أفضل 5 تطبيقات لإدارة الاجتماعات في عام 2022 لتعزيز التواصل الجماعي

في عالم الشركات اليوم ، تعتبر الاجتماعات أمرًا ضروريًا لأنها تتيح تدفقًا مستمرًا للتواصل. يُعقد ما يقرب من 60 مليون اجتماع في الولايات المتحدة كل أسبوع. أكثر من ربع الوقت الذي يقضيه موظف أمريكي نموذجي يعمل في شركة يقضي في الاجتماعات. في القسم التالي ، سنناقش 5 من أفضل تطبيقات إدارة الاجتماعات التي سترغب في استخدامها في عام 2022 ، والتي ستجعل أيام عملك أسهل قليلاً.

ما هي الطرق التي يختلف بها برنامج إدارة الاجتماعات عن الطرق التقليدية؟

تساعد حلول إدارة الاجتماعات في تهيئة الظروف للتخطيط وعقد الاجتماعات وتنظيم الاتصال داخل الفرق وإدارة البيانات ذات الصلة ومشاركة المعلومات.

أفضل 5 تطبيقات لإدارة الاجتماعات

باستخدام برنامج إدارة الاجتماعات ، يمكن للموظفين التعبير عن أفكارهم علانية ، والحصول على فهم متبادل واضح ، ومناقشة الموضوعات الحالية.

1. BeeNote

بينوت هو حل لإدارة الاجتماعات لمجلس الإدارة واللجان. يشير وضع SaaS إلى أن منصة Beenote تدير اجتماعاتك. أنت تدفع مقابل الخدمات التي تحتاجها باستخدام SaaS. بينوت بديل ممتاز للتحضير لاجتماع مجلس الإدارة أو اللجنة. يمكنك التعامل مع جميع اجتماعاتك بسرعة وكفاءة مع توفير الوقت والمال.

ما الذي يجعل بينوت رفيق الاجتماع المثالي؟ فهو يجمع بين الوظائف الرئيسية للتطبيقات المختلفة في برنامج واحد سهل الاستخدام. يمكّنك من تسجيل محاضر الاجتماعات وتوثيقها وتوزيعها على أي شخص في مؤسستك. يمكنك أيضًا مشاركة هذه الملاحظات مع الآخرين ، بما في ذلك أعضاء الفريق أو الشركات الأخرى. مزايا بينوت عديدة. يمكّنك من ترتيب اجتماعات أكثر فاعلية ، وزيادة إنتاجية الفريق ، وتعزيز تبادل المعرفة.

بينوت يجعل من السهل إدارة الاجتماعات. تتيح لك ميزاته البسيطة تحديد ما تريد تغطيته ومن يجب أن يكون حاضرًا في الاجتماع. يمكنك اختيار الموضوعات والمشاركين والأهداف ، بالإضافة إلى المدة التي تريد التحدث عنها. يتفاعل مع تقويم عملك ، مما يسمح لك بالتقاط اللحظات الحاسمة من الاجتماعات. سيمكنك ذلك من مشاركة جدول الأعمال والدقائق مع الآخرين ، مما يساعدك في إغلاق المزيد من المعاملات وإرضاء المزيد من العملاء.

اقرأ أيضًا - أفضل 9 أدوات سكروم لإدارة المشاريع في عام 2022

2. جوجل ميت

يعد Google Meet أداة ممتازة لتنظيم الاجتماعات الافتراضية. عندما تتصل بشخص ما ، سينضم فورًا إلى اجتماعك عندما يرد على الهاتف. عندما تتصل بأفراد ، سيرون أسمائهم ويأتون إلى الاجتماع. يمكنك تغيير العديد من المعلمات لجعلها أكثر إنتاجية. يمكنك أيضًا إظهار المتحدث الحالي والعرض التقديمي والحضور ، اعتمادًا على الغرض من الاجتماع.

يتيح لك Google Meet أيضًا رؤية الشاشة قبل بدء الاجتماع ، وهو أمر مفيد إذا كنت تريد تعديل الكاميرا أو الميكروفون قبل الاجتماع. يمكنك أيضًا التحقق من المشاركين وتغيير ترتيب البرنامج. يمكنك حتى كتم صوت الأشخاص أو حذفهم أو تثبيتهم للتركيز على الاجتماع. وكذلك قم بمشاركة رابط التسجيل مع المشاركين الآخرين حتى يتمكنوا من رؤيته لاحقًا. إنه ليس رائعًا للاجتماعات فحسب ، ولكنه مناسب أيضًا للموظفين البعيدين.

يعد Google Meet أداة رائعة لاستضافة الاجتماعات إذا كنت تدير شركة. يمكنك استضافة اجتماعات لما يصل إلى 30 شخصًا. يمكن الوصول إلى الخدمة من خلال أجهزة الكمبيوتر والأجهزة المحمولة. يجب عليك إرسال ارتباط إلى الحاضرين للانضمام إلى اجتماع. إذا كنت ترغب في الحفاظ على خصوصية الحوار ، يمكنك استخدام خلفية رمادية لإخفاء الخلفية. يمكنك مسح الاتصال بمجرد انتهاء اجتماعك.

