أفضل 15 نظامًا وبرمجيات لإدارة المستندات في عام 2023

من المتوقع أن يصل السوق العالمي لأنظمة إدارة المستندات إلى 11.06 مليار دولار بحلول عام 2028.

وهي محقة في ذلك. تعد الملفات والمستندات جزءًا أساسيًا من أي شركة. بغض النظر عن حجم عملك ، فمن المحتمل أنك تعمل على عدد من المستندات وتديرها.

وتريد أيضًا تخزينها بشكل آمن ومنهجي بحيث يمكن لموظفيك وعملائك استعادتها بسهولة.

هذا هو المكان الذي يمكن أن يساعد فيه برنامج إدارة المستندات. يتيح لك حفظ المستندات ومشاركتها من أي متصفح أو جهاز أو موقع ، مما يضمن التعاون السلس بين جميع الأطراف المعنية.

وغني عن القول ، إن اختيار برنامج إدارة المستندات المناسب أمر حيوي لإدارة مؤسستك بسلاسة.

من ضمان استرداد المستندات المطلوبة في الوقت المناسب إلى منح الإذن لجميع الأشخاص المصرح لهم في شركتك ، يمكن أن يساعد برنامج إدارة المستندات ذو السمعة الطيبة في تحقيق جميع أهدافك.

لذلك في هذه القائمة ، قمنا بتقييم ومراجعة أفضل أنظمة إدارة المستندات ، مما يتيح لك اختيار الحل الأنسب لاحتياجاتك. لكن أولاً ، دعنا نرى معنى نظام إدارة المستندات.

ما هو نظام إدارة الوثائق؟

تشير أنظمة إدارة المستندات إلى الأنظمة الأساسية المصممة لتحميل المستندات الرقمية وتنظيمها وحفظها ومعالجتها ومراقبتها.

علاوة على ذلك ، تحتوي العديد من أنظمة إدارة المستندات على ميزات تسمح لك بتحويل المستندات المادية بسهولة إلى نسخ رقمية باستخدام تقنية المسح الضوئي.

بمجرد أن يتم ترقيم المستندات ، يصبح من الأسهل تصفحها. لذلك يمكن لموظفيك تقليل الوقت الذي يقضونه في البحث عن المستندات والتركيز على استخدام المعلومات التي يحتاجون إليها.

لماذا يجب عليك استخدام برنامج إدارة الوثائق؟

قد يمثل التعامل مع كميات كبيرة من المعلومات في شكل مادي تحديًا ويؤدي إلى فقدان الإنتاجية. يعد برنامج إدارة المستندات أمرًا حيويًا لأي عمل تجاري لإنشاء أرشيف إلكتروني لتخزين المستندات وتعزيز الكفاءة.

أدى اتجاه الشركات التي تنتقل إلى الفضاء الرقمي إلى اهتمام متزايد بمنصات إدارة المستندات.

قد تكون إدارة كمية كبيرة من المعلومات أمرًا صعبًا ، لا سيما عندما يكون المستند بتنسيق نسخة مطبوعة. تعاني العديد من الشركات من انخفاض الكفاءة بسبب حل عقبات إدارة المستندات.

لذا فإن برنامج إدارة المستندات هو عنصر أساسي في أي شركة. بدلاً من خزائن وأدراج المستندات المادية ، تبني حلول إدارة المستندات مستودعًا إلكترونيًا يمكن للأشخاص المصرح لهم فتحه وتعديله.

ونتيجة لذلك ، يتيح لك إدارة الوقت بكفاءة ، وتعزيز الأمان ، والامتثال للوائح ، وتعزيز العمل الجماعي.

ما الميزات التي يجب أن تبحث عنها في نظام إدارة المستندات؟

قد يحتوي حل إدارة المستندات على العديد من الإمكانات التي تتجاوز مجرد تخزين المستندات. يعتمد نوع الحل الذي تختاره على متطلباتك والملفات الورقية التي تتعامل معها مؤسستك. بعض الميزات التي قد ترغب في استكشافها عند تحديد حل إدارة المستندات هي:

سهولة الاستعمال

تعد سهولة الاستخدام جزءًا أساسيًا من حل إدارة المستندات. يمكن أن تكون معبأة بوظائف مذهلة ، لكنها لن تساعدك إذا لم يكن للبرنامج واجهة مستخدم سهلة الاستخدام.

توفر الكثير من المنصات تجارب مجانية قبل اتخاذ القرار. إذا كان ذلك ممكنًا ، اسمح لموظفيك بتجربة التطبيق أثناء مرحلة الاختبار.

معاينات عالية الجودة

أثناء استخدام نظام أساسي لإدارة المستندات ، لا ينبغي إجبارك على تنزيل الملفات بشكل متكرر عندما تريد إلقاء نظرة عليها. يجب أن توفر المنصة رؤية واضحة للوثائق عند الطلب.

توثيق التعاون

يسمح أحدث برنامج لإدارة المستندات للمهنيين المعتمدين بمشاركة المستندات وتعديلها كفريق واحد.

تسمح بعض الأنظمة الأساسية لعدة أشخاص بتعديل المستندات في نفس الوقت ، بينما يمتلك البعض الآخر آلية مضمنة تسمح لشخص واحد فقط بتحرير المستند في أي وقت. وهناك من يقدم كلا البديلين.

