8 ميزات يحتاجها ويكي شركتك الداخلية

الويكي الداخلي للشركة ليس مجرد وسيلة ملائمة - فهو يؤهل ويقيس المعلومات التي يمكن أن تصبح بسهولة "معرفة مؤسسية". يجب أن يتبنى موقع wiki الداخلي لشركتك فلسفة أنه لا توجد ملاحظة تافهة للغاية.

يعد موقع wiki الداخلي الخاص بك أمرًا حيويًا ، ويجب أن يكون موجزًا ​​، ويسهل الوصول إليه ، ويتم تحديثه بشكل متكرر. تعد مواقع Wiki واحدة من أفضل الأدوات عن بُعد التي يمكن لشركتك استخدامها لزيادة الاتصال والإنتاجية.

يمكن للميزات الثمانية التالية تحويل موقع wiki الداخلي لشركتك من "مشروع منسي" إلى "مورد يومي" ولا يقتصر الأمر على تقصير وقت تدريب الموظفين فحسب ، بل يساعد أيضًا في منع الموظفين من التعثر أثناء عملهم.

1. أنت بحاجة إلى برنامج Wiki لإنشاء Wiki الخاص بك

إذا كنت تعمل مع فريق تطوير كبير ولديك الكثير من وقت الفراغ (تهانينا) ، فقد يكون ترميز ويكي الخاص بك فكرة جيدة. ولكن بشكل عام ، من الأفضل أن يقضي الموظف وقته في تحرير محتوى wiki وصيانته بدلاً من قضاء وقته في قاعدة كود wiki. بمعنى آخر ، يمكن لفريقك التركيز على صنع البيتزا وليس تصنيع الفرن.

باستخدام حل wiki مستضاف تابع لجهة خارجية ، لن يضطر فريقك إلى قضاء الوقت في استكشاف الأخطاء وإصلاحها والتصحيحات والتحديثات وتسلل الميزات. فيما يلي بعض مجموعات برامج wiki الموصى بها والتي قد تجدها مفيدة لقاعدة المعرفة الخاصة بك:

• Tettra: تعتبر Tettra منصة ممتازة لتبادل المعرفة والتعاون. يتكامل أيضًا مع العشرات من الخدمات الأخرى ، لذلك لا يتعين عليك البدء من نقطة الصفر في جميع الوثائق الداخلية الخاصة بك. يمكنك تضمين مستندات Google والمشاركة من Dropbox أو Zapier وحتى دمج GitHub و Slack و Prezi و Microsoft Teams (على سبيل المثال لا الحصر). تستخدم الفرق الهندسية Tettra لتتبع قاعدة الكود الخاص بهم ومواصفات المنتج ، بينما تستخدمها فرق التسويق لتتبع إدارة المشاريع وإطلاق المنتجات.
• Bit.Ai: Bit.Ai هو خيار جيد آخر لموقع wiki الداخلي لشركتك. يمكن تخصيص ملفات wiki الخاصة بك باستخدام عناصر واجهة مستخدم مخصصة ، مثل كتل التعليمات البرمجية والمعادلات الرياضية والجداول الذكية. كما أنه يتكامل مع أشهر تطبيقات الاتصال والتعاون المهنية.
• كونكورس كونيكت: كونكورس كونيكت يتعلق بشكل أكبر ببناء المجتمع ، لكنه يعمل بشكل رائع كأداة ويكي وأداة تعاون للشركات. إنه حل شامل بعض الشيء ، والذي قد يكون رائعًا لعملك أو قد يكون مبالغة ، اعتمادًا على إعدادك الحالي. لكن يمكن أن يساعدك ConcourseConnect في إعداد ودمج المدونات وملفات تعريف الموظفين ومواقع wiki وموقع الويب الخاص بك وتتبع التعاون والنشاط في مكان واحد.

العثور على برنامج wiki الخاص بك هو البداية فقط ؛ عليك بعد ذلك أن تسأل نفسك كيف يتم تخزين الملفات ومشاركتها على موقع wiki الداخلي لشركتك.

