أفضل 10 أدوات تقنية لتصبح عاملاً منتجًا

نحن نعيش في عصر حيث كل شيء يتحرك بسرعة. مع وجود الكثير من المهام والارتباطات، غالبًا ما يصبح من الصعب للغاية تتبع جميع الاجتماعات والمواعيد النهائية. ونتيجة لذلك، سرعان ما يصبح معظم العمال مرهقين، معتقدين أنه لا يوجد وقت كافٍ على الإطلاق.

ولكن في هذا العالم سريع الخطى، لا يوجد مكان للأعذار. منذ أن دخلت تقنيات الذكاء الاصطناعي إلى السوق، بدأت العديد من المؤسسات في التركيز على كيفية إنجاز المزيد من العمل بأقل عدد ممكن من الموظفين. لذا، فإن الفشل في تفويت المواعيد النهائية بشكل متكرر لعدة مرات يمكن أن يؤدي إلى إنهاء حياتك المهنية بشكل خطير.

يمكنك أن ترى أنه تم تسريح الكثير من الموظفين المتوسطين ومنخفضي الإنتاجية. ومع ذلك، يوجد الآن العديد من الأدوات التقنية التي يمكن أن تساعدك بشكل ملحوظ في الحفاظ على إنتاجيتك بمرور الوقت وبذل قصارى جهدك. في هذه المقالة، سنقدم لك بعضًا من أفضل الأدوات التقنية لتصبح عاملًا منتجًا.

دعونا نبدأ!

الميزات الإلزامية للأداة التقنية لتجعلك منتجًا

عند اختيار أداة ما، هناك العديد من الميزات الأساسية التي يجب عليك مراعاتها بعناية للتحقق من توفرها. وإلا فإنه سيكون مجرد مضيعة للوقت والمال. لقد قمنا أدناه بإدراج الميزات الإلزامية التي يجب عليك التحقق منها في أدوات القائمة المختصرة الخاصة بك.

لوحة معلومات عامة

لوحة المعلومات العامة هي المكان الذي يمكن من خلاله رؤية جميع المعلومات ذات الصلة. يعرض لقطة لجميع المهام والمواعيد النهائية وتقدم الفريق ومؤشرات الأداء الرئيسية (KPI) في مكان واحد. إذا كنت مشتركًا في مشاريع متعددة، فيمكن أن تساعدك لوحة المعلومات العامة في التحقق من جميع حالاتك في لمحة واحدة.

تعقب الوقت

يتيح لك متتبع الوقت معرفة مقدار الوقت الذي تقضيه في مختلف المشاريع أو المهام أو المهام التي تشارك فيها. ويتيح لك ذلك الاستمرار في التركيز والتوقف عن إضاعة الوقت وإكمال المشاريع المخصصة في الوقت المناسب.

اقرأ أيضًا: 15+ استراتيجيات وتقنيات فعالة لإدارة الوقت

مخطط جانت

مخطط جانت هو رسم تخطيطي لدورة حياة المشروع. فهو يقسم المهام والمهام التابعة، بما في ذلك المواعيد النهائية لكل منها. إنه مفيد للغاية للمشاريع الكبيرة. لأنه يمكنك بسهولة عرض سير المشروع بالكامل وتحديد الاختناقات وإصلاحها مسبقًا.

مجلس كانبان

لوحة كانبان لها صلة بمخطط جانت. يحتوي على لوحة معلومات مرئية تصنف المهام في أعمدة (المهام قيد التنفيذ، قيد التقدم، وتم تنفيذها). ونتيجة لذلك، يمكنك التحقق على الفور من المهام الفرعية التي تم إكمالها بالفعل، والتي هي قيد التنفيذ، والتي يجب الانتهاء منها قريبًا.

تقويم المهام

يمكن أن تساعدك هذه الميزة في تخطيط مهامك وجدولتها وفقًا للمواعيد النهائية والأولويات والتوفر. بمجرد التخطيط والتنظيم، يمكنك منع الذعر من التوتر في اللحظة الأخيرة.

إدارة أعضاء الفريق

إذا كنت قائد فريق أو مديرًا، فيجب أن يكون أحد مؤشرات الأداء الرئيسية لديك هو مدى قدرتك على إدارة مرؤوسيك. لذلك، يجب أن تتمتع الأداة التقنية بالقدرة على إضافة أعضاء جدد إليها حتى تتمكن من تتبع حالاتهم وتقدم العمل.

