كيف تؤثر اللغة والقواعد على الدقة والإقناع في رسائل البريد الإلكتروني؟
نشرت: 2024-01-17راقب كلامك!
لا تنزعج، أنا أتحدث معك فقط عن رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك.
لقد تلقينا جميعًا رسائل بريد إلكتروني تركتنا في حيرة من أمرنا بشأن معنى ذلك! لا عجب أنه قد يكون هناك القليل من التفكير أو لا يوجد أي تفكير وراء صياغة رسائل البريد الإلكتروني هذه.
سواء كانت حكاية مقنعة، أو سؤالاً مثيراً للتفكير، أو سؤالاً جريئاً. مهما كان الأمر، يجب أن يمنح القراء، ويجب أن يتم إعداده بالقواعد واللغة المناسبة لهم لمواصلة القراءة واستكشاف الموضوع بشكل أكبر.
يمكن للغة والقواعد الصحيحة أن تقطع شوطًا طويلًا في ضمان فهم رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك وإدراكها والرد عليها جيدًا. فهو يسمح لنا بنقل أفكارنا وأفكارنا وعواطفنا بشكل فعال، وبالتالي ضمان التماسك والوضوح في كل كلمة مكتوبة.
أتساءل كيف؟ دعونا الغوص في ذلك!
لماذا تحتاج إلى الدقة والإقناع في رسائل البريد الإلكتروني؟
تواصل واضح
يمكن أن تؤثر القواعد النحوية واللغة على الرسالة الإجمالية ونغمة بريدك الإلكتروني. ويضمن فهم رسالتك دون أي غموض والامتناع عن التفسير الخاطئ والارتباك.
يساعد ذلك في تنظيم المحتوى الخاص بنا بشكل أكثر تفكيرًا، والحفاظ على التماسك والتدفق المنطقي وإنشاء روايات وقصص جذابة.
هناك الكثير الذي يمكنك القيام به لإضافة المزيد من الشرارة! إليك ما يمكنك فعله:
- تقنيات الكتابة المختلفة
- استخدم علامات الترقيم المناسبة
- جرب تركيبات جمل متنوعة وأكثر من ذلك لتوصيل رسالتك بشكل فعال.
سيسمح لك هذا بالتعبير عن نفسك بطريقة إبداعية، مما يوفر لك نسخة بريد إلكتروني مقنعة ولا تُنسى.
ويمكن القيام بذلك بمساعدة الأدوات النحوية عبر الإنترنت. توفر هذه الأدوات رؤى لا تقدر بثمن وتساعدك على التخلص من الأخطاء النحوية وبالتالي ضمان الدقة.
يبني أساسًا قويًا
يساعدك إعداد المسرح للغة والقواعد الصحيحة على إتقان رسالتك. علاوة على ذلك، فهو يساعدك على فهم المكونات الحيوية لرسالتك.
لتقسيمها إلى عناصر، تساعد القواعد واللغة في تحديد الصفات والأحوال وحروف الجر والأسماء والأفعال والضمائر الصحيحة.
ومن خلال استيعاب هذه العناصر الأساسية، يمكنك إنشاء رسائل جيدة التنظيم لتوصيل الرسالة بدقة. من خلال فهم هذه الأساسيات بشكل صحيح، يمكنك فهم الجمل جيدة التنظيم التي تترجم أفكارك إلى الرسالة الصحيحة بشكل فعال.
بناء المصداقية والمهنية
اللغة ذات الصلة والقواعد الصحيحة تشكل صورتك وتبني مصداقيتك. ستكون أكثر قيمة إذا تمكنت من التعبير عن أفكارك بوضوح تام.
مع الالتزام بالقواعد، يمكنك إظهار الاهتمام بالتفاصيل والكفاءة المهنية.
يوضح هذا أنك أخذت الوقت الكافي لصياغة رسالتك بعناية مما أحدث فرقًا في كيفية تلقي رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك وتصورها من قبل الجمهور. التأكد من أن هذه الإرشادات تثبت أنك جهة اتصال موثوقة وجديرة بالثقة.
تعزيز إمكانية القراءة
وفقًا لمجموعة Nielsen Norman Group، فإن 79% من القراء لا يقرؤون النص، بل يقومون ببساطة بمسحه ضوئيًا!
هل ستستمر في كتابة رسائل البريد الإلكتروني بأسلوب شكسبير؟
تعد رسائل البريد الإلكتروني التي تحتوي على القواعد واللغة الصحيحة أسهل في القراءة والفهم والاحتفاظ بها. فهو يوفر تدفقًا سلسًا للمعلومات، ويتجنب أي تحولات مفاجئة في موضع المحتوى.
ويمكن القيام بذلك عن طريق تجنب تركيب الجمل المزدحمة.
يضبط النغمة الصحيحة
إذا كان جمهورك يتألف من أشخاص يتقنون المفاهيم التقنية، فيمكنك استخدام المصطلحات التي يعرفونها. وبالمثل، إذا كنت تتحدث إلى جماهير جديدة نسبيًا على المفاهيم أو العروض التي تقدمها، فمن الأفضل استخدام نبرة صوتية بسيطة.
