كيف يمكن للتذكير بمواعيد الأظافر في العيادات الصغيرة أن يساهم في مشاركة المريض؟

تعد المواعيد المفقودة وفقدان الإيرادات وتأخر رعاية المرضى من أسوأ الكوابيس بالنسبة للعيادات الصغيرة.

المشاركة هي العمود الفقري للأعمال التجارية المزدهرة في العصر الحديث. وبالمثل، من المؤكد أن قطاع الرعاية الصحية لا يمكن أن يفوت ذلك أيضًا.

قد يفوت المرضى المواعيد لأنهم قد ينسون، أو قد لا يتم إخطارهم، أو ببساطة لأنهم مشغولون! هناك الكثير مما يمكن أن يعيق الطريق!

تابع القراءة لتتعلم كيفية استخدام تذكيرات المواعيد لبدء عملية المشاركة!

كيف يمكنك تذكير شخص ما بموعد؟

قد يحدث عدم حضور المريض (أي عدم حضور المرضى للموعد) لأسباب متعددة.

في حين أن هذا النشاط يجري وراء الكواليس، إذا تضاءل هذا المرفق، فإنه يمكن أن يؤثر على أبعاد متعددة لعمل عيادة صغيرة.

بغض النظر عن الأسباب، يمكن أن يكون ذلك ضارًا لعملك، مما يؤدي إلى زيادة التكاليف العامة مثل الإيجارات أو تكاليف الموظفين أو المرافق أو التأمين أو أي معدات أو لوازم مطلوبة لمواعيد محددة. يمكن أن يتفاقم هذا الوضع أيضًا إذا لم تكن هناك دفعة مقدمة. وفقًا لبحث أجرته PubMed، يمكن أن يؤدي عدم حضور المرضى إلى خسارة الإيرادات بنسبة 14%، ويمكن أن تكون هذه الخسارة كبيرة بالنسبة للعيادات الصغيرة.

علاوة على ذلك، يجب أيضًا مراعاة عامل الوقت. سيشمل ذلك الوقت المستغرق لتحديد الموعد وتنظيمه. يمكن أن يؤثر ذلك على الاحتفاظ بالموظفين والعملاء، وخدمة العملاء، وجودة الرعاية الصحية، مما يؤثر على الكفاءة العامة.

بينما ينقذ الأطباء الأرواح، فمن الضروري التأكد من عدم تعرض العمل الإداري للخطر.

تُظهِر تذكيرات المواعيد أن عيادتك تهتم بها. إن جذب المرضى والاحتفاظ بهم من خلال الراحة الرقمية يجعل من السهل على المرضى إدارة الصحة الجيدة ومتابعتها. تظهر تذكيرات المواعيد أن العيادات تهتم بالسجلات الصحية للمرضى وتقدمهم. ومع ذلك، فإن مجرد إخبارهم بموعدهم قد لا ينجح! للحصول على مشاركة أفضل، يجب عليك أيضًا تضمين تفاصيل حيوية حول الموعد.

هذا يتضمن:

• عنوان المنشأة
• مواعيد التعيين
• ما هي عملية إعادة جدولة الموعد
• أي تحضيرات مسبقة للموعد (إذا لزم الأمر)

بالنسبة للمرضى الذين يأتون غير مستعدين وغير مدركين لهذا الإجراء، يمكن أن يؤدي ذلك إلى تكبد نفقات إضافية لعيادتك عند إعادة الجدولة.

يمكن أن تؤدي التذكيرات التي لا تحتوي على هذه التفاصيل إلى إرباك المشتركين لديك أو حتى إزعاجهم. إلى جانب التفاصيل، تأكد من تركيز هذه التذكيرات حول بناء علاقة قوية مع العملاء وتعزيز المشاركات.

كيف يمكنك تحسين تذكيرات المواعيد لإشراك المرضى؟

ابدأ بفحص السيناريو الحالي

يمكن أن يساعدك تكبير السيناريو الحالي في تقييم مجالات التحسين.