مشاركة وحفظ الملفات والمستندات

عند إدارة فريق، قد ترغب غالبًا في مشاركة موارد قيمة مع أعضاء الفريق. سوف تبحث بالتأكيد عن قناة آمنة للقيام بذلك. ونتيجة لذلك، ابحث عن أداة إنتاجية تسمح لك بتحميل الملفات والمستندات ومشاركتها وحفظها.

تقارير متقدمة مع رؤى

عادةً ما يتم عرض التقارير المتقدمة ذات الرؤى إحصائيًا باستخدام رسوم بيانية سهلة الفهم، ومخططات دائرية، ومخططات شريطية، وما إلى ذلك، حتى تتمكن من اتخاذ قرارات تعتمد على البيانات بسرعة.

تتبع المعالم

في الواقع، لا يمكنك أن تأكل فيلًا كاملاً مرة واحدة ولكن قضمة تلو الأخرى. وبالمثل، غالبًا ما تبدو المشاريع الكبيرة ساحقة. وهذا هو سبب ظهور فكرة المعالم. فهو يسمح لك بتقسيم المشاريع الضخمة إلى مهام أصغر وأكثر قابلية للإدارة مع مرور الوقت.

التكامل مع الأدوات المفيدة

لتبسيط المهام وأتمتتها، يجب أن تتكامل أداة الإنتاجية لديك مع الأدوات الشائعة. يمكن أن تكون بعض هذه الأدوات هي Slack، والبريد الإلكتروني، ومكتبة CRM، ونظام الاتصالات، ووسائل التواصل الاجتماعي، وما إلى ذلك.

أفضل الأدوات التقنية لتصبح عاملاً منتجًا

من الصعب حقًا الحصول على جميع الميزات المذكورة أعلاه في أداة واحدة. علاوة على ذلك، من المتوقع أيضًا أن تكلف الأداة التي تحصل فيها على كل هذه الميزات الكثير. ومع ذلك، في الجزء التالي من هذا القسم، سنقدم لك أفضل الأدوات التقنية لتصبح عاملًا منتجًا، مع سرد ميزاتها الرئيسية حتى تتمكن من اختيار الأداة المناسبة لك.

1. مدير مشروع الفسفور الأبيض

يعد WP Project Manager أداة بارزة لإدارة المشاريع تعتمد على WordPress. ستحصل على معظم الميزات المذكورة أعلاه والعديد من الميزات الإضافية في هذه الأداة. تحتاج إلى تثبيته على WordPress لبدء استخدام البرنامج الإضافي. فهو يسمح لك بإنشاء المهام، وتعيينها لأعضاء الفريق، وتحديد المواعيد النهائية، وتتبع التقدم.

بفضل واجهته سهلة الاستخدام، يمكنك إدارة هذه المهام بطريقة منظمة ومشاركة الملفات وتمكين تتبع الوقت. يمكنك أيضًا تقسيم المهام إلى أجزاء أصغر وتوزيعها على أعضاء الفريق، مع تحديد المواعيد النهائية. يعد WP Project Manager أداة مثالية لكل من الأفراد والفرق.

الملامح الرئيسية لمدير المشروع WP:

• إنشاء وإضافة مهام ومشاريع وفرق لا حدود لها
• تتبع الوقت عبر تسجيل الدخول والإيقاف والإيقاف المؤقت والإدخال المخصص
• مخطط جانت ولوحة كانبان
• تقويم المهام التفاعلية
• إدارة أدوار أعضاء الفريق
• قم بتعيين الأنماط والمعلمات للمهام المتكررة
• يسمح برؤية ملفات المشروع في مكان واحد
• لوحة تحكم شخصية لجميع المستخدمين
• إدارة الأولويات
• في مناقشة المشروع
• تقارير متقدمة مع رؤى
• تتبع المعالم
• الواجهة الأمامية متوافقة
• التكامل مع WooCommerce وBuddyPress وSlack وGithub والمزيد

يحتوي البرنامج المساعد على العديد من الميزات والوظائف. لديها نسخة مجانية ومتميزة. التحقق منها عن طريق النقر على الأزرار المرفقة أدناه.

