كيفية توفير الوقت والتعامل بشكل صحيح مع محاسبة WooCommerce والمخزون

وفقًا لدراسة أجراها بنك الولايات المتحدة الأمريكية عام 2018 ، فإن إدارة التدفق النقدي السيئ والفهم السيئ للمحاسبة والتمويل هي العقبات الرئيسية لنجاح الأعمال.

هل تشعر وكأنك قد تكون جزءًا من هذه الإحصائية؟ تهدف هذه المقالة إلى توسيع معرفتك من خلال توفير حلول قابلة للتنفيذ لفهم وتتبع وإدارة محاسبة أعمالك - دون قضاء المزيد من الوقت في يومك.

توفر WooCommerce لأصحاب الأعمال منصة رائعة لبيع منتجاتهم ، وتتيح لك قابليتها للتخصيص دعم وأتمتة عمليات عملك بشكل لا مثيل له. من أهم هذه العمليات المحاسبة.

بغض النظر عن مكان وجودك أو ما تبيعه ، تعد إدارة مسك الدفاتر جزءًا مهمًا من أي موقع تجارة إلكترونية ناشئ أو متنامي. منصة المحاسبة ليست فقط لأغراض ضريبة الدخل السنوية ؛ يساعد في تتبع المبيعات وسجلات العملاء والمصروفات والموردين. كما أنه يراقب هوامش الربح على المنتجات التي تبيعها ومن تبيعها ومن تشتري منها.

تراقب منصة المحاسبة الأموال الواردة والصادرة ، ويمكن أن تساعدك في اتخاذ قرارات مستنيرة - مثل المنتجات الأكثر ربحية ، وليس فقط عدد المنتجات التي قمت ببيعها.

في هذه الأيام ، يعد تتبع عمليات تحصيل ضرائب المبيعات والإيداعات لمتجرك أمرًا مهمًا بنفس القدر. نظرًا لأن الصلة بضريبة المبيعات أصبحت أكثر انتشارًا ، فمن الضروري معرفة مقدار ضريبة المبيعات التي جمعتها ، وتقديم هذه المبالغ ودفعها بشكل صحيح كل شهر.

بالإضافة إلى ذلك ، يمكن أن تساعد منصة المحاسبة في مراقبة المخزون ، بحيث تعرف ما هو موجود في المخزون ومتى يحين وقت إعادة الترتيب. كل هذا يساعدك على إدارة أعمال أكثر كفاءة وربحية من خلال معرفة أرقامك .

هل سئمت من إدارة أوراق Excel والبيانات المجزأة؟ هل أنت مستعد للتحكم في محاسبة أعمالك؟ إذا كان الأمر كذلك ، واصل القراءة.

استخدام منصة محاسبة لمتجر WooCommerce الخاص بك

من أكبر فوائد منصات المحاسبة؟ الاستفادة من بيانات الأعمال لتوفير إمكانات الإدارة وإعداد التقارير التي تمنحك:

• صورة أكثر دقة لصحة عملك
  
• القدرة على اتخاذ قرارات مستنيرة
  
• أدوات لتوسيع نطاق عملك دون بذل جهد إضافي
  

كل منها له نفس القدر من القيمة - سترى أدناه كيف يؤخذ في الحسبان المجالات المعتمدة على المحاسبة في عملك.

تكلفة البضاعة المباعة

مقياس مهم لمتجر التجارة الإلكترونية هو تكلفة البضائع المباعة (COGS) . إذا كان عملك قائمًا على المنتج ، فمن المحتمل أن يكون المخزون هو أكبر نفقاتك.

ومع ذلك ، بدون تكلفة COGS دقيقة - مع العلم أنك قمت ببيع 10 أدوات مقابل 500 دولار ، على سبيل المثال - لا يمكنك اتخاذ قرارات قابلة للتنفيذ. إذا كنت تعلم أن تكلفة البضائع المباعة الخاصة بك كانت 20 دولارًا لكل من هذه الأدوات العشر ، فيمكنك التخطيط لعدد إعادة الترتيب ، ومقدار صافي ربحك ، وكيف ساهم ذلك في الهامش الإجمالي.

تعد معرفة نفقاتك أمرًا ضروريًا للتخطيط الفعال للأعمال: فهي تتيح لك فهم التكاليف والتنبؤ والتخطيط والميزانية وفقًا لذلك. تحدد هوامشك الربحية الخاصة بك ، ولا توجد طريقة لمعرفة هذه الهوامش إلا إذا كنت تعرف تكاليفك.

