أمثلة على نماذج اقتراح الأحداث التي يجب أن تراها

إذا كنت تعمل في صناعة التخطيط للأحداث ، فأنت تعلم أهمية إنشاء اقتراح حدث جيد. يمكن أن تجعل عملك أو يفسد.

يجب عليك تحديد المعلومات ذات الصلة وتطوير صور قوية ومذهلة. يجب أن يستحوذ اقتراحك على قلوب العملاء والرعاة المحتملين.

ومع ذلك ، قد تبدو هذه المهمة مربكة إذا كنت قد أصبحت مخطط حدث. إذن كيف يمكنك بناء اقتراح حدث فعال ، على الرغم من خبرتك ، أو عدم وجوده؟

في هذه المقالة ، سوف تكتشف العناصر التي يتكون منها اقتراح حدث. بعد ذلك ، ستتلقى أفضل النصائح لإنشاء نموذج اقتراح ناجح والوصول إلى أمثلة متنوعة لإلهامك.

لكن أولاً ، استمر في القراءة لفهم ما هو قالب اقتراح الحدث.

ما هو اقتراح الحدث؟

يعد اقتراح الحدث جزءًا من المراحل المبكرة لعملية التخطيط للحدث. إنها وثيقة مكتوبة للترويج لحدث ما وكسب الدعم من أولئك الذين يتلقونه.

قد تكون طريقة للحصول على موافقة من المستويات الإدارية. يمكن أن يكون أيضًا بمثابة اقتراح لعميل محتمل لخدمات تخطيط الأحداث ، أو حتى يكون وسيلة للحصول على الدعم والتمويل من الرعاة.

بغض النظر ، يجب أن يحتوي على تفاصيل مهمة حول الحدث. يجب أن يتضمن الموقع والهدف والتاريخ التقريبي وعدد الضيوف.

يجب أن يكون هناك أيضًا مخطط تفصيلي للأنشطة المجدولة. وفقًا لمن ترسله ، يمكنك إضافة بعض تفاصيل الأسعار.

ومع ذلك ، فأنت لا تريد تقديم عرض محير أو شامل. بعد كل شيء ، لن يحفز ذلك المستلمين على الموافقة على الحدث الخاص بك أو حضوره أو دعمه. لن يخلق توقعات إيجابية.

بدلاً من ذلك ، تريد بناء اقتراح حدث يرسم من خلاله القراء رؤية واقعية وجذابة . اكتشف أدناه العناصر الأساسية لعرض مؤثر.

ما الذي يجب عليك تضمينه في اقتراح الحدث؟

هناك بعض العناصر التي يجب التفكير فيها عند كتابة اقتراح حدث. بالتأكيد ، يجب أن يحتوي على تفاصيل الحدث القادم الخاص بك.

ولكن ما هو مقدار المعلومات التي يجب أن تضيفها؟ ما الذي يجب أن تنظر في المعلومات ذات الصلة؟ وكيف يجب أن تنظم اقتراح الحدث الخاص بك؟

استمر في القراءة لاكتشاف أساسيات تطوير اقتراحك.

ابدأ بوصف الحدث

ابدأ اقتراحك بوصف موجز وقم بتضمين التفاصيل الرئيسية للحدث. من البداية ، تريد من راعيك أو عميلك إنشاء رؤية واضحة لهذا التاريخ.

حدد هدفك

يجب أن يحدث هذا الحدث الخاص بك لأسباب محددة . ضع قائمة بالأهداف التي حددتها بأكبر قدر ممكن من التفاصيل.

يحتاج العملاء إلى الارتباط بالأهداف التي تحددها ، ويجب أن يشعر القادة أنها تتوافق مع معايير الشركة وخططها. بالإضافة إلى ذلك ، يجب أن يرى الرعاة قيمة الحدث لأعمالهم الخاصة.

تحديد مخطط زمني واضح

في هذه الخطوة الثالثة ، يجب عليك تحديد الجدول الزمني للحدث. يجب أن يتضمن تاريخًا دقيقًا أو تقريبيًا .