لتحديد الخيار الأنسب لك ، حدد كيفية عمل فريقك وأنواع الملفات التي تحتاج إلى عمل جماعي.

مسح ضوئي للصور وتحميل المستندات

تعد القدرة على مسح الصور ضوئيًا وتحويلها إلى نص باستخدام تقنية OCR مفيدة للمؤسسات. لأنه يتيح لهم تحويل كميات كبيرة من المستندات الورقية إلى تنسيق رقمي.

لذلك تستخدم أفضل أنظمة إدارة المستندات تقنية التعرف الضوئي على الأحرف (OCR) لإضافة البيانات الوصفية تلقائيًا. هذا يبسط بشكل أكبر عملية تحديد مكان المستندات في المستقبل.

التحكم في الإصدار

يُعرف أيضًا باسم تعيين الإصدار ، يعد التحكم في الإصدار سمة أساسية لمنصة إدارة المستندات.

يمكن أن تؤدي أخطاء المستخدم العرضية إلى تعديل أو حذف البيانات الأساسية.

لذا يتيح لك التحكم في الإصدار عرض التغييرات التي يخضع لها المستند في مناسبات مختلفة. إذا لزم الأمر ، يمكنك الرجوع إلى إصدار سابق. هذه الميزة مهمة عندما يعمل العديد من المحترفين على مستند.

تخزين

يجب أن يتيح لك التطبيق حفظ ملفاتك في قاعدة بيانات مركزية حتى تتمكن من العثور على المستندات وجلبها دون عناء.

تكاملات عديدة

يجب أن يسهل الحل عليك توصيله ببرامج خارجية مثل Salesforce و MS Outlook و Gmail و Google Drive وغيرها.

أدوار المستخدم والأذونات

يتمثل أحد الجوانب الحاسمة في برنامج إدارة المستندات في منح المديرين طريقة لإنشاء امتيازات مميزة لكل عضو في الفريق.

يمكنك تفويض أفراد محددين للوصول إلى المستندات أو تعديلها. وقد يتم تقييد أعضاء الفريق الآخرين من عرض الملفات داخل الشبكة. إنه يخلق آلية حماية فعالة ويجعل الفريق أكثر كفاءة.

التوافق مع الجوّال

تأتي العديد من منصات إدارة المستندات مع تطبيق الهاتف الذكي. لا يجوز لك استخدام النظام الأساسي على جهاز محمول باليد ، ولكن هناك احتمال أن يقوم فريقك بذلك.

لن تفي جميع حلول إدارة المستندات بهذه المعايير. لذلك عند اختيار حل ، حدد الوظائف في النظام الأساسي التي تخدم غرض عملك بشكل أفضل.

ما هو أفضل برنامج لإدارة الوثائق؟

تتضمن أفضل أنظمة إدارة المستندات حلولًا مثل DocuWare و Dropbox و IsoTracker و DocuPhase و Zoho Docs و Smartsheet و M-Files و Evernote Business و HighTail و Onehub و FileHold و Document Locator و eFileC Cabinet و InfoRouter.

من أجل السماح لك باختيار أفضل نظام أساسي لإدارة المستندات لمؤسستك ، قمنا بتقييم العديد من الأنظمة الأساسية المتاحة في السوق.

وفحصنا عوامل مثل سهولة الاستخدام والأمان وإدارة الإصدار والتعاون في المستندات. إذن ، إليك قائمة بأفضل أنظمة إدارة المستندات التي يمكنك وضعها في الاعتبار.

ملفات M: الأفضل لسهولة الاستخدام

M-Files عبارة عن نظام أساسي كامل لإدارة المستندات مع نظام أساسي سهل الاستخدام وسهل الاستخدام. وهي مجهزة بوظائف متعددة تسهل التصنيف السلس للوثائق ومسح المستندات المادية وأتمتة العمليات.

الفوائد الرئيسية

• توفر M-Files اتصالاً بشركة Parashift ، وهي شركة تكنولوجية معروفة باسترجاع المستندات من خلال التعلم الآلي. من خلال الاستفادة من هذا التكامل ، يمكنك تبسيط مهام سير العمل وأتمتتها.
• بدلاً من عرض المعلومات بشكل فعلي وتصنيف الملفات ، يمكنك التعامل مع مجموعة كبيرة من الملفات شبه المنظمة والمنظمة وغير المهيكلة تلقائيًا.
• بدلاً من الاعتماد على نهج تقليدي قائم على المجلد ، تستخدم ملفات M البيانات الوصفية لتصنيف المواد حسب العلامات والكلمات الرئيسية والمجموعات وما إلى ذلك. هذا يبسط عملية البحث عن جميع أنواع المستندات والتعامل معها.
• يتوفر الوصول إلى الهاتف الذكي دون اتصال بالإنترنت مع ملفات M ، مما يتيح لك عرض الملفات بسهولة من هاتفك الذكي ، حتى بدون اتصال بالإنترنت.
• توفر ملفات M تكاملاً سلسًا مع مجموعة واسعة من الأدوات ، مثل Google Workspace و Salesforce و Microsoft Office وغيرها.