على سبيل المثال: للتأكد من أن رسالتك تنال إعجاب القراء على مستوى أعمق، يمكنك اللجوء إلى استخدام الصوت المبني للمعلوم بدلاً من الصوت السلبي. وذلك لأن الصوت النشط يعطي طريقة مباشرة للتحدث والصوت السلبي أكثر ألفاظًا.
كما أن الصوت السلبي لا يضع الشخص الرئيسي في المقدمة عند التواصل. وذلك لأننا كممارسة رئيسية، نرغب في التركيز على القارئ باعتباره الموضوع.
المس الخيوط العاطفية
الطريق إلى قلوب جمهورك؟
اثارة عواطفهم! ولكن كيف تفعل ذلك؟
يعد تخصيص المحتوى الخاص بك وفقًا لتفضيلات جمهورك طريقة رائعة للقيام بذلك. يمكنك أيضًا أن تسلك الطريق نحو رواية القصص، والتي ينبغي أن تكون قصة تلقى صدى لدى علامتك التجارية وجمهورك.
لا تعد هذه الطرق رائعة لإثارة المشاعر فحسب، بل يمكنها أيضًا مساعدتك في بناء علاقة قوية.
يمكنك أيضًا استخدام أمثلة من الحياة الواقعية ودراسات الحالة لبناء الثقة والمصداقية. يمكن أن يساعد ذلك في التأثير على قرار جمهورك وجذبهم على مستوى أعمق مما يدفعهم إلى اتخاذ الإجراء المطلوب.
يقدم بنية قوية والتدفق الصحيح
يعد متابعة المحتوى المنظم جيدًا أسهل بكثير مقارنة برسائل البريد الإلكتروني التي تحتوي على معلومات متناثرة وغير منظمة. الكلمات التي تكتبها يمكن أن يكون لها تأثير كبير على كيفية تسليم الرسالة، مما يسمح للقراء بقياس الرسالة بسهولة.
يمكن الحفاظ على الهيكل القوي والتدفق الصحيح من خلال ضمان وجود هدف واضح ونقطة رئيسية للمناقشة ودعوة للعمل. على سبيل المثال: الخطاف ونص البريد الإلكتروني والحث على اتخاذ إجراء. يجب أن تكون مُصممة بمساحة بيضاء ذات صلة، وفقرات قصيرة وذات صلة، وعناوين ونقاط نقطية، مع تخطيط سهل المتابعة.
يمكنك استخدام الجمل الأقصر للمؤشرات والجمل الأطول للمؤشرات الداعمة. قد يكون هذا لتوضيح شيء ما، أو شرح مفهوم، أو إنشاء علاقة سبب ونتيجة.
تجنب كتابة الجمل التي تدفع القارئ إلى قراءة جملك مرتين لقياس معناها. يمكنك أيضًا تحديد أولويات فوائد الجمهور لنفسه.
يساعدك على خلق التركيز
جانب مهم من قواعد اللغة؟ علامات ترقيم!
تساعد علامات الترقيم الصحيحة على التركيز والإيقاع الصحيح في رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك. وهذا يعزز تجربة القراءة الشاملة من خلال النقطتين والفاصلة المنقوطة والتجزئة والواصلة. وهذا يشمل أيضًا التفاصيل الدقيقة والفروق الدقيقة في اللغة.
يمكن أن يخدم أيضًا الغرض الرئيسي المتمثل في تجنب الارتباك عند التواصل من خلال الكلمة المكتوبة.
إلى جانب توضيح الرسالة، يمكنها أيضًا إضافة عمق إلى رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك. وهذا يساعدك على توجيه القارئ خلال المحتوى بدقة وسهولة، مما يؤدي إلى الإقناع.
كيف تكتب رسائل بريد إلكتروني مقنعة ودقيقة؟
الوضوح والإيجاز
تتضمن الكتابة معرفة ما تريد نقله قبل كتابته. لذا، إذا تعثرت كتابتك، فقد يكون التخطيط السيئ أحد الأسباب الرئيسية. وهذا لا يربكهم فحسب، بل يزعجهم أيضًا.
وثق بي، هذا هو آخر شيء تريد القيام به!
يمكن أن يساعدك التخطيط المسبق في مطابقة لهجتك ومفرداتك مع جمهورك.
على الجانب الآخر، فإن إهمال الوضوح يفتح الباب أمام سوء الفهم الذي يجب تصحيحه في المستقبل من خلال جهود إضافية. بدلاً من إضاعة الوقت ذهابًا وإيابًا، من الأفضل تقييم سبب وكيفية ونوعية رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك في المراحل الأولية نفسها.
وبالمثل، قد يكون من الصعب كتابة رسالة بريد إلكتروني قصيرة ومستهدفة مقارنة برسالة أطول.
استخدم أقل عدد ممكن من الكلمات مع الحفاظ على معناها. تجنب الكلمات الزغبية، والكليشيهات، والمفاهيم الغامضة، والحشو، والتكرار والتكرار.