لا تريد تحديد موسم أو شهر. الاقتراح عبارة عن وثيقة دقيقة ، لذا استهدف يومًا محددًا. بالإضافة إلى ذلك ، حاول تحديد جدول زمني لساعات البداية والنهاية والأنشطة التي تخطط لها.

حدد المكان والمرافق التي ستحتاجها

المكان هو أحد أهم القضايا التي يجب مناقشتها وتحديدها. يجب أن يكون لديك بالفعل خيار في الاعتبار عند البدء في كتابة اقتراح الحدث الخاص بك.

يجب أن يتوافق الموقع مع احتياجات الضيوف والحدث نفسه. يجب أن تكون المرافق بالحجم المناسب وأن تحتوي على معدات مناسبة لضمان راحة الحضور.

يحتاج مخططو الأحداث إلى وصف الموقع وتركيباته ، مثل تكييف الهواء والمقاعد. يجب عليهم أيضًا تحديد سياسات الإلغاء الخاصة بالمكان وسياسات الضرر عند الحاجة.

تحديد من سيكون أصحاب المصلحة

يجب عليك تحديد أصحاب المصلحة في الحدث من البداية. يمكنك تقسيمهم إلى أشخاص داخليين أو خارجيين للعمل.

اسع لإشراك جميع أصحاب المصلحة وتحديد دورهم في الحدث. هدفك هو تشكيل وتقديم فريق قوي لتسليط الضوء على أهمية الحدث الخاص بك لأولئك الذين يقرؤون اقتراح الحدث الخاص بك.

بناء اقتراح الميزانية

قد تكون مناقشة الأموال صعبة ، لذا فإن تضمين تفاصيل التسعير في الصفحة الأولى سيجعل من السهل التعامل مع الموضوع. لا تحتاج مقترحات الحدث الخاص بك إلى ميزانية مفصلة للغاية.

ومع ذلك ، يجب عليك إضافة تقدير واقعي للنفقات . ضع في اعتبارك أيضًا تحديد مقترح جدول الدفع ليلائم احتياجات ميزانية العميل.

إذا كنت تكتب اقتراح رعاية ، فراجع جميع العناصر قبل ذكر السعر. يجب أن تكون أرقامك دقيقة وتظهر نتيجة إيجابية .

قم بتضمين شهادات العملاء من الأحداث الماضية

تساعد مشاركة الأحداث الناجحة التي نظمتها في بناء سمعة طيبة . بما في ذلك المراجعات من العملاء والرعاة السابقين يثبت أن فريقك قدّم نتائج ممتازة.

بصفتك مخطط حدث ، يجب عليك مشاركة شهادات العملاء الصادقة. سيحفز القادة والجهات الراعية على دعمك. سيكون العملاء المحتملون أيضًا أكثر استعدادًا للتعاقد مع خدمات التخطيط للأحداث الخاصة بك.

اكتب عرض قيمة فريدة

إذا كنت تريد أن يتخيل القراء صورة مذهلة لحدثك ، فستحتاج إلى أكثر من مقدمة موجزة. من خلال عرض القيمة الأصلي ، ستُظهر للرعاة والعملاء الجدد سبب حاجتهم للعمل مع شركتك.

بالإضافة إلى ذلك ، قم بإلقاء نظرة مصقولة على قالب اقتراح تخطيط الحدث الخاص بك. التصميم الأنيق والتخطيط المنظم ضروريان.

نصائح معتمدة من منظم الأحداث لكتابة مقترحات الأحداث الممتازة

يجب أن يرسم قالب اقتراح الحدث الفعال رؤية كاملة للمناسبة. تريد إنشاء وثيقة مختصرة ، لكنها مؤثرة ، جيدة التنظيم. فيما يلي النصائح التي يقسمها خبراء تخطيط الأحداث للحصول على أفضل نموذج اقتراح.

