أفضل 5 أنظمة حجز وحجز للفنادق المكتبية

اليوم ، لا يستخدم كل مكان عمل أسلوب العمل التقليدي للمقاعد المخصصة. تعد المكاتب الساخنة (عندما يحضر الموظفون إلى العمل ويحصلون على أي مكتب متاح) والمكتب أو الفنادق المكتبية (عندما يتمكن الموظفون من حجز مكان عملهم في وقت مبكر) نوعان من خيارات المكاتب المختلطة التي يتبناها أصحاب العمل الحديثون. تسعى برامج إدارة مكان العمل جاهدة للحفاظ على أي وجميع أنواع مساحات العمل البديلة منظمة ويمكن التنبؤ بها. هناك الكثير من الخيارات الرائعة المتاحة ، وسنشاركك بعضًا من الخيارات المفضلة لدينا.

ما هو برنامج Office Hoteling؟

تأتي برامج الفنادق المكتبية عادةً مع مجموعة متنوعة من الميزات لتلبية جميع احتياجات إدارة مكان العمل. على سبيل المثال ، بالنسبة للمكاتب الساخنة ، سيقوم البرنامج بتحديث المكاتب المتاحة مقابل استخدامها حتى يتمكن الموظفون من الحصول على وقت أسهل في الحصول على مكان للعمل. بالنسبة إلى الفنادق المكتبية ، سيسمح البرنامج للعمال بحجز مكان في وقت مبكر وحتى بشكل مستمر. يمكن للمستخدمين حجز أنواع أخرى من المساحات أيضًا ، مثل غرف الاجتماعات ومصاعد الخدمة والصالات والمزيد.

يوفر برنامج إدارة مكان العمل أيضًا قدرًا كبيرًا من التحكم للمشرفين. بفضل جمع البيانات ، يمكن للمديرين رؤية اتجاهات الاستخدام والتنبؤ بالاحتياجات المستقبلية. بالإضافة إلى ذلك ، تمارس القواعد التحكم في من يمكنه حجز مساحات العمل في مناطق معينة ونوع الوصول الذي ستتمتع به مساحات العمل هذه. علاوة على ذلك ، هناك مناظر مختلفة للاختيار من بينها ، بما في ذلك نظرة عامة على مخطط الأرضية وتفاصيل حول مساحة عمل معينة.

أفضل 5 أنظمة حجز وحجز للفنادق المكتبية

مع ازدياد شعبية أماكن العمل الهجينة ، خاصة بعد أن غيّر COVID طريقة عمل الشركات ، ظهر الكثير من البرامج الممتازة. بالنسبة لهذه المقالة ، اخترنا لك خمسة مفضلات لتبدأ في البحث.

1. برنامج EMS للحجز المكتبي

يتيح برنامج EMS للحجز المكتبي للعاملين حجز الحجوزات وتحديثها وتغييرها وإلغائها باستخدام أداة الويب أو تطبيق الهاتف المحمول. قم بتصفية مساحات العمل المتاحة بناءً على نوع المقاعد أو المكان ووسائل الراحة والمعدات. احجز جميع أنواع مساحات العمل أيضًا ، من المقصورات والمكاتب إلى الطاولات المشتركة والمكاتب الدائمة وحتى مقاعد الصالة ، مثل الأرائك.

قم بإنشاء أحياء محددة بحيث يمكن للفرق أو الأقسام الجلوس بالقرب من بعضها البعض. اعرض مخطط طابق في الوقت الفعلي لمعرفة المساحة المستخدمة ومكان عمل الجميع. اطلع على بيانات حول المكاتب الفارغة والإلغاءات حتى تتمكن من تعديل مساحة مكتبك.

الميزات الرئيسية لبرنامج EMS

• قم بتعيين قواعد مخصصة لإدارة من لديه حق الوصول إلى مساحات عمل معينة.
• تتيح الأكشاك داخل المبنى للموظفين حجز مساحة عمل في اللحظة الأخيرة أو تسجيل الوصول عند وصولهم.
• يعرض تطبيق Room Sign الحجوزات على جهاز لوحي لإظهار مدى التوفر ويسمح أيضًا للعمال بالحجز أو تغيير الحجز.
• تساعد عمليات تكامل التقويم مع Google و Outlook الموظفين على تنظيم جدول عملهم.