على سبيل المثال، ماذا عن رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالمتابعة؟ يجب أن تكون ذات معنى وقابلة للتنفيذ لإشراك مرضاك بشكل إيجابي. إن النظر في كيفية مساعدة البريد الإلكتروني للمرضى سيساعدك على اتخاذ قرارات أفضل بشأن عملية الرعاية الصحية الخاصة بك، والاستعداد للمواعيد، وضمان الرعاية السريعة للمرضى. إن الحصول على هذه الجوانب بشكل صحيح يساعدك أيضًا على التفاعل خارج نطاق رسائل البريد الإلكتروني.

ومن أجل مشاركة أفضل للمرضى، يمكن للعيادات أيضًا إرسال خيارات العلاج وتعليمات المتابعة والاستراتيجيات الطبية للرعاية المزمنة. وهذا يمنح المرضى خيارات لاتخاذ قرارات أفضل واتباع حياة صحية.

الأتمتة هي الطريق للذهاب!

ألن يشعر موظفوك بالإرهاق من الطلبات المستمرة وإرسال رسائل تذكير متعددة عبر البريد الإلكتروني؟

علاوة على ذلك، يمكن أن تصبح الأمور أكثر صعوبة بسبب قلة عدد الموظفين في العيادات الصغيرة. يمكن أن يؤدي هذا إلى تجارب سيئة لموظفيك وكذلك للمرضى. من خلال القيام بالأشياء يدويًا، قد يشعر مرضاك بالانفصال.

يمكن أن يكون تنفيذ المهام يدويًا عرضة للأخطاء، وبالتالي، سيكون التحول من الإجراء اليدوي إلى الإجراء الآلي أكثر جدوى. علاوة على ذلك، من شأن الأتمتة أن تقلل أيضًا من الحاجة إلى موظفين إضافيين. بالإضافة إلى ذلك، يمكن أيضًا تخصيص هذه الرسائل بسهولة لمرة واحدة بالإضافة إلى الاتصالات المتكررة.

يمكن أن تساعدك إشعارات البريد الإلكتروني التلقائية في الاتصالات لمرة واحدة وكذلك الاتصالات المتكررة المطلوبة لتأكيد المواعيد وإلغائها وإعادة جدولتها.

إرسال خطوات قابلة للتنفيذ

ماذا لو أراد مرضاك إعادة جدولة موعدك ولا يعرفون كيف؟

ستكون هذه العملية أكثر صعوبة إذا كانت تعتمد على أسلوب التواصل أحادي الاتجاه. سيؤدي هذا إلى إرسال التذكيرات دون جدوى. مع ضمان التخصيص والملاءمة، يعد إبقاء مرضاك منخرطين في الخطوات القابلة للتنفيذ ممارسة بالغة الأهمية.

تمنح تذكيرات المواعيد القابلة للتنفيذ لمرضاك القدرة على تأكيد الموعد أو إلغائه أو إعادة جدولته. إذا كنت لا ترغب في إطالة المحتوى، يمكنك ببساطة إضافة زر "انقر فوق نعم للتأكيد". سيعطيك هذا فكرة أوضح عن مدى توفر المريض. إلى جانب كونك مباشرًا، يمكنك تخصيص البريد الإلكتروني للحصول على وضوح أفضل وتجنب الالتباس. وهذا يسمح بملء الأماكن الفارغة بسهولة ولا توجد خسارة في الإيرادات من خلال المرضى.

كإضافة ذات قيمة إضافية، يمكنك أيضًا إضافة أخبار الرعاية الصحية والأبحاث والاكتشافات والإحصائيات المثيرة للاهتمام والنصائح السريعة ذات الصلة بالتاريخ الطبي للمريض. وهذا يجعل موعدك بمثابة تذكير لبذل جهد إضافي والتحدث عن الموضوعات التي يمكن أن تجعل حياة المريض أفضل.

