التوثيق الداخلي: كل ما تحتاج إلى معرفته (نصائح ودروس)

هل عملك بحاجة إلى وثائق داخلية؟ وما هي حتى التوثيق الداخلي في المقام الأول؟

على الرغم من أنك ربما تكون على دراية بفكرة إنشاء وثائق لمساعدة عملائك على الحصول على قيمة أكبر من منتجاتك أو خدماتك ، فإن التوثيق عالي الجودة يمكن أن يساعد أيضًا عملك وموظفيك على العمل بشكل أفضل.

يسمى هذا النوع من الوثائق الداخلية الوثائق الداخلية ويمكنك استخدامها لزيادة الإنتاجية والحفاظ على المعرفة ومشاركتها والمزيد.

في هذا الدليل ، ستتعلم كل ما تحتاج لمعرفته حول الوثائق الداخلية ، بما في ذلك ما يلي:

• ما هو التوثيق الداخلي
• فوائد التوثيق الداخلي
• أفضل ممارسات التوثيق الداخلي
• كيفية إنشاء مركز التوثيق الداخلي الخاص بك

ما هو التوثيق الداخلي؟

التوثيق الداخلي عبارة عن مجموعة منظمة من إجراءات شركتك ومعرفتها وأفضل ممارساتها وما إلى ذلك.

على مدار عمر شركتك ، ستجمع شركتك الكثير من المعرفة والخبرة. تساعدك الوثائق الداخلية في الحفاظ على كل هذه المعرفة الجماعية في مركز واحد يسهل الوصول إليه.

يمكنك استخدامه لتحسين الإنتاجية ، ومنع فقدان المعرفة ، وضم موظفين جدد ، والمزيد.

لنفصل بعض المفاهيم الأساسية ...

التوثيق الداخلي مقابل التوثيق الخارجي

يخدم التوثيق الداخلي والخارجي نفس أهداف عمليات التوثيق ، وشرح كيفية القيام بالأشياء ، ومشاركة المعرفة الأساسية ، وما إلى ذلك.

يكمن الاختلاف الرئيسي في هوية الجمهور المستهدف لتلك الوثائق:

• التوثيق الداخلي - الجمهور المستهدف هو موظفو شركتك.
• الوثائق الخارجية - الجمهور المستهدف هو المستخدمين والعملاء والعملاء وما إلى ذلك.

في الأساس - يجب ألا يرى العملاء أو الغرباء بشكل عام وثائقك الداخلية أبدًا ، ولكن من المحتمل أن يعتمد موظفوك على الوثائق الداخلية لإنجاز عملهم.

أنواع مختلفة من التوثيق الداخلي

لقد تطرقنا إلى هذا قليلاً أعلاه ، ولكن هناك أنواعًا مختلفة من الوثائق الداخلية ، كل منها تريد تكييفه وفقًا لهدفه المحدد:

• وثائق العملية - ستحتاج إلى توثيق كيفية أداء مهام معينة بشكل صحيح. يمكن أن يشمل ذلك قوائم المراجعة والبرامج التعليمية وما إلى ذلك. على سبيل المثال ، قد يكون لديك مقال حول "كيفية إنشاء جزء جديد من الوثائق الداخلية".
• وثائق المشروع - سترغب في توثيق تفاصيل كل مشروع وتقدمه. يمكن أن يشمل ذلك المقترحات وحالات العمل وملخصات الاجتماعات والجداول الزمنية وما إلى ذلك.
• وثائق السياسة / الموارد البشرية - سترغب في توثيق السياسات المهمة ، مثل إعداد الموظف ، وسياسات الإجازات ، والأيام المرضية ، وإقلاع الموظفين عن العمل ، وما إلى ذلك.
• وثائق الفريق - قد يقوم كل فريق بإنشاء وثائق داخلية خاصة به للمعرفة والسياسات الخاصة بالفريق. على سبيل المثال ، قد يوثق فريق المحتوى الخاص بك دليل نمط المدونة والسياسات الخاصة بالعمل مع ملصقات الضيوف.
• الوثائق الفنية - إذا كان لديك فريق تطوير ، فسوف يرغبون في إنشاء وثائقهم الداخلية الخاصة التي تشرح ما يحدث في الكود ، وأدلة النمط ، وسياسات اختبار ضمان الجودة ، وما إلى ذلك.