اجمع كل البيانات التي ستحتاجها

بصفتك مخطط حدث ، لا يمكنك التسوية بمعلومات محدودة. وبالتالي ، قبل كتابة اقتراح حدث ، قم بتقييم البيانات التي لديك.

بعد ذلك ، اكتب التفاصيل التي تفتقر إليها ، واطلب توضيحات . تريد أن يكون اقتراحك واضحًا ومقنعًا للشخص الذي يقرأه.

تبقي جمهورك في الاعتبار

عند بناء قالب اقتراح الحدث الخاص بك ، فأنت تريد إنتاج مستند يؤكد خدماتك ، لكن تذكر أنك لا تكتب لنفسك.

يتم تخطيط الاقتراح والحدث وتنظيمهما حول عميلك. لذلك إذا كنت تطلب رعاية من شركة ، فتعرف على فلسفة عملها وأهدافها.

على العكس من ذلك ، إذا كان الاقتراح موجهًا لمديرك ، فاكتبه وفقًا لمعاييرهم. إذا كنت تقوم ببنائه لعميل ، فاستهدف التقاط رؤيته وربطها بأهدافه .

اكتب قصة آسرة

إذا كنت تريد أن يحفز اقتراح الحدث الخاص بك القراء على دعمك ، فأنت بحاجة إلى إنشاء سرد آسر. لا تركز فقط على الحدث القادم ولكن أيضًا على شركتك.

صف كيف يعمل فريقك والأحداث التي نظمتها معًا. هناك العديد من الاستراتيجيات التي يمكنك استخدامها لتضمين سرد القصص في القوالب الخاصة بك.

ومع ذلك ، تذكر أن تضيف فقط ما يكفي من التفاصيل إلى المحتوى الخاص بك. تريد أن تبقي مقترحاتك موجزة.

حدد أهدافك بوضوح

نظرًا لأن الأهداف ستوجه التخطيط للحدث وإدارته ، يجب عليك تحديدها في وقت مبكر.

حافظ على تواصلك صريحًا عند الاقتراب من الموضوع. بالإضافة إلى ذلك ، يجب أن يرى القراء أن أهدافك تتفق مع رؤيتهم للحدث.

أظهر لعميلك سبب العمل معك

إذا كنت تريد أن يختار العميل خدماتك ، فيجب أن تقدم لهم أسبابًا وجيهة. استخدم القالب الخاص بك لتسليط الضوء على موثوقية شركتك. قم بتضمين التعليقات من الرعاة والعملاء التي تعرض تجربتك كفريق واحد ، ونزاهتك ، ومهاراتك.

ضع في اعتبارك تقديم حزم مختلفة لتظهر أنك على استعداد لتلبية احتياجات عميلك. يجب عليك أيضًا الحفاظ على اتصال مستمر وفعال معهم.

تعزيز شفافية الميزانية

قد لا يعرف العملاء بالضبط ما يريدون في حدث ما ، لكنهم يعرفون كيف يريدون أن يشعروا. ينظم مخططو الأحداث المناسبات التي تقدم تلك المشاعر مع احترام ميزانيتهم.

يجب أن يرى عميلك المحتمل أنك ملتزم برؤيته ولكن لن يكسر البنك. ومن ثم ، ناقش الأسعار بانتظام ، وقبل تقديم التكلفة الإجمالية ، استعد لإنشاء جدول دفع ، إذا لزم الأمر.

كن منتبهاً للتصميم

الاقتراح في بداية عملية التخطيط. لذلك تريد أن تقدم لقرائك تجربة رائعة من الصفحة الأولى.

يمكن لمصمم الرسوم أن يساعدك في تطوير تصميم عملي وأنيق . يمكنهم دمج عناصر مختلفة ، من النص إلى الرسومات والرسوم التوضيحية ، لمنح القالب الخاص بك جاذبية فريدة.

