الحياة والعمل أثناء وباء فيروس كورونا - الجزء الأول

في الجزء الأول من سلسلتنا "الحياة والعمل أثناء وباء فيروس كورونا" ، سنلقي نظرة على كيف يمكن للفرق البعيدة التواصل والعمل مع بعضها البعض. على وجه التحديد ، سنلقي نظرة على بعض الأدوات التي يمكن استخدامها للبقاء على اتصال بفريقك أو حتى مع عملائك.

لم يمض وقت طويل على إجراء معظم الاتصالات بين أعضاء الفريق عبر البريد الإلكتروني. لكن البريد الإلكتروني سرعان ما خرج عن السيطرة! كم منكم قد قرأ مقالة "Inbox to zero" وتمنى ألا يكون صندوق البريد الإلكتروني الخاص بك ممتلئًا تمامًا؟ أنت بالتأكيد لست وحدك!

يمكن التحكم في البريد الإلكتروني عندما تتواصل فقط مع شخص آخر ولكن في اللحظة التي تحتاج فيها إلى إرسال نسخة إلى شخص ما وتبدأ سلسلة رسائل البريد الإلكتروني هذه في التعقيد ، يصبح من المستحيل تقريبًا الحفاظ على محادثة متماسكة. ارمي بعض المرفقات والجميع يفقد الرغبة في التعامل بسرعة كبيرة!

لذلك ، مع عمل الكثير منا من المنزل في المستقبل المنظور ، فهذه فرصة رائعة لتحديث طريقة تواصلك مع الزملاء وكيفية تتبع جميع المهام التي يتعين القيام بها. وهذا يعني تحقيق قفزة كبيرة بعيدًا عن جداول بيانات البريد الإلكتروني والمهام التي تتم مشاركتها على خادم داخلي واحتضان سلالة جديدة من تكنولوجيا الاتصالات. دعنا نلقي نظرة على بعض الخيارات.

فريق التواصل

لدينا ثلاثة منتجات يمكن أن تحدث ثورة في طريقة عملك تمامًا. تعرف على Slack و Twist و Zoom.

تثاقل

يُطلق على Slack لقب "قاتل البريد الإلكتروني". إنها خدمة عبر الإنترنت تتيح لأعضاء الفريق التواصل عبر مزيج من الرسائل المباشرة والمحادثات الجماعية. فكر في الأمر على أنه Whatsapp للشركات. بدلاً من سلاسل البريد الإلكتروني الفوضوية التي تضيع في غضون أيام قليلة ، يوفر Slack مكانًا لجميع محادثات عملك.

للبدء ، سجل حسابًا لعملك وقم بتسجيل كل فرد في فريقك. سترى قائمة بأعضاء الفريق من داخل حسابك وسيكون لديك خياران. إما أن تتواصل مباشرة عبر "رسالة مباشرة" أو قم بإعداد "قناة سلاك". تم تصميم القنوات لأعضاء الفريق ليكونوا قادرين على التعاون في الوقت الفعلي وبطريقة تسمح للجميع بالبقاء في الحلقة.

يمكنك إعداد قنوات متعددة والانضمام فقط إلى القنوات التي تحتاجها. لذلك ، قد يكون لديك فريق تسويق. قم بإعداد قناة تسويق وتعيين أعضاء الفريق لهذه القناة. الآن ، بدلاً من تدفق مجموعة كبيرة من رسائل البريد الإلكتروني بين فريق التسويق ، يمكن للجميع رؤية رسائل بعضهم البعض في لمحة. والأفضل من ذلك ، يمكنك تحميل الملفات إلى Slack ويتم الاحتفاظ بجميع المحادثات داخل كل من القنوات والرسائل المباشرة. هذا يعني أنه يمكنك ببساطة التمرير للخلف لمعرفة ما قيل في تاريخ ووقت سابقين. إنها ميزة رائعة (من لم يقض ساعات في البحث عن بريد إلكتروني بعيد المنال يحتوي على بعض المعلومات المهمة ؟!). مع Slack ولت تلك الأيام.

هل تحتاج إلى محادثة خاصة مع أحد أعضاء الفريق؟ ثم تمنحك الرسالة الخاصّة هذا الخيار.

أخيرًا ، يسمح Slack بإجراء مكالمات الصوت والفيديو من داخل النظام الأساسي. يمكن أن تكون هذه محادثات جماعية مع ما يصل إلى 15 مشاركًا. لذلك ، عندما لا تكتب رسالة ، ما عليك سوى فتح مكالمة (صوتية أو فيديو) وتذهب بعيدًا. لا توجد اشتراكات أو تطبيقات إضافية مطلوبة.

قفز سعر سهم Slack منذ تفشي فيروس كورونا بسبب شعبيته. إذا كنت ترغب في تجربته لفريقك ، فتوجه إلى موقع slack.com لتجربته.

تحريف

تم تصميم Twist لتحقيق نتيجة مشابهة جدًا لـ Slack ؛ وهي السماح للفرق بالاتصال بدون بريد إلكتروني. وهو يفعل ذلك بشكل جيد حقًا.

