نصائح لتخطيط الحدث لمساعدتك على تنظيم أفضل حدث

يحتاج مخططو الأحداث إلى أن يكونوا منظمين جيدًا لتنسيق كل خطوة في عملية التخطيط. بدون استراتيجية فعالة ، يمكن أن يتحول الجدول الزمني المزدحم بسهولة إلى الفوضى ، وسرعان ما تفقد السيطرة على الخطة التي تهدف إلى إخراج الحدث الخاص بك من أرض الواقع. نظرًا لأنه يتعين عليك إدارة العديد من البائعين في وقت واحد ، والاتصال بأصحاب المصلحة وإجراء المدفوعات في الوقت المحدد ، فمن المهم تحسين خطة العمل الخاصة بك والتنظيم.

طريقة رائعة للقيام بذلك هي اعتماد نصائح وتقنيات عملية لتعزيز مهاراتك التنظيمية وتحقيق نجاح لحدثك.

على الرغم من اختلاف كل حدث بطريقته الخاصة ، فقد تم تصميم هذا المنشور لمشاركة بعض المعلومات الداخلية العامة التي يمكنك استخدامها عند تنظيم الحدث التالي ، بغض النظر عن هدفه.

فيما يلي مجموعة من بعض النصائح الأساسية لتخطيط الأحداث التي يمكنك تطبيقها عند تجميع حدثك التالي الذي لا يُنسى.

ابدأ في أقرب وقت ممكن

تتمثل الخطوة الأولى في عملية التخطيط للحدث في تحديد هدف واضح ، سواء كان تجمعًا اجتماعيًا أو معتكفًا مشتركًا أو جمع تبرعات. سيكون من الأسهل التركيز على الجوانب الرئيسية للحدث ، مثل الموقع ونوع المكان وجذب الرعاة ، إذا كنت قد حددت نية واضحة ومحددة للحدث.

لا تتأخر عندما يتعلق الأمر بالبدء في التخطيط لحدثك. يحتاج الحدث الكبير إلى ما لا يقل عن أربعة إلى ستة أشهر لتنظيم الأشياء بينما يحتاج الحدث الصغير إلى شهر واحد على الأكثر. من النصائح المهمة التي يجب وضعها في الاعتبار التأكد من إتمام عقود البائعين قبل أسابيع من الحدث للحفاظ على سير الأمور بثبات حتى يومنا هذا.

ضع أهدافًا واضحة وقابلة للقياس

عندما تتطلع إلى تحديد أهداف وغايات واقعية ، ابدأ بسؤالين:

• لماذا يتم التخطيط لهذا الحدث؟
• ما الذي يتوقع منظمو الحدث تحقيقه في هذا الحدث بالذات؟

قم بتحسين معدل نجاح كل مهمة في قائمة التحقق الخاصة بالتخطيط للأحداث الخاصة بك مع فهم قوي للأهداف الرئيسية لشركتك قبل البدء في التخطيط. هل ترغب في جمع مبلغ معين من التبرعات للمشروع الكبير القادم؟ هل تتطلع لاستقبال 50 أو 500 ضيف؟ ربما تحاول لفت الانتباه إلى سبب معين.

تأكد من وضع أهداف بمعايير تسمح لك بقياس تقدمك. سيساعد هذا فريقك ليس فقط على تصور الأهداف ولكن لتحقيقها أيضًا. سيأخذ مخطط الأحداث القادر في الاعتبار أيضًا النتيجة عند الوصول إلى الأهداف ، وفقدانها ، وحتى تجاوزها. سيفكرون أيضًا في الوقت المناسب لإنهاء الأمور ، والوقت المناسب لتجربة شيء أكثر جاذبية مع الحدث التالي. عندما تعرف بالضبط المكان الذي تريد أن تكون فيه ، فأنت تعرف كيف تصل إلى هناك بشكل فعال.

خطط بشفافية

اجعل أصحاب المصلحة الرئيسيين وفريق التسويق على دراية بتخطيط الحدث الخاص بك. أخبرهم بالجدول الزمني الذي وضعته وما ستقدمه ، مثل أهدافك وأهدافك للحدث. من خلال إبقاء أصحاب المصلحة مشاركين في العملية ، يمكنك تمييز التجربة ودمجها لجميع الحاضرين في الحدث.

في حالة وجود حدث بارز ، احرص على إبقاء الحضور على اطلاع دائم قدر الإمكان للتأكد من أن جميع التفاصيل في الجدول الزمني للحدث ، من المفهوم إلى العلاقات العامة الإعلامية ، تعمل بسلاسة.