المصدر: EMS

يعد برنامج إدارة مكان العمل الخاص بـ EMS واضحًا ومباشرًا ، حيث يوفر جميع الميزات التي تحتاجها للتحكم في كيفية استخدام المكتب. تضيف الأكشاك وعلامات العرض وعمليات الدمج بعض التفاصيل الدقيقة التي قد تفتقر إليها البرامج الأخرى أيضًا. تتيح إدارة الزائرين أيضًا مراقبة كل من يأتي ويتجاوز موظفيك العاديين.

برنامج EMS مناسب لك إذا ...

• شركتك هي مسافات اجتماعية وتحتاج إلى الحد من سعة الغرفة.
• الزائرون عاملون في إدارة مساحة مكتبك.
• تريد دمج برامج الفنادق المكتبية مع نظام التدفئة والتهوية وتكييف الهواء (HVAC) لأتمتة التدفئة والتبريد بناءً على كيفية استخدام مساحة المكتب.

تسعير برنامج EMS: حسب الطلب فقط | تعرف على المزيد حول برنامج EMS

2. المبعوث

باستخدام برنامج حجز مكتب Envoy السريع ، يمكنك تعيين المكاتب المتاحة أو غير المتاحة أو المخصصة بشكل دائم. من خلال تخصيص وسائل الراحة لمحطات العمل ، يمكن للعمال رؤية ما يمكنهم الوصول إليه والاختيار وفقًا لذلك. وعلى الرغم من أن البرنامج موجه نحو المكاتب الساخنة ، إلا أنه مخصص للفنادق المكتبية أيضًا ، حيث يوجد نظام حجز مسبق.

يمكن تعيين زملائه في الفريق والأحياء بحيث يمكن للعمال الذين يحتاجون إلى أن يكونوا بالقرب من بعضهم البعض. يمكن تعيين زملاء الفريق حسب الوظيفة أو المشروع ، وتتيح لهم المرونة المدمجة إمكانية اختيار مقاعدهم داخل الحي.

الميزات الرئيسية للمبعوث

• يسمح الوصول عبر تطبيق الهاتف بالحجز أثناء التنقل.
• تساعد بيانات استخدام المكتب المديرين على التخطيط بشكل أفضل بناءً على الاستخدام السابق والحالي.
• إدراج استبيان صحي قبل السماح للعمال بمكاتب حجز يحافظ على مكان عمل أكثر أمانًا.

المصدر: المبعوث

يسهّل تطبيق الهاتف المحمول وخرائط مساحة العمل وخيارات الحجز المتنوعة على المشرفين والعاملين استخدام Envoy. يعد البرنامج مثاليًا لأماكن العمل ذات الاحتياجات المختلطة المتنوعة والمتغيرة ، من المكاتب الساخنة والفنادق المكتبية إلى التباعد الاجتماعي والمشاريع القائمة على الفريق.

المبعوث لك إذا ...

• لديك مكتب شاغر مع بعض الموظفين الذين يريدون محطة عمل دائمة.
• لا يزال التباعد الاجتماعي عاملاً ، ويجب أن يغير مكان عملك التوفر بناءً على المراسيم الصحية.
• تريد دمج عمليات التسليم والزوار والغرف بأكملها في برنامج إدارة مكان عملك.

سعر المبعوث: 3 دولارات لكل مكتب في الشهر | تعرف على المزيد حول Envoy

3. برنامج حجز مكتب OfficeSpace

برنامج حجز مكتب OfficeSpace مخصص لأنواع مختلفة من المكاتب المختلطة ، من تلك التي تستخدم المكاتب الساخنة إلى المكاتب التي تفضل الفنادق المكتبية. تتيح وظيفة مكتب الفنادق للموظفين حجز أماكن العمل مسبقًا ومعرفة العمال الموجودين في المكتب. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن تحويل أي شيء في المكتب إلى مساحة قابلة للحجز ، وليس مكاتب فقط.

