أفضل الممارسات لإدارة رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل

برز البريد الإلكتروني باعتباره شريان الحياة للاتصالات التجارية ويشكل أداة مهمة لتخزين المعلومات وتبادلها. قد يتفق الغالبية منا على أنه من المستحيل أداء عملنا اليومي ، وحتى كل ساعة ، في غياب البريد الإلكتروني.

بدلاً من ذلك ، يتم إرسال ما يقرب من 150.000 رسالة بريد إلكتروني كل دقيقة ، ويتلقى موظف المكتب العام 121 بريدًا إلكترونيًا كل يوم. على الرغم من أننا نطلب البريد الإلكتروني ونعتمد عليه ، إلا أن معظمنا مرهق به أيضًا.

من الشائع تمامًا أنه ، بسبب ممارسات البريد الإلكتروني السيئة ، يتخطى الأشخاص الاجتماعات أو عمليات التسليم الحيوية ، ويتأخر العمل بسبب نقص التواصل فيما يتعلق بالنية والمواعيد النهائية ، وتظل الاستفسارات دون إجابة ، وهناك خسارة في الإنتاجية.

فيما يلي الطرق التي يمكن للمدير من خلالها تقديم أفضل الممارسات لإدارة البريد الإلكتروني في الأعمال التجارية ، للبقاء في قمة كل شيء.

أفضل الممارسات

1. استخدام تطبيقات المراسلة

تعد تطبيقات الدردشة الجماعية مثل Slack أو Chat Work أو Mattermost ضرورية للأسئلة والردود المختصرة والمحددة التي يمكن تبادلها بسرعة. هذه الأنواع من التطبيقات مفيدة للاستجابات السريعة وحفظ المعلومات من التلف أو التشابك في البريد الإلكتروني.

2. توظيف منتديات الشركة ولوحات المناقشة

بالنسبة للإعلانات والتفاصيل والمناقشات على مستوى الشركة ، استخدم المنتديات أو لوحات المناقشة بدلاً من رسائل البريد الإلكتروني التي تحتوي على نسخة: الكل. يؤدي استخدام منتدى داخلي أو موقع wiki فقط إلى الحفاظ على الوصول إلى المعلومات على مستوى الشركة بسهولة والبحث فيها والعامة ، بدلاً من الاعتماد على المستخدمين الفرديين لتصميم واستخدام نظامهم المرجعي.

3. توظيف الاجتماعات الشخصية

تذكر أن البريد الإلكتروني والاتصال الكتابي يخلط أحيانًا بين اللهجة والعاطفة. قد يبدو الأمر قديمًا ، على الرغم من أنه إذا خرج أحد رسائل البريد الإلكتروني عن مساره مع توضيح مستمر واستفسارات للمتابعة ، فانتقل إلى الهاتف أو Skype أو اتصل باجتماع شخصي.

يُعد الاتصال اللفظي أحيانًا أفضل طريقة لبناء الوضوح والإجماع بسرعة وبناء الخطوات وعناصر العمل التالية.

4. اعتماد أفضل ممارسات إدارة البريد الإلكتروني في العمل

يؤدي استخدام مجموعة متنوعة من أدوات الاتصال إلى الاحتفاظ بالرسائل الصحيحة في القنوات المناسبة ، وتقليل حركة البريد الإلكتروني وفوضى البريد الوارد. ومع ذلك ، هناك أيضًا ممارسات ممتازة داخل رسائل البريد الإلكتروني نفسها تساعد في جعل الاتصال موجزًا ​​وأكثر كفاءة وفعالية.

اقرأ أيضًا: كيفية إنشاء محتوى جذاب لموقع التدوين الخاص بك

5. أفضل الممارسات لتنظيم البريد الوارد

تختلف إدارة البريد الوارد عن مؤسسة البريد الوارد. لا يمكنك إدارة بريدك الإلكتروني بكفاءة إذا كنت غير قادر على تنظيمه. توجه النصائح التالية النطاق الكامل - من تمييز رسائل البريد الإلكتروني بين المناطق إلى حفظ الرسائل أو حذفها داخل المجلدات.

