كيفية إدارة المخاطر في إدارة المشروع: نصائح فعالة لنجاح المشروع

نحن نعيش في عالم حيث الخطر جزء لا مفر منه من كل مشروع. كلما زادت المخاطر التي يتم التعرض لها ، زادت احتمالية النجاح. ومع ذلك ، إذا لم تتم إدارتها بشكل صحيح ، فقد تؤدي المخاطر أيضًا إلى فشل المشروع. يدرك العديد من مديري المشاريع المخاطر التي تنطوي عليها مشاريعهم ، لكنهم قد لا يستخدمون جميع الموارد المتاحة لتقليل أو إدارة المخاطر في إدارة المشروع.

إدارة المشروع هي عملية معقدة تتطلب التخطيط والتنفيذ الفعالين لضمان الانتهاء بنجاح. ولكن من أجل إدارة المشروع بشكل فعال ، من الضروري تقليل المخاطر التي ينطوي عليها أيضًا. في هذه المقالة ، سنناقش ما هي إدارة المخاطر وأهميتها. أيضا ، خطوات إدارة المخاطر في إدارة المشاريع ، وكيفية تقليل مخاطر المشروع بنجاح.

لذلك دعونا نتعمق ونبدأ بالأساسيات للغاية ...

ما هي عملية إدارة المخاطر في إدارة المشاريع

في العالم الحقيقي ، من المعروف أن إدارة المخاطر هي عملية تساعدك على تحديد وإدارة المخاطر التي قد تؤثر على نجاح المشروع. بمعنى آخر ، عملية حاسمة لتحديد وإدارة المخاطر التي يمكن أن تؤثر على نجاح جميع المشاريع في محفظتك.

علاوة على ذلك ، إنه شيء عليك القيام به على أساس يومي. بصفتك مدير مشروع ، فأنت مسؤول عن كل ما يحدث في المشروع. هذا يعني أنك مسؤول عن إدارة أي مخاطر يتم تحديدها.

عندما تضع خطة مشروع ، عليك أن تنظر في كل ما يمكن أن يحدث بشكل خاطئ. ثم عليك التفكير فيما ستفعله للتعامل مع كل من هذه القضايا. قم بتضمين الإجراءات المقترحة الخاصة بك في خطة المشروع. لذلك ، يمكن للجميع رؤية ما تفعله لإدارة المخاطر. يجب عليك أيضًا تحديد التأثير المحتمل لكل مشكلة واحتمال حدوثها.

المخاطر التي من المحتمل أن تؤثر على مشروعك

هناك العديد من المخاطر التي يمكن أن تؤثر على مشروعك ، بعضها أكثر خطورة من البعض الآخر. فيما يلي سبعة من أكثرها شيوعًا يجب وضعها في الاعتبار:

1. التأخيرات الزمنية: إذا كنت تقلل من الوقت الذي سيستغرقه إكمال مشروعك ، فقد تواجه قيودًا زمنية قد تؤدي إلى تعطيل جدولك الزمني وتؤدي إلى تكاليف إضافية.

2. الفشل في تلبية التوقعات: إذا لم يظهر الأشخاص الذين كان من المتوقع أن يساعدوك في مشروعك أو يقومون بعملهم بشكل صحيح ، فقد ينتهي بك الأمر بمنتج أو خدمة لا تتساوى معها.

3. سوء الاتصالات: يمكن أن يكون مكان العمل بيئة صعبة. مع وجود الكثير من الأشخاص الذين يعملون معًا ، من المحتم أن يكون هناك بعض سوء الاتصال. ولكن عندما يحدث سوء اتصال في مكان العمل ، يمكن أن يكون له عواقب وخيمة.

4. النفقات غير المتوقعة: إذا لم تكن تخطط بشكل صحيح وتخصص ميزانية للنفقات غير المتوقعة ، فقد ينتهي بك الأمر بمشروع يتجاوز الميزانية ويتأخر عن الجدول الزمني.

5. ضعف التواصل: عندما لا تتواصل مع أعضاء فريقك ، فقد يؤدي ذلك إلى سوء فهم وخلافات ، مما قد يؤدي إلى تأخير أو حتى مشاكل مالية.

6. سوء الفهم: إذا لم يكن لديك توقعات واضحة حول ما هو مطلوب من مرؤوسيك أو أعضاء الفريق ، فقد يؤدي ذلك إلى سوء الفهم الذي يؤدي إلى خطر عدم تنفيذ المشروع بشكل صحيح.

