الدليل النهائي إلى فندقك مكتبك

في حين أن الكثير منا قد عمل من المنزل لسنوات أو على دراية بترتيبات المكاتب المختلطة (تعال ، اذهب ، ابق ، غادر ، اجلس ، واقف ...) ، انطلقت فكرة مساحات العمل غير التقليدية بالفعل أثناء الوباء. وحتى الآن ، مع عودة الكثير من الشركات إلى وضعها الطبيعي - أو إلى الوضع الطبيعي الجديد - هناك درس مستفاد يتكرر: أماكن العمل البديلة لها فوائد لأصحاب العمل والموظفين. هناك عيوب أيضا ، بالطبع. دعنا ننتقل إلى كل ذلك ، مع التركيز على المساحات المكتبية الفندقية.

ما هو مكان العمل الهجين؟

الصورة عبر GoodStudio / shutterstock.com

المكتب المختلط هو المكتب الذي يوجد فيه مزيج من الموظفين داخل المكتب والموظفين عن بعد. قد يتغير الموظفون في المكتب مقابل الموظفين عن بُعد أيضًا ، مما يعني أن العاملين في المكتب قد يختارون العمل من المنزل أو الطريق في بعض الأيام والعكس صحيح. بالإضافة إلى ذلك ، حتى عندما يعمل الموظفون داخل المكتب يمكن أن يتغيروا يومًا بعد يوم اعتمادًا على توفر المكتب وما يحتاجه العامل (مثل مكتب خاص لعقد الاجتماعات أو غرفة مجلس الإدارة للعمل في مشروع جماعي). لتصنيف وإنشاء عمليات لهذه الاحتياجات المتغيرة ، ظهر نمطان من أماكن العمل المختلطة: المكاتب الساخنة والفنادق المكتبية. كلاهما بديل عن مكتب مخصص تجلس فيه كل يوم.

ايجابيات مكان العمل الهجين

• استخدام العقارات بشكل أكثر كفاءة يجعل أماكن العمل المختلطة فعالة من حيث التكلفة.
• المكاتب ليست مخصصة ، لذلك تظل خالية من الفوضى وبسيطة ، مما يجعلها عرضًا تقديميًا رائعًا.
• يمكن للموظفين الذين يعملون من المنزل اختيار القدوم في بعض الأيام واستخدام مساحة عمل مخصصة.

سلبيات مكان العمل الهجين

• لا يمكن للموظفين تخصيص مساحتهم أو ترتيب مكاتبهم دائمًا بالطريقة التي يحبونها.
• يمكن أن يؤدي الكثير من الأشخاص الذين يتشاركون نفس المكتب إلى تبادل الجراثيم.
• لن يتمكن العمال دائمًا من الجلوس بالقرب من زملائهم الذين يتعين عليهم التحدث معهم لأغراض العمل.

المنضدة الساخنة

المصدر: ClassicVector عبر Shutterstock

في مكان العمل الساخن ، يصل الموظف إلى العمل ويجلس حيثما يتوفر مكتب. في حالة توفر العديد من محطات العمل ، يمكن للموظف اختيار المحطة التي يريد استخدامها ، طالما أنها غير محجوزة. عادة ، يستخدم العامل البرامج عند وصوله إلى المكتب لمعرفة المكاتب المجانية والمطالبة بأحدها. بعد ذلك ، يمكنهم التحقق عند الانتهاء حتى يرى العمال الآخرون أن مساحة العمل متاحة مرة أخرى.

تعمل المكاتب الساخنة بشكل جيد في نوعين من المكاتب. إذا كان لديك مكتب صغير به عدد محدود من العمال ، فإن جعل الجميع يختار مكتبًا عند دخولهم لن يكون أمرًا مزعجًا للغاية. إنه أيضًا نظام معقول إذا كان غالبية موظفيك ليسوا في المكتب معظم الأيام ولا يأتون إلا في الأيام النادرة عندما لا يكونون في الميدان. في هذه الحالة ، ربما لم يعتادوا على أي مكتب واحد ويحتاجون فقط إلى الحد الأدنى للتعامل مع المسؤول لهذا اليوم.

