كيف يمكن للأتمتة في إدارة المشاريع أن تساعد عملك على النمو بشكل أسرع

تصل الأتمتة في إدارة المشاريع إلى أحدث مستوى من الفعالية.

تعتمده الشركات في جميع أنحاء العالم بشكل أساسي لسببين. أولاً ، الأتمتة توفر الكثير من وقتك. ثانيًا ، يجعل مهامك وعملية التنفيذ الخاصة بك مبسطة.

نتيجة لذلك ، يعتقد أكثر من 90٪ من المؤسسات أن الأتمتة أمر بالغ الأهمية لتحويل الأعمال. رغم أن 67٪ منهم فقط تمكنوا من تنفيذه بنجاح.

الرغبة موجودة. لكن ما الذي يجعل مديري المشاريع يفكرون مرتين قبل اعتماد الأتمتة؟ الجواب المحتمل يكمن في فهم الأمر برمته.

ونحن هنا للمساعدة. في هذه المدونة ، سنوضح لك ما هي أتمتة إدارة المشاريع ، وأهميتها ، وكيفية اعتمادها لمشروعك ، بالإضافة إلى نصائح الخبراء.

لنبدأ بالتعريف أولاً -

ما هي الأتمتة في إدارة المشاريع

الأتمتة هي عملية عمل يتم فيها تقليل المدخلات البشرية في مهمة ما والارتجال في الميكنة.

وهذا يعني أن الأتمتة تساعد البشر على تقليل عبء العمل وإنجاز مهمة ما تلقائيًا قدر الإمكان. حتى عملية الأتمتة الكاملة تحتاج إلى توجيه بشري.

لذلك ، يمكن لبرنامج إدارة المشروع الآلي تشغيل المهام الأساسية لمشروعك تلقائيًا ، والعمل باتباع الأمر المسبق الخاص بك.

على سبيل المثال ، إذا كان لديك برنامج مؤتمت لإدارة المشاريع ، فيمكنك تعيين العملية لمراقبة تقدم المهمة المحددة للفريق.

يمكنك معرفة من يفعل ماذا ، ومدى التقدم الذي أحرزه فريقك في وقت معين. عندما يتم تنفيذ مهمة فرعية ، يقوم البرنامج بإعلامك أو إرسال رسالة تحديث لك أيضًا.

الهدف من الأتمتة في إدارة المشروع هو توفيرك من المهام الإدارية المتكررة والتركيز على الأشياء الأكثر قيمة لتحسين مشروعك كمدير.

لماذا الأتمتة مهمة لإدارة مشروعك

للمشاريع مواعيد نهائية وميزانيات ومجموعة من الأهداف القابلة للتحقيق. يحتاج المدير إلى القيام بكل الأشياء بالطريقة الصحيحة ، والحفاظ على الأشياء في مكانها بسلاسة ، وإجراء التوزيع المناسب والمبادئ التوجيهية للإنجاز.

تتمثل إحدى الوظائف الأساسية لمدير المشروع في تعيين أعضاء الفريق لمهام فرعية مختلفة والبحث عن التقدم. ثم استمر في حل المشكلات وإجراء مزيد من التحسينات حتى يتم تحقيق الهدف.

إذن في هذه العملية العفوية ، أين تقف الأتمتة؟ إنها تقف كجسر بين المديرين والمهام الأبسط ولكن الحاسمة مثل تتبع الوقت والجدولة وإعداد التقارير ومراقبة التقدم وما إلى ذلك.

لذا فإن الأسباب الرئيسية للذهاب إلى أتمتة إدارة المشاريع هي -

• توفير الوقت لمواجهة تحديات أكبر وتجارب مجزية في إدارة المشاريع
• انتقالات أفضل بين مراحل سير العمل
• إنه يقلل من المهام اليدوية وإمكانيات الأخطاء في المهام الأبسط
• إنشاء التقارير بدقة وحالة التقدم

حسنًا ، دعنا ننتقل إلى المواقف التي يمكن أن تقودك إلى اعتماد الأتمتة في مشروعك.