2. الركود

Slack هو تطبيق مراسلة وتعاون شائع للفرق. إنها أداة مركزية للمراسلة ومشاركة الملفات تتيح التعاون في الوقت الفعلي. نظرًا لواجهته سهلة الاستخدام وبنيته المنظمة، يمكن حتى للمبتدئين التواصل والتعاون بكفاءة باستخدام هذه الأداة.

إحدى أعظم ميزات Slack هي أنه يجعل سير العمل الخاص بك أكثر بساطة من خلال القنوات والرسائل المباشرة وعمليات التكامل مع الأدوات الأخرى. تسمح لك القنوات بتقسيم المحادثات إلى مشاريع أو أقسام أو موضوعات حتى لا يضيع أحد ويتمكن من الحصول على كافة المعلومات الضرورية.

علاوة على ذلك، يتمتع Slack بالتكامل مع Google Drive وTrello وZoom. ونتيجة لذلك، يمكنك مشاركة الملفات والانضمام إلى الاجتماعات وإدارة المهام دون الحاجة إلى التبديل بين الأنظمة الأساسية المختلفة.

الملامح الرئيسية لسلاك:

• إنشاء قنوات للتواصل القائم على المشاريع والمنظم
• إرسال الرسائل في التحويلات الخاصة
• مشاركة الملفات والمستندات
• التكامل مع العديد من الأدوات المفيدة
• إجراء مكالمات فيديو وصوتية
• قم بتعيين تفضيلات الإشعارات القابلة للتخصيص
• عرض تحديثات حالة تفاعلات الرموز التعبيرية
• يدعم تطبيقات الجوال وسطح المكتب
• من السهل البحث في تاريخ الرسائل
• إنشاء سلاسل رسائل للتواصل المنظم

3. انقر فوق

ClickUp هي أداة إدارة مشاريع معروفة وغنية بالميزات يمكنها مساعدتك في تنظيم سير العمل وتتبع المشروع. يأتي مزودًا بالعديد من الميزات المفيدة لإدارة المهام، مثل قوائم المهام القابلة للتخصيص ولوحات المشاريع والجداول الزمنية والمزيد.

باستخدامها، يمكنك بسهولة مراقبة التقدم، وتحديد أولويات المهام المهمة، وتعيينها لأعمال مختلفة من مكان واحد. ونتيجة لذلك، لا يتعين عليك الاعتماد على أدوات متعددة. كما أنه يتكامل مع التطبيقات الشائعة الأخرى مثل Slack وGoogle Drive وZoom وغيرها الكثير.

يعد ClickUp مثاليًا للفرق الصغيرة نظرًا لمرونته. يسهل تتبع الوقت وتحديد الأهداف وتقارير التقدم على الفرق الالتزام بالجدول الزمني والالتزام.

الملامح الرئيسية لبرنامج ClickUp:

• قوائم المهام ولوحات المشروع قابلة للتخصيص
• عرض المهام في قائمة أو لوحة أو جانت أو تقويم
• حدد الأولويات حسب تبعيات المهام والمعالم الرئيسية
• مشاركة الملفات والمستندات
• يسمح بالتعاون والتعليق في الوقت الحقيقي
• تمكين الأتمتة للمهام المتكررة
• يأتي مع أدوات إعداد التقارير والتحليلات
• يحتوي على تطبيقات الجوال وسطح المكتب
• من السهل ضبط الإشعارات والتذكيرات
• تصميم سير العمل والحالات القابلة للتخصيص
• التكامل مع العديد من الأدوات الشعبية والمفيدة

4. فرق مايكروسوفت

يعد Microsoft Teams أداة تواصل وتعاون شاملة للفرق. يتيح لك الدردشة والانضمام إلى مؤتمرات الفيديو ومشاركة الملفات بين أعضاء الفريق. ونتيجة لذلك، يمكنك جدولة المكالمات والاجتماعات والمهام من مكان واحد دون القفز إلى أدوات/منصات متعددة.

وبالتالي، فإنه يوفر الوقت في جمع المعلومات والتخطيط بشكل أفضل باستخدام التقويمات وقوائم المهام. إلى جانب عمليات التكامل مع الأدوات المتعددة، والتحكم في المشروع، والدردشة في الوقت الفعلي، يمكنك تحقيق المزيد في وقت أقل.