2. أنت بحاجة إلى تخزين ملفات شامل والوصول المشترك

أين يتم تخزين ملفات wiki الخاصة بك ، وكيف يقوم الموظفون بإضافة هذه الملفات وتعديلها؟ ما نوع الأذونات التي قمت بإعدادها - من يمكنه تحرير إدخالات wiki؟ هل تريد حقًا أن يقوم غير المبرمجين بتحرير الأسئلة الشائعة أو صفحات wiki حول مراجعة التعليمات البرمجية أو أفضل الممارسات؟

فيما يلي ميزات تخزين الملفات والوصول التي تحتاجها:

• إمكانيات إرفاق الملفات من مصادر متعددة: يعيش الأشخاص على مستندات Google والخدمات السحابية هذه الأيام. يحتاج موظفوك إلى أن يكونوا قادرين على تحميل الملفات أو إرفاقها أو دمجها بأي طريقة أخرى من Evernote أو iCloud ، من هواتفهم أو أجهزتهم اللوحية أو أجهزة الكمبيوتر المحمول الخاصة بهم مباشرة إلى موقع wiki الخاص بك.
• حد تحميل كبير أو لانهائي: تميل مواقع ويكي الشركة الداخلية ، عند استخدامها بشكل صحيح ، إلى أن تصبح كبيرة جدًا وشاملة بمرور الوقت. سيؤدي تشغيل أغطية البيانات إلى شل ويكي الخاص بك. قبل الالتزام باستراتيجية wiki طويلة المدى ، تأكد من أن موظفيك يمكنهم تحميل ملفات الوسائط المتعددة بأمان بشكل منتظم دون دراما.
• أذونات الوصول القابلة للتخصيص: يجب أن يكون لدى wiki المثالي أو برنامج التعاون نوع من نظام الأذونات المتدرج بحيث لا يتمتع الجميع بنفس الوصول. يجب أن يكون لديك ، على الأقل ، أذونات للعرض ، وأذونات للتعليق ، وأذونات للتحرير ، وأذونات لإنشاء ملفات wiki جديدة ، وكل ذلك في مستويات منفصلة.

بمجرد تخزين ملفاتك ومشاركتها بأمان ، يجب أن يمتلك الموظفون الأدوات اللازمة لمشاركة هذه الملفات والعمل عليها معًا.

3. يحتاج موقع Wiki الداخلي لشركتك إلى أدوات تعاون قوية

إن الويكي الداخلي للشركة الذي يحتوي على ميزات تعاونية مشوشة أو ضعيفة ميت في الماء - بيت القصيد من الويكي هو مشاركة المعرفة مع مجموعة كبيرة. تحتاج الفرق البعيدة بشكل خاص إلى التعاون بفعالية.

سواء كنت تقوم بإنشاء إدخالات wiki أو دمج ملفات ومحتوى من تطبيقات أخرى ، يجب أن يسمح لك برنامج wiki الذي تختاره بالقيام بما يلي:

• مشاركة المستندات: من الواضح أن المحررين يجب أن يكونوا قادرين على مشاركة مستنداتهم على الويكي مع الأشخاص الذين لديهم الأذونات الصحيحة.
• التعليقات : يجب أن يتمكن جميع من لديهم أذونات لعرض المستند من إضافة تعليقات.
• اقتراح التغييرات: عند تعديل نص موجود ، يجب أن يكون هناك خيار لجعل النص يظهر كاقتراحات. يسمح هذا بتحرير تعاوني أفضل لأن الموظفين يمكنهم رؤية زملائهم في العمل التفكير في العمليات والتوصل إلى اتفاق حول النص النهائي.
• تتبع التغييرات: يجب أن يكون برنامج wiki الذي تختاره قادرًا على تتبع التغييرات ليس فقط على مستند معين ولكن عبر wiki أيضًا. يجب أن يسجل وقت إجراء التغييرات ، وعندما تتم إضافة ملفات وصفحات جديدة ، وعندما تتم إزالة المحتوى. سيجد الأشخاص الذين كلفتهم بصيانة الويكي أن هذه الميزة لا تقدر بثمن.
• التكامل مع تطبيقات الاتصال: يعد برنامج Wiki الذي يمكن أن يتكامل مع Slack أو البريد الإلكتروني مثاليًا. إذا كانت التغييرات التي تم إجراؤها على wiki يمكن أن ترسل إعلامات إلى دردشة الفريق الحالية ، فإنك تنشئ بيئة من المساءلة والشفافية. كما أنه دائمًا ما تقوم بإصلاح الأخطاء بشكل أسرع.