متى تتكيف الأتمتة في إدارة المشاريع

قبل الانتقال إلى برنامج التشغيل الآلي لإدارة مشروعك ، هناك بعض الأسئلة التي تحتاج إلى العثور على إجابة لها. تحقق منها أدناه -

• ما هي المهام التي تتطلب جهدًا متكررًا من أعضاء فريقك
• هل اكتشفت المهام اليدوية والأكثر استهلاكا للوقت في مشروعك
• هل عملية عملك موثقة ومخطط لها جيدًا
• إذا لم يتم تبسيط عملية إدارة مشروعك ، فكيف تتغلب عليها

بعد فرز الإجابة على هذه الأسئلة ، ستفهم بسهولة ما إذا كنت بحاجة إلى أتمتة في إدارة المشروع أم لا.

دور البرمجيات الآلية لا يحل محل الجهد البشري ، حسناً حتى الآن. يهدف إلى تعزيز تقدمك وتقليل عبء العمل الخاص بك.

6 فوائد الأتمتة في برامج إدارة المشاريع

حسنًا ، إذا قمت بتطبيق الأتمتة في إدارة المشاريع ، فما الفوائد الأساسية التي ستحصل عليها؟ لقد قمنا بفرز ذلك من أجلك. إلق نظرة -

1. المزيد من الإنتاجية

هل تزيد الأتمتة من إنتاجيتك الإجمالية؟ إنه سؤال شائع قد ترغب في طرحه.

الجواب بسيط ايضا نعم. عند تنفيذ الأتمتة ، ستكون ساعة عملك أكثر فاعلية ، ولن تحتاج إلى القلق بشأن مهمة تم إعدادها مسبقًا بإجراء تلقائي حتى تتحقق من التقدم.

عندما يكون لديك برنامج آلي لإدارة المشاريع ، فلن تحتاج إلى أي موارد إضافية. ستكون العملية أكثر مرونة وانسيابية ، ويمكن لعضو فريقك القيام بالمزيد في وقت قصير ، وسيكون هناك أيضًا وقت للتفكير وتعويض الخطأ.

2. قم بإلغاء تحميل مهمتك الروتينية

لنفترض أنك بحاجة إلى إطلاع كل عضو من أعضاء الفريق على تقدم العمل كل يوم. لكن هذه ستكون مهمة روتينية ومملة وتستغرق وقتًا طويلاً. تم تصميم الأتمتة لتفريغ هذه المهام المملة من أجلك.

يمكن أن يكون برنامج إدارة المشاريع الآلي بمثابة يد مساعدة كبيرة فيما يتعلق بالمهام المتكررة والمتاعب الإدارية. البعض منهم -

• تذكير الناس بالمواعيد النهائية
• التحقق من تقدم المهام
• إرسال تقارير المشروع إلى الأعضاء المعينين ، إلخ.

إن تفريغ المهام الروتينية سيوفر الكثير من وقتك وعملك. هذا يسمح بعمل أكثر فعالية.

3. التواصل المبسط

فشل أكثر من 30٪ من المشروع بسبب ضعف التواصل في الفريق. إذا لم تتمكن من إنشاء مشروع اتصال غير منقطع ، فلا يمكن تحقيق العديد من جوانب وإمكانيات مشروعك.

في هذه الحالة ، كان من الممكن أن تكون الأتمتة في إدارة المشاريع حلاً رائعًا. إذا كان لديك مدير مشروع آلي ، فيجب أن يسمح البرنامج بالاتصال الداخلي عبر الإخطارات والرسائل والتعليق وخدمات البريد الإلكتروني الآلية.

على سبيل المثال ، إذا كان لديك WP Project Manager ، فيمكن للمنصة أن تتيح لك بسهولة إرسال الرسائل والإشعارات الآلية عبر الفرق والقنوات والمشاريع.

4. دعم التكامل

تدعم معظم برامج إدارة المشاريع المؤتمتة عمليات تكامل الجهات الخارجية. وأنت بحاجة إلى تلك عمليات الدمج لتمكين مشاريعك وتحقيق الهدف.

هذا يعني أن الأتمتة في إدارة المشاريع يمكن أن تحول عملية إدارة المشروع إلى آلية قوية لمجموعة مختلفة من الأدوات التي تعمل معًا لتحقيق نجاحك.

يدعم WP Project manager الكثير من عمليات التكامل والوحدات النمطية لتسهيل إدارة مشروعك. يمكنك استخدام متتبع الوقت أو مخطط جانت أو مدير المهام الفرعية لجعل العملية أسرع.

5. تتبع مشروعك ومراجعته لاتخاذ قرارات أفضل

عندما يتم توزيع جميع المهام والمهام الفرعية الخاصة بك وتقدمها وإكمالها في مكان واحد ، سيكون من الأسهل إنشاء تقرير مفصل. توفر الأتمتة الكثير من وقتك من إنشاء أوراق التقارير اليدوية ناهيك عن عملية التحليل.

