كيفية إعداد نظام هاتف الرد الآلي لموقعك على الويب

هل تريد إعداد نظام هاتف آلي لعملك على الإنترنت؟

يتأكد نظام هاتف الرد الآلي من الرد على مكالمات العملاء على الفور. فهو لا يجعل عملك الصغير يبدو احترافيًا فحسب ، بل يمكن أن يساعدك أيضًا في خفض التكاليف.

في هذا البرنامج التعليمي خطوة بخطوة ، سنوضح لك كيفية إعداد نظام هاتف الرد التلقائي بسهولة في WordPress.

الحصول على الأدوات الصحيحة لنظام الهاتف الآلي

تضيف العديد من مواقع الويب الخاصة بالشركات الصغيرة رقم هاتف أو زر اتصال إلى موقع الويب الخاص بها وتتركه عند هذا الحد. يمكن للعملاء بعد ذلك الاتصال إذا احتاجوا. لكن المشكلة في هذا هو أنه يمكنك تلقي مكالمات في جميع الساعات الفردية ، وإذا كنت تجري مكالمة أخرى ، فقد يُترك العميل في الانتظار لفترة طويلة.

هذا سوف يتركك وإحباطهم. من ناحية أخرى ، سيتيح لك نظام الرد الآلي الاستفادة من العديد من الميزات التي تشمل إجابات المكالمات التلقائية وانتظار المكالمات وساعات العمل وغير ذلك الكثير.

مع خدمات الهاتف القياسية ، قد يكون إعداد هذه الميزات مكلفًا حقًا خاصةً إذا كنت تتعامل مع حجم المكالمات التجارية.

باستخدام نظام الرد الآلي للهاتف ، يمكنك الحصول على جميع الميزات التي تحتاجها لتوفير تجربة عملاء عالية على موقعك في حدود ميزانيتك.

نوصي باستخدام Nextiva. إنها أفضل خدمة هاتف للأعمال تتيح لك إدارة مكالمات العمل بسهولة باستخدام ميزات الاستقبال التلقائي.

Nextiva هو مزود خدمة الهاتف VoIP (الصوت عبر بروتوكول الإنترنت). هذا يعني أنها تستخدم الإنترنت لإجراء واستقبال المكالمات الهاتفية ، لذا فهي أرخص بكثير.

لا تحتاج إلى مركز اتصال باهظ الثمن به فريق دعم. ستحصل على كل ما تحتاجه لتبدو محترفًا حتى لو كان مجرد عضو واحد أو اثنين من أعضاء الفريق يتولى الدعم.

إذا كان لديك فريق أكبر ، فيمكنك توجيه المتصلين إلى القسم الصحيح باستخدام نظام القائمة. سيؤدي ذلك إلى تقليل قوائم انتظار المكالمات وجعل إدارة المكالمات أسهل بكثير.

فيما يلي عدد قليل من المزايا الرائعة المضمنة في Nextiva:

• الرقم المجاني
• حاضر تلقائي
• تحويل المكالمات
• خدمة انتظار المكالمات
• البريد الصوتي
• المكالمات ومؤتمرات الفيديو
• تسجيل المكالمات
• تطبيق الهاتف المحمول
• وأكثر من ذلك بكثير.

إذا كان لديك بالفعل رقم هاتف خاص بالعمل ، فيمكنك نقل الرقم إلى Nextiva والاستمرار في استخدام نفس الرقم. سوف يعطونك حتى رقمًا مؤقتًا بمعرف المتصل أثناء انتقالك.

ستتمكن من إدارة اتصالات عملك من أي جهاز بما في ذلك الكمبيوتر المحمول والهاتف المكتبي والهاتف المحمول.

سيساعد هذا في تحسين رضا العملاء بشكل كبير. يحتوي Nextiva حتى على نظام هاتفي قائم على السحابة مصمم للفرق البعيدة. يمكنك نقل PBX الحالي الخاص بك إلى السحابة أو الحصول على نظام VoIP مستضاف مع قوى خارقة.

هل تريد معرفة المزيد عن Nextiva؟ يمكنك قراءة المزيد عن هذه الخدمة هنا: مراجعة Nextiva: هل هي أفضل خدمة هاتف عمل؟

إذا كنت ترغب في استكشاف المزيد من الخيارات ، فراجع قائمتنا: 7 أفضل أنظمة هاتف الرد الآلي للشركات الصغيرة. وهي تشمل RingCentral و Ooma و Grasshopper.