الخطوة التالية هي معرفة ما يدخل في الويكي (والأهم من ذلك ، ما الذي لا يتم تضمينه).

4. أنت بحاجة إلى وضع مبادئ توجيهية لما يتم تضمينه في الويكي (وما لا يتضمن)

يعد التدريب والوصول إلى موارد التعلم أمرًا أساسيًا هنا: يجب عليك إنشاء إرشادات واضحة لما يستحق أن يكون في الويكي.

غالبًا ما تفشل مواقع الويكي الداخلية للشركة لأنها تصبح مكبّرًا ممزقًا ومربكًا للمعلومات غير الضرورية أو المتناقضة أو الزائدة عن الحاجة أو القديمة أو سيئة الصياغة. بدلاً من ذلك ، قرر ما يجب وما لا يجب وضعه في الويكي ، وانشر هذه المعلومات على جميع الموظفين. قد يكون جعل إرشادات wiki الصفحة الرئيسية للويكي نفسه فكرة جيدة.

القواعد الفعلية متروكة لك وكيف تريد استخدام الويكي الخاص بك ، بالطبع.

هل ويكي الخاص بك يدور حول إعداد موظفين جدد؟ إذا كان الأمر كذلك ، فيجب أن تقتصر ملفات وإدخالات wiki على مستندات الموارد البشرية ومواد التدريب ووثائق أفضل الممارسات.

هل ويكي الخاص بك لإدارة المشاريع؟ إذا كان الأمر كذلك ، يحتاج موظفوك إلى معرفة أنه سيتم حذف إدخالات wiki خارج الموضوع - لن يكون إدخال wiki في أماكن الغداء القريبة من العمل مناسبًا.

هل ويكي الخاص بك لتوحيد المعايير وأفضل الممارسات؟ قد يكون من الذكاء إنشاء مخطط باستخدام القوالب مسبقًا بدلاً من السماح لـ wiki الخاص بك بالنمو بشكل طبيعي. على سبيل المثال ، إذا أردت أن يقوم كل فرد في شركتك ببناء سيارة بالطريقة نفسها تمامًا ، فقد ترغب في إنشاء أقسام لكلٍ من "الإطارات" و "الإطار" و "المحرك" و "ناقل الحركة" و "الهيكل" ويكون لديك مهندس يملأها.

إذا أنشأت شركتك منتجات وخدمات متعددة ، كل ذلك بمساعدة أقسام مختلفة ، فقد ترغب في التفكير في مساحات عمل منفصلة للمساعدة في منع حدوث فوضى.

5. يحتاج Wiki الخاص بك إلى مساحات عمل منفصلة للفرق

ليست كل معلومة مفيدة لكل عضو في الفريق ، لا سيما في شركة متنوعة أو مجزأة للغاية ، ولهذا السبب يحتاج موقع wiki الخاص بك إلى مساحات عمل منفصلة.

إذا كان على مندوبي المبيعات الخوض في مجموعة لا نهائية من مقالات wiki البرمجية للوصول إلى معلومات CRM ، يصبح الويكي أقل فائدة (وبالتالي أقل استخدامًا). كما سبق للمطورين الذين يتعين عليهم التمرير خلال مقالات إدارة العملاء فقط للعثور على الإجراء المناسب للتجميعات.

تعمل مساحات العمل المنفصلة على تخفيف هذا الجهد الضائع. عندما يقوم موظفون من فرع أو قسم أو تخصص معين بتسجيل الدخول إلى الويكي ، يجب وضعهم في قسم الويكي الأكثر صلة باحتياجاتهم. تمنع مساحات العمل الرقمية هذه أيضًا إجهاد الإشعارات - لا يتلقى الموظفون سوى الإشعارات ذات الصلة بهم.

6. يحتاج ويكي الداخلي الخاص بك إلى وظيفة بحث تعمل

يمكن أن يكون لموقع wiki الداخلي الخاص بك أكثر التنظيمات دقة ، ولكن كل ما يريده أي شخص حقًا هو "google" مشكلته. يذهب 43٪ من الأشخاص إلى شريط البحث على الفور قبل تجربة أي حل آخر. يحتاج موقع wiki الداخلي لشركتك إلى شريط بحث يعمل.