فوائد التوثيق الداخلي: لماذا يستحق الجهد المبذول؟

لا شك في أن إنشاء الوثائق الداخلية يستغرق بعض الوقت الإضافي مقابل "مجرد حلها".

إذن ما هي فوائد التوثيق الداخلي؟ لذلك ، لماذا يستحق الأمر استثمار الوقت والجهد في إنشاء وثائق داخلية؟

فيما يلي بعض أكبر مزايا التوثيق الداخلي:

• تعزيز مشاركة المعرفة - يمكنك تشجيع الموظفين على مشاركة المعرفة. علاوة على ذلك ، يمكن للموظفين الوصول بسهولة إلى المعرفة التي شاركها الموظفون الآخرون دون الحاجة إلى التفاعل المباشر مع المشارك الأصلي في كل مرة.
• زيادة الإنتاجية - من خلال توثيق العمليات والتفاصيل المهمة ، يمكنك ضمان عدم تعثر الموظفين دون داع ، مما يعزز إنتاجيتك الإجمالية.
• قم بتعيين موظفين جدد بشكل أكثر كفاءة - عندما ينضم موظف جديد إلى شركتك ، سيتمكنون من الاعتماد على معرفتك الداخلية المجمعة للارتقاء بسرعة إلى آخر المستجدات.
• الحفاظ على المعرفة - في مرحلة ما ، سيغادر الموظفون الرئيسيون ، إما بشكل دائم أو بسبب الإجازة / المرض. يضمن الحصول على وثائق داخلية الحفاظ على معرفة هؤلاء الموظفين وإمكانية الوصول إليها حتى بعد رحيلهم.

أفضل الممارسات لإنشاء التوثيق الداخلي الجيد

الآن بعد أن عرفت ما هي الوثائق الداخلية ولماذا هي مهمة ، فلنبدأ في تحويل التروس إلى كيف يمكنك بالفعل إنشاء مركز التوثيق الداخلي الخاص بك.

سنبدأ ببعض أفضل ممارسات التوثيق الداخلية العامة ثم سنغطي العملية الفنية لإنشاء المحور الخاص بك.

• إشراك أصحاب المصلحة الرئيسيين - يجب ألا تستخدم الوثائق الداخلية نهجًا من أعلى إلى أسفل فقط - من المهم إشراك الموظفين الرئيسيين في كل مستوى. بعد كل شيء ، غالبًا ما يكون هؤلاء الموظفون هم من لديهم المعرفة "الموجودة في الخنادق" التي تريد الحفاظ عليها. قد ترغب أيضًا في تعيين موظفين معينين كمنسقين للمحتوى بحيث يكون هناك صانع قرار واضح.
• أعد تعيين الغرض من أي وثائق حالية - لست بحاجة إلى إنشاء وثائقك الداخلية بالكامل من البداية حيث من المحتمل أن يكون لديك بالفعل محتوى موجود في أماكن مختلفة. حاول إعادة توظيف هذا المحتوى في محور مركزي واحد لتسهيل الوصول إليه.
• اجعل الوصول إليها سهلاً - عند التحدث عن سهولة الوصول ، فأنت تريد التأكد من أن المحور الخاص بك سهل التصفح والبحث. استخدم الفئات والميزات مثل اقتراحات البحث الفوري للمساعدة في توجيه الموظفين إلى المحتوى ذي الصلة.
• قم بإنشاء دليل نمط لتحقيق التناسق - إذا كانت جميع وثائقك تستخدم تنسيقات مختلفة ، فسيكون من الصعب على الأشخاص الحصول على قيمة منها. لتجنب ذلك ، قم بإنشاء دليل نمط مقدمًا واتبع ذلك لكل جزء من المحتوى.
• قم بتضمين الصور ومقاطع الفيديو وملفات GIF - لا تعتمد فقط على النص - بما في ذلك الصور ومقاطع الفيديو والوسائط الأخرى مثل ملفات GIF يمكن أن تجعل المحتوى الخاص بك أكثر فائدة. على سبيل المثال ، عند توثيق عملية معينة ، يمكنك تضمين صور أو فيديو لتوثيق العملية.
• تجنب الإفراط في التوثيق - في حين أن هناك الكثير من الفوائد للوثائق الداخلية ، إلا أن الإفراط في التوثيق يمكن أن يتسبب أيضًا في الإحباط وإزعاج موظفيك. من المهم تحقيق توازن بين توثيق التفاصيل المهمة وإثقال كاهل الموظفين بالعمل المزدحم.
• حافظ على كل شيء محدثًا - ستتغير عملياتك ومعرفتك المؤسسية بمرور الوقت ، لذلك من المهم تحديث وثائقك الداخلية لمواكبة هذه التغييرات. مرة أخرى ، قد يكون من المفيد تعيين الموظفين كأصحاب مصلحة مسؤولين عن تحديث وثائقك الداخلية بمرور الوقت.
• اطلب تعليقات من الموظفين - تذكر أن وثائقك الداخلية موجودة لتسهيل حياة الموظفين. لا تخف من طلب التعليقات من الموظفين حيث قد يكون لديهم بعض الأفكار الرائعة حول كيفية تحسين معرفتك الداخلية.