تعزيز العلاقات المهنية من الاحترام المتبادل

من الضروري أن تضع في اعتبارك أن احترافك مرتبط بتنظيم حدث ناجح . من أهم نصائح التخطيط للحدث التي يجب تذكرها هي التركيز على إشراك العملاء. اسعى لتحديد العملاء الذين يحترمون ما تفعله أنت وشركتك وإقامة شراكة دائمة معهم.

كن عازمًا على إرساء الأساس لعلاقات عمل جيدة من خلال تقييم الاحترام المتبادل والحفاظ عليه. استفد من نقاط قوتك وسوف تخلق تجربة مثالية لضيوفك.

كن أفضل الأصدقاء مع البيانات

طوّر طريقة للقياس والتعلم من نتائج مهارات التخطيط للأحداث لديك ، واجمع البيانات لتحديد تأثيرات قراراتك أثناء عملية التخطيط.

كيف يمكنك التأكد من أن عمليتك لها تأثير مشروع؟ يمكنك إجراء استطلاعات موضوعية وقياس NPS ، على سبيل المثال.

لا يساعدك امتلاك بيانات عالية الجودة على تحسين التخطيط للأحداث المستقبلية فحسب ، بل يدعم حالتك عندما يدفع العملاء بأفكار قد لا تكون ناجحة.

حدد جمهورك المستهدف

جزء مهم من التخطيط هو تحديد جمهورك المستهدف:

• السكان المحليون؟
• شركاء العمل أو المديرين التنفيذيين؟
• إدارة؟
• العملاء الحاليين أو المحتملين؟
• مزيج من هذه المجموعات؟

مفتاح الحدث الناجح هو الوصول إلى الجمهور المستهدف. بمجرد أن تعرف من ، يمكنك العمل على كيفية تكييف الحدث وفقًا لاحتياجاتهم واهتماماتهم.

قم بتجميع بيانات كافية عن جمهورك أو التركيبة السكانية أو المواقف أو الاهتمامات أو غير المعجبين ، وما إلى ذلك. اعتمد على خصائصها لمساعدتك في اكتشاف وتعريف جمهورك المحدد.

استعن بفريق عمل مذهل

تسلط نصائح التخطيط للحدث الضوء على قيمة تعيين موظفين جيدين في إنشاء حدث ناجح. سوف يظهرون موقفًا محترمًا ومهنيًا وسيكون لديهم معرفة عميقة بالحدث للإجابة على أسئلة الضيوف.

من الضروري تأكيد التجربة التي يجلبها موظفو الحدث إلى الوظيفة ، لذا اطلب منهم ملء الطلبات وتقديم مراجع يمكنك التحقق منها. وتأكد من أن يكون لديك شخص ما يطلع على تفاصيل الحدث وربط الأطراف قبل بدء الحدث حتى لا يكون لديك أي مفاجآت غير مرغوب فيها أثناء الحدث.

اختر مساحة الحدث بعناية

لقد حددت التاريخ ، والآن تحتاج إلى حجز المكان المثالي. يجب الانتهاء من التفاصيل المهمة مثل الموقع والتاريخ في أسرع وقت ممكن. هذا حتى تتمكن إدارة الأحداث من البدء مبكرًا في الحملة التسويقية.

ضع ما يلي في الاعتبار عند التفكير في المكان:

• هل المصاعد والمداخل في متناول الجميع؟ هل تتوفر مرافق المراحيض لجميع الجنسين؟ هل هناك مساحة كافية في حالة الحاجة إلى مترجمين فوريين أو شاشة شرح مباشر؟
• تختلف متطلبات المساحة لـ 50 ضيفًا عند مقارنتها بـ 500.
• هل يوجد موقف سيارات كبير ، وهل هناك سهولة في الدخول من الطرق العامة؟
• هل أنت مطالب بشراء تأمين معين؟ ما هي اللوائح الخاصة بالمسؤولية؟
• تأكد من وجود مساحة لأجهزة AV ، بما في ذلك المقابس وأسلاك التمديد وما إلى ذلك ، إذا كانت مكبرات الصوت والميكروفونات والكاميرات مطلوبة للحدث.