إيجابيات وسلبيات المنضدة الساخنة

الايجابيات

• ينتهي الأمر بالموظفين بالجلوس بالقرب من أشخاص لا يتواصلون معهم عادةً. هذا يمكن أن يقوي العلاقات المهنية ويشجع التعاون.
• لا داعي للقلق بشأن من سيجلس وأين إذا دخل الكثير من الموظفين بشكل غير متوقع (بافتراض وجود مكاتب كافية للجميع).
• يقدر العمال استقلالية اختيار مكان جلوسهم كل يوم دون الحاجة إلى التخطيط المسبق.

سلبيات

• قد يشعر بعض العمال بالقلق عندما لا يعرفون أين سيجلسون كل يوم أو إذا كان هناك مكتب متاحًا.
• يؤثر على الإنتاجية عندما لا تتوفر أي مكاتب ويتعين على الموظف أن يقرر ما إذا كان سينتظر أو يعود إلى المنزل.
• قد يشعر العمال أنهم إذا كانوا مهمين للشركة ، فسيكون لديهم على الأقل مساحة للعمل كل يوم.

مكتب الفنادق

المصدر: إيرينا أليكس عبر Shutterstock

يتخذ مكتب الفنادق في المكاتب نهجًا أكثر منهجية للمكتب المختلط. يحجز الموظفون مكاتبهم أو محطات العمل في وقت مبكر. النظام مشابه لحجز غرفة في فندق عبر الإنترنت. ومع ذلك ، فهو أكثر تقدمًا. يمكنك رؤية أشياء مثل مكان المكتب ، ومن لديه حجوزات تحيط به وما هي وسائل الراحة التي يتضمنها.

المصدر: المبعوث

باستخدام نظام الحجز ، يمكن للعمال معرفة المكاتب المتاحة للأيام والأوقات التي يخططون للبقاء فيها في المكتب. إذا لم يكونوا سعداء بالاختيار ، فيمكنهم العمل من المنزل في تلك الأيام والذهاب في أيام أخرى عندما يكون مكتبهم المفضل مجانيًا. كما هو الحال مع المكاتب الساخنة ، عندما يصل الموظف إلى العمل ، سيقوم بتسجيل الوصول إلى مساحة العمل الخاصة به ، وسوف يقوم بتسجيل المغادرة عند مغادرته.

يعتبر مكتب الفنادق مثاليًا للمكاتب التي تواجه صعوبة في استخدام المساحة. عندما لا توجد مكاتب كافية لجميع الموظفين ، فأنت بحاجة إلى طريقة لإدارة المساحة دون مقاطعة سير العمل اليومي. إنه مفيد أيضًا للمكاتب التي بها بعض الموظفين عن بعد على أساس متغير ، حيث ستعرف الإدارة دائمًا مكان وجود العمال وكيفية الوصول إليهم.

إيجابيات وسلبيات Desk Hoteling

الايجابيات

• يمكن للموظفين تصميم أسبوع (أسابيع) العمل في وقت مبكر ، مما يحسن الإنتاجية ويقلل من الإرهاق.
• قم بالحجز ليوم كامل أو نصف يوم أو حتى كتل كل ساعة.
• يعمل هذا النظام على أي نطاق ، سواء كان لديك مكتب صغير به 10 مكاتب أو طوابق متعددة في مبنى مكتبك - أو حتى مبانٍ متعددة.

سلبيات

• قد يكون إعداد الفنادق المكتبية مشكلة كبيرة بالنسبة للمكاتب الصغيرة التي ليس لديها مساحة أو مشاكل جلوس لحلها.
• سيتدرب الجميع على استخدام برنامج الحجز ، وقد يكون هناك منحنى تعليمي شديد لبعض الموظفين.
• ستصبح ترتيبات المكتب مربكة إذا كان البرنامج به خلل وتعطل لفترة من الوقت.