محددات

• قد تستغرق ميزة التصنيف التلقائي للعلامات بعض الوقت لتعتاد عليها.
• واجهة المستخدم للنظام الأساسي قديمة بعض الشيء.

التسعير

لتجربة ملفات M ، يمكنك الحصول على نسخة تجريبية مدتها 30 يومًا من خلال إكمال استبيان. أو يمكنك الاتصال بهم لطلب مظاهرة.

Zoho Docs: الأفضل لحفظ المستندات وإدارتها بسهولة

يعد Zoho Docs من بين أفضل أنظمة إدارة المستندات الموجودة في هذه المجموعة.

يسمح لك Zoho Docs بحفظ جميع ملفاتك في السحابة والتعامل معها ، إلى جانب توفير ميزات تعاون فعالة. يتيح لك مشاركة المستندات الخاصة بك ويتيح لك سهولة إنتاجها وتعديلها أثناء التنقل.

باستخدام Zoho Docs ، يمكنك تحويل مستندات MS office إلى ملفات PDF ومشاركتها بين أعضاء الفريق على الفور.

الفوائد الرئيسية

• يسمح لك بحفظ الملفات الضخمة دون عناء ، مثل تسجيلات الفيديو والأدلة وحتى المستودعات بأكملها.
• باستخدام Zoho Docs ، يمكنك بسلاسة إنشاء مجلدات رئيسية ومجلدات فرعية لتنظيم أنيق للملفات استنادًا إلى المهام والأدوار وتنسيقات الملفات.
• يمكنك أداء مهامك على كمبيوتر سطح المكتب الخاص بك سواء كنت متصلاً بالإنترنت أم لا - تتم مزامنة الملفات تلقائيًا بمجرد إعادة الاتصال بالإنترنت.
• يقوم بإنشاء نسخ احتياطية تلقائية للملفات لتجنب فقدان المعلومات.
• يتيح لك تكوين مجموعة لمشاركة المستندات مع عدد من الأشخاص في وقت واحد. بالإضافة إلى ذلك ، فإنه يوفر وظيفة مسار المراجعة لإدارة التعديلات التي قام بها زملاء العمل الآخرون.
• يوفر نظام مراسلة فورية داخل البرنامج للتعاون مع عدة موظفين.
• إنه يضمن أمانًا صارمًا عن طريق تشفير الملفات باستخدام مفتاح 2048 بت المستند إلى RSA الذي تم إنشاؤه باستخدام Perfect Forward Secrecy (PFS).

محددات

• تبدو واجهة المستخدم قديمة وبدائية.
• يمكن أن تستخدم سرعة تحميل البرنامج التحسين ، خاصةً عند تضمين الكثير من المستندات.

التسعير

يوفر Zoho Docs إصدارًا مجانيًا يمكن أن يستوعب ما يصل إلى خمسة أفراد. تبدأ حزمها المتميزة بسعر 4 دولارات شهريًا وما بعده. يمكنك الاستفادة من الإصدار التجريبي المجاني لمدة 15 يومًا قبل الشراء.

Docuware: الأفضل لعمليات تكامل الجهات الخارجية

إذا كانت الشركة تستخدم مجموعة متنوعة من الأدوات ، فيمكن أن يكون DocuWare هو برنامج إدارة المستندات المثالي لمتطلباتها. من خلال الاتصال ببرامج أخرى ، فإنه يوفر التوحيد ، فضلاً عن توفير معلومات محدثة على الفور.

الفوائد الرئيسية

• يوفر DocuWare اتصالات API مع أكثر من 500 برنامج مختلف. بغض النظر عن القطاع ، يمكنك إدارة ملفاتك بسهولة ، جنبًا إلى جنب مع الحفاظ على إنتاجية العمل.
• وهو يسمح بطرق مختلفة لتحقيق التكامل ، بدءًا من الاتصال الأساسي بنقرة ونقر إلى خيارات اتصال API المعقدة.
• يوفر موصلات متخصصة مصممة لبرامج بارزة مثل Outlook و SAP وما إلى ذلك.
• إنه يضمن أمان البيانات ويتوافق مع اللوائح مثل القانون العام لحماية البيانات (GDPR) وقانون حماية حقوق الملكية الفكرية (HIPAA).
• يمكنك السماح للمجموعات اللامركزية والبعيدة بالوصول إلى الملفات من أي مكان في أي وقت.
• يمكنك استخدام الذكاء الاصطناعي لـ DocuWare لتحويل أي ملف إلى إصدار قابل للقراءة للفهرسة التلقائية والسريعة.
• يتيح Versioning للموظفين تعديل الملفات معًا مع الاحتفاظ بالإصدارات السابقة.

محددات

• توفر حزمة البداية سعة أرشفة تصل إلى 20 جيجابايت كحد أقصى ، والتي قد تكون غير كافية للشركات الكبيرة.
• يمكن أن تكون تكلفة DocuWare عالية جدًا.
• يفتقر موقع Docuware إلى محتوى تعليمي كافٍ.

التسعير

تقدم DocuWare Cloud تراخيص قابلة للتكيف مصممة خصيصًا لأحجام مختلفة من المؤسسات من خلال نموذج الاشتراك. يجب عليك تحديد عدد التراخيص الفردية ومساحة التخزين المطلوبة لشركتك.

