أفضل النصائح حول كيفية الاستجابة لطلب الوصول إلى موضوع البيانات

نشرت: 2022-07-19

إذا تلقت شركتك طلب وصول إلى موضوع البيانات (DSAR) ، فمن المهم الاستجابة بسرعة وبشكل صحيح. قد يؤدي عدم القيام بذلك إلى فرض عقوبات من مكتب مفوض المعلومات (ICO). في منشور المدونة هذا ، سنقدم لك نصائح حول كيفية الرد على DSARs في الوقت المناسب وبطريقة فعالة.

ما هو طلب الوصول إلى موضوع البيانات (DSAR)؟

مصدر

DSAR هو طلب من فرد للحصول على معلومات عن نفسه تحتفظ بها منظمة. يمكن أن يشمل ذلك الاسم أو تفاصيل الاتصال أو أي بيانات شخصية أخرى لدى المؤسسة في الملف. يوفر القانون العام لحماية البيانات (GDPR) للأفراد الحق في إنشاء DSAR ، ويجب على المؤسسات الرد في غضون شهر واحد.

إذا قام أحد الأفراد بتقديم DSAR شفهيًا ، فيجب على المنظمة تزويده بتأكيد كتابي في غضون خمسة أيام. هناك بعض الاستثناءات من الحق في إجراء DSAR ، بما في ذلك الأمن القومي أو التحقيقات الجنائية. ومع ذلك ، في معظم الحالات ، يحق للأفراد الوصول إلى بياناتهم. إذا كانت لديك أي أسئلة حول إنشاء DSAR ، فاتصل بهيئة حماية البيانات المحلية.

نصائح أساسية للرد على DSAR

إليك عشر نصائح لمساعدتك على الاستجابة بفعالية:

اقرأ DSAR بعناية: عندما تتلقى DSAR ، خذ الوقت الكافي لقراءتها بعناية. سيساعدك هذا على فهم المعلومات التي يطلبها الفرد وما إذا كان بإمكانك توفيرها أم لا.
تحقق من هوية مقدم الطلب: قبل استيفاء أي DSAR ، يجب عليك التحقق من هوية مقدم الطلب للتأكد من هويته. يمكن القيام بذلك عن طريق طلب بطاقة هوية صادرة عن جهة حكومية أو تأكيد هويتهم من خلال طريقة أخرى.
تحديد ما إذا كان الطلب صالحًا: بمجرد التحقق من هوية مقدم الطلب ، ستحتاج إلى تحديد ما إذا كان الطلب صالحًا أم لا. هذا يعني ضمان حق الفرد في الوصول إلى المعلومات المطلوبة بموجب قانون حماية البيانات.
جمع المعلومات المطلوبة: إذا قررت أن DSAR صالح ، فستحتاج إلى جمع المعلومات المطلوبة. قد يتطلب هذا العمل مع الإدارات الأخرى أو الأفراد داخل مؤسستك الذين لديهم حق الوصول إلى البيانات ذات الصلة.
تحضير الرد: بمجرد أن تجمع كل المعلومات المطلوبة ، سوف تحتاج إلى تحضير ردك. يجب أن يشمل ذلك خطاب تغطية يحدد المعلومات المقدمة وأي وثائق داعمة.
مراجعة الرد: قبل إرسال ردك ، يجب عليك مراجعته للتأكد من أن جميع المعلومات المطلوبة مدرجة ودقيقة. يجب عليك أيضًا التحقق للتأكد من عدم وجود أي شيء في الرد يمكن أن يضر بالفرد أو بياناته.
إرسال الرد: بمجرد مراجعة ردك والانتهاء منه ، ستحتاج إلى إرساله إلى مقدم الطلب. يمكن القيام بذلك عن طريق البريد أو البريد الإلكتروني أو طريقة أخرى محددة في DSAR.
احتفظ بسجل للطلب والاستجابة: من المهم الاحتفاظ بسجل لكل من DSAR وإجابتك في حالة وجود أي أسئلة أو مشاكل. سيساعدك هذا أيضًا على تتبع جميع DSARs التي تلقيتها والرد عليها.
اطلب المساعدة إذا كنت بحاجة إليها: إذا لم تكن متأكدًا من كيفية الرد على DSAR أو لديك أي أسئلة أخرى ، فيجب عليك طلب المساعدة من متخصص مؤهل في حماية البيانات. سيكونون قادرين على تقديم النصح لك بشأن أفضل طريقة للمتابعة والتأكد من أن ردك متوافق مع قانون حماية البيانات.
اجعل الأمر بسيطًا وواضحًا : يحق للفرد معرفة البيانات الشخصية التي يتم الاحتفاظ بها عنهم ، ولماذا يتم الاحتفاظ بها ، وكيفية استخدامها. يجب عليك تقديم هذه المعلومات بوضوح ودقة.
تحلى بالشفافية: كن صريحًا بشأن العملية وما يمكن للفرد أن يتوقعه منك. أخبرهم إذا كان هناك أي تأخير في تلبية طلباتهم ولماذا.
لا تحاول إخفاء أي شيء: للفرد الحق في جميع المعلومات التي بحوزته ، لذلك لا تحاول حجب أي شيء. سيؤدي هذا فقط إلى الإضرار بعلاقتك مع الفرد وقد يؤدي إلى اتخاذ إجراءات قانونية.
الحفاظ على السرية: يجب أن تكون جميع المعلومات المقدمة استجابة لطلب الوصول إلى موضوع البيانات سرية. يتضمن هذا كلاً من الطلب نفسه والمعلومات التي تقدمها ردًا على ذلك.
الرد في غضون المهلة الزمنية : يجب الرد على طلب الوصول إلى موضوع البيانات في غضون شهر واحد من استلامه. إذا لم تتمكن من الوفاء بهذا الموعد النهائي ، فأخبر الفرد واشرح السبب.
قدم المعلومات بتنسيق يسهل فهمه : يحق للفرد تلقي بياناته بتنسيق يسهل قراءته وفهمه. تجنب المصطلحات أو اللغة الفنية قدر الإمكان.
لا تضع افتراضات : يختلف كل طلب وصول إلى موضوع البيانات. لا تضع افتراضات حول ما يريده الفرد أو يحتاجه أو كيف سيستخدم المعلومات التي تقدمها.

