الصحة المالية لأعمال التجارة الإلكترونية الخاصة بك

إذاً لديك منتج رائع ، وموقع ويب رائع لبيعه ، ولكن هل تمتلك أعمال التجارة الإلكترونية الخاصة بك العمليات المالية المناسبة للبقاء على قيد الحياة؟

وفقًا لمسح حديث أجرته Small Business Trends ، فإن حوالي 90٪ من شركات التجارة الإلكترونية تفشل في الأشهر الأربعة الأولى. تم الاستشهاد بالمسائل المتعلقة بالعملية مثل "نفاد النقد" و / أو "مشكلات الأسعار والتكلفة" من قبل ما لا يقل عن ثلث المستجيبين - وهي ظروف يمكن منعها غالبًا من خلال تطوير إجراءات العمل والالتزام بها.

غالبًا ما يشار إلى هذه العمليات والإجراءات بشكل جماعي باسم "الصحة المالية". تمامًا مثل نظافتنا الشخصية التي تحافظ على صحتنا ، نحتاج إلى الحفاظ على عادات مالية جيدة للحفاظ على صحتنا المالية.

• استئجار CPA عند بدء عملك
• افتح بريدك
• الحفاظ على الضوابط المحاسبية
• التوفيق بين كافة الحسابات المالية
• توقع المصروفات
• مراقبة الديون

استئجار CPA عند بدء عملك

يمكن أن يساعدك المحاسب العام المعتمد (CPA) في إعداد عملك بشكل صحيح. إذا كنت قد بدأت بالفعل ، فلا يزال بإمكانه تشغيل مسك الدفاتر في الاتجاه الصحيح قبل ظهور المشاكل المكلفة.

صحيح أن برامج مثل Sage و Quickbooks تجعل من السهل عليك إمساك الدفاتر الخاصة بك. في الواقع ، يسعد معظم محاسبين القانونيين (CPA) بمساعدتك على تعلم كيفية العمل مع برامج المحاسبة. لكن الفشل في إعداد مخطط حساباتك بشكل صحيح يمكن أن يتركك في الظلام ، مع إعداد سيئ التصميم لمجال عملك أو وضعك الخاص.

على سبيل المثال ، خدمت ذات مرة في مجلس حيث لم يخبرنا برنامج المحاسبة بأي شيء عن وضعنا المالي. ذهبت جميع إيراداتنا إلى حساب واحد يسمى "الإيرادات العامة" ، وجاءت جميع نفقاتنا من حساب واحد يسمى "النفقات العامة". من المؤكد أن تقاريرنا كانت بلا معنى.

إن إنشاء عدد قليل من الحسابات التي رصدت كيفية دخول أموالنا وخروجها جعل مواردنا المالية تنبض بالحياة.

نفس النتيجة النهائية ، ولكن قضاء بضع دقائق فقط في النظر إليها يمكن أن يخبرك:

• أدوات اليد اليسرى أقل ربحية بكثير من الأدوات العادية (قارن المبيعات وتكلفة صنعها)
• على الرغم من أنك حصلت على أموال أكثر مما أنفقته ، فقد خسرت أموالًا من بيع الأدوات. بيع قطعة من المعدات مقنع نقصاً خطيراً.

يسمح لك مسك الدفاتر المناسب على مدار العام ولشركة CPA الخاصة بك بتوقع التزاماتك الضريبية والتخطيط للمستقبل. كما أنه يجعل عملية إنشاء الإقرار الضريبي بسيطة نسبيًا ، لأن نفقات عملك قد تم تخصيصها بالفعل بشكل صحيح للفئات المناسبة ، مثل نفقات السيارات ونفقات السفر والوجبات وما إلى ذلك.

بدون مسك الدفاتر بشكل صحيح ، يجب تحديد نفقاتك بعد وقوع الحدث (إذا كنت لا تزال قادرًا على ذلك). يتم فقدان العديد من الخصومات لأن صاحب العمل لم يحتفظ بسجلات وإيصالات كافية لإثباتها.

يجب أن يساعدك CPA أو مستشار الأعمال المؤهل أيضًا في تطوير ميزانيات وأهداف واقعية لعملك ، حتى تتمكن من تطوير التوقعات ومعرفة مقدار رأس المال الذي تحتاجه لبدء عملك.

افتح بريدك

قد تندهش من عدد أصحاب الأعمال الذين يتجاهلون فتح بريدهم (سواء أكان إلكترونيًا أو بريديًا) والاعتناء به. بالتأكيد ، سيكون الكثير منها غير مرغوب فيه ، ولكن الاهتمام بكشوف الحسابات المصرفية والإشعارات الحكومية ومراسلات العملاء سيبقي عملك على المسار الصحيح ويمنع تحول المشكلات الصغيرة إلى مشاكل أكبر.