يمكن تخصيص الأقسام والمقاعد لإنشاء أحياء بحيث يمكن لفرق معينة أن تتواجد معًا. يعمل OfficeSpace على سطح المكتب والجوال ، بالإضافة إلى أكشاك تعمل باللمس ، ويمكن أيضًا دمجه مع Microsoft Teams و Slack. يمكن للمشرفين الاطلاع على بيانات الحجز التاريخية والحقيقية والموافقة على الطلبات أو رفضها حسب الحاجة.

الميزات الرئيسية لبرنامج OfficeSpace

• يتيح البحث الذكي للموظفين البحث عن مساحات عمل بناءً على الموقع أو الميزة.
• تسمح إعدادات الحجز للمديرين بتحديد الحجوزات المسبقة وتمكين الحجوزات المتكررة لعدة أيام.
• يستخدم Free Addressing مستشعرات لتحديث حالة المكاتب في الوقت الفعلي.
• يتيح لك Insights Hub رؤية اتجاهات المقاعد حتى تتمكن من ضبط كيفية استخدام المساحة وتوقع الطلب.

المصدر: OfficeSpace

تكون العنونة المجانية مفيدة بشكل خاص إذا كان مكان عملك يستخدم المكاتب الساخنة. لا يحتاج الموظفون إلى حجز مكان في وقت مبكر ولكن لا يزال بإمكانك مراقبة المكاتب التي يتم استخدامها تلقائيًا. بشكل عام ، يعد OfficeSpace مثاليًا إذا كان مكان عملك يستخدم عدة أنواع مختلفة من خيارات حجز المكتب.

OfficeSpace مناسب لك إذا ...

• هناك أكثر من مكاتب ومساحات عمل يجب حجزها.
• يحتوي مكان عملك على أنواع قليلة من خيارات مساحات العمل المختلطة.
• ستكون ميزة "العنونة المجانية للمكاتب الساخنة" مفيدة.

تسعير OfficeSpace: حسب الطلب فقط | تعرف على المزيد حول OfficeSpace

4. Skedda

لدى Skedda جميع ميزات إدارة مكان العمل التي تتوقعها ، مثل طرق عرض مخطط المبنى وحجوزات الخدمة الذاتية والوصول عبر الهاتف المحمول. ولكن ما يميزه هو قدرته على إنشاء قواعد وسياسات الحجز الآلي ، حتى تلك المعقدة. من خلال إدارة الأذونات ، يتمتع المشرفون بالتحكم على المستوى الجزئي فيما يمكن وما لا يمكن حجزه.

أيضًا ، على الرغم من أنه قد لا يبدو كبيرًا ، إلا أن هناك ميزة أخرى لـ Skedda وهي أنه يمكن للمستخدمين استخدام معلومات تسجيل الدخول الحالية الخاصة بهم. هذا يعني أن العاملين لديك لن يضطروا إلى التوفيق بين مجموعة أخرى لتسجيل الدخول وكلمة المرور لمجرد حجز مكتب. مع علامات المستخدم ، سيحصلون على تجربة مخصصة بمجرد تسجيل الدخول أيضًا.

الميزات الرئيسية لـ Skedda

• مخططات الطوابق المخصصة والتفاعلية تعني حجزًا أسهل وأكثر تنظيماً للجميع.
• برنامج متوافق مع الأجهزة المحمولة يمكن الوصول إليه من أي مكان.
• التكامل مع Google Workspace و Microsoft 365 لإدارة جدولة شاملة.

المصدر: Skedda

Skedda هي واحدة من أفضل أنظمة إدارة مكان العمل المتاحة ، خاصة إذا كنت تتأقلم مع مكان عمل هجين. هناك العديد من الميزات التي تجعل البرنامج أكثر متعة للإدارة والموظفين لاستخدامها من خلال تبسيط العمليات وأتمتتها.

Skedda لك إذا ...

• لشركتك احتياجات حجز متقدمة ومتطلبات محددة.
• هذه أول محاولة لك في تجربة الحجز المكتبي لمكتبك.
• هناك طوابق متعددة في المبنى الخاص بك تحتاج إلى خدمات الحجز عبرها جميعًا.