ما هي المعلومات التي يجب تضمينها في استجابة DSAR

مصدر

يجب أن تتضمن استجابة طلب الوصول إلى موضوع البيانات (DSAR) جميع البيانات الشخصية التي يحتفظ بها الفرد. يجب أن تتضمن هذه البيانات أي معلومات يمكن استخدامها لتحديد هوية الفرد ، مثل الاسم أو العنوان أو تاريخ الميلاد أو تفاصيل الاتصال.

بالإضافة إلى ذلك ، يجب أن يتضمن الرد أي معلومات تم جمعها عن أي فرد ، مثل سجل التصفح أو سجل الشراء. أخيرًا ، يجب أن توضح الاستجابة أيضًا الخطوات التي تم اتخاذها لحماية بيانات الفرد من الوصول إليها من قبل الأفراد غير المصرح لهم.

من خلال توفير هذه المعلومات ، تساعد استجابة DSAR في ضمان حماية بيانات الفرد وإخفائها بالشفافية.

تلميحات حول تجميع طلبات الوصول إلى موضوع البيانات ومراجعتها

يفرض القانون العام لحماية البيانات (GDPR) التزامات صارمة على المؤسسات للتعامل مع البيانات الشخصية ، بما في ذلك طلبات الوصول إلى الموضوع (SAR). فيما يلي أهم النصائح الخاصة بنا لتجميع ومراجعة SAR:

