كيف تتخلص من الورق في 7 خطوات

هل تبحث عن طرق للتخلص من الورق؟

إذا كنت صاحب شركة صغيرة ، فمن المحتمل أنك تجمع المعلومات من العملاء من خلال جعلهم يملأون أنواعًا مختلفة من الأوراق.

لكن التعامل مع الأوراق الورقية يمكن أن يكون فوضويًا وغير منظم ، وقد تكون المعلومات المجمعة غير دقيقة ، وقد تستغرق العملية برمتها وقتًا طويلاً. ومع ذلك ، لا يجب أن يكون الأمر كذلك.

في هذا المنشور ، سنشارك بعض النصائح المهمة حول كيفية الاستغناء عن الأوراق وجعل عملك أكثر كفاءة.

انطلق بلا أوراق مع WPForms الآن

لماذا يجب أن يصبح عملي الصغير بلا أوراق؟

لا يعد عدم استخدام الورق مفيدًا لعملك فحسب ، ولكنه أيضًا ممارسة مستدامة يمكن للزملاء والعملاء على حد سواء أن يتخلفوا عنها.

يوفر تحويل الأعمال الورقية وحفظ الملفات إلى عملية رقمية الوقت والضغط والمال لك ولعملائك. وباستخدام النماذج الرقمية مثل تلك التي تم إنشاؤها باستخدام WPForms ، يمكنك التأكد من جمع المعلومات بدقة وتخزينها بأمان.

بالإضافة إلى ذلك ، تقدم WPForms المئات من القوالب الجاهزة لاستبدال النماذج الورقية بسهولة ، ويتم حفظ جميع النماذج الخاصة بك بأمان في مكان واحد.

مع WPForms ، أصبح العمل بلا أوراق في عملك الصغير الآن أسهل من أي وقت مضى.

كيف تتخلص من الورق في 7 خطوات

1. استخدم الاستمارات والاستطلاعات عبر الإنترنت

يعد استخدام النماذج لعملك طريقة رائعة لاسترداد المعلومات خارجيًا وداخليًا. وتجعل WPForms من السهل للغاية إنشاء ومشاركة النماذج الخاصة بك إلكترونيًا.

بالإضافة إلى ذلك ، هل تعلم أنه يمكنك حتى إجراء استطلاعات الرأي عبر الإنترنت؟ تعتبر عملية جمع إجابات الاستبيان عبر الإنترنت مريحة وفعالة بشكل خاص وتسمح لك بتجنب العمل مع بيانات الاستطلاع يدويًا.

للتخلص من الورق ، فكر في استخدام منشئ النماذج سهل الاستخدام من WPForms لإنشاء النماذج التي تستخدمها لعملك. لديك خيار إنشاء الأوراق الرقمية الخاصة بك من البداية باستخدام نموذج فارغ ، أو يمكنك استخدام واحد من أكثر من 500 قالب نموذج جاهز لتسهيل عملك.

تقدم WPForms نماذج قابلة للتخصيص واختيارات القوالب لكل الأعمال التجارية الصغيرة التي قد تحتاجها تقريبًا.

لكن أولاً ، ستحتاج إلى تثبيت وتفعيل المكون الإضافي WPForms . يمكنك الحصول على المكون الإضافي هنا في WPForms ، أو يمكنك إضافته كمكوِّن إضافي من لوحة معلومات WordPress الخاصة بك.

2. استخدام القوالب لمستندات ونماذج الأعمال

عندما تصبح عملك بلا أوراق ، فأنت تبسط الكثير من العمليات من خلال نقلها عبر الإنترنت. تتمثل إحدى الطرق لجعل الأشياء أكثر فاعلية لعملك في استخدام قوالب مسبقة الصنع للنماذج التي تستخدمها.

يحتوي WPForms على مكتبة قوالب نماذج غنية لمساعدتك في إنشاء نماذج جديدة بسرعة وسهولة ، مع تضمين جميع الحقول المعلوماتية التي تحتاجها بالفعل.

تعمل قوالب النماذج هذه على تسريع عملية بناء النموذج بشكل كبير ، مما يتيح لك توفير الوقت الثمين الذي ستقضيه بلا داع مع النماذج اليدوية والأوراق.

3. تخزين إدخالات النموذج إلكترونيًا

واحدة من أكبر وسائل الراحة التي توفرها النماذج الرقمية هي القدرة على جمع الردود وحفظ إدخالات النموذج إلكترونيًا.

باستخدام WPForms Pro ، يمكنك تخزين إدخالات النموذج مباشرة في WordPress ، لذلك لا داعي للقلق بشأن فرز الأعمال الورقية وحفظها.

باستخدام النماذج المادية ، قد تستغرق رؤية الإدخالات وإدارتها وقتًا طويلاً للغاية. لكن عدم استخدام الورق مع WPForms يمنحك مرونة فائقة ، مما يسمح لك بحفظ النماذج على موقعك أو حدثك في جدول بيانات.

4. إرسال تأكيدات الطلبات وإشعارات الاستلام عبر الإنترنت

نظرًا لأنك تستخدم النماذج الإلكترونية لجمع البيانات من الأشخاص الذين يتفاعلون مع عملك ، فستحتاج أيضًا إلى إخطار المستخدمين إلكترونيًا بأن معلوماتهم قد تم إرسالها.