تسعير Skedda: يبدأ من 50 دولارًا في الشهر | تعرف على المزيد حول Skedda

5. محمية Tango من AgilQuest

Tango Reserve من AgilQuest هو برنامج حجز مكتبي قائم على السحابة مع وصول عبر الهاتف المحمول بحيث يمكن استخدام البرنامج من أي مكان. يمكن للموظفين عرض توفر مساحة العمل ، والتصفية حسب وسائل الراحة ، وحجز مكتب على الفور ، ويمكنهم أيضًا استخدام البرنامج لمعرفة من في المكتب وتحديد موقع زملاء العمل.

يمكن للمديرين التحكم في من يمكنه الوصول إلى أماكن معينة ومتى يمكن حجزها. يمكنك أيضًا تعيين قواعد العمل - على سبيل المثال ، إنشاء فترة سماح للحجوزات الفائتة ثم الإلغاء التلقائي بعد مرور مدة معينة. تساعدك التحليلات والتقارير على فهم كيفية استخدام المساحة وتحديد ما إذا كان المكتب يحتاج إلى مساحة أكبر أم أقل.

الميزات الرئيسية لـ Tango Reserve

• ثلاث واجهات - سطح مكتب أو تطبيق جوال أو كشك ردهة - بحيث يمكن للأشخاص الحجز من المنزل أو أثناء التنقل أو عند دخولهم المبنى.
• ثلاثة خيارات للعرض لرؤية مخطط الطوابق بالكامل ، أو عرض قائمة بمساحات العمل المتاحة ، أو البحث عن توفر مساحات العمل في التقويم.
• قم بتعيين الحجوزات المتكررة بدون تاريخ انتهاء ، وانسخ الحجوزات السابقة عندما يفضل الموظفون محطات العمل.
• تعرض لافتات المكتب الرقمية معلومات حول الشخص الذي حجز المكتب ومتى تم الحجز له ، وكذلك ما إذا كانت مساحة العمل بحاجة إلى خدمات التنظيف.

المصدر: AgileQuest

يعطي Tango Reserve الأولوية للعمل الجماعي ، مما يمنح المستخدمين القدرة على إنشاء فريقهم الخاص لمواكبة ما يفعله المقربون منهم. تساعد خيارات الحجز المفضلة والمتكررة أيضًا في تبسيط العملية للمستخدمين. بالإضافة إلى ذلك ، مع القدرة على حجز وسائل الراحة الأخرى ، يمكن للبرنامج الحفاظ على تشغيل كل شيء في المكتب بسلاسة.

يعد Tango Reserve مناسبًا لك إذا ...

• ما زلت تستخدم التباعد الاجتماعي في مكان العمل.
• تحتاج بعض الأقسام إلى الجلوس معًا وإنشاء حي من المكاتب.
• هناك وسائل راحة وخدمات إضافية للحجز ، مثل تجهيزات الغرف والأعطال والمعدات والخزائن ومواقف السيارات ومصاعد الخدمة.

تسعير Tango Reserve: يجب الاتصال بالشركة | تعرف على المزيد حول Tango Reserve

أفكار نهائية حول أفضل برامج إدارة مكان العمل

بينما تشترك العديد من خيارات برامج الفنادق المكتبية في ميزات متشابهة ، فإن الخيار الذي تختاره لمكتبك سيعتمد على احتياجاتك الخاصة وتفضيلاتك الشخصية. حتى إذا كانت كل حزمة برامج تحتوي على نفس الميزات العشر ، يمكن أن تكون هذه الميزة الحادية عشرة هي الميزة التي تدفعك لاختيارها. فكر جيدًا في الإضافات التي تحتاجها أو التي ستجعل مكتبك يعمل بشكل أكثر سلاسة. وفي الوقت نفسه ، لا تدفع مبالغ زائدة مقابل البرامج التي تحتوي على مجموعة من الميزات التي لن تضطر إلى استخدامها مطلقًا.

نظرًا لأننا نتحدث عن هذا الموضوع ، تحقق من مقالتنا حول كيف يمكن للفندق المكتبي تحسين مساحة العمل في مكتبك.

صورة مميزة عبر GoodStudio / shutterstock.com