يقضي العاملون في مجال المعرفة 19٪ من وقتهم في البحث عن المعلومات التي يحتاجونها لأداء عملهم. كما أنهم معتادون على البحث عبر هواتفهم ومتصفحاتهم. يقوم شريط البحث الفعال بإيصال المعلومات للموظفين بشكل أسرع.

لا يتعين عليهم تعلم مخطط ملف الويكي ، ولا يحتاجون إلى أي تدريب إضافي. يمكن لأي شخص يبحث عن كيفية قضاء يوم مرض أن يكتب ذلك في شريط البحث ويكون في طريقه بدلاً من محاولة تخمين ما إذا كانت المقالة موجودة في قسم "الموارد البشرية" أو "التوجيه".

تتعرض محركات البحث على مواقع الويكي للضرب أو الضياع - لا توجد طريقة سهلة لمعرفة ما إذا كانت ميزة البحث الخاصة بها جيدة أم لا. نوصي بإجراء اختبار كامل لأي منصة wiki قبل الشراء أو الالتزام. إذا كان الويكي متاحًا للعامة (على سبيل المثال ، Wikidot) ، فاختر موقع wiki العام وابحث عن المصطلحات الشائعة للصناعة ذات الصلة. هل نتائج البحث ذات صلة باستعلامك؟

إذا كان wiki برنامجًا متعاونًا ، فتحدث إلى أحد المندوبين حول الوصول إلى عرض توضيحي. قم بتشغيل شريط البحث هذا في الأرض - قم بالتجربة. هل يمكن لشريط البحث التعامل مع الأخطاء المطبعية؟ هل ستحاول العثور على شيء قريب مما كتبته ، أم أنها ستعيد صفر نتائج؟

هل تحتوي مقالات wiki على وظيفة الكلمات الأساسية؟ هل يمكنك تمييز كل ملف بالموضوعات ذات الصلة؟ كل هذه الميزات تجعل محركات البحث في ويكي أفضل ، لذا ترقبها.

7. يحتاج ويكي الخاص بك إلى تنظيف منتظم والأشخاص المعينين للقيام بذلك

يمكن أن تصبح مواقع Wiki بسرعة عشًا متشابكًا للروابط المعطلة والمعلومات القديمة والصفحات الزائدة عن الحاجة. ويكي شركة داخلية فعالة وطويلة الأمد هي نتاج الوقت والموظفين المكرسين لتنظيف الويكي وإبقائه في شكل قمة.

غالبًا ما تسمى هذه العملية "wiki-gardening" ، ويجب عليك تعيين مزارعي ويكي لتقليم الصفحات القديمة ، وقص الروابط المعطلة ، وزراعة بيانات التدريب الخاصة بك في قاعدة بيانات وظيفية وقليلة.

فيما يلي بعض النصائح حول Wiki البستنة:

1. عيّن شخصًا واحدًا على الأقل ليكون بستاني ويكي المعتاد. بالنسبة للشركات الأكبر ، يجب أن يقوم بالمهمة شخصان أو ثلاثة.
2. اضبط تقييمات ويكي على فترات منتظمة. مرة في الأسبوع أو مرتين في الشهر ، يجب أن يراجع المزارعون في موقع wiki جميع التعديلات التي تم إجراؤها على الويكي.
3. قارن التعديلات بإرشادات wiki الخاصة بك ، والتي يجب أن يكون البستانيون على دراية بها بشكل وثيق ، وقم بإجراء تغييرات لجعل التعديلات تتماشى مع المعايير.
4. يجب أن يعرف العاملون في Wiki-gardeners - إذا مر الموظف عبر رابط معطل أو صفحة قديمة أو خطأ آخر واضح ، يجب أن يعرف الموظفون إرسال هذا الخطأ إلى أحد مزارعي الويكي لإصلاحه.
5. ابحث عن الصفحات القديمة أو غير ذات الصلة. إذا تم تغيير منتج أو ممارسة أو تم إلغاؤها ، فأخبر البستانيين في موقع الويكي على الفور. يمكنهم إجراء بحث سريع عن هذا المنتج أو الممارسة ثم إجراء التغييرات اللازمة.
6. امنح مزارعي ويكي وقتًا إضافيًا. اعتمادًا على حجم موقع wiki الداخلي لشركتك ، فإن كونك بستاني ويكي يمكن أن يكون مهمة بحد ذاتها. تأكد من أن البستانيين لديهم الوقت والتعويض والطاقة العقلية لأداء هذا النشاط الإضافي.