ومع ذلك ، سنوضح لك كيفية إعداد نظام هاتف الرد الآلي على موقع الويب الخاص بك باستخدام Nextiva.

كيفية إعداد نظام هاتف الرد الآلي

للبدء ، قم بالتسجيل للحصول على حساب Nextiva. يمكنك اختيار خطة وفقًا للميزات والوظائف التي تحتاجها ومستويات الأسعار. تعد الخطة الأساسية الأساسية أكثر من كافية لبدء استخدام نظام هاتف آلي للشركات الصغيرة ، ويمكنك التوسع مع نموك.

ستحصل على ميزات مثل:

• مكالمات صوتية غير محدودة
• أرقام مجانية وفاكس إنترنت غير محدود
• اجتماعات الفيديو ، تصل إلى 45 دقيقة و 250 مشاركًا
• إنشاء ملاحظات على جهات الاتصال والمكالمات
• رسائل دردشة تعاون الفريق
• التقويم وجدولة الاجتماعات
• تكامل جهات الاتصال والتقويم ، Google و Outlook
• إدارة جهات الاتصال ، ما يصل إلى 500 جهة اتصال مشتركة

يمكنك أيضًا طلب عرض توضيحي قبل التسجيل حتى تتأكد من أن هذه الخدمة مناسبة لك.

عندما تقوم بالتسجيل ، ستحصل على خيار لتحديد رقم هاتف عمل جديد أو توصيل رقم موجود بحساب Nextiva الخاص بك.

بمجرد الانتهاء من الإعداد ، يمكنك استخدام هذا الرقم لإجراء واستقبال المكالمات عبر أجهزة متعددة.

الآن لإعداد نظام هاتف الرد التلقائي على موقع الويب الخاص بك ، توجه إلى حساب Nextiva الخاص بك. في شريط المهام الأيسر ، حدد علامة التبويب الاتصالات »نظام الهاتف .

سيؤدي هذا إلى فتح صفحة جديدة حيث سترى المزيد من الخيارات لنظام هاتفك. حدد علامة تبويب تدفقات المكالمات هنا. سيتيح لك ذلك إعداد نظام آلي للرد على الهاتف للشركات الصغيرة.

بعد ذلك ، يمكنك اختيار الزر " إنشاء تدفق جديد " لبدء إعداد ميزة الرد الآلي.

عندما تبدأ للتو ، يمكنك البدء من سكراتش . بمجرد إنشاء تدفقات المكالمات وحفظها كقوالب ، ستراها هنا.

يتيح لك Nextiva إضافة اسم لتدفق المكالمة هذا بحيث يمكنك بسهولة تذكر الاسم الذي تريد تحديده لاحقًا. على الجانب الأيمن ، سترى رمز الهاتف.

عند النقر فوق هذا الرمز ، ستحصل على خيار لإدخال رقم هاتف عملك. يمكنك أيضًا إضافة ملحقات والمزيد من الأرقام هنا إذا كنت ترغب في أن يتصل المتصلون مباشرة بأقسام أو فرق مختلفة.

تسهل ميزة توجيه المكالمات هذه على فريقك معرفة ما يتصل به العميل حتى قبل الرد على الهاتف.

يمكنك الآن النقر فوق الزر "حفظ ومتابعة" . بعد ذلك ، يمكنك إعداد الإجراءات التي ستتم بمجرد تنشيط تدفق مكالماتك.

حدد الزر "إضافة إجراء" وستظهر قائمة جديدة منبثقة.

هنا ، اختر "قائمة الهاتف" لتسجيل رسالة ترحيب للمتصلين بك. يمكنك أيضًا إضافة خيارات لهم لتحديد المشكلات المحددة التي يواجهونها حتى يتم توجيههم إلى القسم الصحيح أو عضو الفريق الصحيح.

الآن بشكل افتراضي ، هناك تحية مسجلة مسبقًا يمكنك استخدامها. إذا كنت ترغب في تخصيص رسالتك للمضيف الآلي ، يمكنك تسجيل أو تحميل تحية مخصصة هنا.

ستصبح هذه الرسالة موظف الاستقبال الافتراضي الخاص بك في مكالمة IVR (الاستجابة الصوتية التفاعلية).