تقدم WPForms ميزة إشعارات مفيدة ترسل على الفور رسالة إلى عنوان البريد الإلكتروني للمستخدم لتأكيد إرسال النموذج الخاص به.

هذه الميزة رائعة لإعلام المستخدمين بتأكيدات الطلب وإرسال الإيصالات وغير ذلك الكثير.

يمكن أيضًا تخصيص المحتوى الفعلي للبريد الإلكتروني بشكل كامل ، لذا يمكنك التأكد من أن عملائك يتلقون الإشعار الدقيق الذي تحتاجهم للحصول عليه.

5. جمع التوقيعات رقميا

هناك عنصر محدد آخر قد تحتاج إلى مراعاته عند التعامل مع عملك الصغير دون استخدام الورق وهو كيفية جمع التوقيعات الشخصية على النماذج الرقمية.

يتيح لك WPForms القيام بذلك باستخدام ملحق التوقيع المفيد.

من خلال إضافة خيار التوقيع الرقمي على النماذج الخاصة بك عبر الإنترنت ، فقد ألغيت الحاجة لك ولعملائك للتعامل مع الأعمال الورقية الإضافية لتضمين توقيع. يجعل ملحق التوقيع جمع العقود والاتفاقيات والمدفوعات وغير ذلك أمرًا سهلاً لأصحاب الأعمال الصغيرة.

للحصول على برنامج تعليمي كامل ، تحقق من كيفية إضافة توقيع إلكتروني إلى نموذج.

6. استخدام التكامل وميزات WPForms المتقدمة

عند جعل عملك الصغير بلا أوراق ، ضع في اعتبارك العديد من الإضافات المفيدة المتوفرة مع WPForms.

باستخدام إضافات WPForms ، يمكنك تخصيص النماذج الرقمية الخاصة بك بشكل أكبر ، مع تكاملات إضافية مثل Stripe و PayPal و Google Sheets ، والحصول على وظائف متقدمة مع الوظائف الإضافية Form Abandonment ، و Save and Resume ، و User Journey Tracking.

يعد كل من Stripe و PayPal Addons رائعًا لأخذ أعمالك التجارية الصغيرة بدون أوراق ، حيث تسمح لك بجمع المدفوعات والتبرعات والطلبات عبر الإنترنت مباشرة على نماذج موقعك.

بالإضافة إلى ذلك ، يعد Form Abandonment Addon أداة مفيدة لمساعدتك على تحويل العملاء المحتملين المهتمين إلى عملاء مخلصين. وبالنسبة للشركات الصغيرة التي تستخدم منتجات Google للعديد من احتياجاتها غير الورقية ، فإن ملحق أوراق Google يعد إضافة مفيدة للنماذج المخصصة.

7. مشاركة جميع المستندات والاتصالات عبر الإنترنت

مع إنشاء جميع مستنداتك المهمة وتخزينها إلكترونيًا ، يجب على شركتك الصغيرة مشاركة هذه المستندات والاتصالات الداخلية إلكترونيًا أيضًا. لحسن الحظ ، من السهل جدًا هذه الأيام المشاركة والتواصل عبر الإنترنت.

تتم مشاركة المستندات بسهولة بين الزملاء على Google Drive ، كما أن العديد من الشركات تستخدم Google لإجراء اتصالات أخرى أيضًا. بالنسبة لاجتماعات الموظفين ، فكر في التخلي عن المذكرات الورقية وأجندات الاجتماعات المطبوعة ، وشارك مستند Google على مستوى الشركة بدلاً من ذلك. العروض التقديمية من Google و PowerPoint هي أيضًا برامج مفيدة جدًا لعقد اجتماعاتك عبر الإنترنت.

يمكنك أيضًا تشجيع الموظفين على مشاركة الملاحظات بتنسيقات رقمية ، واستخدام تطبيقات الاجتماعات والمراسلة عبر الإنترنت. توجد مجموعة متنوعة من برامج الاجتماعات للاختيار من بينها ، مثل Google Meet و Zoom و Microsoft Teams. بالإضافة إلى ذلك ، يتجه المزيد والمزيد من الشركات الصغيرة إلى تطبيقات مثل Slack للرسائل المباشرة بين زملاء العمل.

بعد ذلك ، راجع قائمة مراجعة اختبار النموذج هذه

مع جميع المنتجات الرقمية المتاحة الآن ، بما في ذلك تلك التي تقدمها WPForms ، أصبح من الأسهل من أي وقت مضى أن تأخذ عملك ونماذجك بلا أوراق.

وبينما نفخر بأنفسنا في بساطة نماذجنا القابلة للتخصيص ومنشئ النماذج سهل الاستخدام في WPForms ، فقد قمنا بتجميع قائمة من النصائح الاحترافية لمساعدتك على منع أي أخطاء أو فقدان للبيانات باستخدام النماذج الخاصة بك عبر الإنترنت. ألق نظرة على قائمتنا المرجعية الكاملة لاختبار النماذج الخاصة بك.

انطلق بلا أوراق مع WPForms الآن

جاهز لبناء النموذج الخاص بك؟ ابدأ اليوم باستخدام أسهل مكون إضافي منشئ نماذج WordPress. يتضمن WPForms Pro الكثير من القوالب المجانية ويقدم ضمانًا لاسترداد الأموال لمدة 14 يومًا.