بمجرد أن يكون لديك منزل نظيف ، سترغب في التأكد من قفل الباب. يمكن أن تكون ويكي الشركة الداخلية بدون أمان أو نسخ احتياطية كارثة تنتظر حدوثها.

8. يجب أن يحتوي ويكي الخاص بك على أمان ونسخ احتياطي

سيقوم موقع wiki الداخلي للشركة بملء المعلومات الحساسة والخاصة بالملكية بسرعة - ويجب أن يفعل ذلك ؛ وإلا فإنه سيكون عديم الفائدة. ومع ذلك ، فإن الوسيلة التي تنص على وجوب أن يكون موقع wiki الداخلي للشركة آمنًا من التطفل الضار.

يجب أن يحتوي الويكي أيضًا على نسخ احتياطية آمنة ، لأن الويكي الجيد هو (أ) ذو قيمة و (ب) ضخم. لا يمكن لعطل واحد التراجع عن كل العمل الشاق الذي استغرقه الإنشاء والصيانة.

لحسن الحظ ، هناك الكثير من الحلول لتأمين ويكي شركتك وعمل نسخة احتياطية منه. تحتوي معظم منصات wiki على بعض المتغيرات ، ولكن إليك ميزات الأمان التي تحتاج إلى البحث عنها:

• يجب أن تكون معلومات تسجيل الدخول والموظف آمنة:
  • يمكن أن تضمن عوامل تصفية IP أن جميع عمليات تسجيل الدخول الخاصة بك من مواقع محلية / معتمدة.
  • يجب تجزئة كلمات المرور وتمليحها.
  • يجب تأمين عمليات تسجيل الدخول بمصادقة متعددة العوامل.
• يجب تشفير البيانات التي تصل إلى خوادم النظام الأساسي وتصدر منها.
• يجب تحديث البرامج بانتظام. كم مرة يتم تصحيح خدمة أو تطبيق wiki؟

يجب أن يقوم موقع wiki الداخلي الخاص بشركتك بعمل نسخة احتياطية بانتظام. إما أنك تحتاج إلى القيام بذلك بنفسك ، أو تحتاج إلى العثور على نظام أساسي يقوم بذلك. تحقق من حل wiki المحتمل الخاص بك لما يلي. في الواقع ، ضع في اعتبارك طرح هذه الأسئلة مباشرة على المندوب:

1. هل النسخ الاحتياطية مؤتمتة؟ هل يمكن تخصيصها؟
2. كم مرة يتم نسخ الويكي احتياطيا؟
3. إلى أين يتم نسخ احتياطي؟ هل هذا الموقع مشفر وآمن؟
4. أثناء النقل ، هل البيانات مشفرة؟
5. من لديه حق الوصول إلى النسخ الاحتياطية؟
6. هل يتم تخزين بيانات النسخ الاحتياطي في مواقع متعددة في العالم الحقيقي؟
7. هل تم الكتابة فوق النسخ الاحتياطية أم يتم تخزين إصدارات متعددة؟
   1. يعد هذا ضروريًا لمنع إصدار تالف أو تغيير ضار في الويكي من الكتابة بشكل دائم.

بمجرد أن تتأكد من أن موقع wiki الخاص بك آمن ويحتوي على جميع الميزات التي تحتاجها ، فقد يكون الوقت قد حان للالتزام أخيرًا والبدء في بناء قاعدة المعرفة الداخلية الخاصة بك.

موقع Wiki الداخلي للشركة يبقي الجميع على نفس الصفحة

لا يمكن المبالغة في فوائد ويكي الشركة الداخلية. ولا يقتصر الأمر على الشركات: حتى المنشآت التعليمية يمكنها الاستفادة من الويكي والتعاون عبر الإنترنت. عندما يكون الوصول إلى المعلومات الحيوية أمرًا سهلاً وقابلة للتخصيص بسهولة وإضافتها بسهولة ، يستفيد جميع الموظفين.

تمنع مواقع الويكي الداخلية تشكيل صوامع البيانات في شركتك أيضًا ، مما يجعل شركتك أكثر مرونة في سوق متغير. المعرفة قوة ، بعد كل شيء ، كما يقول المثل القديم ، فلماذا لا تمكّن موظفيك وشركتك بمعرفة منظمة ومحدثة ومفيدة في جميع الأوقات؟