لديك خطة حدث شاملة

يجب أن تحدد خطة الحدث الشاملة الخطوط العريضة لقائمة المهام التي تغطي جميع الجوانب الرئيسية من الأهداف إلى الخدمات اللوجستية. ستساعدك هذه الخطة في الحفاظ على التنظيم وتوفير الوقت والتأكد من أن تخطيط الحدث الخاص بك يبقى في المسار الصحيح. يمكن أن يكون أيضًا مصدرًا رائعًا للحضور وأعضاء الفريق وغيرهم من المشاركين في المؤسسة التي تنظم الحدث.

الأساسيات التي يجب أن تتضمنها خطة شاملة هي

• مكان
• الخدمات اللوجستية
• إدارة التموين
• المتحدثون / الموهبة
• المقدمون / مقدمو البرامج
• الجدول الزمني / الجدول الزمني
• وسائل الترفيه
• حزمة الترويج
• إدارة التسجيل
• خطة الرعاية والإدارة
• واجبات التطوع

العلامة التجارية لحدثك

يمكن للموضوع الحالي الذي يلتقطه ويأسره أن يساعد حدثك في التميز عن المنافسة. تأكد من حمل هذا الموضوع في جميع أنحاء الميزات المختلفة للحدث ، وخاصة في الاسم. اعرض الميزات المميزة ، وقم بالترويج لها في وسائل الإعلام عبر الإنترنت لجذب الناس لحضور الحدث الخاص بك.

عند التفكير في أسماء الأحداث المختلفة ، اسأل نفسك: كيف يختلف هذا الحدث عن الأحداث الأخرى التي تستضيفها في مجال عملك؟ ما هي الرسالة أو المُثل التي تأمل في التعبير عنها من خلال هذا الحدث؟ ما هي السمات الرئيسية لهذا الحدث الخاص بك؟

إنشاء سطر وصف: بعد إنشاء الاسم ، ابتكر شعارًا. تذكر أن تبقيها في صميم الموضوع وتجعلها جذابة ، بعد كل هذا يلعب في العلامة التجارية لحدثك.

ارسم شعارًا: إذا كنت تنظم حدثًا واسع النطاق أو سلسلة من الأحداث ، فستحتاج إلى إنشاء شعار.

أنشئ هوية بصرية: قم بتكوين هوية بصرية تجمع كل ميزات الحدث.

صياغة خطة تسويق متعددة القنوات

عند التخطيط لحدث ما ، استخدم وسائل التواصل الاجتماعي والموقع الإلكتروني الرسمي والنشرات الإخبارية عبر البريد الإلكتروني للترويج للحدث وبيع التذاكر. من المهم أن يتضمن المحتوى التسويقي التالي تفاصيل حول الحدث ، وكيف يمكن للحاضرين الاشتراك ، وما يمكنهم التطلع إليه:

• رسائل البريد الإلكتروني المرسلة إلى أعضاء وضيوف الأحداث الماضية
• المنشورات على مختلف منصات وسائل الإعلام الاجتماعية ذات العلامات التجارية
• المعلومات المتاحة على الموقع الرسمي للشركة
• المعلومات في النشرة الإخبارية الروتينية
• اطلب من المتحدثين والضيوف البارزين الترويج لتفاصيل الحدث عبر منصات وسائل التواصل الاجتماعي الخاصة بهم
• الحصول على مجموعة متنوعة من الرعايات وضمانها (قم بتجميع قائمة بالرعاة المحتملين الذين ترغب في المصادقة على الحدث الخاص بك)

ضع ميزانية والتزم بها

من الضروري أن تحدد من البداية الميزانية المتاحة لديك لأن هذا سيؤثر على نوع الحدث الذي يمكنك تجميعه معًا. تنصحك نصيحة تخطيط حدث من Worley بتحديد المبلغ الذي ترغب في إنفاقه ، ثم الميزانية لإنفاق 10٪ أكثر من التقدير الأولي.

يمكن أن تظهر السقطات التنظيمية في أي لحظة . خطط لتغطية أي نفقات إضافية أو غير متوقعة.

بعد إنشاء الميزانية ، تأكد من تحديد الموارد التي سيتم استخدامها في المكان. على سبيل المثال ، قد يؤدي تبديد ميزانيتك على العناصر الزخرفية بدلاً من الاستثمار في طاقم AV محترف وذو خبرة إلى إفساد حدثك.

قم بإنشاء جدول زمني وقائمة تحقق

يضمن الموعد النهائي الثابت استمرار التخطيط للحدث دون تأخير. إنها أكثر فاعلية من قائمة المهام العامة حيث يمكنك تحديد متى يجب الوصول إلى قرارات معينة وإكمال الوظائف.