حقق أقصى استفادة من تذكيرات المواعيد

بعد الوباء، ظلت العيادات ملتزمة ببروتوكولات السلامة الخاصة بها خاصة عندما يزورها عدة مرضى في وقت واحد.

يمكن أن تكون تذكيرات المواعيد وسيلة رائعة لتوصيل ما يمكن توقعه في المنشأة والقواعد التي يجب اتباعها قبل الموعد وبعده. وهذا فعال لضمان عدم ازدحام المرافق الأخرى دون داع وعدم الدوران في دوائر وإضاعة الوقت أثناء السؤال عن التوجيهات والتعليمات.

يعد هذا تأثيرًا إيجابيًا غير مباشر للتذكير بالمواعيد والذي يمكن أن يحسن رضا المرضى. يعمل هذا التكتيك من خلال عدم إبقاء المرضى على قائمة الانتظار، وخاصة المرضى الذين يرغبون في الشفاء في أقرب وقت ممكن.

أفضل الممارسات لتعيين تذكيرات المواعيد لمشاركة المريض

اجعلها شخصية

التسويق عبر البريد الإلكتروني في مجال الرعاية الصحية هو المكان الأخير الذي تريد تعميم رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك فيه.

لا بد أن يكون كل تاريخ طبي مختلفًا. قد يكون إرسال نفس البريد الإلكتروني لكل مريض أمرًا خاطئًا ومربكًا، وقد يضر بسمعة عيادتك. ومن ثم، فمن الأفضل الامتناع عن القوالب العامة أو الردود الجاهزة.

حسب موعد كل مريض، يمكنك إرسال رسائل تذكيرية قبله بـ 24 ساعة، أو قبله بساعة. يمكنك أيضًا إنشاء قائمة تذكيرات لمرضاك وأتمتتها.

استخدم اسم المريض والتفاصيل الأخرى لتخصيص الرسالة بشكل أكبر.

علاوة على ذلك، فإن إرسال رسائل بريد إلكتروني مخصصة إلى شرائح محددة يمكن أن يؤدي أيضًا إلى زيادة مشاركة المرضى.

اجعل الرسالة سهلة وبديهية

قد يكون مرضاك في عجلة من أمرهم أو يتعاملون ببساطة مع حالتهم الطبية. هناك العديد من الأسباب التي قد تؤدي إلى عدم ملاحظة بريدك الإلكتروني. ومن ثم، فأنت تريد أن يستجيب مرضاك في أسرع وقت ممكن.

لتحقيق ذلك، استخدم رسالة واضحة تتضمن عبارات حث على اتخاذ إجراء بسيطة وبديهية. يجب أن تسهل على المرضى المشاركة في محادثاتك من أجل مشاركة أفضل. ومع ذلك، لجعل التواصل شاملاً وحصريًا، ضع في اعتبارك إمكانية الوصول لمرضاك وفقًا لظروفهم الصحية.

ومن المهم ملاحظة أنه يجب ضمان المشاركة بغض النظر عن العمر والإعاقات والأجهزة والتفضيلات وعوامل أخرى.

خدمات تذكير شاملة

يجب أن تدعم خدمات التذكير خدمات ما قبل وما بعد الموعد. يؤدي ذلك إلى تحسين وعي المريض والتزامه بما يجب وما لا يجب فعله أثناء الإجراء. يمكن للموظفين أيضًا جعل العملية أكثر ملاءمة وجاذبية من خلال مطالبة المرضى بملء النموذج أو الاستبيان أو تأكيد معلومات ما قبل الرعاية.

تعمل هذه الخدمات على أتمتة الاتصال والتأكد من تحديث كلا الجانبين في حالة حدوث تغييرات في الخطط.

وبالمثل، فإن الخدمات الشاملة تجعل المعلومات متاحة للموظفين للحصول على صورة أوضح للمواعيد. يتضمن ذلك عوامل مثل الأوقات والتواريخ والحالة والمزيد. هذه المعلومات متاحة للموظفين على الفور، مما يسمح لموظفي العيادة باتخاذ إجراءات سريعة في حالة إعادة الجدولة.