• هيكلة رسائل البريد الإلكتروني داخل مجلدات فئوية.
• تنظيم صندوق بريد يحتوي على تسميات.
• استخدم المجموعات والفلاتر في برامج البريد الإلكتروني.
• استخدم علب بريد مختلفة للاتصالات الداخلية والخارجية.
• تصميم القوائم البيضاء والسوداء للبريد الإلكتروني.
• تقليل العدد الإجمالي لمجلدات البريد الإلكتروني.
• نوع لشطب.
• اتخذ إجراءات فورية بشأن رسائل البريد الإلكتروني لمنع تراكم الفوضى.

تذكر أن هذه الميزات في خدمات البريد الإلكتروني مصممة للتصفية من خلال القوائم الافتراضية لرسائل البريد الإلكتروني التي هي مجرد بريد عشوائي وتلك التي لديها نوايا عمل صادقة. بعد امتلاك طريقة رائعة لإدارة رسائل البريد الإلكتروني ، عندها فقط يمكنك البدء في التعامل مع صندوق الوارد الخاص بك بنجاح.

6. إدارة رسائل البريد الإلكتروني

7. أدوات لأفضل إدارة البريد الإلكتروني

إذا كنت تتعامل مع إدارة عبء العمل في البريد الوارد ، فيمكن تضمين التطبيقات أو الإضافات في سطح المكتب أو الهاتف الذكي للتعامل مع رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك بشكل أكثر فعالية. توظيف الحلول التكنولوجية لحل المشاكل الفنية.
هناك الكثير من الأدوات الموجودة لمساعدتك على التعامل مع بريدك الإلكتروني بمزيد من التحسين. فيما يلي بعض منهم:

• استخدم Edison Mail للوصول إلى حسابات متعددة من مكان واحد.
• استخدم Google Inbox للانضمام إلى حسابات متعددة في مكان واحد.
• خطط لاستجابات بريدك الإلكتروني مع Boomerang.
• تصميم وتنظيم المجلدات مع SaneBox.
• استخدم FollowUpThen لتخطيط ومراقبة ردود البريد الإلكتروني الخاصة بك.
• منع البريد غير الهام والبريد العشوائي باستخدام MailDrop.
• امزج الرسائل الإخبارية الإعلامية التي تستخدم Unroll.
• خطط لحسابات Gmail الخاصة بك باستخدام Sortd.
• قم بتمييز رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك باستخدام ميزة "البحث دائمًا".
• ارفع إنتاجيتك في يوم العمل باستخدام الأتمتة من IFTTT.
• امزج التقويم والعمل وتطبيقات المراسلة مع Mailbird.
• أضف بعض المرح إلى إزالة رسائل البريد الإلكتروني من خلال استخدام لعبة البريد الإلكتروني.

يعد الحفاظ على العقل في مسألة إدارة صندوق البريد المملوء مهمة صعبة. قد يغير استخدام الأدوات للمساعدة على البقاء واقفاً على قدمي قواعد اللعبة. إن الشعور براحة البال بأن المعلومات الحيوية لن تكون موجودة إذا تم حذفها عن طريق الخطأ يمكن أن يشير إلى التمييز بين صندوق البريد المنظم والفوضى.

8. اختيار عنوان بريد إلكتروني احترافي

أول شيء عليك القيام به هو إنشاء عنوان بريد إلكتروني احترافي لشركتك. بالتأكيد ، يمكنك ببساطة أن تطلب من جميع موظفيك إدارة رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل باستخدام حساباتهم. لكن هل هذا محترف حقًا؟ أنت ترغب في ختم مصداقية عملك من البداية. لا تخاطر باحتمالية ضياع رسائل البريد الإلكتروني الحيوية الخاصة بالعمل في المجموعة تمامًا بمجرد بدء عملك.

بدلاً من ذلك ، يجب عليك تحديد خدمة بريد إلكتروني للأعمال تلبي احتياجات شركتك الأساسية. يتكون هذا من الأمان عبر الإنترنت وإدارة جهات الاتصال والتخزين الإضافي وإدارة التقويم والميزات المفيدة الأخرى. على سبيل المثال ، يوفر Yahoo Small Business اسم مجال مجانيًا عند الاشتراك في عنوان بريد إلكتروني احترافي.