كيف تتصل المناضد الساخنة والفنادق المكتبية وأماكن العمل التقليدية

بالمعنى الأكثر نقاءًا ، لا يسمح المكتب الساخن ولا الفندق للمكتب للعامل بالمطالبة بشكل دائم بمقعد أو مكتب أو مساحة عمل. ومع ذلك ، يعتمد كلا النوعين من أماكن العمل على برامج الحجز لإبقاء المكتب يعمل بطريقة حساسة حتى عندما يبحث الناس عن مكتب مفتوح. سيحتوي هذا البرنامج أحيانًا على ميزات تسمح لأصحاب العمل أو الموظفين بتخصيص مساحة عمل معينة لعمال معينين أو حجز نفس مساحة العمل على أساس متكرر أو طويل الأجل. في هذه الحالات ، تبدو بعض عناصر المكاتب الساخنة والفنادق المكتبية أكثر تقليدية من غيرها.

لاحظ أيضًا أن أياً من هذه الإعدادات المختلطة لا يتطابق مع حجز غرفة الاجتماعات. حتى أكثر المكاتب تقليدية عادة ما يكون لديها نظام لحجز غرف الاجتماعات. إذا اخترت استخدام برنامج الحجز في مكتب مختلط ، فقد تشمل الميزات حجز غرفة الاجتماعات (والحجوزات لمناطق أخرى من المكتب).

كيفية إنشاء مكتب فندقي

تعد المكاتب الساخنة محدودة أكثر بكثير من الفنادق المكتبية ، ويمكن أن تتضمن بعض إعدادات مساحات مكتب الفنادق القليل من المكاتب الساخنة عندما يكون ذلك منطقيًا. لأغراضنا ، سنركز على كيفية ترتيب إعداد مكتب للفنادق ، حيث أن هذا هو الخيار الذي سيختاره معظم أصحاب العمل. مع وضع ذلك في الاعتبار ، إليك 9 نصائح لإنشاء مكتب فندقي لعملك:

1. تأكد من أن هذا هو القرار الصحيح لمكتبك

لا تقفز على عربة المكتب الهجينة لمجرد أنها عصرية. ضع في اعتبارك ما يلي:

• هل معظم موظفيك في المكتب كل يوم؟ وهل هم سعداء بذلك؟ إذا كان عدد قليل جدًا من الموظفين سيعملون عن بُعد ، فستكون مشكلة أكبر مما يستحق إنشاء مكتب فندقي.
• كم عدد موظفيك الذين يتعاملون مع المعلومات الحساسة؟ هل سيحتاجون دائمًا إلى إعداد مكتب أكثر خصوصية ، وإذا كان الأمر كذلك ، فهل يمكنك تخصيص مقعد دائم لهم أو التأكد دائمًا من أنه يمكنهم حجز مقعد؟
• هل لديك مساحة كافية لتحديد مناطق هادئة؟ عندما تخلط بين من يجلس بجانب من ، يمكن أن تصبح الضوضاء مشكلة ، خاصة إذا اضطر بعض العمال إلى قضاء الكثير من الوقت على الهاتف.
• هل ستكون قادرًا على توفير معدات ومعدات المكتب؟ بدون تعيين محطات عمل ، أنت بحاجة إلى حل حتى يتمكن الموظفون من الحصول على ما يحتاجون إليه دون مطالبتهم بإحضاره إلى المكتب كل يوم.

لكي تكون مفيدة ، يجب أن يكون مكتبك مناسبًا للفندق المكتبي.

2. توقع الشك عند شرح الرؤية للموظفين

سيكون الموظفون الذين لم يشاركوا من قبل في - أو حتى سمعوا - عن مكتب الفنادق متشككين في خططك. قد يشعرون بالتوتر حيال التخلي عن مكتب محبوب ، خاصة إذا كانوا قد عملوا هناك لسنوات. قد يشعر البعض بالقلق بشأن النظافة أو الخصوصية أو كيف سيتأثر الجانب الاجتماعي للعمل. بمجرد معرفة أن الشك قادم ، يمكنك الحصول على إجابات وحلول جاهزة.

تتمثل الطريقة الذكية في شرح رؤيتك لموظفيك بدلاً من إخبارهم ببساطة أن الأمور تتغير وعليهم قبولها. عندما تضع إطارًا للتغييرات كطريقة لتحقيق أهداف الشركة وتحسين تجربة موظفيك ، فمن المرجح أن ينضموا إليها. إن تقدير العمال وإشراكهم يثير الولاء.