تساعدك قائمة المراجعة الموجزة في التعرف على المهام التي تحتاج إلى تنفيذها ، وتحديد المواعيد النهائية للوصول إليها ، واتخاذ قرار بشأن أي دعم إضافي مطلوب. يمكنك أيضًا إنشاء تقديرات مالية ووقتية أثناء عملية الإعداد. يمكن أن يساعدك إعداد قائمة مرجعية أيضًا على تقييم التقدم الذي تحرزه في كل مهمة.

حافظ على تحديث الجدول الزمني وقائمة المراجعة مع اقتراب يوم الحدث من خلال طرح الأسئلة التالية على نفسك:

• متى سيصل البائعون؟
• من هي جهة الاتصال؟
• متى سيتم تقديم الوجبات؟
• متى يتولى الدي جي المسؤولية عن الفرقة الحية؟

اعرض الرعاة بفعالية

سواء كنت تجمع أحداثًا شخصية أو أحداثًا افتراضية ، فلا داعي لتمويل القضية بالكامل دون مساعدة. تواصل مع الرعاة المحتملين للتوصل إلى فرص لتمويل الحدث مقابل عرض العلامة التجارية مع الحضور.

ضع خطة للطريقة التي تريد أن تعرض بها الرعاة. قم بتضمين ما يلي في التخطيط الخاص بك:

• تطبيق حدث للحضور. سيسمح هذا المورد للضيوف بالتعرف على مختلف الرعاة وإرسال إشعارات فورية والاتصال بخط سير سهل الاستخدام.
• سوق الراعي. لا يزال بإمكانك تلبية متطلبات الراعي الخاص بك حتى مع حدث عبر الإنترنت.
• مواد التسويق. عزز جودة التجربة للرعاة من خلال ملخص لما يمكنهم اكتسابه من خلال المساهمة في أدوات التسويق الخاصة بالحدث. استخدم الصيحات أثناء الحدث لخلق وعي بالعلامة التجارية للرعاة مع الجمهور.

ستذكرك معظم نصائح التخطيط للحدث بأن تقدر بشدة الرعاة منذ اللحظة التي يوقعون فيها العقد. ضع في اعتبارك أنهم دفعوا أموال مقابل رؤيتهم وسماعهم في هذا الحدث الخاص بك.

تصوير كل شيء

TechCrunch لديه حساب Flickr مع صور من أحداثهم.

تأكد من التقاط صور مثيرة ومثيرة للاهتمام تسلط الضوء على نجاح الحدث الخاص بك. يمكن بعد ذلك مشاركتها على العديد من منصات التسويق عبر وسائل التواصل الاجتماعي لتوليد ضجة.

سيكون لدى المصور المحترف فكرة جيدة عن أنواع الصور التي تروج لحدثك المحدد وسيطلب منك تفاصيل معينة. دعهم يعرفون أنك تريد صورًا مختلفة تعكس تنوع الحدث ، مثل العلامة التجارية للحدث ، ومساحة مفعمة بالحيوية ، والضيوف الذين يقضون وقتًا ممتعًا.

أثناء مرحلة التصميم ، تأكد من مراعاة جميع الجوانب المرئية لحدثك. ما الذي سيخلق خلفية ديناميكية؟ ما هي الميزات الرئيسية التي يمكن تصويرها بشكل جيد والترويج للعلامة التجارية أو الرعاة؟

خطط لوجستيات اليوم

اضمن نجاح الحدث الخاص بك من خلال تحديد ومراجعة وتوظيف جميع المتخصصين الأساسيين في الأحداث (فنيو AV ، ومصممو الديكور ، والمصورون ، وموظفو الأمن ، وما إلى ذلك). يجب حجز المتحدثين والمقدمين المباشرين ، الذين قد يشملون خبراء مؤثرين ومؤثرين في الصناعة ، لأنهم مؤهلون لمشاركة الأفكار التي ترغب في عرضها في الحدث الخاص بك.

من الضروري أن تحقق التوازن في جدول أحداث ضيوفك. تريد منهم المشاركة في البرنامج قدر الإمكان. قم بإنشاء مجموعة متنوعة داخل الحدث لجذب اهتمامهم وإثارة اهتمامهم.

لكنك تريد أيضًا توفير الوقت والمساحة الكافيين في البرنامج للسماح للحاضرين بالاختلاط ومعالجة جميع المعلومات التي يتلقونها. يجب أن يوفر الجدول الزمني هامشًا لأي حوادث غير متوقعة.