تقوم منصة المحاسبة بذلك بدون عمل يدوي مستمر. أثناء قيامك بتسجيل عدد المنتجات التي تم شراؤها وبأي سعر ، ستُظهر منصة المحاسبة بدقة عدد المنتجات الموجودة في المخزون. عندما تبيع هذه المنتجات ، سترى ذلك ينعكس في المخزون المتاح وستكون قادرًا على تحديد الربح الحقيقي بعد التكاليف المتعلقة بالمنتج.

بصرف النظر عن مزايا تخطيط الأعمال وتحليل الأرباح المتعلقة بمعرفة تكلفة السلع المباعة ، هناك أيضًا مزايا ضريبية. يتم احتساب الضرائب على أساس إجمالي الربح ، وهو الإيرادات مطروحًا منه التكاليف. تضمن مراقبة جميع التكاليف الحصول على دخل خاضع للضريبة بشكل دقيق!

تقرير دقيق عن الربح / الخسارة

يعتبر الربح والخسارة مؤشرين أساسيين لصحة الأعمال. هناك العديد من الطرق للاحتفاظ بسجل شامل لدخلك العام ونفقاتك. عند تتبعها في نظام أساسي للمحاسبة ، يمكن استخدام هذه البيانات لاتخاذ القرارات وعرض الأنماط والمحفوظات التي يتعذر الوصول إليها في جداول البيانات اليدوية.

على سبيل المثال ، كيف تتوافق الأشهر الستة الأخيرة من التسويق مع مبيعات منتجاتك ذات الهامش الأعلى والأدنى؟ هل تخصص الموارد والعمالة لمنتج يحقق إيرادات عالية ولكن هوامش منخفضة؟ هل ترتفع تكلفة السلع المباعة بمرور الوقت ، وهل يمكن تخفيضها بشراء كميات مختلفة في فترات مختلفة؟

يتيح لك تتبع الإيرادات والمصروفات عبر منصة المحاسبة الخاصة بك رسم تقارير دقيقة. يتطلب تسجيل المبيعات والنفقات بدقة إدخال بيانات دقيقة وكاملة - العديد من منصات المحاسبة تجلب هذه البيانات تلقائيًا ويمكنها حتى الاتصال ببطاقتك الائتمانية أو حسابك المصرفي لاستيراد هذه المعلومات.

تابع القراءة لمعرفة كيف يمكنك أتمتة هذه الأنواع من تسجيل البيانات.

الجرد وتتبع الهامش

يمنحك WooCommerce القدرة على تتبع المخزون محليًا لأغراض المبيعات ، مما يسمح لك بتقديم كمية محددة من المنتج إلى العميل دون زيادة البيع أو البيع.

توفر منصات المحاسبة مزايا مختلفة لتتبع المخزون. والجدير بالذكر أنه من الأسهل - والأكثر كفاءة - إدخال كميات المخزون وتعديلها وتحديثها. يؤدي القيام بذلك أيضًا إلى تحديث مجالات المحاسبة ذات الصلة ، مثل حسابات أصول المخزون و COGS.

على سبيل المثال: يمكنك فتح منصة محاسبة (مثل QuickBooks) ، وإدخال فاتورة لـ 50 عنصر واجهة مستخدم من البائع الخاص بك ، والضغط على "حفظ". سيكون لديك بعد ذلك سجل بالدفع للبائع الخاص بك ، وسيتم تسجيل نفقات المنتجات. ستعمل QuickBooks على زيادة مخزونك بشكل صحيح بمقدار 50 ، جنبًا إلى جنب مع أصول المخزون وحسابات COGS ذات الصلة - كل ذلك عن طريق إدخال فاتورة واحدة.

التسوية وكشوف الحسابات البنكية

أحد أفضل الأسباب لاستخدام نظام أساسي للمحاسبة هو حقيقة أنه يجمع كل مداخيلك ونفقاتك ، مما يساعد في خطوة أخيرة مهمة للتأكد من أن البيانات التي أدخلتها تتطابق مع معاملات العالم الحقيقي وكشوف الحسابات المصرفية وبطاقات الائتمان. وهذا ما يسمى "المصالحة".

بالإضافة إلى تحصيل الإيرادات أو النفقات غير المسجلة ، تساعد التسوية في الكشف عن المعاملات غير المتوقعة ، لا سيما في مجالات السرقة والمصروفات أو الفواتير غير المصرح بها.