7. مواصفات غير صحيحة: إذا كانت مواصفات الوظيفة غير صحيحة ، فقد ينتهي بك الأمر بمنتج أو خدمة لا تعمل كما هو متوقع مما يؤدي إلى مخاطر المشروع.

اقرأ أيضًا: 11 طريقة لزيادة كفاءة إدارة مشروعك

6 خطوات فعالة لإدارة المخاطر في إدارة المشروع

نعلم جميعًا الآن أن إدارة المخاطر هي عملية استباقية تتطلب تحديد مخاطر المشروع وتقييمها وتحديد أولوياتها. من أجل إدارة المخاطر بكفاءة في أي مشروع ، هناك بعض الخطوات الأساسية التي يجب اتباعها.

أولاً ، يجب إنشاء نطاق مشروع واضح وموجز. سيساعد هذا في تحديد جميع المخاطر والأخطار المحتملة التي يمكن أن تؤثر على المشروع ، بالإضافة إلى التأثير المحتمل الذي يمكن أن يحدثه كل منها. ثانياً ، يجب وضع تدابير التخفيف المناسبة لتقليل احتمالية وقوع أي كوارث محتملة. بمجرد اتباع هذه الخطوات ، يمكنك إدارة المخاطر بشكل فعال في إدارة المشروع.

فيما يلي التفاصيل التفصيلية للخطوات الرئيسية لإدارة المخاطر في إدارة المشروع:

الخطوة الأولى: تحديد المخاطر

هناك الكثير من المخاطر التي يمكن أن تؤثر على مشروعك. هناك مخاطر فنية ، ومخاطر المشروع ، ومخاطر الأشخاص ، بل وهناك مخاطر لا يمكنك حتى التفكير فيها. يعد تحديد هذه المخاطر مبكرًا أمرًا مهمًا لتكون قادرًا على تنفيذ خطة إدارة المخاطر لاحقًا.

الخطوة الثانية: تحديد ملكية المخاطر المحددة

قم بتعيين ملكية كل خطر تم تحديده لعضو الفريق الذي سيكون مسؤولاً عن تقييم وتخفيف تلك المخاطر المحددة أو الاستفادة من تلك الفرصة المحددة. في بعض الحالات ، قد يفضل مديرو المشاريع تعيين معرف بمجرد تحليل المخاطر وتحديد أولوياتها. ولكن في حالات أخرى ، فإن اتخاذ هذه الخطوة مبكرًا يمكن أن يساعد الأفراد على الاستعداد بشكل أفضل لتخفيف المخاطر أو اغتنام الفرص بشكل أكثر فعالية.

الخطوة الثالثة: تحليل التأثيرات المحتملة وعوامل الخطر

الخطوة التالية هي النظر في كل خطر لتحديد سببه ونطاقه وتأثيره المحتمل. اكتشف المخاطر المحتملة المرتبطة بكل خطوة من خطوات مشروعك. تأكد من إعطاء الأولوية للمخاطر وفقًا لقوتها ونطاقها لفهم تداعيات كل خطر بشكل كامل.

الخطوة 4: إعطاء الأولوية للمخاطر التي تحتاج إلى التعامل معها

حدد المخاطر الرئيسية للمشروع وفقًا لمدى إلحاحها وكيف يمكن أن تؤثر على المشروع.

الخطوة 5: الاستجابة للمخاطر وفقًا لذلك

التزم باستراتيجية الاستجابة المحددة في عملية إدارة المخاطر الخاصة بك وفقًا لماهية المخاطر ، إما عن طريق محاولة القضاء على حدث الخطر أو عن طريق تقليل تأثيره إذا حدث بالفعل. يجب أن تتضمن هذه الطريقة بناء الاستجابة واتخاذ الخطوات اللازمة لتنفيذها.

الخطوة 6: مراقبة وإجراء التغييرات على النحو المطلوب:

مراقبة ومراجعة استراتيجية إدارة المخاطر الخاصة بك وإجراء التغييرات حسب الضرورة. بعبارة أخرى ، ابق على اطلاع دائم باستراتيجية إدارة المخاطر الخاصة بك لإجراء أي تعديلات مطلوبة.