درج رقمي: الأفضل لاستيراد الملفات والمجلدات

إذا كنت تبحث عن نظام أساسي يتيح لك مسح الملفات وحفظها وحمايتها ، فقد يكون Digital Drawer هو أفضل نظام لإدارة المستندات بالنسبة لك.

يمكن أن تساعدك المنصة على توفير الوقت من خلال العملية التلقائية لحفظ الملفات ومسحها ضوئيًا. كما يوفر تخزين الملفات في الموقع للحصول على درجة إضافية من الأمان.

الفوائد الرئيسية

• يتيح هذا البرنامج للمستخدمين ترتيب جميع الملفات في مكان واحد دون عناء باستخدام تسلسل هرمي لمجلد الملفات مشابه لنظام Windows.
• باستخدام هذا الحل ، يمكنك دمج الملفات أو إلحاق الصفحات بالملفات القديمة بسلاسة. يمكنك أيضًا تسميتها مرة أخرى بفهارس مميزة.
• يمكنك استخدام وظائف مثل إمكانيات المسح الضوئي والنسخ واللصق والسحب والإفلات والاستيراد لإضافة المستندات.
• يوفر أمانًا قويًا لجميع الملفات بتشفير AES-128 بت.
• يمكّنك الدرج الرقمي من العمل بسلاسة مع العديد من الموظفين من خلال تقييم التعديلات على المستند على الفور.
• باستخدام بحث قوي ، يمكنك اكتشاف المستندات المحفوظة في أي دليل على وحدة التخزين دون عناء.
• يقوم هذا البرنامج بمزامنة التعديلات التي تم إجراؤها على المستندات عبر جميع الأجهزة.

محددات

• يحتوي برنامج إدارة المستندات هذا على مجموعة محدودة من الوظائف ، والتي قد لا تكون مناسبة للشركات الكبيرة.
• يمكن أن تكون تكلفة الشراء لمرة واحدة مرهقة بشكل خاص للشركات الصغيرة.

التسعير

يوفر Digital Drawer إصدارًا تجريبيًا مجانيًا لمدة 10 أيام بوظائف كاملة. للشراء ، يمكنك الاختيار بين دفعة واحدة قدرها 1200 دولار لترخيص واحد لعضو واحد ، أو حزمة عضوية سنوية بمبلغ 500 دولار.

Dropbox: الأفضل لإدارة المستندات الشاملة

Dropbox هو نظام إدارة مستندات مشهور وكامل الميزات (DMS) يتيح إدارة كل من الوسائط المتعددة والملفات التقليدية.

تشتهر Dropbox بقدراتها البديهية ونطاقها الواسع من الوظائف ، مثل الاتصال بأدوات مختلفة ، والتحكم في إصدار الملف ، ودعم التعرف الضوئي على الحروف ، وإدارة الأدوار الدقيقة.

كما يسمح أيضًا بتعديل الملف ، ويتم توفير التعديلات على الفور لجميع الموظفين.

الفوائد الرئيسية

• تتيح لك ميزة "تحويل الحساب" مشاركة مستندات الشركة بأمان عبر مختلف الموظفين في حالة إعادة التنظيم أو الاستبدال.
• باستخدام Dropbox ، يمكنك عرض كل أعمالك من خلال صفحات ذات مظهر احترافي ومراقبة تفاعل العارض مع مستنداتك.
• يدعم Dropbox التكامل السلس مع أكثر من 300000 تطبيق.
• يأتي مزودًا بوظيفة "المسح عن بُعد" ، والتي تتيح لك مسح المستندات فورًا من الملفات الشخصية المخترقة والأدوات المسروقة لحماية المعلومات الحساسة.
• يمكّنك من تتبع تصرفات موظفيك عبر لوحة الإدارة.
• يتيح لك استعادة المستندات المحذوفة عن طريق استعادة الإصدارات السابقة من الملف.
• توفر هذه المنصة المزامنة عبر مجموعة من الأنظمة والأجهزة.

محددات

• تطبيق الهاتف الذكي Dropbox ليس سهل الاستخدام مثل إصدار سطح المكتب
• تحميل المستندات ليست بالسرعة المتوقعة

التسعير

يقدم Dropbox العديد من الحزم المتميزة ، ولكل منها مجموعة الحزم الفرعية الخاصة به. تبلغ تكلفة خطة Dropbox الشخصية 9.99 دولارًا شهريًا. تكلف الحزمة الاحترافية 16.58 دولارًا شهريًا.

eFileC Cabinet: الأفضل للبحث داخل المستندات

eFileC Cabinet هو أحد برامج إدارة المستندات المتقدمة التي تتيح لك تحويل المستندات الورقية إلى ملفات رقمية. يمكّنك هذا من حفظها على سطح المكتب أو عبر الإنترنت لعرضها أو استخدامها من أي مكان ومتى تريد.

يتيح لك البرنامج مشاركة مستند واحد في عدة أنواع ملفات باستخدام عناوين URL مقفلة بكلمة مرور. من السهل أيضًا تصنيف الملفات والعثور عليها.

