كيفية أتمتة العمليات التجارية لتحقيق أقصى قدر من الكفاءة

السوق الحديثة مزدحمة للغاية، والبقاء في صدارة المنافسة يعني في كثير من الأحيان تبسيط العمليات التجارية. غالبًا ما تؤدي المهام اليدوية والمتكررة إلى خفض الإنتاجية وزيادة التكاليف، ولهذا السبب تعتبر حلول التشغيل الآلي للمؤسسات بمثابة هبة من السماء للعديد من الشركات.

ولكن مع وجود العديد من الحلول في السوق، من أين تبدأ وكيف يمكنك تحقيق أقصى استفادة من استثماراتك في التحول الرقمي؟ تتناول هذه المقالة أساسيات أتمتة عمليات الأعمال وتقدم رؤى حول كيفية الاستفادة من هذه الأداة القوية.

تحديد فرص الأتمتة

قبل البدء في استخدام تقنيات أتمتة الأعمال، من المهم الرجوع خطوة إلى الوراء وتقييم عملياتك الحالية. على الرغم من إمكانية أتمتة جميع العمليات اليدوية تقريبًا، إلا أنه ليست كل مهمة جاهزة للقيام بذلك. إن محاولة فرضها في مكان لا يناسبها يمكن أن تؤدي إلى صداع أكثر من الحلول.

• تحليل عمليات عملك: قم بإجراء تحليل للعمليات التجارية ودراسة عملياتك اليومية. ما هي المهام المتكررة وتستغرق وقتا طويلا؟ أين ترى الاختناقات أو الأخطاء المتكررة؟ على سبيل المثال، يعد إدخال البيانات ومعالجة الفواتير وإدارة المخزون واستفسارات دعم العملاء من المجالات الشائعة التي يمكن أن يكون للأتمتة فيها تأثير كبير.
• قم بإشراك أعضاء فريقك: يتواجد موظفوك في الخطوط الأمامية ولديهم رؤى قيمة حول المهام اليدوية التي تستهلك وقتهم وطاقتهم. يمكنهم مساعدتك في تحديد أفضل الفرص والحصول على موافقة أولئك الذين سيستخدمون النظام الجديد.

ضع في اعتبارك أن الهدف لا يقتصر فقط على تقليل الأخطاء البشرية وتوفير الوقت. كما أنه يوفر وقت فريقك وطاقته للقيام بمهام أكثر قيمة وإبداعية تتطلب لمسة إنسانية.

اختيار الأدوات والتقنيات المناسبة

بعد تحديد احتياجات أتمتة المهام الخاصة بك، حان الوقت لاستكشاف الأدوات والتقنيات المتاحة لتحقيق ذلك. والخبر السار هو أن هناك الكثير من الخيارات هناك. ويكمن التحدي في العثور على المنتج المناسب لاحتياجاتك وميزانيتك المحددة.

• يعد برنامج إدارة عمليات الأعمال، أو BPM، نظامًا أساسيًا شاملاً لأتمتة العمليات يسمح للمؤسسات بتصميم وتنفيذ وتنفيذ ومراقبة وتحسين عمليات أعمالها بشكل مستمر عبر المؤسسة بأكملها، مما يسهل التنسيق والكفاءة والقدرة على التكيف بشكل أفضل في العمليات.
• غالبًا ما يشتمل تطور BPM، الذي يسمى برنامج أتمتة العمليات الرقمية (DPA)، على الذكاء الاصطناعي (AI)، والتعلم الآلي (ML)، والتحليلات المتقدمة لتعزيز عملية صنع القرار وتجربة العملاء.
• تركز أتمتة سير العمل على تسلسل مهام محددة لتبسيط العمليات التجارية وتحسينها.
• يعالج برنامج BPA العمليات التجارية الشاملة. تتضمن أمثلة أتمتة العمليات التجارية المهام اليدوية المتكررة مثل وسائل التواصل الاجتماعي والتسويق عبر البريد الإلكتروني وتوليد العملاء المحتملين وتأهيل أعضاء الفريق الجدد وخدمة العملاء وما إلى ذلك.
• تستخدم أتمتة العمليات الآلية أو برامج RPA روبوتات برمجية لتقليد الإجراءات البشرية للمهام المتكررة القائمة على القواعد.

كشفت دراسة استقصائية أجرتها Statista مؤخرًا أن غالبية الشركات الصناعية تستفيد من إمكانات التشغيل الآلي للذكاء الاصطناعي والتعلم الآلي، والتحليلات التنبؤية، وأتمتة العمليات الروبوتية، وأتمتة الاختبار، ومعالجة اللغات الطبيعية (NLP) لتعزيز عملياتها التجارية.

الحلول التجارية مقابل الحلول المخصصة

يمكن أن تكون الحلول البرمجية الجاهزة نقطة انطلاق رائعة للعديد من الشركات الصغيرة والمتوسطة الحجم. غالبًا ما تأتي هذه البرامج مزودة بأتمتة مُعدة مسبقًا للعمليات التجارية الشائعة كما أنها سهلة التنفيذ نسبيًا. ابحث عن الخيارات ذات إمكانيات التشغيل الآلي التي تتكامل بشكل جيد مع أنظمتك الحالية لتقليل التعطيل وزيادة الكفاءة.