جماليات الميزان والمعلومات

يعتمد مقدار المعلومات التي تُدرجها في الاقتراح على العميل والحدث نفسه. ومع ذلك ، فأنت تريد إيجاد توازن بين جمالية القالب والبيانات التي ينقلها.

تطوير هيكل يسهل الفهم. قد يجعل التصميم شركتك مميزة ، لكن المحتوى المكتوب سيحدد القرار النهائي.

راجع نموذج الاقتراح الخاص بك بعيون القارئ

قبل إرسال اقتراحك إلى راع أو مدير أو عميل ، خذ بعض الوقت لمراجعته. حاول تحليلها من خلال عيون القارئ . سيساعدك القيام بذلك على فهم كيف سيبدو القالب الخاص بك ويشعر بهما.

اطرح أسئلة مثل

• هل تجعلني هذه الرسالة أشعر أنني أستطيع الوثوق بمنظم الحدث أو الفريق؟
• هل يعكس ما أريده لهذا الحدث؟
• هل تحترم ميزانيتي؟

بعد ذلك ، قم بتغيير الجوانب التي تشعر أنها تفتقر إليها وقم بالمراجعة مرة أخرى. ستساعدك هذه العملية على أن تكون أكثر ثقة عند إرسال أو تقديم نموذج الاقتراح الخاص بك.

أمثلة على نموذج اقتراح الحدث

عادة ما يحتفظ مخططو الأحداث بأرشيف لمقترحات الأحداث من الأحداث الماضية. يمكنك أن تفعل الشيء نفسه. بالإضافة إلى ذلك ، هناك الكثير من قوالب مقترحات الأحداث المجانية المتاحة عبر الإنترنت.

ستجد أدناه 13 نموذجًا لمقترح الأحداث لإلهامك. هناك خيارات لمجموعة متنوعة من الأحداث والظروف. لاحظ كيف يتناسب كل عنصر قرأته عن العناصر الأخرى بسلاسة.

• اقتراح حدث فني
• نموذج اقتراح حدث الشركة
• اقتراح حدث تعليمي
• نموذج تعبئة اقتراح الفعالية
• نموذج اقتراح الحدث من قبل جمعية السرطان الكندية
• نموذج تنسيق اقتراح الحدث
• نموذج اقتراح الحدث مع تخطيط ملون
• نموذج اقتراح الحدث مع الإرشادات
• اقتراح حدث معرض المجوهرات المقلدة
• نموذج اقتراح حدث في Word
• اقتراح حدث المدرسة
• نموذج اقتراح حدث من صفحة واحدة
• اقتراح حدث خاص

استنتاج بشأن أمثلة على نموذج اقتراح الحدث

من خلال هذه المقالة ، تعرفت على الميزات الأساسية لمقترح الحدث. لقد تلقيت أفضل النصائح لإنشاء أفضل النماذج.

أخيرًا ، لقد تم تقديمك بـ 13 اقتراحًا فريدًا بتصميمات وهياكل ومحتويات مميزة. أثناء إنشاء النموذج الخاص بك ، ارجع إلى هذه المعلومات للحصول على التوجيه والدعم.

إذا اتبعت هذه الاقتراحات ، فسوف تقوم بإنشاء قالب اقتراح الحدث المثالي.

إذا كنت قد استمتعت بقراءة هذه المقالة حول قوالب اقتراح الأحداث ، فيجب عليك التحقق من هذا النموذج الذي يحتوي على سمات WordPress للأحداث.

كتبنا أيضًا عن بعض الموضوعات ذات الصلة مثل إعداد تقويم أحداث WooCommerce ، واستراتيجيات التسويق لتعظيم مبيعات التذاكر ، وأفكار الأحداث الهجينة ، ومهارات إدارة الأحداث.

ليس ذلك فحسب ، بل أنشأنا أيضًا مقالات حول أفكار الأحداث الافتراضية ، وإحصائيات الأحداث الافتراضية ، وكيفية الحصول على رعاة لحدث ما ، والمؤتمرات التقنية ، والحدث الرياضي الأكثر مشاهدة.