كيفية إنشاء مركز التوثيق الداخلي الخاص بك

الآن بالنسبة للسؤال الأخير - كيف يمكنك بالفعل إنشاء المركز حيث يمكن لجميع موظفيك الوصول إلى موارد التوثيق الداخلية الخاصة بك؟

حسنًا ، لديك ثلاثة خيارات رئيسية عندما يتعلق الأمر ببرنامج قاعدة المعرفة:

• استخدم برامج مفتوحة المصدر مثل WordPress و HeroThemes.
• استخدم أداة SaaS.
• كود الحل الخاص بك.

على الرغم من أننا قد نكون متحيزين بعض الشيء ، إلا أننا نعتقد أن نهج المصدر المفتوح مع WordPress منطقي للغاية لعدة أسباب:

• لديك ملكية كاملة والتحكم في وثائقك . قد تحتوي وثائقك على معلومات حساسة لا تريد الجلوس على خادم شخص آخر (كما هو الحال مع أداة SaaS). باستخدام WordPress ، يمكنك الاحتفاظ بجميع بياناتك ومعلوماتك على خادمك الخاص.
• لا يزال الأمر بسيطًا جدًا . إذا كنت تستخدم مكوّنًا إضافيًا في WordPress مثل Heroic Knowledge Base ، فيمكنك أن تكون جاهزًا للعمل في وقت قصير جدًا ، وهذا ليس من المرجح أن يكون هو الحال إذا قمت بتطوير الحل الخاص بك.
• إنها فعالة من حيث التكلفة . يعد نهج WordPress عمومًا أرخص بكثير من أداة SaaS. بعد إطفاءها على مدار عام ، ستدفع عمومًا أقل من 15 دولارًا شهريًا لمقالات غير محدودة ومستخدمين غير محدودين.

فيما يلي كيفية إنشاء مركز توثيق داخلي باستخدام WordPress والمكوِّن الإضافي Heroic Knowledge Base.

1. قم بإعداد تثبيت WordPress

للبدء ، ستحتاج إلى إنشاء تثبيت WordPress جديد ليكون بمثابة مركز المعرفة الداخلي الخاص بك.

لديك خياران لتثبيت WordPress:

1. يمكنك إنشاء موقع إنترانت لا يمكن الوصول إليه إلا من الشبكة المحلية لشركتك. لدينا دليل حول إنشاء موقع إنترانت WordPress.
2. يمكنك إنشاء موقع WordPress عام يمكن الوصول إليه من أي مكان ، ولكن يمكنك تقييد الوصول باستخدام كلمة مرور و / أو حسابات مستخدم للموظفين. هناك العديد من المكونات الإضافية التي تتيح لك إنشاء حسابات مستخدمين أو مجرد تقييد الموقع بالكامل بكلمة مرور واحدة يمكنك مشاركتها مع الموظفين.

نظرًا لشعبية العمل عن بُعد هذه الأيام ، من المحتمل أن ترغب في اتباع الطريقة الثانية حتى يتمكن الموظفون من الوصول إلى الوثائق الداخلية حتى عندما لا يكونون في المكتب.