الفوائد الرئيسية

• يساعدك في تحديد موقع مستند في أي دليل بمساعدة خيار البحث المتقدم الذي يمكنه البحث في المحتوى داخل المستندات.
• يقوم التطبيق بتصنيف الملفات وتحديدها تلقائيًا وتسميتها وحفظها بناءً على التفاصيل الواردة فيها.
• يمكنك الاستفادة من هياكل المجلدات الجاهزة التي تريد استخدامها عبر النظام الأساسي. حتى أنه يمكّنك من إنشاء ملفات ذات تسميات مخصصة.
• باستخدام وظيفة File Request ، يمكنك السماح للعملاء والموظفين الافتراضيين بمشاركة المستندات من موقعهم على النظام الأساسي دون التسجيل أولاً.
• تمكنك من طلب التوقيعات الرقمية. والاحتفاظ بسجلات للأحداث والتغييرات في الملفات ذات التوقيعات الرقمية للأمن والالتزام بالمعايير واللوائح.
• يحتوي على تطبيقات للهواتف الذكية لهواتف Android و iOS بالإضافة إلى برنامج لأجهزة كمبيوتر سطح المكتب.
• يدعم المصادقة الثنائية (المصادقة الثنائية) ويوفر الوصول إلى المستخدمين بناءً على أدوارهم لتعزيز الأمان. يوفر تشفيرًا كاملاً مع حفظ المستندات وإتاحة الوصول إلى الآخرين.
• يتيح لك ربط النظام الأساسي بالبرامج الخارجية ، مثل MS Office و Salesforce.

محددات

يمكن أن تكون واجهة المستخدم الخاصة به أكثر سهولة
قد يكون التعلم صعبًا للمبتدئين

التسعير

يجب عليك الاتصال بـ eFileC Cabinet لتلقي تقدير لمؤسستك. سيتعين عليك الشراء خلال فترة التقييم عبر حساب الاختبار.

FileHold: الأفضل لمسح المستندات الرقمية ضوئيًا

FileHold هو برنامج لإدارة المستندات للشركات الكبيرة. إنه اقتصادي وسهل الإعداد. يمكّنك من رقمنة الملفات وحفظها وفهرستها باستخدام نظام واحد.

تساعدك الإمكانات مثل الاطلاع على الملفات ومسحها ضوئيًا لتوفيرها دون عناء على التأكد من وجود جميع الملفات. كما يتيح لك تحديد موقع الملفات بسهولة عندما تطلبها. للأمان الكامل ، يمكنك إعداد التطبيق على مضيف محلي.

الفوائد الرئيسية

• يحتوي على عملية مشاركة مستندات آمنة والتي تأتي مع تأكيد على أن المستلم (المستلمين) قد استلم الملف.
• كن خاليًا من الورق عن طريق تحويل الملفات إلى تنسيقات رقمية على الفور لنقلها إلى متلقين مختلفين حول العالم.
• يحتوي على تطبيق جوال فعال يسمح بإدارة خالية من المتاعب لمجموعة كاملة من الملفات.
• لديه خيار بحث شامل مشابه لـ Google. يتيح لك ذلك استخدام البيانات الوصفية للملفات للحصول على نتائج بحث أكثر ملاءمة.
• يمكنك توصيله بسهولة مع MS Office. يمنحك ذلك بوابة إلى تطبيقات مثل Word و Outlook و Excel و PowerPoint و Visio.
• لا يسمح لأي شخص بتحرير مستند إذا كان هناك موظف آخر يقوم بالفعل بتحريره. إنه يمنع خطر تعرض محتويات المستند للخطر.
• يتيح لك تحرير الملفات حتى إذا لم تكن متصلاً بالإنترنت. سيتم تحديث أي تعديلات تجريها بمجرد إعادة الاتصال بالإنترنت.

محددات

• إذا كنت مبتدئًا ، فقد يكون من الصعب بعض الشيء استيعاب جميع إمكانيات نظام إدارة المستندات هذا.
• برنامج FileHold الداخلي غير متوافق مع Mac.

التسعير

لديك خيار التسجيل للحصول على حساب تجريبي مجاني أو عرض ندوة على الويب لفهم إعداد سعر FireHold. التطبيق ذو أسعار معقولة ، ويمكنك الحصول عليه بناءً على خطة الفواتير لكل مستخدم. تعتمد الفواتير على عدد الموظفين الذين يستخدمون البرنامج والوظائف الإضافية التي تختارها.

HighTail: الأفضل لمعاينات المستندات المحمولة

HighTail هو برنامج لإدارة المستندات يجعل إدارة الملفات الرقمية أكثر سهولة وطبيعية. إلى جانب ذلك ، يتيح للمبدعين إمكانية الوصول إلى المستندات كبيرة الحجم ، بالإضافة إلى مقاطع الفيديو والصور وعروض الشرائح والرسومات وما شابه.

الفوائد الرئيسية

• يسمح لك بمشاهدة المستندات كبيرة الحجم دون الحاجة إلى حفظ هذه الملفات.
• يمكّنك من مراجعة المستندات بمساعدة الرسوم التوضيحية مثل المربعات أو الخطوط أو الأسهم أو الأشكال الحرة أو بعض الأنواع الأخرى من التعليقات التوضيحية على المستندات الغنية بالوسائط.
• يمكنك مقارنة نسختين من المستند بوضعهما جنبًا إلى جنب على جهاز الكمبيوتر الخاص بك لرؤية التعديلات وتقديم تعليقات تقييمية بسلاسة.
• بعد منح حق الوصول إلى الملفات ، لا يتعين على الموظفين تسجيل الدخول لعرضها أو استخدامها.
• يحتوي التطبيق على تشفير 256 بت AES بالإضافة إلى إجراءات أمان عالية الجودة لضمان سلامة مشددة في جميع أنحاء الشبكة.
• يقدم إشعارات عندما تصل الملفات إلى المستلمين المقصودين ويقومون بتنزيلها ، عبر ميزة Send Tracker الخاصة بها.

سلبيات

• تنقضي الروابط التي تشاركها مع الملفات في وقت قصير.
• خيار البحث بطيء ويتطلب عوامل تصفية إضافية لتحسينه.

التسعير

يبدأ الاشتراك المميز من 12 دولارًا شهريًا ويمكن أن يزيد إلى 36 دولارًا كل شهر.

محدد موقع المستندات: الأفضل لبناء تدفقات عمل فعالة

Document Locator هو نظام إدارة مستندات يسمح لك بالاتصال بـ Windows بالإضافة إلى السحابة لإدارة المستندات ومشاركتها دون عناء.

بعض الإمكانيات التي يوفرها هي التحكم في الإصدار ، ومسح المستندات الورقية إلى ملفات رقمية ، والتحكم في الملفات ، وإدارة رسائل البريد الإلكتروني.

الفوائد الرئيسية

• يتيح لك برنامج إدارة المستندات هذا تحويل الملفات الورقية إلى ملفات رقمية قابلة للفهرسة تمامًا.
• يسمح لك بالتقاط المستندات والحصول على البيانات الوصفية بتفاصيل الملف الأساسية.
• لديها عدد من إمكانيات الأتمتة ، مثل المهلة ، وسير العمل على أساس أدوار المستخدم ، ونقاط مراقبة الجودة ، وقوالب التنبيه القابلة للتحرير.
• يتيح لك تسجيل تأكيد الملفات الرقمية للمساءلة والامتثال للوائح بكل سهولة. يمكنه حتى التعامل مع جميع مراحل الموافقة من شخص واحد والموافقة الأكثر تعقيدًا من قبل أشخاص متعددين.
• يتيح لك تسجيل البيانات الوصفية للمستندات الممسوحة ضوئيًا من خلال أوراق الغلاف أو المناطق أو الرموز الشريطية. أو يمكنك استخدام وظيفة المعاينة في Document Pro لتحديد معلمات مختلفة واحدة تلو الأخرى على جهاز الكمبيوتر الخاص بك.
• يمكن تشغيله على المتصفحات والهواتف الذكية وكذلك أجهزة الكمبيوتر المكتبية.

محددات

• واجهة المستخدم غير منظمة بعض الشيء.
• لا يستضيف دورات تدريبية كثيرًا.
• في بعض الأحيان ، يمكن أن يكون النظام الأساسي بطيئًا بعض الشيء أثناء التنقل عبر سير العمل ، خاصةً عند استخدامه من قِبل عدة أشخاص.

التسعير

يمكنك الاتصال بممثلي Document Locator لمعرفة المزيد حول خيارات الترخيص وخطط العضوية وتطبيق السحابة أو الخادم في الموقع والعروض التوضيحية الافتراضية.

IsoTracker: الأفضل لدعم العملاء

من بين جميع برامج إدارة المستندات التي قمنا بتقييمها ، تقدم IsoTracker أفضل دعم للمستخدم. يمكن لأولئك الذين يحتاجون إلى المساعدة استخدام المراسلة الفورية للوصول إلى موظفي مكتب المساعدة. أيضًا ، هناك خيار للاتصال بوكيل الدعم على الفور ، أو إرسال نموذج اتصال.

الفوائد الرئيسية

• يوفر لك النظام الأساسي إمكانية التحكم في تغيير المستندات وإصدارها بشكل فعال.
• يوفر لك قاعدة بيانات مركزية للملفات يمكنك الوصول إليها وقتما تريد ومن المكان الذي تريده.
• يمكن أتمتة تخزين الملفات وفهرستها وإرسال التنبيهات للمهام وأنشطة الموافقة على الملفات.
• للحفاظ على أمان التطبيق ، يقوم بنسخ الملفات احتياطيًا كل يوم ، ولديه تشفير وتحكم في الوصول الدقيق ، ويسجل الأنشطة المتعلقة بالملف.

محددات

• يمكن أن تكون إعدادات القائمة وتخطيطها أفضل
• تبدو واجهة المستخدم قديمة بعض الشيء ، مما يجعل استخدامها صعبًا بعض الشيء.

التسعير

على الرغم من أن النظام الأساسي لا يذكر التكلفة بوضوح ، يمكن للمستخدمين استخدام نموذج حساب عبر الإنترنت لتقييم ما إذا كان IsoTracker يلبي متطلباتهم وميزانياتهم. تقدم المنصة نسخة تجريبية مجانية لمدة 60 يومًا.

Evernote Business: الأفضل لإدارة الملاحظات ولقطات الشاشة

لا شك أن Evernote Business من بين البرامج المعروفة على نطاق واسع لتنظيم المستندات. يتيح لك إنشاء المستندات والمذكرات ومشاركتها دون عناء ، لإنشاء بيئة عمل أكثر ذكاءً وكفاءة.

الفوائد الرئيسية

• باستخدام أداة قص الويب ، يمكنك حفظ لقطات سريعة للمواقع لاستخدامها لاحقًا. يتيح لك تخزين جميع البيانات ذات الصلة رقميًا ، مما يسهل الوصول إليها عند الحاجة.
• من خلال استخدام قوالب Evernote المصممة مسبقًا ، يمكنك توفير الوقت والطاقة عند تلبية متطلبات معينة.
• يوفر تكاملاً شاملاً مع البرامج الخارجية المختلفة. يتضمن ذلك Gmail و Google Drive و Salesforce و Slack و Outlook.
• يتيح لك البحث في الملاحظات المكتوبة بخط اليد وصور السبورة والصور الممسوحة ضوئيًا. يتقن التعرف على 11 لغة مكتوبة بخط اليد و 28 لغة مكتوبة.
• يسمح لك بمسح النسخ الورقية من الملفات وتخزينها بشكل آمن كملفات رقمية.

محددات

• يمكن أن تكون إدارة الملاحظات أكثر منهجية للمستخدمين ذوي الخبرة الذين يتعاملون مع كمية كبيرة من البيانات.
• يمكن أن يكون تحميل المستندات وتنزيلها بطيئًا إلى حد ما ، خاصة إذا كان حجم الملف كبيرًا جدًا.

التسعير

هناك مستويات مختلفة من حزم الاشتراك المتاحة ، كل منها يقدم مجموعة من الميزات والفوائد حسب احتياجات المستخدم. حزمة البداية هي 7.99 دولارًا شهريًا لكل مستخدم.

Smartsheet: الأفضل لإدارة المشاريع

غالبًا ما تفضل المؤسسات Smartsheet كأحد أفضل حلول المستندات لتنظيم المهام وإدارة المستندات والعمل الجماعي بسلاسة.

السمة المميزة لهذه الأداة هي قدرتها على الاتصال الشامل بأدوات الطرف الثالث. وتشمل هذه Salesforce و Zapier و Dropbox و Google Apps وغيرها الكثير.

الفوائد الرئيسية

• يبسط إجراءات العمل والإجراءات التشغيلية من خلال استخدام القوالب المصممة مسبقًا المتوفرة.
• باستخدام برنامج إدارة المستندات هذا ، يمكنك العمل بسلاسة كفريق على المحتوى من خلال تتبع تقدم الإنتاج من ورقة واحدة.
• كما يسمح لك بتفويض المهام وتكوين التنبيهات الآلية وتمكين الآخرين من تقييم المحتوى ونشر تعليقات شاملة في شكل ملاحظات مرفقة.
• يعطي الأولوية لأمان ملفاتك عن طريق نسخ البيانات احتياطيًا على عدة مواقع ، مستضافة مع AWS و Equinix.
• يتيح لك توفير الوقت عن طريق أتمتة المهام المتكررة عبر طلبات الموافقة وإشعارات التحديث.
• يمكنك أيضًا تبسيط روتين عملك ببساطة عن طريق دمج الخطوات المختلفة والمسارات الشرطية.
• يتيح لك استيراد المعلومات بسهولة من أوراق Excel ومستندات CSV وجداول بيانات Google.
• يمكنك عرض المستندات على هاتفك عبر تطبيقات الجوال لنظامي التشغيل Android و iOS.

محددات

• يمكن أن يكون فهم كل قدراته أمرًا مربكًا في البداية
• تفتقر Smartsheet إلى بعض ميزات Excel الأساسية ، مثل ميزة البحث

التسعير

تبدأ الخطط المدفوعة لـ Smartsheet بخطة Pro ، والتي تكلف 7 دولارات شهريًا. هناك أيضًا متغير أعمال يتطلب ما لا يقل عن ثلاثة مستخدمين ويكلف شهريًا 25 دولارًا لكل مستخدم.

InfoRouter: الأفضل لتتبع المستندات في الوقت الفعلي

برنامج آخر لإدارة المستندات يستحق النظر فيه هو InfoRouter ، والذي يسمح بمعالجة الملفات بكفاءة.

بخلاف بعض أنظمة إدارة المستندات الأخرى ، يجب تنفيذ InfoRouter على جانب الخادم بدون أي عناصر من جانب العميل. لحسن الحظ ، تتمتع الأداة بإمكانية تطوير هائلة وقادرة على استخدام ما يقرب من 100 مضيف لتخفيف الحمل.

الفوائد الرئيسية

• باستخدام هذه الأداة ، يمكنك إدارة مستنداتك المهمة بأمان عن طريق إرسالها من خلال إجراءات العمل المحددة مسبقًا ومراقبة التقدم المباشر.
• يوفر تحليلًا مشتركًا للأحداث اليومية.
• يدعم لغات متعددة ، مما يسمح لك بتلقي رسائل البريد الإلكتروني بلغتك المفضلة.
• يقوم تلقائيًا بجلب المستندات داخل الدلائل المراقبة في مجلدات محددة مسبقًا.
• يمكنك أيضًا تحويل الصور إلى مستندات PDF بسهولة باستخدام هذه الأداة.
• لا يوجد حد لعدد المجلدات التي يمكن إنشاؤها.
• إنه يسهل HTTPS وكذلك SSL ، مما يضمن اتصالات آمنة.
• يمكنك أيضًا تعديل المحتوى والقوالب الخاصة برسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك وفقًا لتفضيلاتك.