اقرأ أيضًا: إدارة عمليات الأعمال للأعمال الصغيرة

نصائح لإدارة وتقليل المخاطر لضمان نجاح المشروع

توفر عملية إدارة المخاطر خارطة طريق للتعامل مع المخاطر قبل حدوثها. تتحمل الشركات قدرًا كبيرًا من المخاطرة ، خاصةً عندما لا يكون لديها أي شكل من أشكال الخطط الاحتياطية. هناك أربع طرق شائعة لتقليل المخاطر. مثل - تجنب ، وقبول ، وتقليل ، ونقل ، ولكن يمكنك فقط تحديد الخيار الأفضل لموقفك. لمساعدتك في اتخاذ قراراتهم وتقليل فرص مخاطر المشروع ، إليك وسائل التخفيف الخمسة للمخاطر التي يجب التفكير فيها لنجاح المشروع.

ضع خطة محددة لإدارة المخاطر

لا يمكن المبالغة في أهمية وجود خطة مشروع قوية في عالم إدارة المشروع. تحدد هذه الخطط المنهجية الأساسية التي ينفذها المشاركون في أي مشروع معين من البداية إلى النهاية ، بما في ذلك خطة إدارة المخاطر الخاصة بك.

إحدى الحقائق المثيرة للاهتمام حول دور إدارة المخاطر في تسهيل المشاريع هي أنه حتى المخاطر التي تم تعريفها على أنها مستحيلة يمكن أن تظهر نفسها في أي وقت. أفضل طريقة لمنع فريقك من عدم الاستعداد للتعامل مع المخاطر المطروحة هو التأكد من أن لديك البنية التحتية المناسبة أو الخطة الموضوعة حول مؤسستك لضمان قدرتك على استكشاف المشكلات التي قد تنشأ وإصلاحها ثم معالجتها بشكل مناسب قبل أن تصبح مشكلة كبيرة جدًا بالنسبة لجميع الأطراف المعنية.

في بعض الأحيان ، يستغرق تطوير مثل هذه الخطة الشاملة قدرا كبيرا من الوقت والجهد. لكن الاستثمار يؤتي ثماره عادة من خلال العمل كخريطة طريق. هذا يوجه فريقك خلال جميع مراحل المشروع المختلفة.

سجل المخاطر وحافظ على تحديثها

تحدث الأشياء في الحياة. وفي كثير من الأحيان ، لا يمكنك التنبؤ بها! من خلال تجميع سجل للمخاطر لاستكمال خطة إدارة المخاطر الخاصة بك ، لديك أداة لا تقدر بثمن للبقاء على رأس المخاطر عند ظهورها. يجب أن تحافظ على المستندات محدثة. حتى في الأشهر القادمة يمكنك بسهولة التحقق من-

• ماذا حدث ومتى
• كيف استجاب فريقك و
• ما هي المخاطر الجديدة التي ظهرت والتي لم يتم اكتشافها من قبل.

استخدم سجل المخاطر الخاص بك لتتبع المخاطر التي حدثت وكيف سارت الأمور استجابة - ربما شيء مشابه لتقرير الحادث - جنبًا إلى جنب مع أي مشكلات ناشئة جديدة! علاوة على ذلك ، ابق على اطلاع دائم بهذه الوثيقة. ترقب التغييرات وتأكد من أنك متزامن مع نتائج التخطيط الأخرى. سيسهل ذلك عليك وعلى أعضاء فريقك تتبع حالة المشروع.

افهم واقترب من أسفل حدث الخطر

الخطأ الشائع لإدارة المخاطر هو تحديد مجرد تأثير الخطر على الخطر الفعلي نفسه. على سبيل المثال ، قد يفكر المرء في "عدم الموعد النهائي" باعتباره الخطر الرئيسي المرتبط بمشروعه. هذا صحيح من الناحية الفنية - ومع ذلك ، فإن تفويت الموعد النهائي هو مجرد نتيجة لعدم إدارة وتخفيف هذه المخاطر بالذات.

لتجنب هذا المأزق ، نقترح التفكير في كل خطر تم تحديده من حيث ما يمكن أن يسببه (التأثير) عن طريق الأحداث المحتملة ذات الصلة التي يمكن أن تؤدي إلى مثل هذه العواقب ، بدلاً من مجرد كيف يمكن أن يتأثر المرء سلبًا من خلال نتيجة معينة.