3. قم بتقييم المساحة التي تعمل بها

الكثير من هذا يعود إلى العقارات. ضع في اعتبارك ما يلي:

• هل لديك / تريد مساحة كافية للجميع إذا جاء كل عامل في نفس اليوم؟
• هل تحاول تشجيع نسبة من الموظفين على العمل من المنزل للحد من العقارات التي تحتاجها؟
• هل تريد مساحة تباعد اجتماعي بين المكاتب؟
• هل يجب أن تكون بعض المكاتب قريبة جدًا لأغراض التعاون؟

بشكل عام ، اسأل نفسك ما الذي لديك مساحة كافية من أجله وماذا تريد أن تفعل بهذه المساحة.

4. إنشاء مناطق لأنواع مختلفة من العمل

يعد إنشاء مناطق لأنواع مختلفة من العمل أمرًا أساسيًا لجعل المساحات المكتبية الفندقية مفيدة للجميع. يمكن تخصيص بعض المناطق للعمل بصوت أعلى ، مثل الفرق التي يتعين عليها التحدث كثيرًا عند التعاون أو مندوبي المبيعات الذين يقضون معظم اليوم على الهاتف. ثم يمكن أن تكون هناك مناطق هادئة للموظفين الذين يحتاجون إلى الصمت للتركيز. يمكنك أيضًا تحديد من يمكنه الوصول إلى أماكن معينة - على سبيل المثال ، ربما لا يُسمح للمتدربين بالجلوس بالقرب من فرق إبداعية أو تسويقية عالية المستوى من أجل الحفاظ على خصوصية الاستراتيجيات.

5. بذل الجهد في إنشاء مكاتب جذابة

الآن بما أن الموظفين لن يحيطوا بالعناصر المفضلة لديهم ، عليك أن تجعل كل هذه المساحة المكتبية المجانية جذابة بطريقة ما. إن إضافة الأعمال الفنية والنباتات والعناصر التفاعلية - مثل حدائق الزن الصغيرة - هي موضع ترحيب دون أن تكون ساحقة أو مشتتة للغاية. تأكد أيضًا من أن الجميع يعلم أنه يتعين عليهم التخلص تمامًا عند مغادرتهم لهذا اليوم - دون ترك أغراض شخصية أو عمل غير مكتمل.

الأهم من ذلك ، حافظ على نظافة المكاتب. إذا لم تتمكن من تعيين طاقم تنظيف لتطهير المكاتب بين المستخدمين ، فقم بتزويد الموظفين بمستلزمات التنظيف وإنشاء قائمة مرجعية لاتباعها عند الانتهاء من مناوبتهم.

6. اختر البرنامج الذي يوحد العملية

المصدر: OfficeSpace

من أجل تبسيط عملية حجز مساحة مكتبك في الفنادق ، يمكن أن تساعدك برامج إدارة مكان العمل في الحفاظ على تنظيمك. عند التسوق للحصول على أفضل برامج المساحات المكتبية الفندقية ، تأكد من أنها تغطي الأساسيات بطريقة غير معقدة:

• يتحقق العامل من التوفر ليوم وفترة زمنية معينة ، ثم يحتفظ بمكتب.
• يتم إرسال تفاصيل الحجز إلى العامل عبر البريد الإلكتروني لتأكيد الحجز.
• يتم تحديث النظام على الفور ليعكس المعلومات الجديدة ، مما يضمن عدم قيام الآخرين بالحجز المزدوج عن طريق الخطأ.
• يتم إرسال تذكير إلى العامل عبر البريد الإلكتروني قبل زيارته.
• عندما يصل العامل إلى المكتب في الوقت المحدد ، يقوم بتسجيل الوصول والعثور على مكتبه المحجوز.
• في نهاية نوبتهم ، يقوم العامل بالشحن.

علاوة على هذه الأساسيات ، يمكن للبرنامج الذي تستخدمه التعامل مع احتياجات أخرى. وهو ما يقودنا إلى النقطة التالية ...