فكر في الحلول المصممة خصيصًا إذا كانت لديك احتياجات أكثر تعقيدًا أو فريدة من نوعها. على الرغم من أن هذه يمكن أن تكون أكثر تكلفة مقدمًا، إلا أنها توفر المرونة اللازمة لتخصيص الأتمتة بدقة لتناسب عمليات عملك.

أثناء قيامك بتقييم الأدوات والتقنيات المختلفة، تذكر أن تأخذ في الاعتبار عوامل مثل قابلية التوسع وسهولة الاستخدام وتوفير التكاليف المستقبلية والدعم المستمر. آخر شيء تريده هو الاستثمار في نظام يجد فريقك صعوبة في استخدامه، أو لا يمكنه النمو مع عملك.

تنفيذ الأتمتة بشكل استراتيجي

بعد تحديد أهدافك واختيار أدوات التشغيل الآلي، حان الوقت لبدء عملياتك الجديدة. اتبع نهجًا استراتيجيًا لضمان الانتقال السلس والحد الأقصى من الاعتماد.

• ابدأ صغيرًا وتوسع. اختر عملية أو قسمًا واحدًا ليكون بمثابة مشروعك التجريبي، على سبيل المثال، أتمتة عمليات التسويق. يتيح لك ذلك حل أي مكامن الخلل وإظهار فوائد التشغيل الآلي قبل طرحه على مستوى الشركة. كما أنه يمنح فريقك الوقت للتكيف مع طرق العمل الجديدة دون الشعور بالإرهاق.

• التدريب أمر بالغ الأهمية. إلى جانب التأكد من أن موظفيك يعرفون كيفية استخدام النظام الجديد، اشرح سبب تطبيقه. عندما يرى الأشخاص كيف يمكن للأتمتة أن تجعل وظائفهم أسهل وأكثر فائدة، فمن المرجح أن يتبنوا التغيير.

• تذكر أن تضع مقاييس واضحة للنجاح. كيف ستقيس تأثير جهود الأتمتة لديك؟ وقد يشمل ذلك تتبع الوقت الذي تم توفيره، أو تقليل معدلات الأخطاء، أو تحسين رضا العملاء. سيساعدك الحصول على بيانات محددة على تحسين نهجك وتبرير المزيد من الاستثمارات في الأتمتة.

والأهم من ذلك، أن تكون مستعدًا لبعض المطبات في الطريق. لا يحدث أي تغيير كبير دون بعض الفواق. كن مرنًا وكن مستعدًا لتعديل نهجك بناءً على التعليقات والرؤى المستندة إلى البيانات.

التحسين المستمر والتحسين

لا يتم إنجاز أعمال التحسين فعليًا أبدًا، وهناك دائمًا مجال للتحسين. فيما يلي كيفية تحقيق أقصى استفادة من أنظمتك الآلية:

• قم بمراجعة العمليات الخاصة بك بانتظام. هل يقدمون الفوائد المتوقعة؟ هل يساعدون في تحقيق أهداف عملك؟ هل ظهرت اختناقات جديدة؟ تتطور التكنولوجيا باستمرار، لذا فإن ما كان متطورًا قبل عام قد يحتاج الآن إلى التحديث. ابق على اطلاع بأدوات وتقنيات الأتمتة الجديدة للارتقاء بجهودك إلى المستوى التالي.

• شجع التعليقات المستمرة من فريقك. غالبًا ما يكون أفراد طاقمك هم أول من يكتشف فرص التحسين. إنشاء قنوات تسمح لهم بمشاركة ملاحظاتهم واقتراحاتهم بسهولة.

• لا تخف من التجربة. خصص الموارد لاختبار أفكار الأتمتة الجديدة أو تحسين العمليات الحالية. في بعض الأحيان، يمكن أن يؤدي تعديل صغير إلى مكاسب كبيرة في الكفاءة.

وفي نهاية المطاف، فإن هدف الأتمتة ليس فقط القيام بالأشياء بشكل أسرع، بل القيام بها بشكل أفضل. ابحث عن طرق لاستخدام البيانات التي تم إنشاؤها بواسطة أنظمتك الآلية للحصول على رؤى جديدة حول عملك. يمكن لهذه المعلومات أن تقود عملية اتخاذ القرار وتساعدك على البقاء في الطليعة.

استثمر في أتمتة العمليات التجارية

عند القيام بذلك بشكل صحيح، يمكن أن تؤدي أتمتة العمليات التجارية الخاصة بك إلى فوائد كبيرة لا يمكن للأدوات التقليدية مضاهاتها. ومع ذلك، فإن التنفيذ يحتاج إلى تخطيط دقيق، وتنفيذ استراتيجي، وضبط مستمر. انتبه لهذه الرؤى واطلق العنان لمستويات أعلى من إنتاجية الأعمال وكفاءتها.