منطق
اكتشف الهدف الذي تريد أن تركز عليه رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك وتأكد من الالتزام بهذا الموضوع خلال بريدك الإلكتروني.
يجب أن يتدفق القراء مع كتابتك وقطار أفكارك! يجب أن يقود انتقال العبارات والكلمات القارئ بسلاسة إلى فكرة أخرى. كما ذكرنا سابقًا، يمكنك القيام بذلك عن طريق تجنب الأفكار المتناثرة أو المنفصلة.
بالإضافة إلى ذلك، يُقترح بشدة بناء الجسور، بدلاً من القفز بشكل غير متوقع من فكرة إلى أخرى. اسأل نفسك عن الإجراء المطلوب الذي تتطلع إليه. ضع في اعتبارك هذه الجوانب في جميع أنحاء البريد الإلكتروني وقم بتبسيط بريدك الإلكتروني وفقًا لتلك الجوانب.
الصياغة الإيجابية
الصياغة الإيجابية يمكن أن تحول المضاربة إلى ثقة، والمحتمل إلى عميل مخلص، وتمهد الطريق في النهاية لتحقيق نتيجة نهائية معززة.
القياسات والتعابير هي أداة عظيمة للقيام بذلك! وغني عن القول، استخدم لغة مهذبة في جميع الأوقات. لا تبدو سلبيًا أو انتهازيًا أو منتقدًا عند التعامل مع التعليقات السلبية أو الظروف المزعجة.
عرض النتائج المستقبلية
إن فتح نافذة للنتائج المستقبلية يمكن أن يساعدك على لمس الجانب العاطفي والمنطقي لجمهورك. وهذا يساعدهم على الانتقال من مرحلة النظر إلى مرحلة العمل. كل هذا مع إبقائهم منخرطين ومهتمين بعلامتك التجارية.
مهما كان هدفك، فإن رسائل البريد الإلكتروني التي تذكر النتائج المستقبلية تحافظ على تفاعل جمهورك وتسمح لهم بمتابعة مسار العمل المطلوب.
صياغة دقيقة
يجب أن تكون رسائل البريد الإلكتروني ودية!
ولكن كيف يمكنك التأكد من أنها لا تبدو وكأنها رسالة نصية من صديق الطفولة؟
اتبع آداب البريد الإلكتروني وامتنع عن استخدام العامية أو المصطلحات غير الضرورية أو المصطلحات غير الرسمية أو الرموز التعبيرية غير ذات الصلة أو الكتابة بالأحرف الكبيرة بشكل غير منتظم.
على سبيل المثال: قد لا تتطلب مجالات مثل B2B أو تكنولوجيا المعلومات كتابة بسيطة ورتيبة. بدلاً من ذلك، اختر مفردات متنوعة واستخدم أطوالًا مختلفة من الجمل.
ومع ذلك، يجب عليك أيضًا التأكد من أن الجمل لا تستمر لفترة طويلة جدًا، وإلا فإنها قد تؤدي في النهاية إلى إرباك القراء.
تجنب المصطلحات الغامضة أو العبارات الزائدة أو مجرد تعميم الأشياء. تجنب اللغة التي تؤدي إلى تفسير الجملة بطريقة بدلاً من الطريقة المقصودة.
تذكر أيضًا أن تكرار الفكرة ليس طريقة رائعة لتوضيحها! بل ركز على توضيح الفكرة بطريقة تكون واضحة عند قراءتها لأول مرة.
خاتمة
سواء كان التواصل كتابيًا أو شفهيًا، لا يمكن التغاضي عن أهمية اللغة والقواعد.
اربط الأطراف السائبة لمحتوى البريد الإلكتروني بمجرد الانتهاء من كتابته.
تتضمن الكتابة التفكير ووضع الاستراتيجيات والصياغة والتنسيق والمراجعة الإضافية.
على الرغم من أنه قد يكون من الصعب تحقيق التوازن بين كل شيء دفعة واحدة، إلا أنه يمكنك أخذ قسط من الراحة والعودة بمنظور جديد بعد مرور بعض الوقت. عندما تتعمق أكثر وتقيس ما تريد قوله، ستكتسب فهمًا أعمق له.
ستضيف القواعد واللغة الصحيحة لمسة تشتد الحاجة إليها وتعزز جوهرها.
ففي نهاية المطاف، أليس الأمر كله يتعلق بتحسين الكلمة المكتوبة بدقة والحصول على الاستجابة أو الإجراء المنتظر؟
هل تتذكر في بداية البريد الإلكتروني عندما قلت أن هناك الكثير مما يتطلبه البريد الإلكتروني الناجح؟
أشعر أنك تتساءل ما هو أكثر من ذلك.
جرب Icegram Express للحصول على مكون إضافي شامل للتسويق عبر البريد الإلكتروني وقم بتشغيل حملات البريد الإلكتروني التي تحقق النتائج التي حلمت بها!
مصادر إضافية
- أفضل النصائح لكتابة تسلسلات ترحيب عالية التحويل
- كيف تكتب رسائل بريد إلكتروني أفضل للمتابعة من أجل مشاركة أفضل؟