على سبيل المثال ، يأتي إشعار الحكومة بفقدان مدفوعات ضريبة المبيعات الخاصة بك عمومًا بغرامة صغيرة ورسوم فائدة - إذا اكتشفتها في المرة الأولى - ولكن هذه التكاليف ترتفع إذا تجاهلت الإشعارات الأولية.

خصص وقتًا على الأقل مرة واحدة في الأسبوع (ويفضل أن يكون ذلك في كثير من الأحيان) لتصفح كل شيء ومعالجته:

• ادفع الفواتير
• إيداع الشيكات
• الاستجابة لشكاوى العملاء أو مخاوفهم (حتى الصعبة منها)
• الرد على إخطارات البائع والبنك والحكومة

قد تعتقد أن النصيحة بشأن "إيداع الشيكات" أعلاه غير ضرورية. لكن طُلب مني ذات مرة تمزيق عدد من المستندات القديمة لأحد العملاء ، ووجدت ما يقرب من اثني عشر مظاريفًا غير مفتوحة مع شيكات في مجموعها يزيد عن ألف دولار - شيكات أصبحت الآن قديمة جدًا.

إذا حدث شيء لا تفهمه ببساطة كيفية التعامل معه ، فتحدث إلى CPA أو مستشار آخر موثوق به. قدم أحد مدربي الكلية إلى صفي نصيحة بسيطة ظلت عالقة معي دائمًا:

"الأخبار السيئة لا تتحسن بمرور الوقت"

الحفاظ على الضوابط المحاسبية

مع نمو عملك ، غالبًا ما تكون العناصر المذكورة أعلاه هي أول الأشياء التي يريد صاحب العمل تفويضها. ومع ذلك ، فإن الحفاظ على ضوابط محاسبية جيدة يفرض عليك ، بصفتك صاحب العمل ، القيام شخصيًا بمهام معينة كلما أمكن ذلك.

إذا كان لديك شخص آخر يكتب شيكاتك الورقية ، فلا يزال يتعين عليك التوقيع عليها. قد يكون لديك شخص آخر يقوم بتسوية كشوف حسابك المصرفي ، ولكن لا يزال عليك قراءتها. لقد أنقذت المهمة العادية المتمثلة في التحقق من صندوق البريد أكثر من صاحب عمل واحد من الاحتيال أو السرقة المستمر داخل مؤسستهم ، لأنهم لاحظوا فاتورة أو مستندًا آخر غير منطقي وقاموا بتعقبه.

التوفيق بين كافة الحسابات المالية

يجب إجراء تسوية كشوف الحساب البنكي وبطاقة الائتمان شهريًا. تعني مطابقة البيانات مقارنتها بسجلاتك لضمان تطابق الإجماليات. تعد الخدمات المصرفية عبر الإنترنت وتنزيل المعاملات اليومية إلى برنامج المحاسبة الخاص بك أمرًا جيدًا ، ولكن التسوية تحافظ على دقة سجلاتك وتوفر فحصًا لما إذا كانت المبالغ المذكورة تذهب إلى حيث تعتقد أنها ذاهبة.

على سبيل المثال ، قد تفترض Quickbooks أن معاملة تم تنزيلها بقيمة 100 دولار تتطابق مع معاملة أدخلتها بالفعل بمبلغ 100 دولار. ولكن قد تتطابق هذه المبالغ ، وفي الواقع قد تظل المعاملة التي أدخلتها معلقة.

تجبرك تسوية الحسابات على تتبع كل هذه المعاملات ، وهي أيضًا فرصة ثانية لملاحظة مكان إجراء الدفعات. على سبيل المثال ، ربما كنت تعتقد أنك علقت Google AdWords ، ولكن وجدت أنه لا يزال قيد الخصم من بطاقة الائتمان.

يساعدك أيضًا إجراء جرد للبضائع النهائية ، والعمل الجاري ، والمواد الخام بشكل دوري على الاحتفاظ بسجلات عملك في الوقت المناسب - ويمكن أن يساعدك على اكتشافها إذا كانت هناك أشياء مفقودة.

توقع المصروفات

بعض النفقات ، مثل طلب المخزون ودفع فواتير الشحن ، يمكن التنبؤ بها. يأتي البعض الآخر ، مثل كشوف المرتبات والضرائب ودفعات القروض ، في أوقات مختلفة (أسبوعيًا أو نصف أسبوعيًا أو شهريًا أو ربع سنويًا أو حتى سنويًا).