بعد ذلك ، يمكنك تخصيص قائمة هاتفك لتناسب عملك أو موقع الويب الخاص بك. تحت قائمة الهاتف ، سترى لوحة مفاتيح. يمكنك تحديد الأرقام التي تريد تفعيلها هنا.

على سبيل المثال ، يمكنك أن تطلب من المتصل الضغط على 1 للحصول على الدعم ، و 2 لاستعلامات المبيعات ، و 9 للاتصال بممثل.

كل ما عليك فعله هو النقر فوق الرقم ثم إضافة تفاصيل القسم أو الفريق في قسم خيارات القائمة على اليمين.

أنت الآن على وشك الانتهاء من إعداد نظام هاتف العمل الخاص بك. إذا كنت ترغب في تكوين " خيارات متقدمة " ، يمكنك تعيين مدة المهلة ورقم لطلب عامل التشغيل.

إذا كنت ترغب في تمكين المتصلين من طلب رقم داخلي ، فهناك مربع اختيار هنا تحتاج إلى تحديده.

للانتقال إلى الخطوة التالية ، تحتاج إلى النقر فوق الزر "حفظ ومتابعة" .

ستعود الآن إلى شاشة تدفق المكالمات الرئيسية. هنا ، يمكنك تعيين أعضاء الفريق وأرقام الهواتف / ملحقات لخيارات القائمة التي أضفتها للتو. سيؤدي ذلك إلى تحسين معالجة مكالماتك والسماح للموظفين باستخدام البرامج النصية المصاحبة لكل ملحق.

إذا قمت بالنقر فوق الزر "إضافة إجراء" هنا من القوائم الفرعية ، يمكنك تحديد علامة التبويب "المستخدمون والفرق" .

هنا يمكنك تعيين أحد أعضاء الفريق للعمل. سترى خيارات لإضافة اسم فريق ، سواء كنت تريد الاتصال بجميع الأعضاء المتصلين معًا أو واحدًا تلو الآخر.

يمكنك استكشاف هذه الخيارات وتهيئة الإعدادات لتناسب تفضيلاتك.

انقر فوق حفظ ومتابعة وستعود إلى شاشة تدفق المكالمات الرئيسية. اتبع نفس الخطوات لإضافة إجراءات إلى كل خيار قائمة.

باستخدام ذلك ، قمت بإعداد نظام آلي للرد على هاتف العمل.

الآن قد تكون هناك أوقات قد لا تتمكن فيها أنت أو أعضاء فريقك من الرد على أي مكالمات. لذلك خارج ساعات العمل وفي أيام العطلات ، يمكنك إعداد صندوق بريد صوتي. يسمح هذا للمتصلين بترك رسالة إذا لم يرد أحد على الهاتف.

هذه الميزة مفيدة بشكل خاص للشركات التي لا تريد أن تفوت الاتصالات المهمة من العملاء. لذلك إذا كنت منظم حفلات زفاف أو منظم أحداث أو مستقلاً ، على سبيل المثال ، يمكن للمتصلين ترك رسائل توضح بالتفصيل ما يبحثون عنه ويطلبون عرض أسعار.

لإضافة بريد صوتي إلى تدفق مكالماتك ، تأكد من اختيار الزر "إضافة إجراء" ضمن الامتداد الذي أعددته للتو.

يمكنك الآن اختيار "البريد الصوتي" بدلاً من "المستخدمون والفرق".

في الصفحة التالية ، يمكنك إعداد صندوق البريد الصوتي والرسالة. اختر الفريق أو الشخص من القائمة المنسدلة "وجهة البريد الصوتي" ، والقسم المناسب من القائمة المنسدلة "الفريق".

مرة أخرى ، انقر فوق الزر حفظ ومتابعة . اتبع نفس الخطوات لكل امتداد أضفته. بعد الانتهاء ، سترى أن تدفق المكالمات ينتقل إلى امتدادات مختلفة ، ثم البريد الصوتي ، وتنتهي المكالمة.

الآن أصبح تدفق مكالمات الرد التلقائي متعدد المستويات جاهزًا. عند النقر فوق الزر "Go Live" الموجود أسفل الشاشة ، سيتم تنشيط تدفق المكالمات.