7. فكر في الميزات المحددة التي تحتاجها

لكل مكتب مجموعة احتياجاته الفريدة. ضع في اعتبارك برنامجك ، ثم ابحث عن برنامج يناسبك. فمثلا:

• الحجز لمحطات عمل إضافية ، مثل المكاتب الدائمة أو مناطق الصالة أو الطاولات الكبيرة للفرق.
• الحجز لغير محطات العمل ، مثل مواقف السيارات ومصاعد الخدمة والمعدات.
• تكامل التقويم مع خدمات مثل Google أو Outlook.
• فترات السماح والإلغاء التلقائي للحجوزات الفائتة.
• التكامل مع نظام التدفئة والتهوية وتكييف الهواء (HVAC) الخاص بك لضبط درجة الحرارة بناءً على ما إذا كان يتم استخدام المساحة.
• قواعد لإدارة من يمكنه الوصول إلى مساحات عمل معينة.
• أجهزة الاستشعار الموجودة على المكاتب التي تقوم بتحديث البرنامج بحالات قيد الاستخدام / متاحة في الوقت الفعلي.
• تسجيلات وصول الزائرين لمراقبة أي شخص في المكتب.

حتى إذا كان البرنامج الذي تختاره لا يحتوي على الوظائف التي تحتاجها خارج الصندوق ، اسأل عما إذا كان يمكنك تخصيصه لك.

8. تعيين شخص واحد هو المسؤول

من الجيد تعيين شخص واحد ليكون مسؤولاً - قد ترغب حتى في تعيين شخص لملء هذا المنصب الجديد. لا بد أن يكون لدى موظفيك أسئلة ، وستحتاج أيضًا إلى مراقبة المجيء والذهاب إلى مكتبك. يجب أن يفهم الشخص الذي يشغل هذا المنصب الأسباب الكامنة وراء اختيارك للفندق المكتبي ، ويجب أن يكون لديه أيضًا معرفة على مستوى الخبراء بالبرنامج. بالإضافة إلى ذلك ، يجب أن يكون لديهم تخطيط مكتبك محفوظًا حتى يتمكنوا من توجيه الأشخاص إلى مكاتبهم أو العثور على موظف عندما يحتاجون إلى ذلك.

9. تعلم من العملية

سيستغرق الأمر بعض التجربة والخطأ قبل أن تتأرجح مساحة مكتب الفندق بسلاسة. سيكون للفندق المكتبي تأثير كبير على موظفيك ، لذلك من المهم أن تكون منفتحًا على آرائهم. من خلال الاستماع إلى كيفية تأثير التغييرات عليها بشكل إيجابي وسلبي ، ستكتشف أين تحتاج إلى تعديل النظام.

أيضًا ، ابحث في البيانات التي يجمعها برنامجك. ستتمكن من رؤية اتجاهات الاستخدام لتحديد مدى جودة عمل الفنادق المكتبية وكيفية استخدامها. ستتمكن أيضًا من التنبؤ بالاحتياجات المستقبلية والاستعداد للأوقات التي يكون فيها المكتب فارغًا أو مشغولاً أكثر من المعتاد.

تغليف

مكتب الفنادق هو وسيلة ممتعة لإدارة مكتب. اعتمادًا على ثقافة شركتك ، واحتياجات موظفيك ومقدار المساحة التي لديك للعمل بها ، قد يكون الخيار الأمثل لشركتك. أو قد يسبب صداعًا أكثر مما يعالج. إذا كنت تعتقد أن الفنادق المكتبية قد تكون مناسبة لك ، ففكر في طرحها ببطء ، وتقسيم جزء من مكتبك للتجربة واطلب من الموظفين الحصول على تعليقات على طول الطريق.

لمزيد من التعمق في كيفية عمل الفنادق المكتبية ، تحقق من منشورنا حول كيف يمكن للفندق المكتبي أن يحسن مكتبك.

إذا كنت تبحث عن مساعدة بشأن البرنامج ، فتحقق من أفضل أنظمة الحجز والحجز في الفنادق

هل جربت فندقًا مكتبيًا في شركتك؟ دعنا نعرف أفكارك في التعليقات!

صورة مميزة عبر Ramcreative / shutterstock.com