قد يكون من الصعب تتبع المبلغ المستحق عليك في أوقات مختلفة. لجعل الأمر أكثر صعوبة ، غالبًا ما يتم خصم نفقات الرواتب تلقائيًا من حسابك ، سواء كانت جاهزة أم لا!

أحد الحلول لذلك هو الحفاظ على توقعات التدفق النقدي التي تمثل جميع النفقات المستقبلية المتوقعة في الأشهر القليلة المقبلة. هناك طريقة أخرى يستخدمها العديد من أصحاب الأعمال ، خاصة فيما يتعلق بنفقات الرواتب ، وهي الاحتفاظ بحساب مصرفي منفصل. من خلال تحويل المبلغ الإجمالي (أي الإجمالي) لمصروفات كشوف المرتبات إليه في كل فترة دفع ، يمكن لصاحب العمل الادخار بشكل فعال لضرائب الرواتب الشهرية والربع سنوية عند استحقاقها.

تُستخدم حسابات التحقق المخصصة أيضًا في بعض الأحيان لمصاريف العمل الكبيرة مثل المخزون. يعني إيداع جزء من الأموال من جميع المبيعات في حساب فحص المخزون أنك دائمًا مستعد ماليًا لطلب المزيد من المخزون.

بالنسبة للمصروفات التي يمكن التنبؤ بها ، ولكن سيتم تحقيقها على فترات غير متوقعة إلى حد ما (مثل أمثلة كشوف المرتبات والمخزون) ، يفضل العديد من أصحاب الأعمال الحسابات المصرفية الإضافية لأنها تقدم صورة أوضح عن مكانهم ، دون الحاجة إلى إجراء حسابات على الطاير.

على سبيل المثال ، إذا كنت بحاجة إلى جهاز كمبيوتر جديد بقيمة 2000 دولار على عجل ، فلديك 6000 دولار في الحساب المصرفي الرئيسي ، وأنت تعلم أن كشوف المرتبات التالية قد تم تحويلها بالفعل إلى حساب كشوف المرتبات ، فأنت تعلم أنك قادر على شراء الكمبيوتر.

ستظل بحاجة إلى القيام بالتنبؤ بالتدفق النقدي ، ولكن وجود عدد قليل من الحسابات الجارية المخصصة لتلك الوظائف الهامة الموضحة أعلاه سيساعدك على البقاء منظمًا ، ويجب أن يكون لشركتك المال من أجل أولوياتك.

مراقبة الديون

قد يكون قدرًا معينًا من الديون أمرًا لا مفر منه في العمل ، خاصةً عندما يبدأ و / أو ينمو. ولكن ما لم تراقب الديون بعناية ، فقد يخفي وصولك إلى الائتمان مشكلات خطيرة تتعلق بالتدفق النقدي والربحية في عملك. يمكنك ببساطة أن تستيقظ يومًا ما وتجد أن بطاقات الائتمان الخاصة بك و / أو حد الائتمان التجاري الخاص بك قد تم الاستغناء عنها.

لتجنب ذلك ، يجب عليك مراقبة ديونك - تحقق من أرصدتك مرة واحدة على الأقل شهريًا للتأكد من أنها تتجه نحو الأسفل وليس صعودًا. احتفظ بجدول بيانات حتى ترى كيف تتغير هذه الأرصدة بمرور الوقت. إن تصحيح الديون الزاحفة أسهل بكثير قبل أن يخرج عن السيطرة تمامًا عما سيكون عليه لاحقًا عندما ينفد الائتمان لديك وتدفع الكثير من الفائدة.

النظافة المالية - إنها جيدة لك!

لقد بدأت العمل لأن لديك فكرة رائعة ، وليس لأنك تحب المحاسبة. قد تبدو مهام مسك الدفاتر وقراءة رسائل البريد الإلكتروني والمهام الإدارية الأخرى وكأنها لا شيء سوى تشتيت الانتباه عن الوصول إلى أهدافك. لكن البقاء على رأسهم هو أفضل طريقة للتحكم في المخاطر التي تتعرض لها في عملك!

ابدأ متجرك الخاص عبر الإنترنت في لمح البصر باستخدام StoreBuilder من Nexcess. احصد كل فوائد WordPress و WooCommerce المدارة بدون تعقيد.

لا توجد خبرة في الترميز؟ لا مشكلة.

لا يوجد سبب للبدء من نقطة الصفر أو الشعور بالإرهاق من شاشة فارغة. ما عليك سوى الإجابة عن بعض الأسئلة ، وفي غضون دقائق ، سيكون لديك متجرك الخاص عبر الإنترنت بصفحة رئيسية بديهية وسهلة التنقل تم تحسينها لتحويل زوارك إلى عملاء. تحقق من ذلك!