والمسمى الوظيفي) في (اسم العمل). سبب الاتصال بك هو متابعة موعدنا والرد على أي استفسارات قد تكون لديكم بشأن (الموضوع الذي تمت مناقشته).

أنا متاح لإعداد اجتماع سريع لمناقشة خططك واستكشاف كيف يمكن لـ (اسم العمل) أن يدعمك.

أطيب التحيات،

(اسمك)

(الاسم التجاري)

نموذج 2:

مرحبًا (اسم المستلم) ،

لقد استمتعت بمحادثتنا اليوم وأود أن أقترح مناقشة أهداف (اسم العمل) في موعدنا التالي.

يمكنك الوصول إلى ساعاتي المتاحة على الرابط أدناه وحجز تاريخ ووقت مناسبين.

(تضمين ارتباط الموقع).

يرجى إرسال أي أسئلة لديك إلى عنوان البريد الإلكتروني هذا مسبقًا.

تحياتي حارة،

(اسمك)

إذن ، ما هو أفضل نموذج بريد إلكتروني للمواعيد بالنسبة لك؟

شاركت هذه المقالة 15 نموذجًا لقوالب البريد الإلكتروني المباشرة التي يمكنك استخدامها لجميع احتياجاتك المتعلقة بالمواعيد ، بما في ذلك الطلبات الخاصة ورسائل البريد الإلكتروني للمتابعة.

نحن نعترف بأن رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بجدولة المواعيد يمكن أن تكون شاقة في البداية. ولكن بمجرد فهمك لأفضل ممارساتهم ، سترى سبب أهميتها للشركات.

وما يمكن أن يكون أكثر قيمة هو أتمتة عملية إرسال رسائل البريد الإلكتروني للمواعيد.

Amelia هو مكون إضافي للحجز في WordPress يمكّنك من أتمتة الإشعارات التي ترسلها إلى كل من عملائك وموظفيك. لذلك ، بغض النظر عن نوع البريد الإلكتروني ، ستتعامل معه أميليا نيابة عنك.

تعرف على مدى سهولة إعداد إشعارات البريد الإلكتروني وجرب بنفسك: