مهارات إدارة الأحداث التي تحتاجها كمخطط

إدارة الأحداث هي عمل صعب. لتولي دور مثل هذا ، فأنت بحاجة إلى أكثر من مجرد مهارات تنظيمية. سيتعين عليك الانتباه إلى التفاصيل والاستعداد للرد على طلبات الأشخاص. على الأرجح ، سيتعين عليك إخماد حريق أو اثنين.

ومع ذلك ، إذا كنت تحب العمل مع الأشخاص ، فقد يكون التخطيط للحدث مفيدًا. وهناك دائمًا نصائح وإرشادات لمساعدتك على التحسن.

توضح هذه المقالة 20 من مهارات إدارة الأحداث التي يحتاجها المخططون لتنظيم الأنشطة الناجحة. يمكن لجميع أولئك الذين يرغبون في الحصول على وظيفة في هذا المجال أن يتعلموا ما يلزم ليكونوا في أفضل حالاتهم. لا تتردد في اكتشاف قدراتك الفطرية وكيفية تطوير قدرات جديدة.

مهارات إدارة الأحداث التي يجب أن تكون مخططًا لها

مهارات الناس

هناك شيء واحد تشترك فيه جميع الأحداث: أنها تشمل الناس. بغض النظر عن نوع الحدث الذي تستضيفه (شخصيًا ، أو أحداث البث المباشر ، أو الأحداث المختلطة) ، فإن الأشخاص متواجدون دائمًا. هذا هو السبب في أن مهارات التعامل مع الأشخاص لديك تلعب دورًا مهمًا.

سيتعين عليك التفكير في جميع أنواع الشخصيات وعليك القيام بذلك بكفاءة. وهذا يشمل الموردين والمشرفين والجهات الراعية وزملاء العمل والبائعين والموظفين والمسؤولين الحكوميين والمديرين التنفيذيين. يتضمن جزء كبير من نجاح حياتك المهنية الشعور بالراحة عند الاتصال بكل هذه الأشياء. بعبارة أخرى ، تعتبر مهارات الاتصال أساسية في هذا العمل.

مهارات تنظيمية

عندما يتعلق الأمر بالمهارات التنظيمية ، يجب أن يكون مخططو الأحداث قادرين على إعداد كل شيء بكفاءة.

سيحتوي كل حدث من أحداثك على آلاف القطع التي يجب عليك تجميعها بمهارة. علاوة على ذلك ، عادة ما يعمل مديرو الأحداث الناجحة في العديد من المشاريع في وقت واحد.

سيتعين عليك التأكد من تنفيذ الطلبات والفواتير والاجتماعات والتسليمات والمهام الأخرى بشكل صحيح وفي الوقت المناسب. وبالتالي ، فإن إحدى أهم مهارات إدارة الأحداث هي قدرتك على التنظيم. من خلال القيام بذلك بالطريقة الصحيحة ، فإنك تضمن لنفسك حدثًا ناجحًا.

مهارات التواصل

حتى الآن ، من الواضح أنك بحاجة إلى التعامل ليس فقط مع العملاء ولكن مع الشخصيات الرئيسية الأخرى في عملية التخطيط للحدث. لكن مهارات الاتصال تتجاوز هذا ؛ يجب عليك أيضًا نقل الرسائل بوضوح.

تأكد من أن تعليماتك صريحة ومباشرة ، خاصة عند التعامل مع فريق التخطيط الخاص بك. تأكد أيضًا من قيامك بذلك بشكل جذاب.

في اللحظة التي تقبل فيها المسؤولية كمنظم أحداث ، فإنك تلتزم بذلك. الآن ، أنت قائد هذا الحدث ومسؤول عن نجاحه. يمكن لأسلوب قيادتك أن يحدث فرقًا إذا كنت تضمن تواصلًا قويًا. كن على دراية بما يفعله فريقك وقدم التعليمات بطريقة شخصية. أيضًا ، يجب أن تكون منفتحًا على ما يقوله زملائك في العمل وأن تكون مستعدًا لدعمهم إذا واجهوا صعوبات.

مهارات إدارة الوقت

مع تقدمك في حياتك المهنية ، سيكون لديك المزيد من المهام التي تستغرق وقتًا طويلاً ، لذا فإن وجود بعض استراتيجيات إدارة الوقت في متناول اليد أمر لا بد منه. لهذا السبب سيكون تعدد المهام أفضل صديق لك. ومع ذلك ، يمكن أن يكون أيضًا أسوأ عدو لك.

سيكون هناك العديد من المواقف التي تقوم فيها بالعصف الذهني مع زميل وتتلقى فجأة مكالمة حول تصميم المرحلة. علاوة على ذلك ، عليك الوفاء بالكثير من المواعيد النهائية. تم تحديد تاريخ الحدث وأنت مسؤول عن كل شيء جاهز في الوقت المحدد.

يمكن أن يكون هذا الموقف بمثابة تذكرة باتجاه واحد للقلق والتوتر ، أو يمكن أن يكون سيناريو لحدث ناجح. كل هذا يتوقف على مهاراتك في إدارة الوقت.

المعرفة بالشبكات

أفضل مخططي الأحداث هم أولئك الذين يمكنهم إنشاء شبكة. تأكد من الاتصال بالمهنيين المختلفين في مجال تخطيط الأحداث.

بمجرد أن يكون لديك شبكة موثوقة ، ستعمل مشاريعك بسلاسة أكبر. لا تنس أنه يمكنهم أيضًا إحالتك إلى عملاء جدد.

فهم الأحداث

تحت المجازفة بالإشارة إلى ما هو واضح ، يجب أن يعرف مخططو الأحداث كيف تعمل صناعة الحدث.

لن تكتمل مهاراتك في التخطيط للحدث حتى تحقق هذه المعرفة. أيضًا ، من المفيد أن تعرف كيفية إعداد طلب عرض (RFP) أو مخطط طابق. تعد مراجعة العقود وتحليلات البيانات أيضًا من المهارات المهمة لإدارة الأحداث.

أكثر من رجال الأعمال ، المحترفون في الأحداث هم فنانون: فهم بحاجة إلى إيجاد حلول إبداعية. كما أنه يساعد على فهم ما هو واقعي وما هو غير واقعي.

أخيرًا ، قد يكون الشخص أكثر موهبة بشكل طبيعي في هذا الصدد. ومع ذلك ، يمكن تطوير هذه المهارات بمرور الوقت أيضًا.

القدرة على البحث

يجب على كل مخطط حدث إجراء بحث للبقاء على اطلاع بأحدث الأخبار في الصناعة. الموارد والأدوات والجوانب المتعلقة بالحدث تستحق الدراسة.

في الوقت الحاضر ، يسهل الوصول إلى هذه المعلومات عبر الإنترنت من خلال محرك بحث. ومع ذلك ، فإن المفتاح هو العثور على الجزء الصحيح من البيانات في محيط المعلومات المتاحة . هذا يعتمد فقط على مهارات البحث الخاصة بالمنظم.

سيتمكن الباحثون الجيدون من العثور على معلومات دقيقة بسرعة. يتضمن ذلك قيود اللحظة الأخيرة ، مثل حدود السعة أو شروط الدخول ، التي قد تطبقها الحكومات.

خدمة موجهة للعملاء

القاعدة الأولى لجميع مديري الأحداث هي "العميل يأتي أولاً". ضع في اعتبارك دائمًا أنك تنظم حدث العميل ، وبالتالي ، يجب عليك إعطاء الأولوية لرؤيته. حتى إذا كنت لا توافق على قرار واحد ، يجب أن تضع احتياجاتهم قبل احتياجاتك. أيضا ، تحتاج إلى النظر في عوامل مثل الميزانية.

تذكر أن الود هو إضافة كبيرة. استخدم تعبيرات مثل "إنه لمن دواعي سروري" أو "دعني أرى ما يمكننا فعله" أو "بالتأكيد". باستخدام هذا النهج ، يمكنك طمأنة ثقة العميل وتقليل قلقه.

مهارات حل المشاكل

إذا كنت تتساءل ما الذي يؤتي ثماره في هذه الصناعة ، فإن الإجابة هي مهارات حل المشكلات.

من المستحيل تخيل حدث بدون مشاكل ، ويجب عليك حلها بهدوء. كونك مدير حدث هو أكثر من مجرد وضع ملاحظات لاصقة وإعطاء بعض التعليمات. في معظم الأوقات ، يجب على المنظمين اتخاذ قرارات صعبة.

ستكون هناك مواقف غير متوقعة يتعين عليك حلها بهدوء وفعالية. من إبقاء الجمهور مستمتعًا أثناء توقف المتحدث الرئيسي في حركة المرور ، إلى العثور على مزود جديد في اللحظة الأخيرة ، يجب أن تكون جاهزًا لكل شيء.

بشكل عام ، ستكون مهارات اتخاذ القرار والقدرة على حل المشكلات أفضل حلفائك.

تعلم التفويض

نريد جميعًا أن نكون في وضع التحكم ، ومع ذلك ، فإن الاهتمام بكل شيء بنفسك ليس هو أفضل استراتيجية.

هناك حدود لما يمكن أن يفعله الشخص ، لذلك عليك أن تتعلم التفويض. يحتاج المديرون إلى الوثوق بفريقهم خاصة عند التخطيط لأحداث كبيرة.

على الرغم من أن هذا ليس شيئًا تقوم ببنائه بين عشية وضحاها ، إلا أنه يستحق التفكير فيه. يعد وجود فريق عمل قوي يمكنك الاعتماد عليه ميزة كبيرة.

القدرة على إجراء محادثات صعبة

ربما ، في مرحلة ما ، سيكون عليك مواجهة مواقف صعبة. إن إعطاء ملاحظات بناءة أو طرد شخص ما ليس بالأمر السهل. عندما تجد نفسك في هذا الموقف ، فأنت بحاجة إلى التعامل معه جيدًا.

إذا كنت ترغب في تشغيل أحداث ناجحة ، فسيتعين عليك اتخاذ قرارات صعبة مثل إزالة أحد أعضاء الفريق أو إعادة تعيين مهمة.

تعتمد مهاراتك القيادية على كيفية التعامل مع مثل هذا السيناريو.

كن مرنًا ومرنًا

إدارة الأحداث ليست حول مجموعة واضحة من المهام. من المهم أن تفهم أن المسؤوليات تتغير ، وأنك بحاجة إلى التكيف مع كل موقف. يمكن أن يتضمن جزء كبير من عملك أي شيء من إخماد الحرائق إلى إجراء مكالمات هاتفية حاسمة ، وتحتاج إلى القيام بذلك بأكبر قدر ممكن من الكفاءة.

يجب أن يكون أداؤك في هذه الحالات لا تشوبه شائبة ، ويجب أن تظل هادئًا. بهذه الطريقة ، يمكنك العودة إلى إدارة العرض في وقت قصير.

يعد وجود قائمة مرجعية أمرًا مهمًا ، ولكن عليك أن تكون قادرًا على الابتعاد عنها. إذا انحرفت الأمور عن عملية التخطيط الخاصة بك ، فأنت بحاجة إلى الرد . خلاف ذلك ، سيعاني الحدث.

أخيرًا ، ضع في اعتبارك أن طريقتك في التعامل مع هذا ستحدد سمعتك كمدير للحدث.

مهارات التفاوض وإدارة الميزانية

المساومة جزء مهم من الوظيفة. في معظم الأوقات ، سيتعين عليك العمل وفقًا لميزانية ، وقد تنقذ مهاراتك في التفاوض الموقف. عند حجز مكان أو التفاوض على عقد ، فأنت تريد الحصول على أفضل سعر حتى تتمكن من تمديد الميزانية.

ولكن كيف يمكنك أن تفعل هذا؟ في حين أن بعض الناس مفاوضون فطريون ، فقد يحتاج الآخرون إلى الممارسة. الكل في الكل ، إنه مزيج من اللباقة والثقة والاستعداد . التنبؤ والتحكم في النفقات من العوامل الحيوية. الخبرة في الفواتير مفيدة أيضًا.

مهارات إتخاذ القرار

هذه نظرة أعمق في إحدى النقاط السابقة. إذا اتخذت قرارًا بصفتك مخطط حدث ، فيجب عليك تحليل الموقف بعناية والنظر في جميع النتائج المحتملة. نظرًا لأن هذا سيكون جزءًا مهمًا من روتينك اليومي ، يجب أن تضعه في الاعتبار كثيرًا.

علاوة على ذلك ، لا يتعلق الأمر فقط باتخاذ قرار سريع ؛ يجب أن تكون حلولك قابلة للتطبيق. اعمل على مهارات اتخاذ القرار لديك وستكون قادرًا على التوصل إلى حلول أفضل في كل مرة.

طور من إبداعك

المخطط الإبداعي أمر حيوي لحدث ناجح. كما أن القدرة على إشراك العملاء والحضور أمر بالغ الأهمية. لا يكفي حجز مكان وتوظيف ممونين وإيجاد خيارات الترفيه المناسبة. هذا هو المكان الذي يصبح فيه الإبداع ضروريًا.

إذا كنت تريد أن يتذكر الناس أحداثك ، فتأكد من تحويل أفكارك إلى تجارب لا تُنسى.

على الرغم من أن هذه ليست مهارة صعبة ، إلا أنها قدرة يمكنك اكتسابها بالممارسة والتفاني.

كن قائدا جيدا

القائد الحقيقي يجمع الناس. بدلاً من إصدار الأوامر ، حاول إشراك الموظفين وإلهامهم لتقديم أفضل ما لديهم.

يجب أن يعمل البائعون والمتطوعون وأعضاء الفريق معًا لتحقيق هدف مشترك. أيضًا ، يجب أن يشعروا أن ما يفعلونه مهم.

بأسلوبك ، حاول أن تجعل الناس يشعرون بأهميتهم وتقودهم نحو النجاح. حتى إذا كان عليك أن تكون قاسيًا في بعض الأحيان ، فتأكد من أن هذه ليست طريقتك الطبيعية للتواصل مع الآخرين في بيئة العمل.

حب ما تعمل

على الرغم من أنها قد تبدو مبتذلة ، إلا أن العاطفة لا تزال جزءًا مهمًا من المعادلة. يجب على مدير الحدث أن يضع شغفه في كل ما يفعله وأن يعمل بحماس. الدافع الذاتي هو المفتاح في هذه المرحلة.

أيضًا ، يمكن أن يكون الشعور بالفخر بعد إنشاء حدث ناجح هو ما يجعل محرك سيارتك يبدأ.

لا أحد يشك في أن إدارة الأحداث هي واحدة من أكثر الوظائف إرهاقًا ، وهذا هو بالضبط سبب احتياجك لتلك الشرارة الإضافية. سيساعدك التحفيز في التغلب على التحديات والحفاظ على هدوئك عندما تصبح الأمور صعبة. اعمل بشغف حقيقي ، وسترى النتائج.

سيؤدي هذا النهج أيضًا إلى زيادة الإبداع ويمنحك شعورًا بالإنجاز.

إجادة التكنولوجيا

في يومنا هذا ، إتقان التكنولوجيا ليس خيارًا. ضع في اعتبارك أن التكنولوجيا هي أفضل صديق للمدير.

يمكن للبرامج والتطبيقات تبسيط العمليات وتحسين كفاءتك ، لذلك لا تخف من استخدامها. حتى إذا كنت لا تعرف الحل من الداخل إلى الخارج ، فتأكد من فهمك للمزايا التي يمكن أن يوفرها.

تماشياً مع هذا ، يمكن أن يكون البقاء على اطلاع بأحدث الاتجاهات مفيدًا جدًا أيضًا.

مهارات إدارة المخاطر

يجب أن تكون السلامة على رأس أولوياتك. من المحتمل أن الحاضرين أو المتحدثين أو الرعاة لا يرون الجهود التي تبذلها في هذا المجال. ومع ذلك ، يجب ألا تقلل من سلامتك أبدًا.

السلامة مهمة لكل شخص مشارك في عملية التخطيط وللحاضرين أيضًا. سواء كان الأمر يتعلق بتدابير السلامة في الموقع أو حماية بيانات العميل ، تأكد من أن الحدث الخاص بك آمن.

ابق على اطلاع دائم على لوائح الرعاية الصحية وتدابير السلامة الحكومية.

حافظ على الهدوء

حتى أفضل تخطيط له نقاط ضعف. بمعنى آخر ، لا يمكنك التنبؤ بجميع المشكلات المحتملة التي قد تنشأ.

إذا كان هناك حادث يهدد الحدث الخاص بك ، فتأكد من التزام الهدوء. بهذا فقط ستتمكن من إيجاد الحل الأفضل.

الأفكار النهائية حول مهارات إدارة الأحداث

تحتوي هذه القائمة على 20 من مهارات إدارة الأحداث التي يجب أن يمتلكها كل مخطط جيد. سيأتي البعض منهم بشكل طبيعي ، لكن البعض الآخر يحتاج إلى الرعاية والتنمية.

ضع هذه النقاط في الاعتبار عند التخطيط للأحداث ، وسترى نتائج جيدة. كل شيء ممكن بشغف وتفاني.

إذا كنت قد استمتعت بقراءة هذا المقال حول مهارات إدارة الأحداث ، فيجب عليك قراءة هذه أيضًا:

• أفضل موارد تخطيط الأحداث التي يجب على كل محترف استخدامها
• استشارة أفكار الأعمال لتجربتها من أجل أعمالك الاستشارية المستقبلية
• كيفية كسب المال من استضافة الأحداث: الدليل الذي تحتاجه بشدة