تأكد من أن لديك فريقًا مخصصًا أو فردًا مسؤولاً عن التعامل مع SAR. سيساعد ذلك في ضمان التعامل مع الطلبات على الفور ووفقًا للائحة العامة لحماية البيانات (GDPR).
وضع إجراءات للتعامل مع SARs ، بما في ذلك عملية واضحة لتحديد موضوع البيانات ، والتحقق من هويته ، وتحديد موقع المعلومات ذات الصلة.
الرد على SAR في غضون شهر واحد ما لم يكن هناك سبب وجيه لتمديد هذه الفترة. إذا كنت بحاجة إلى تمديد الإطار الزمني ، فيجب عليك إخطار صاحب البيانات في غضون شهر واحد من استلام طلبه.
تأكد من وجود نظام لمتابعة الطلبات والتأكد من التعامل معها على الفور.
كن محددًا قدر الإمكان عند الرد على SAR ، لا سيما مع المعلومات التي تقدمها وأسباب أي قرارات اتخذتها.
إذا كنت تنوي حجب المعلومات عن موضوع البيانات ، فاعلم أنه يجب أن يكون لديك أساس قانوني صالح للقيام بذلك.
احتفظ بسجلات لجميع تقارير SAR الواردة ، بما في ذلك تفاصيل كيفية التعامل معها والنتيجة. سيساعدك هذا في تحديد المجالات التي يمكن تحسين عملياتك فيها.
راجع إجراءاتك بانتظام للتأكد من أنها مناسبة للغرض ومتوافقة مع اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR).
كن مستعدًا للتعامل مع SARs المعقدة ، والتي قد تتطلب منك البحث في كمية كبيرة من البيانات. قد يستغرق هذا وقتًا طويلاً ويستهلك موارد كثيرة ، لذا فإن التخطيط مهم.
اطلب المشورة القانونية إذا لم تكن متأكدًا من كيفية التعامل مع SAR أو إذا كنت تعتقد أن الطلب لا أساس له أو مبالغ فيه.

مخاطر عدم الاستجابة لطلب الوصول إلى موضوع البيانات

مصدر

إذا اخترت عدم الرد على طلب الوصول إلى موضوع البيانات ، فيجوز لك خرق القانون العام لحماية البيانات (GDPR). قد يؤدي هذا إلى غرامة تصل إلى 20 مليون يورو أو أربعة بالمائة من إيراداتك السنوية العالمية ، أيهما أكبر. بالإضافة إلى ذلك ، قد يُطلب منك دفع تعويضات للفرد الذي قدم الطلب.

يؤدي عدم الاستجابة لطلب الوصول إلى موضوع البيانات إلى تعريض مؤسستك لخطر الإضرار بسمعتها. إذا وردت أنباء تفيد بأنك لا تلتزم باللائحة العامة لحماية البيانات ، فقد يفقد الأفراد الثقة في مؤسستك ويختارون نقل أعمالهم إلى مكان آخر. قد يكون لهذا تأثير كبير على أرباحك النهائية.

بالإضافة إلى ذلك ، قد يؤدي عدم الاستجابة لطلب الوصول إلى موضوع البيانات إلى إعاقة قدرتك على الامتثال لمتطلبات القانون العام لحماية البيانات (GDPR) الأخرى ، مثل تقليل البيانات ودقة البيانات. إذا لم تكن لديك المعلومات المطلوبة ، فلن تتمكن من الامتثال لهذه المبادئ. قد يؤدي هذا إلى غرامات إضافية من السلطة الإشرافية.

أخيرًا ، إذا تلقيت طلب وصول إلى موضوع البيانات من فرد هو أيضًا عميل أو موظف في مؤسستك ، فقد يؤدي عدم الاستجابة إلى تعريض هذه العلاقة للخطر. قد يشعر الفرد أنك لا تقدر خصوصيته وتختار إنهاء ارتباطه بمؤسستك.

كما ترى ، ترتبط العديد من المخاطر بالفشل في الاستجابة لطلب الوصول إلى موضوع البيانات. إذا تلقيت مثل هذا الطلب ، فمن المهم استشارة مستشار قانوني للتأكد من أنك تتخذ الخطوات المناسبة للامتثال.

استنتاج

قد تكون الاستجابة لطلب الوصول إلى موضوع البيانات أمرًا شاقًا ، ولكن من المهم الامتثال للقانون. باتباع هذه النصائح ، ستتمكن من الاستجابة لطلبات العملاء. هل سبق لك التعامل مع طلب وصول موضوع البيانات؟ ماذا كانت تجربتك؟ دعنا نعرف!