تتم التسوية عادة على أساس شهري أو ربع سنوي.

استخدام QuickBooks كمنصة محاسبة لمتجر WooCommerce الخاص بك

يعد QuickBooks ، المتاح عبر الإنترنت (المستند إلى السحابة) أو على سطح المكتب ، خيارًا شائعًا بين مستخدمي WooCommerce.

باستخدام QuickBooks ، يمكنك تتبع مبيعات WooCommerce والنفقات والعملاء والبائعين والأرباح والخسائر وتكلفة البضائع المباعة والمخزون وغير ذلك - دون أن تكون محاسبًا.

من خلال دمجها في سير العمل اليومي أو الأسبوعي وعدم إدخال جميع البيانات في نهاية العام ، فإنك تراقب باستمرار الصحة المالية لعملك وتديرها.

لا يتطلب استخدام منصة محاسبة مثل QuickBooks بشكل منتظم استثمارًا هائلاً للوقت. يمكن لعمليات التكامل مثل QuickBooks Sync for WooCommerce by MyWorks مزامنة جميع بيانات متجرك ، لذلك من السهل الإعداد - بالإضافة إلى ذلك ، لن تحتاج إلى إدخال بيانات جديدة يدويًا.

بمجرد أن يكون لديك حساب QuickBooks نشط ، هناك بعض الخطوات الأولية مثل إدخال تاريخ بدء الشركة وربط حساباتك المصرفية. بمجرد اكتمال ذلك ، ستكون جاهزًا لتتبع بياناتك المحاسبية! يمكن القيام بذلك يدويًا أو تلقائيًا.

إعداد يدوي

ستحتاج أولاً إلى إنشاء منتجاتك في QuickBooks ، وإدخال COGS ومعلومات المخزون لكل منتج ، ثم تعيين حسابات الدخل والمصروفات.

بعد ذلك ، أدخل طلبات متجر WooCommerce. يمكن أن تشمل جميع المبيعات السابقة أو تبدأ في تاريخ من اختيارك ؛ من الناحية المثالية ، يجب عليك اختيار نقطة البداية والحصول على جميع المبيعات للسنة المالية معًا. يمكن إدخال الطلبات كفواتير - وهي الأفضل إذا لم يدفع العملاء على الفور - أو إيصالات المبيعات ، والتي تعتبر مثالية إذا كنت تعالج المدفوعات في وقت الشراء.

بعد إدخال طلبات WooCommerce الخاصة بك ، ستتمكن من سحب التقارير المحاسبية لتقييم الصحة المالية لمتجرك ، والاستمرار في استخدام QuickBooks لتتبع البائعين والنفقات الجارية.

هل لديك الكثير من المنتجات والطلبات في WooCommerce لإدخال هذه البيانات يدويًا؟ أو ليس لديك الوقت؟

أخبار سارة: يمكنك دمج WooCommerce و QuickBooks لمزامنة جميع بياناتك السابقة والبيانات الجارية تلقائيًا في الوقت الفعلي.

الإعداد الآلي

اعتمادًا على احتياجات العمل والميزانية والأولويات الشخصية ، يمكنك اختيار التكامل للمساعدة في أتمتة هذه العملية وتوفير الوقت.

بينما قد تبدو إدارة البيانات يدويًا كحل منخفض التكلفة ، فإن استثمار الوقت المطلوب قد يؤدي إلى تكلفة فرصة أكبر. كما هو الحال مع أي نظام عمل جديد ، ستحتاج إلى تقييم الحلول المتاحة وتحديد أفضل الحلول التي تلبي احتياجاتك الخاصة.

هناك العشرات من العمليات اليومية بالفعل على لوحتك بصفتك مالك متجر WooCommerce. تستغرق إضافة واجبات المحاسبة اليدوية ، مثل إدخال العملاء والمبيعات يدويًا ، وإضافة قوائم المنتجات وإدارتها ، وتسجيل ضرائب المبيعات وحفظها بشكل صحيح ، وإضافة الودائع المصرفية ، وتسوية حساباتك ، والحفاظ على مستويات المخزون الحالية الكثير من الوقت.

لحسن الحظ ، لم تعد المحاسبة مهمة تستهلك المزيد منها. يمكن لعمليات الدمج أن تحافظ تلقائيًا على بيانات المحاسبة والمخزون الخاصة بك محدثة. يعد QuickBooks Sync for WooCommerce by MyWorks أحد هذه التكامل - ويمكنك حتى البدء مجانًا.