لذلك ، فإن الوصول إلى الجزء السفلي من حدث الخطر الذي حددته سيساعدك على تمييز أكثر ما يقلقك في الواقع ضمن المخاطر المذكورة. وأفضل طريقة لإدارتها بشكل استباقي وفقًا لذلك ؛ وبذلك نعمل على منع بعض الكوارث المحتملة حتى قبل أن تبدأ!

ارفع مستوى مهاراتك في إدارة المشاريع

عندما يتعلق الأمر بالإدارة الفعالة والتغلب على المخاطر التي يمكن أن ترتبط بأي مشروع ، فلا أحد ينكر أن وجود أساس قوي لمهارات إدارة المشروع أمر ضروري. سيمكنك إجراء تدريب رسمي بشأن إدارة المشروع من تقليل المخاطر التي قد تنشأ نتيجة لذلك ويساعدك أيضًا على التخطيط بشكل أفضل لمشاكل المشروع التي ربما تم التغاضي عنها إذا لم تكن على دراية مناسبة بالاحتياجات المطلوبة لنوعك المحدد من عمل.

هناك العديد من الطرق التي يمكنك اتباعها لتطوير هذه المهارات للتأكد من أنك بارع في التعامل مع المشاريع قدر الإمكان. إحدى الطرق المفضلة لدي هي التدرب كثيرًا والتأكد دائمًا من إطلاعك دائمًا على أحدث الاتجاهات في هذا المجال. وإذا لم تكن قد قمت بذلك بالفعل ، فإنني أوصي بشدة بحضور المؤتمرات أو ورش العمل مع محترفين آخرين من أجل تعزيز حياتك المهنية بشكل أكبر.

كن أقل استجابة وأكثر استباقية

يفضل العديد من مديري المشاريع التعامل مع الأزمات عند ظهورها ، بدلاً من التخطيط والتصميم النشط لهذه الأنواع من الأحداث. ومع ذلك ، عندما يتعلق الأمر بمنع مثل هذه المشكلات من أن تصبح مشكلات حرجة ، فمن الأهمية بمكان أن تعمل على تحديد طريقة لتجنب الأزمة تمامًا. يدعوهم إلى التصرف بشكل استباقي بدلاً من رد الفعل المفرط في التعامل مع المشكلات.

بدلاً من انتظار حدوث شيء سيئ ثم التوصل إلى حل ، خذ وقتًا إضافيًا في مراحل تخطيط المشروع. حدد المخاطر المرتبطة بمشروعك وقلل من فرص مواجهتها تمامًا من خلال اتخاذ تدابير وقائية.

اقرأ أيضًا: أفضل نصائح حول الإنتاجية في العمل لتبقى أكثر استباقية

قم بتقييم مخاطر مشروعك لتكون قادرًا على تجنبه بشكل أفضل

إدارة المشاريع هي مهنة صعبة ودائمة التغير. مع زيادة المساءلة ، تتعرض المزيد من المشاريع الآن لمخاطر أكبر. يجب أن نفهم أن الخطر جزء من أي مشروع. لكنها يمكن أن تكون صعبة بشكل خاص في المشاريع عالية المخاطر. يحتاج المديرون إلى تقييم وفهم المخاطر التي تنطوي عليها مشاريعهم وكيفية التخفيف منها. يحتاجون أيضًا إلى إنشاء خطة للتعامل مع أي مشاكل محتملة قد تنشأ.

من أجل القيام بذلك أولاً ، يجب أن يفهموا الأنواع المختلفة للمخاطر وكيف يمكن أن تؤثر على مشروعهم. بعد ذلك ، يجب عليهم تحديد وتقييم المخاطر المحتملة المرتبطة بالمشروع. أخيرًا ، يجب عليهم تنفيذ عمليات إدارة المخاطر للتخفيف من الآثار المحتملة للمخاطر. باتباع هذه الخطوات ، يمكن لأي مدير مشروع تقييم المخاطر بسهولة. والتأكد من أن مشروعهم ناجح وقادر على تجنب المخاطر غير الضرورية.

هناك طريقة فعالة أخرى لتجنب المخاطر أو تقليلها وهي استخدام أداة إدارة مشروع شاملة مثل WP Project Manager لإدارة وتحليل التقارير وتنظيم المشاريع بشكل أفضل. يسمح هذا لمديري المشروع وأعضاء الفريق بتجنب الأخطاء الشائعة في إدارة المشروع. يقلل من فرصة مخاطر المشروع ويقلل من احتمالية فشل إدارة المشروع.