2. تثبيت قاعدة المعرفة البطولية

بمجرد الانتهاء من تثبيت WordPress الخاص بك ، يمكنك إضافة المكون الإضافي Heroic Knowledge Base لتحويله إلى مركز توثيق داخلي.

قاعدة المعرفة البطولية هي مكون إضافي لبرنامج WordPress يضيف وظائف قاعدة المعرفة الكاملة إلى WordPress. يتضمن عددًا من الميزات لإنجاح مركز التوثيق الداخلي الخاص بك:

• اقتراحات البحث الفوري لتوجيه الموظفين إلى المحتوى ذي الصلة.
• فئات غير محدودة لتنظيم المحتوى حسب الموضوع والقسم وما إلى ذلك.
• أداة التعليقات المضمنة بحيث يمكن للموظفين تقديم ملاحظات حول المقالات.
• سهولة إدارة الإصدارات والمراجعة عبر نظام الإصدارات المدمج في WordPress. يعد هذا أمرًا رائعًا لمعرفة كيف تغيرت المقالات بمرور الوقت (وعودة التغييرات إذا لزم الأمر).
• تحليلات مضمنة لمعرفة المحتوى الذي يهتم به الموظفون أكثر. يمكنك استخدام هذه المعلومات لتحسين وثائقك وتحسينها.
• توفر أداة المساعدة المساعدة طريقة سهلة أخرى للموظفين للعثور على الوثائق ذات الصلة.

بمجرد شراء Heroic Knowledge Base ، يمكنك تثبيته تمامًا مثل أي مكون إضافي من WordPress. ستحصل بعد ذلك على منطقة إعدادات سهلة الاستخدام حيث يمكنك تكوين كل شيء يتعلق بقاعدة معارف التوثيق الداخلية الخاصة بك:

بدلاً من ذلك ، يمكنك أيضًا استخدام سمة KnowAll ، التي تتعامل مع تصميم مركز التوثيق الخاص بك مع إنشاء جميع الميزات من المكون الإضافي Heroic Knowledge Base.

3. أضف وثائقك المقالات

بعد تثبيت المكون الإضافي Heroic Knowledge Base ، فأنت جاهز لبدء إضافة المحتوى الداخلي الخاص بك.

باستخدام Heroic Knowledge Base ، يمكنك القيام بذلك باستخدام محرر قوالب WordPress المرن.

تضيف قاعدة المعارف البطولية أيضًا بعض الكتل المخصصة لمساعدتك في تحسين وثائقك. على سبيل المثال ، يمكنك بسهولة إضافة وسائل شرح أو تحذيرات لإبراز المعلومات الأساسية أو المشكلات التي يجب تجنبها:

يمكنك أيضًا إضافة فئات غير محدودة لتنظيم المحتوى الخاص بك.

لتغيير ترتيب مقالاتك و / أو فئاتك ، ستحصل على واجهات سحب وإفلات خاصة. يمكنك الوصول إلى هذه من خلال الانتقال إلى Heroic KB → article Ordering أو Heroic KB → Category Ordering :

أنشئ قاعدة المعرفة الداخلية الخاصة بك اليوم

بينما يتطلب إنشاء الوثائق الداخلية التزامًا باستثمار الوقت في إنشاء المحتوى ، فإن هذا الاستثمار سيؤتي ثماره عندما تكون قادرًا على الحفاظ على المعرفة ومشاركتها ، وتحسين الإنتاجية ، وزيادة كفاءة الموظفين الجدد.

للحصول على أسهل طريقة لإعداد مركز التوثيق الداخلي الخاص بك ، يمكنك استخدام برنامج WordPress مفتوح المصدر والمكون الإضافي Heroic Knowledge Base.

باستخدام WordPress وقاعدة المعرفة البطولية ، ستحصل على الفوائد التالية:

• الملكية الكاملة والتحكم في بيانات شركتك لأن كل شيء يبقى على خوادمك.
• تكاليف أقل لأنك تدفع تكلفة ثابتة منخفضة مقابل استخدام غير محدود.
• البساطة لأن Heroic Knowledge Base توفر جميع الميزات التي تحتاجها ، مما يلغي الحاجة إلى ترميز حل مخصص من البداية.

قم بإعداد مركز المحتوى الداخلي الخاص بك اليوم وستستفيد في أي وقت من الأوقات.