الميزات الرئيسية لفرق مايكروسوفت:

• الدردشة والرسائل المباشرة
• سهولة إدارة الفرق وتنظيم القنوات
• مشاركة الملفات والمستندات في الوقت الحقيقي
• يسمح بمشاركة الشاشات أثناء الاجتماعات
• تكوين الإخطارات القابلة للتخصيص
• التكامل مع العديد من أدوات الطرف الثالث
• إضافة خلفيات افتراضية لمكالمات الفيديو
• دعم المحمول وسطح المكتب
• الأمن والامتثال
• تنظيم المهام باستخدام قوائم المهام

5. تبديل المسار

Toggl Track هو تطبيق مخصص لتتبع الوقت. باستخدام هذا، يمكنك تتبع مقدار الوقت الذي تقضيه أنت وأعضاء فريقك طوال يوم العمل. يأتي مزودًا بواجهة سهلة الاستخدام حيث يمكنك التحقق من الحالة الحالية لمشاريعك قيد التشغيل في الوقت الفعلي.

يمكنك تصنيف الجداول الزمنية حسب المشاريع والمهام. لذا، سواء كنت تعمل على مشروع عميل أو داخلي أو شخصي، فإن التطبيق يضمن أنك تستفيد من كل دقيقة. تتيح لك التقارير والتحليلات الشاملة إمكانية الاطلاع على الفور على ما إذا كان أي مشروع أو جزء من المشروع يستهلك وقتًا إضافيًا دون داع.

وبالتالي، يمكنك اكتشاف أوجه القصور حتى تتمكن من تطوير نفسك أو توجيه أعضاء الفريق ليكونوا منتجين. علاوة على ذلك، يمكنك أيضًا التحقق من موظفيك الأكثر إنتاجية نسبيًا.

الملامح الرئيسية لToggle Track:

• من السهل استخدام تتبع الوقت مع مؤقتات البدء/الإيقاف
• يتضمن التتبع والمراقبة في الوقت الحقيقي
• علامات قابلة للتخصيص لتتبع الوقت
• يوفر ملخصات زمنية يومية وأسبوعية
• لوحة القيادة لمحات عامة والتحليل
• من السهل إدارة مساحات عمل متعددة
• يسمح بتصدير التقارير بتنسيقات مختلفة (CSV، PDF)
• تتبع ساعة قابلة للفوترة
• دعم لأجهزة سطح المكتب والأجهزة المحمولة

6. تقويم جوجل

تقويم Google هو تقويم مجاني ولكنه شائع الاستخدام على نطاق واسع لإدارة الجداول الزمنية لأنشطتك بشكل صحيح. باستخدام هذا، يمكنك عرض جداولك اليومية والأسبوعية والشهرية بشكل مرئي ومشاركتها مع أعضاء الفريق. إنها تمكن فريقك من الاستعداد قبل بداية أي أحداث مهمة.

أفضل شيء في تقويم Google هو أنه يمكنك إرسال تذكيرات وتنبيهات للتواريخ القادمة. يمنع العمال من تفويت المواعيد النهائية أو المواعيد. يتكامل تقويم Google مع عدد لا يحصى من الأدوات والتطبيقات المتوفرة.

نظرًا لأن هذا مجاني تمامًا للاستخدام، فيجب عليك استخدام تقويم Google في حياتك المهنية اليومية لتكون أكثر تركيزًا وتنظيمًا.

الملامح الرئيسية لتقويم جوجل:

• عرض الأحداث حسب المشاهدات اليومية والأسبوعية والشهرية
• التفريق بين الأحداث عن طريق الترميز اللوني
• قم بتعيين الإخطارات والتذكيرات القابلة للتخصيص
• مشاركة التقويمات مع أعضاء الفريق
• تحديد المناطق الزمنية للفرق العالمية
• التكامل مع عدد لا يحصى من الأدوات والتطبيقات
• دعم لسطح المكتب والجوال
• يسمح بالبحث في تاريخ الأحداث

7. مساحة عمل جوجل

Google Workspace (المعروف سابقًا باسم G Suite) عبارة عن مجموعة من حلول الإنتاجية السحابية لتبسيط المهام والتعاون. يتضمن العديد من التطبيقات الشائعة مثل Gmail وGoogle Drive وGoogle Docs وGoogle Sheets وGoogle Slides وGoogle Meet. آمل أن تكون على دراية بالعديد منهم بالفعل.