محددات

• يمكن أن يصبح بطيئًا عند تحميل مستندات كبيرة الحجم.
• تحتوي واجهة المستخدم الحالية على العديد من الميزات على الشاشة الرئيسية ، مما قد يؤدي إلى إرباك المستخدمين.

التسعير

معلومات التسعير لهذه الأداة غير متاحة للجمهور ويجب طلبها مباشرة من البائع.

Onehub: الأفضل للحفاظ على مستنداتك آمنة

Onehub هو نظام إدارة مستندات أكثر فعالية لمجموعتنا. تجعل إمكانية السحب والإفلات تحميل المستندات أمرًا بسيطًا. بالإضافة إلى ذلك ، فإنه يمكّن العملاء من تنظيم المستندات في مجلدات فرعية ، والحفاظ عليها آمنة ، وإدارة الإصدارات.

الفوائد الرئيسية

• يمكنك استيراد المستندات بسرعة باستخدام خاصية السحب والإفلات. بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك من استخدام بنية مجلد - ملف ، وبوابة FTP محمية لتحميل عدد كبير من الملفات ، والتحكم الآلي في إصدار المستند أيضًا.
• تنفذ هذه المنصة العديد من بروتوكولات الأمان ، مثل التفويض بناءً على أدوار المستخدم ، والمصادقة الثنائية ، وتسجيل الخروج من الجلسة.
• باستخدام Onehub ، يمكنك معاينة المستندات والملفات دون عناء دون حفظها ، سواء كان ذلك على هاتف ذكي أو متصفح إنترنت.
• يمكّنك نظام إدارة المستندات هذا من الاتصال بزملائك في العمل من خلال الرسائل والمراجعات والموافقات وتعليقات المجلد.
• يتصل هذا النظام الأساسي بسهولة مع OneDrive و Google Drive.
• يتيح لك تتبع جميع أنشطة التحميل والتخصيص. يمكنك استخدام مسارات التدقيق لإلغاء الأذونات على الفور إذا تم اكتشاف أي نشاط مشبوه.

محددات

• لا يمكن تقسيم أعضاء المجموعة إلى مجموعات أصغر
• صعب التعلم ويفتقر إلى المواد التدريبية الكافية

التسعير

تبدأ حزم Onehub المميزة من 12.50 دولارًا شهريًا وتمتد حتى 500 دولار شهريًا. بالإضافة إلى ذلك ، تأتي جميع الحزم مع إصدار تجريبي مجاني لمدة 14 يومًا.

DocuPhase: الأفضل لتعزيز الإنتاجية

DocuPhase لديه العديد من القدرات والوظائف التي تمكن المجموعات من العمل بشكل أكثر منهجية وفعالية.

الفوائد الرئيسية

• يستخدم التطبيق تقنية الفهرسة التلقائية التي تعتمد على الذكاء الاصطناعي والتي تمكن المستخدمين من تعيين الملصقات مقدمًا وفصل المستندات وتصنيفها عند الاستلام.
• يتيح خيار البحث المتقدم للمستخدمين تحديد تفاصيل الملف بسرعة.
• باستخدام التوجيه التلقائي للمستندات ، يمكنك مشاركة تفاصيل المستند مع المتخصصين ذوي الصلة.
• DocuPhase هو تطبيق مرن. لديها وظائف مفيدة للمجموعات التي تتعامل مع الكثير من الملفات.
• يمكن أتمتة تنظيم المستندات ومراقبتها بشكل منهجي.

محددات

• تعتبر ترقية أو تطبيق التصحيحات الأمنية أمرًا صعبًا بدون مساعدة من مكتب المساعدة.
• قد يجد المبتدئين صعوبة في تعلم الوظائف المختلفة.

التسعير

يمكن لقسمك تقييم عرض توضيحي مخصص قبل شراء التطبيق. يعتمد هيكل السعر على الوظائف التي يختارها فريقك ، حيث إن احتياجات كل مجموعة فريدة من نوعها.

الأفكار النهائية حول أنظمة إدارة الوثائق

مع تحول الرقمنة إلى القاعدة ، تختفي الملفات الورقية. والتخزين الافتراضي هو بالتأكيد البديل المفضل.

هذه بعض من أفضل برامج إدارة المستندات. لكن هذه التطبيقات لها وظائف فريدة وخصائص مميزة.

قد ترغب بعض الشركات في إمكانات متقدمة. قد يشمل ذلك الاتصال بواجهة برمجة تطبيقات معينة أو توجيه المستندات عبر أنظمة مختلفة لمزيد من الأمان أو الامتثال لمعايير ISO.

ولكن إذا لم تكن بحاجة إلى الأجراس والصفارات الإضافية ، فإن إعداد نظام إدارة المستندات يكون سلسًا ومباشرًا. يمكنك البدء في استخدام برنامج إدارة المستندات على الفور. ما عليك سوى تقييم التطبيقات المختلفة وقدراتها واختيار الأنسب لاحتياجاتك.