تجنب الرموز التعبيرية

أوافق على أن الرموز التعبيرية هي طريقة رائعة لإضفاء بعض الفكاهة والشخصية.

ومع ذلك، عند التواصل مع مرضاك، فمن الأفضل الامتناع عن النهج غير الرسمي. علاوة على ذلك، يمكن للرموز التعبيرية أيضًا تقليل عدد الأحرف المسموح به بشكل كبير. يمكن أن يمنعك هذا من توصيل تفاصيل الموعد بوضوح إلى جمهورك.

إذا كان ذلك مهمًا، فتأكد من إضافة الرموز التعبيرية ذات الصلة فقط وغير المؤذية أو غير ذات الصلة بمرضاك.

اطلب ردود الفعل

لتحريك كرة المشاركة بشكل أكبر، يجب عليك أيضًا أن تطلب الإعجابات أو المشاركات أو التعليقات من مرضاك على وسائل التواصل الاجتماعي. سيساعدك هذا على بناء الثقة على وسائل التواصل الاجتماعي.

يمكن للعيادات أن تطلب التعليقات بعد العلاج والمواعيد.

تجنب الكتابة بالأحرف الكبيرة

وبما أننا نبحث عن لغة ودية، فمن الأفضل تجنب الكتابة بالأحرف الكبيرة غير الضرورية. الكتابة في حالة الجملة العامة تجعلها تبدو ودية. على الجانب الآخر، يمكن أن تجعل الكتابة بالأحرف الكبيرة عباراتك تظهر على أنها صراخ.

إذا كان استخدام الأحرف الكبيرة أمرًا لا غنى عنه، فيمكنك تقليل استخدامه إلى الحد الأدنى.

ردود سريعة

نحن نتفق جميعًا على أنه لا يوجد شيء مهم مثل صحتك! وعندما تنتظر ردودًا من مقدم الرعاية الصحية الخاص بك، فمن الأفضل أن تسمع منه في أقرب وقت ممكن!

ولهذا السبب يجب استخدام الاستجابات السريعة لتجنب التأخير أو التناقضات أو الارتباك.

خاتمة

يمكن أن يؤدي استخدام تذكيرات المرضى إلى جعل العمليات أكثر سلاسة مع إنشاء رابط إيجابي مع مرضاك. أما بالنسبة للعيادات الصغيرة ذات الموارد المحدودة، فيمكن أن تكون هذه الأداة مفيدة إلى حد كبير.

هل تريد أن يقوم المرضى بالتسجيل للحصول على تذكيرات المواعيد عبر البريد الإلكتروني؟ فكر في جمع رسائل البريد الإلكتروني في غرفة الانتظار، أو أثناء المواعيد عبر الإنترنت، أو الجدولة.

ومع ذلك، يجب على العيادات أيضًا أن تكون حذرة من اللوائح مثل HIPAA، وTCPA، وCAN-SPAM.

يمكن لهذه اللوائح حماية خصوصية المريض ويمكن أن تساعد في استثناءات قواعد موافقة المريض العادية.

التكنولوجيا موجودة في كل مكان حولنا، والأهم هو كيفية الاستفادة منها.

هناك شيء آخر أيضًا يمكن أن يُسهّل عليك التواصل مع مرضاك!

تحقق من Icegram Express الذي يمكنه أتمتة الرسائل الإخبارية والتسويق بأقصى قدر من الدقة.

قم بتغيير لعبة التسويق عبر البريد الإلكتروني الآن!

مصادر إضافية

• 10 نصائح حول كيفية القيام بالتسويق عبر البريد الإلكتروني لعملاء التأمين المحتملين
• 11 نصيحة في التسويق عبر البريد الإلكتروني للرعاية الصحية الناجحة