إحدى أعظم قدرات Google Workspace هي أنها تبسط العملية على أعضاء الفريق لمشاركة المستندات وجداول البيانات والعروض التقديمية وفتحها في الوقت الفعلي. يتيح التكامل مع Google Meet وGoogle Chat لأعضاء الفريق بدء اجتماعات الفيديو عند ظهور أي حالة طوارئ.

ونظرًا لأن هذا يعتمد على السحابة، يمكن للعاملين الانضمام من أي مكان وعلى أي جهاز. لذا، حتى لو كنت في جولة، يمكنك التحقق من مستندات فريقك إذا كان لديك على الأقل هاتف ذكي واتصال بالإنترنت.

الميزات الرئيسية لـ Google Workspace:

• دعم Gmail للتواصل عبر البريد الإلكتروني الاحترافي
• سهولة مشاركة الملفات وتخزينها في Google Drive
• يتيح محرر مستندات Google التوثيق السريع
• جدول بيانات Google للحفاظ على الحساب المالي
• يدمج تقويم Google لجدولة الأحداث
• دعم المجال المخصص للبريد الإلكتروني التجاري
• يدمج عددًا لا يحصى من أدوات الطرف الثالث
• دعم للهواتف المحمولة وأجهزة الكمبيوتر المكتبية
• خيار البحث المتقدم عبر جميع الأدوات

8. التكبير

Zoom هي أداة معروفة لعقد مؤتمرات الفيديو وأصبحت بديلاً قويًا للعمل عن بعد والتعاون الافتراضي. فهو يمكّن الموظفين من التفاعل مع مكالمات الفيديو والصوت بجودة جيدة، والتي يمكن استخدامها أيضًا للاجتماعات والندوات عبر الإنترنت والتدريب في أي وقت.

Zoom سهل الاستخدام ويمكن الوصول إليه عبر أجهزة متعددة. فهو يتيح لك مشاركة الشاشة أثناء المؤتمر المباشر في الوقت الفعلي، وتقديم ملفات ووثائق PPT الخاصة بك، والانضمام إلى عدة أشخاص لبدء الاجتماعات. لذلك، لم يعد التباعد الجسدي يمثل مشكلة.

ستجد اليوم تطبيق Zoom على الهاتف المحمول وسطح المكتب. لذلك، حتى لو كنت في جولة، يمكنك الانضمام على الفور إلى أي اجتماع عاجل إذا كان لديك اتصال بالإنترنت فقط.

الملامح الرئيسية لبرنامج Zoom:

• قم بإجراء مؤتمرات صوتية وفيديو عالية الجودة
• قم بتعيين الخلفية الافتراضية أثناء الاجتماع
• سجل الاجتماع في التخزين السحابي
• استضافة ندوات عبر الإنترنت لجماهير كبيرة
• دمج التقويم لجدولة الاجتماعات
• التكامل مع العديد من أدوات الطرف الثالث
• ميزة غرفة الانتظار
• يسمح بمشاركة الملفات أثناء الاجتماعات
• دع المشاركين يرفعون أيديهم أثناء الاجتماع
• يتضمن دعم الأجهزة المتعددة

9. النحوي

الكتابة جزء أساسي من كل وظيفة تقريبًا اليوم. بدون سيطرة قوية على الجانب النحوي وتكوين الجملة، من المستحيل على أي شخص تجنب الأخطاء النحوية، حتى لو كنت حذرًا للغاية. يمكن أن يكون Grammarly منقذًا قابلاً للتطبيق في هذه الحالة.

Grammarly هو مساعدك في الكتابة. يمكن أن يساعدك بشكل ملحوظ على تبسيط التواصل وإنشاء كتابة خالية من الأخطاء. يقوم على الفور بالتحقق من القواعد النحوية والإملائية وعلامات الترقيم لمساعدتك في تنظيم الكتابة الخالية من الأخطاء. وبالتالي، يمكن أن ينقذك من ارتكاب أي خطأ.