ومع ذلك ، تبيع Twist نفسها بالفعل كبديل لأولئك الذين يجدون Slack مشتتًا للغاية.

أحد الشكاوى الشائعة مع Slack هو أنه "يعمل دائمًا". نظرًا لأن الرسائل فورية ، وفي بعض الشركات يمكن أن ينتهي بك الأمر إلى الانتماء إلى العديد من القنوات المختلفة ، فقد يبدو Slack أحيانًا مربكًا.

يهدف Twist إلى التخلص من هذا من خلال التركيز بشكل أقل على فورية التواصل داخل Slack. فهي تتيح للمستخدمين "قضاء وقتهم" في مراجعة الرسائل وتعني ميزة Inbox سهلة الاستخدام أنه يمكنك أن تثق في أنك لم تفوت أي شيء.

إنه منتج رائع. تم تصميمه بواسطة نفس الأشخاص الذين قاموا أيضًا بتطوير Todoist (تطبيق قائمة مهام) ، يمكنك الوثوق بأنه سيتم صيانته جيدًا وسيوفر الوظائف القوية التي يحتاجها عملك. كما أنه يتكامل بشكل جيد مع Todoist كمكافأة إضافية مما يجعله الخيار الأمثل إذا كنت تستخدم هذا حاليًا.

ومع ذلك ، لا يقدم Twist مكالمات داخل التطبيق أو مؤتمرات فيديو مما يعني أنك ستحتاج إلى استخدام تطبيق تابع لجهة خارجية مثل Zoom.

على الرغم من قيودها الواضحة ، فإن Twist بسيط من حيث التصميم. إنها تقوم بعمل واحد ، وتبقي خطوط الاتصال واضحة بين أعضاء الفريق وتقوم بذلك بشكل جيد حقًا. ألق نظرة على موقع twist.com

تكبير

أخيرًا ، يوجد في قائمة أدوات الاتصال لدينا تطبيق "ساخن" آخر يسمى Zoom. Zoom ، مثل Slack ، شهد ارتفاعًا هائلاً في الاهتمام بفضل حاجة الأشخاص إلى التواصل عن بُعد. إنها أداة مؤتمرات الفيديو التي تسمح لأي شخص من اثنين إلى مئات من المشاركين بالمشاركة في مكالمة فيديو عن بعد عبر أحد تطبيقاتهم العديدة (مثل سطح المكتب ، تطبيق iPhone وما إلى ذلك).

هناك الكثير من المنتجات التي تقدم مؤتمرات الفيديو (كما ذكرنا ، يمكنك إعداد مؤتمر فيديو لما يصل إلى 15 مشاركًا من داخل Slack) ولكن من الصعب التغلب على Zoom. كما أن حقيقة قدرتها على التعامل مع مئات المشاركين تجعلها خيارًا مثاليًا لأولئك الذين يرغبون في عقد ندوات أو ورش عمل.

لذلك ، إذا كنت بحاجة إلى إجراء مكالمة فيديو مع مجموعة من الزملاء ، فإن Zoom يقدم طريقة سهلة وبأسعار معقولة للقيام بذلك. تحقق من ذلك في zoom.us

مهام الفريق

التواصل مع فريقك شيء ، وتتبع من يقوم بما هو مختلف تمامًا! بطريقة ما ، عندما يمكنك الدخول إلى مكتب زميل للدردشة أو قضاء وقت اليوم على الغداء ، قد يكون من الأسهل البقاء على اطلاع بما يجري وما عليك القيام به وما تم تفويضه في مكان آخر. من العزلة الرائعة للمكتب المنزلي على الرغم من أنه من الأسهل بكثير للوظائف أن تتسلل عبر الفجوات.

لتجنب ذلك ، تحتاج إلى استخدام مدير مهام الفريق. لقد كتبنا بالفعل مقالة مفصلة عن ثلاثة من أفضلهم ، Asana و Trello و Todoist منذ فترة. لذا ، بدلاً من الخوض في الكثير من التفاصيل هنا ، توجه إلى هذه المقالة لإلقاء نظرة.

على الرغم من أن استخدام مدير المهام يمكن أن يرى القليل من الصعوبة في البداية ، صدقنا ، فإنه يحدث فرقًا كبيرًا. بالإضافة إلى أنها ؛ مُرضٍ للغاية لرؤية المهام يتم تنفيذها ويمنحك أيضًا قدرًا مذهلاً من الوضوح العقلي عندما تعلم أنك لم تنس (أو لن تنسى) القيام بمهمة حيوية. عندما تعتاد على إضافة مهام إلى مدير المهام ، يصبح بسرعة جزءًا منتظمًا من مسؤولك اليومي وسيجعلك أنت وفريقك أكثر كفاءة.

سنبحث غدًا عن طرق لمشاركة المعلومات عن بُعد ، بما في ذلك كيفية توصيل الأفكار على الشاشة عندما لا يمكنك فعل ذلك وجهًا لوجه.

في هذه الأثناء منا جميعًا في Team Pressidium ، ابق على ما يرام!