لذلك ، يمكنك بسهولة معرفة أداء أعضاء فريقك ، وما إذا كانت المهام الفرعية والمشاريع تفي بالمواعيد النهائية ، وتحليل تقرير النمو لاتخاذ قرار أكثر قابلية للتطبيق.

أيضًا ، يمكنك تتبع كل عضو في الفريق وكيفية أدائه. إذا رأيت أي مشكلة ، فسيكون من الأسهل حلها والتشاور مع أعضاء فريقك في الموعد المحدد أو على الفور.

6. تحسين جودة المهام لتحقيق الأهداف

أخيرًا وليس آخرًا ، تعمل أتمتة إدارة المشاريع ببساطة على تحسين جودة مشروعك. لأنه عندما تقوم بتنفيذ برنامج مؤتمت ، فإنه يتولى جميع المهام الصغيرة الخاصة بك في مكان واحد ، ويحافظ على الاتساق ، ويمنحك تحديثات وتقارير المشروع في وقت واحد.

بشكل عام ، يمكنك رؤية الصورة الكبيرة من لوحة القيادة والتفكير أكثر في كيفية التحسين بشكل أكبر. عندما تتم إدارة جميع مهامك الصغيرة والروتين المتكرر بشكل جيد من منصة واحدة مع عمليات الدمج الضرورية ، يمكنك السماح لنفسك بالمشاركة في مهام أكثر أهمية.

يقودك هذا إلى القيام بالمزيد بكفاءة وتحقيق المزيد في نهاية اليوم. إن إدارة المشاريع التي يتم التحكم فيها جيدًا هي ما تحتاجه لتحقيق أهداف عملك.

احصل على برنامج لنفسك لتنفيذ الأتمتة في إدارة المشاريع

أصبحت الأتمتة سهلة لإدارة مشروعك اليومي. إذا كنت ترغب في تنفيذ أداة إدارة مشروع لأتمتة عمليتك ، فأنت بحاجة إلى مراعاة الأشياء التالية -

• الميزانية والنطاق: يجب عليك اختيار برنامج أتمتة لإدارة المشاريع يحتوي على الميزات الصحيحة التي تحتاجها ، ويتناسب أيضًا بشكل جيد مع ميزانيتك ونطاقك.
• واجهة مستخدم جيدة: واجهة المستخدم الجيدة أمر لا بد منه لمساعدة المستخدمين قدر الإمكان.
• التخطيط والجدولة السهلة للمهام : تحتاج إدارة المشروع المؤتمتة إلى ميزات بسيطة لتعيين المهام والجدولة والتخطيط.
• إدارة المهام: يجب أن تحتوي أداتك الآلية على ميزة لإنشاء المهام وتعيين الأعضاء وتحديد المواعيد النهائية وتتبع التقدم.
• الاتصال: يعد الاتصال داخل التطبيق أمرًا رائعًا لمدير المشروع الآلي. يقوي عملية الاتصال لتحقيق المزيد.
• إدارة المستندات ومشاركة الملفات : يجب أن تسمح الأتمتة في إدارة المشروع للمستخدمين بإرفاق ملفات قابلة للتنزيل وإرسال الملفات عبر الرسائل داخل الفريق.
• دعم عملاء رائع: البرامج عرضة للأخطاء ومواطن الخلل الفنية. يجب أن تحتوي الأداة الموثوقة على خدمة دعم على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع لحل مشاكلك.

لذلك ، يمكنك الذهاب إلى WP Project Manager Pro لأنه يأتي مع جميع المزايا الضرورية والترسانة التي تحتاجها للوصول إلى أهداف مشروعك.

أسئلة وأجوبة حول أتمتة إدارة المشاريع

الإغلاق

تجمع أفضل إدارة مشروع بين التكنولوجيا والمهارات. بمعنى آخر ، تكثف التكنولوجيا مهاراتك لتحقيق المزيد.

لذلك ، لا شك أن أتمتة إدارة المشاريع هي نداء اليوم لاكتساب الكفاءة في إدارة أعمالك. يبقى السؤال الوحيد ، ما مدى وضوح اتخاذ قرار بشأنه؟

نعتقد أن لديك الآن فهمًا للأتمتة في إدارة المشاريع وفكرة واضحة لجعلها تعمل ضمن مشروعك.