لديك خطة احتياطية في حالة حدوث خطأ ما

يجب عليك تجميع خطة احتياطية في حالة حدوث أي أخطاء أو مشكلات غير متوقعة. ستضمن خطة النسخ الاحتياطي الشاملة أن الحدث الخاص بك يسير بسلاسة وأن يكون ناجحًا مع جميع المعنيين. لذا تأكد من مشاركة الخطة مع الموظفين والموردين والمسؤولين عن المكان. تأكد من أنهم على متن الخطة وعلى دراية بالبروتوكول الذي يجب اتباعه في حالة حدوث أي مشاكل.

قد تتضمن بعض هذه المشكلات وجود معدات احتياطية (ميكروفونات ومكبرات صوت وما إلى ذلك) ، أو قائمة بالسيناريوهات المحتملة التي يمكن أن تحدث ، أو عدم حضور المتحدث ، أو نقل الحدث عبر الإنترنت.

لا تخف من عملية التفاوض

إليك نصيحة جيدة لتخطيط الحدث يجب وضعها في الاعتبار عند التعامل مع البائعين: كل شيء قابل للتفاوض. لا تتوانى عند التفاوض على الأسعار. يمكن أن تظهر التكاليف المخفية في أي وقت خلال مرحلة التخطيط للحدث ، لذا حدد ميزانيتك قبل التعامل مع البائعين. عقد العزم على التفاوض بنسبة 5-10٪ أقل من العرض الأول r .

تعلم لوجستيات الصناعات الأخرى

إن التعرف على التفاصيل المعقدة لكيفية عمل الصناعات الأخرى ليس ضروريًا ، ولكن امتلاك فكرة عن الخدمات اللوجستية العامة سيساعدك بالتأكيد كمخطط أحداث. كن محددًا قدر الإمكان عند التواصل مع المنظمات والموردين الآخرين المعنيين.

على سبيل المثال ، ستساعدك القدرة على تحديد مقدار القدم المربعة اللازمة لاستيعاب الكراسي والطاولات والخيام ، والتعليق على القوة الكهربائية للمولد وتكييف الهواء وغيرها من التفاصيل على تنظيم حدثك بسلاسة.

اجمع تعليقات الموظفين والحضور

بمجرد انتهاء الحدث ، احصل على تعليقات على النتيجة. سيساعدك الحصول على تعليقات حيوية من كل من الموظفين والحضور على قياس ما جعله ناجحًا أو فشلًا مع جميع المعنيين.

من خلال فهم العناصر المهمة التي أدت إلى نجاح الأحداث السابقة ، يمكنك أن تهدف إلى تكرار هذه المهام عند التخطيط لحدثك التالي. ستكون على دراية أيضًا بالمكان الذي لديك فيه مجال للتحسين لرفع مستوى الأحداث القادمة. إذا كانت هناك عقبات أو مشكلات ظهرت أثناء عملية التخطيط للحدث أو الحدث نفسه ، فقم بتدوين الملاحظات وتأكد من معالجتها.

عند القيام بذلك ، ستكتسب فهمًا أفضل لما يصنع حدثًا أو يفسده ، وما يمكنك القيام به ، أو العمل على التغيير عند التخطيط لحدث آخر.

النجاح مع نصائح التخطيط للحدث

يمكن أن يكون التخطيط لحدث ما مهمة صعبة وشاقة. لكن النصائح العشر لتخطيط الأحداث التي تمت مناقشتها في هذه المقالة ستساعدك على وضع إستراتيجية قوية وفعالة لتخطيط الأحداث.

يعد الفهم الدقيق والمفصل لجمهورك المستهدف ، ومن هم وماذا يريدون ، أمرًا بالغ الأهمية في ضمان نجاح الحدث الخاص بك. كلما زادت معرفتك بكيفية تقديم تجربة قيمة للحضور ، زادت الفرص التي تخلقها لتجميع الحدث المثالي (والناجح). وهذا هو هدف كل منظم أحداث منظم جيدًا.

إذا كنت قد استمتعت بقراءة هذا المقال حول نصائح التخطيط للأحداث ، فيجب عليك قراءة هذه أيضًا:

• أفضل موارد تخطيط الأحداث التي يجب على كل محترف استخدامها
• نصائح لتصبح مستشار أعمال يعمل لحسابه الخاص
• كيفية كسب المال من استضافة الأحداث: الدليل الذي تحتاجه بشدة