يمكنه تحسين كفاءتك عن طريق أتمتة التحرير وتصحيح الأخطاء الكتابية. من السهل التكامل عبر الأنظمة الأساسية المختلفة، بما في ذلك المتصفحات وعملاء البريد الإلكتروني ومعالجات النصوص.

الميزات الرئيسية لـ Grammarly:

• يكتشف النغمة ويكتب حسب السياقات
• التحقق من الانتحال للتأكد من صحتها
• يقترح المزيد من الوضوح والإيجاز
• متوافق مع منصات مختلفة
• يوفر ردود فعل في الوقت الحقيقي أثناء الكتابة
• يمكن مراجعة المبيعات والنسخ الترويجية الخاصة بك
• يصحح أخطاء علامات الترقيم الخاصة بك
• يقترح المرادفات

10. شات جي بي تي

نحن نعيش حاليًا في عالم يتأثر بشكل كبير بالذكاء الاصطناعي (AI)، والذي يتزايد بلا توقف. لذا، فمن المستحيل تمامًا لأي منا أن يتقدم ويتنافس مع الآخرين ما لم نعتمد الذكاء الاصطناعي في حياتنا اليومية. لكن الأداة التي جلبت الذكاء الاصطناعي إلى عامة الناس وجعلته قابلاً للتكيف بشكل لا يصدق مع الجميع هي ChatGPT.

يمكن لـ ChatGPT كتابة رسائل البريد الإلكتروني والتقارير والأفكار وحتى حل المشكلات المعقدة لك، مما يوفر لك الوقت الثمين. وهذا مفيد بشكل خاص لأغراض البحث، لتقصير النصوص الطويلة، وتفكيك المواضيع الصعبة، وأتمتة المهام المتكررة. أكبر نقطة بيع لها هي مرونتها.

يمكنك استخدامه لتوليد الأفكار، أو إنشاء مسودات تقريبية، أو حتى تدقيق مستند. إذا لم تكن معتادًا على الذكاء الاصطناعي بعد، فابدأ رحلتك مع ChatGPT.

الملامح الرئيسية للChatGPT:

• يقدم إجابات لأسئلتك باستخدام معالجة اللغة الطبيعية
• يمكنه المساعدة في الكتابة وتوليد الصور والدعم المخصص والترجمة والمزيد
• من السهل كتابة الرموز واكتشاف الأخطاء في مقتطفات التعليمات البرمجية الخاصة بك
• المساعدة في العصف الذهني وتوليد الأفكار
• تلخيص النصوص والمقالات الطويلة
• يبسط المواضيع الصعبة

الإغلاق: أي واحد يجب أن تختار

كما ذكرنا سابقًا، من الصعب جدًا العثور على جميع الميزات والوظائف الضرورية المتوفرة في أداة واحدة. ولهذا السبب يُنظر إلى معظم الأشخاص والفرق والمكاتب على أنها تعتمد على أدوات متعددة. علاوة على ذلك، فإن المهام والأغراض (الشخصية، الفريق، المكتب، وما إلى ذلك) التي تبحث عن أداة لها قد تكون أيضًا في الاعتبار.

لذا، إليك اقتراحنا الذي يمكن أن يسرع عملية تفكيرك في اختيار أفضل أداة إنتاجية.

• استكشف جميع الأدوات المجانية المتوفرة في مشروعك الشخصي أو الجماعي المناسب
• استخدم WP Project Manager إذا كنت تحب تشغيل تطبيق مشروع على الويب
• فكر في استخدام WP Project Manager إذا كانت معظم مشاريعك موجودة على WordPress
• استخدم Slack للتواصل في الوقت الفعلي ودمج Google Meeting معه
• قم بدمج تقويم Google في أدواتك الخاصة بجدول الأحداث
• استخدم Zoom إذا كنت تريد استضافة ندوات عبر الإنترنت، مما يسمح للكثير من الأشخاص بالانضمام إليها

نأمل أن تساعدك هذه التوصيات في وضع قائمة مختصرة للأدوات وتحديد الأدوات المناسبة لمشاريعك. إذا كان لديك أي سؤال أو رأي، فاذكره في مربع التعليق أدناه.