نوصي باختبار نظام الرد الآلي الهاتفي الخاص بك عن طريق إجراء عدة مكالمات واردة وهمية لاختبار رسائل الترحيب والإضافات وخيارات البريد الصوتي.

باستخدام ذلك ، نجحت في إعداد نظام هاتف آلي لموقعك على الويب مع الرد التلقائي وتدفق المكالمات.

يمكنك الآن تسهيل اتصال العملاء بك عن طريق إضافة رمز هاتف إلى موقع الويب الخاص بك بدلاً من عرض الرقم الذي يحتاجون إلى الاتصال به. عندما يقوم المستخدمون بالنقر فوق الرمز ، سيتم الاتصال التلقائي بالرقم لهم.

كيفية إضافة زر "اتصل الآن" إلى موقع WordPress الخاص بك

هناك مكون إضافي بسيط لبرنامج WordPress يمكنك استخدامه لإضافة زر الاتصال الآن إلى موقع الويب الخاص بك. هذا يسهل على المتصلين الاتصال برقمك خاصة إذا كانوا على هواتفهم المحمولة.

إذا كنت تبحث عن نظام هاتف مجاني للحضور التلقائي ، فيمكن أن يكون هذا المكون الإضافي بديلاً جيدًا. يسهل على العملاء الاتصال بك بمجرد النقر على زر الاتصال.

يمكنك أيضًا استخدام نموذج طلب رد الاتصال في WordPress. يمكنك إعداده مجانًا والسماح للمستخدمين المهتمين بملء نموذج بالتاريخ والوقت اللذين يجدونهما مناسبين لك للاتصال بهم.

بالعودة إلى البرنامج التعليمي ، فلنقم بإعداد زر الاتصال على موقعك.

في WordPress ، انتقل إلى الإضافات »إضافة صفحة جديدة . ابحث الآن عن المكون الإضافي WP Call Button وقم بتثبيته وتنشيطه. لمزيد من الخطوات حول ذلك ، استخدم هذا الدليل: كيفية تثبيت البرنامج المساعد WordPress - 3 طرق (خطوة بخطوة)

بمجرد التنشيط ، انتقل إلى الإعدادات »WP Call Button في قائمة WordPress.

هنا ، يمكنك تنشيط زر الاتصال وإضافة رقم هاتف VoIP الذي قمت بإعداده باستخدام Nextiva.

سترى أيضًا خيارات لتخصيص مظهر الزر وإضافة زر اتصال ثابت يطفو على الشاشة عبر موقع الويب الخاص بك.

يمنحك WP Call Button التحكم في الزر الخاص بك. يمكنك اختيار المكان الذي تريد إظهار / إخفاء الزر فيه على الصفحات والمشاركات.

إذا كنت ترغب في عرضه في أماكن محددة ، فيمكنك استخدام خيار زر الاتصال الثابت . سيعطيك هذا رمزًا قصيرًا يمكنك تضمينه في موقع WordPress الخاص بك.

بعد إعداد المكون الإضافي ، تأكد من الضغط على الزر "حفظ التغييرات" .

يمكنك أيضًا إضافة زر لاصق مباشرةً إلى صفحاتك ومنشوراتك ومناطق عناصر واجهة المستخدم باستخدام الكتلة المضمنة.

في إعدادات الحظر ، ستحصل على خيارات لتخصيص الألوان وحجم النص والمحاذاة وإظهار أو إخفاء رمز الهاتف.

بمجرد الانتهاء ، تأكد من النقر فوق "تحديث" أو "نشر" لحفظ التغييرات.

هذا هو! لقد قمت للتو بتحسين دعم العملاء وتوفير المال أيضًا! نأمل أن تكون قد وجدت هذا الدليل حول إعداد أتمتة الهاتف الافتراضي المضافة مفيدًا.

بعد ذلك ، قد ترغب في استخدام CRM لتحسين التشغيل الآلي الخاص بك: مقارنة بين أفضل 10 برامج CRM للشركات الصغيرة.

وستريد أن ترى أدلةنا:

• WordPress Live Chat: كيفية الإعداد مجانًا (خطوة بخطوة)
• كيفية إنشاء نموذج طلب رد في ووردبريس
• 6 من أفضل أدوات التواصل مع العملاء لبناء العلاقات

هذه المنشورات مخصصة لتحسين تجربة العملاء بطرق سهلة ومناسبة للميزانية.