9. استخدام الرد مقابل. ميزة الرد على الكل

من أكثر الأخطاء شيوعًا في البريد الإلكتروني النقر على "رد" أو "الرد على الكل" بشكل غير لائق.

لنفترض أنك تمت إضافتك إلى بريد إلكتروني على مستوى الشركة يفكر في إجراء تعديلات على سياسة الإجازة. إذا كنت ترغب في سؤال رئيسك عما إذا كان لا يزال من المقبول القيام بعطلة نهاية أسبوع لمدة 4 أيام في أبريل ، ولكن عليك النقر دون قصد على "الرد على الكل" بدلاً من الرد عليه بشكل خاص. الآن كل ما في المكتب مطلّع على محادثة خاصة بينك وبين مديرك. إنه أمر محرج ، ولا نقول إنها آداب بريد إلكتروني سيئة.

وفقًا للقاعدة ، يجب عليك فقط النقر فوق "الرد على الكل" عندما يكون رد فعلك مناسبًا للجميع في السلسلة. إذا كان رد فعلك وثيق الصلة ببعض الأشخاص أو شيء سهل مثل "حسنًا ، يبدو جيدًا" ، التزم بـ "الرد".

10. بما في ذلك التوقيع

من الضروري إضافة توقيع إلى رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك. يوفر هذا معلومات الاتصال الرئيسية للعملاء والشركاء خارج شركتك. سيسمح ذلك لشبكتك بالوصول إليك بسهولة إذا حدث شيء ما. يجب أن يحتوي توقيع البريد الإلكتروني على اسمك ورقم هاتفك المهني والمسمى الوظيفي وعنوان عملك. يرغب بعض الأشخاص في إضافة صورة لهم أو شعار شركة في توقيعاتهم. هذا ممتاز ، لكن تأكد من أن توقيعك لا يحتوي على أكثر من 4 أسطر من النص. قد يؤدي التوقيع المتضخم إلى صرف الناس عن قراءة المحتويات الحقيقية لبريدك الإلكتروني.

بناءً على موقعك وعلامتك التجارية ، قد يكون من المفيد إضافة روابط الوسائط الاجتماعية (مثل Twitter أو LinkedIn) في توقيعك.

11. قم بعمل خاتمة بسيطة

هناك طرق عديدة للتوقيع على رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك. تتضمن بعض الموافقات الأكثر انتشارًا مع التحيات ، وبصدق ، وأطيب التمنيات. قلة من الناس قد يستمتعون بتجربة الإغلاق بناءً على الحالة المزاجية للبريد الإلكتروني ، والبعض الآخر يلتزم بإغلاق واحد فيما يتعلق بجميع الاتصالات.

ستكون عبارة "شكرًا" البسيطة كافية ، وفقًا للمال. لا يبدو أن عبارة "الشكر" قاسية أو متكدسة. إنه مناسب عمليًا لكل نوع من أنواع التبادل - يمكنك استخدامه لإكمال ملاحظة لأي شخص بغض النظر عن مستواه في سلسلة الإدارة أو القيادة أو الدور في شركتك ".

تم التحسين حتى الآن ، حيث تلقى "شكرًا" معدل استجابة بنسبة 62٪ مقابل 46٪ للإغلاق غير المرحب به.

استنتاج حول إدارة رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل

باستخدام هذه الاقتراحات وأفضل الممارسات لإدارة ممارسات إدارة رسائل البريد الإلكتروني لنشاطك التجاري ، ستتمكن من توجيه الاتصالات عبر القناة المناسبة ، والتواصل بسرعة وفعالية أكبر ، وتقليل حركة مرور البريد الإلكتروني. أرسل واستلم رسائل بريد إلكتروني أسرع في القراءة ، بأهداف واضحة ، مما يزيد من احتمالية تفاعل المستلمين بطريقة مفضلة. تحكم في بريدك الإلكتروني والتقويم والأنشطة بشكل أكثر فاعلية ، مما يضمن أنك تعمل على المهام الصحيحة في الوقت الصحيح ، مما يحفز إنتاجيتك ، ويضمن ألا ينزلق أي شيء من الثغرات في صندوق الوارد الخاص بك المزدحم.