اقرأ أيضًا: برنامج مؤتمرات الفيديو المجاني

3. HubSpot

يعد HubSpot Meeting Management Software خيارًا ممتازًا إذا كنت ترغب في إدارة جميع اجتماعاتك في مكان واحد. إنها أداة رائعة لجدولة الاجتماعات وإرسال رسائل البريد الإلكتروني للمتابعة. إنه سهل الاستخدام ويحتوي على الكثير من الوظائف ، ويمكن أن يساعدك في تتبع العملاء المتوقعين بالإضافة إلى جدولة الاجتماعات. هناك العديد من الأدوات المتاحة لمساعدتك في تكوين برنامج إدارة الاجتماع ، بما في ذلك اتصال التقويم.

لنقل صفحات الجدولة من مستخدم إلى آخر ، يجب ربط تقويمات كل شخص. إذا كان لديك العديد من المستخدمين ، فخصص واحدًا لكل فرد يحضر الاجتماعات. تحقق من أن الشخص المسؤول عن التقويمات لديه مقعد مدفوع في إما Sales Hub أو Service Hub. وبالمثل ، ستؤدي إزالة المستخدم إلى إزالة صفحات الجدولة الخاصة به. نتيجة لذلك ، يجب عليك نقل الملكية قبل إزالة المستخدم.

تعد أداة اجتماعات HubSpot سهلة الاستخدام. يجب أن يكون لديك اتصال تقويم لاستخدام أداة الاجتماع هذه. بعد ذلك ، حدد ما إذا كنت تريد اجتماعاتك المخطط لها في لوحة معلومات جدولة HubSpot أو تقويم Google الخاص بك. ثم يمكنك اختيار ما إذا كان ينبغي السماح لكل مستخدم بحجز اجتماعات مع أعضاء مختلفين. يمكن أيضًا إنشاء صفحات جدولة اجتماعات فردية. يمكنك ضمان أن كل عميل محتمل لديه حق الوصول إلى برنامج إدارة الاجتماع الخاص بك عن طريق مزامنة التقويمات الخاصة بك.

4. Microsoft Teams

يعد استخدام برنامج إدارة اجتماعات Microsoft Teams لتبسيط اجتماعات شركتك طريقة رائعة لتوفير الوقت. يحتوي البرنامج على واجهة سهلة الاستخدام ويسمح للمستخدمين بإنشاء وتعديل عناصر الاجتماع. يمكنهم أيضًا تضمين تواريخ البدء والانتهاء وتعليقات المناقشة والارتباطات إلى المهام الأساسية. يمكن للمستخدمين إعطاء المهام لأعضاء الفريق أثناء جدولة الاجتماعات. في نفس الوقت ، يمكنهم تفويض المهام لأعضاء الفريق الآخرين وتتبع تقدمهم. هذا يجعل إدارة سير العمل بسيطة للفرق.

قد يعقد المستخدمون اجتماعات ومؤتمرات فيديو / صوتية باستخدام Microsoft Teams ، ويمكنهم أيضًا استخدام البرنامج لاستضافة ندوات عبر الإنترنت. يتضمن البرنامج أيضًا إمكانيات تدوين الملاحظات ومشاركة الشاشة وإعادة توجيه المرفقات. يسمح البرنامج لجميع الحاضرين بالمشاركة في صنع القرار ، سواء كانوا في اجتماع أو عبر الإنترنت. إنه مجاني مع الخطة الأساسية ، لكنك ستحتاج إلى الترقية إلى اشتراك Microsoft 365 إذا كنت تريد المزيد من الإمكانات المعقدة.

بفضل إمكاناته العديدة ، قد يكون برنامج إدارة اجتماعات Microsoft Teams ذا قيمة كبيرة لمؤسستك. بالإضافة إلى مساعدتك في تنظيم الاجتماعات ، يساعدك هذا البرنامج أيضًا على التواصل مع فريقك. يمكنك إرسال رسائل البريد الإلكتروني ومشاركة الشاشة وإنشاء استطلاعات الرأي باستخدام واجهة سهلة الاستخدام. يمكن أيضًا تتبع المشاركة الفردية في استطلاعات الرأي ، ويمكن تضمين خصائص فريدة. واحدة من أفضل ميزات هذه الأداة هي سهولة دمجها في Microsoft Outlook.

اقرأ أيضًا: أفضل 5 بدائل لـ Microsoft Teams

5. Zoom- تطبيق إدارة الاجتماعات

يسهل تقويم الاجتماعات جدولة الاجتماعات ويدعو الحضور. كما أن لديها ميزات مثل مشاركة الشاشة ومنطقة تعليقات منفصلة. تتيح ميزاته الشاملة لأعضاء الفريق التعاون والتواصل ، ويتصل بتطبيقات الطرف الثالث مثل محرر مستندات Google و Trello و Slack. علاوة على ذلك ، يمكنك إضافة خصائص معينة إلى اجتماعاتك ، مثل موضوع الاجتماع أو الحضور. سيساعد هذا في تسريع الإجراء بأكمله.

إذا كان لديك فريق يجتمع بشكل متكرر ، فيمكنك استخدام Zoom Meeting Management Software لتلبية متطلباتك. يتكامل مع تقويم Google الخاص بك ويسمح لك بالتخطيط للاجتماعات من أي مكان في العالم. إنه يلتقط الاجتماعات ويولد نصوصًا قابلة للبحث لسجلاتك. يمكنك أيضًا استخدام الأداة للتعليق التوضيحي المشترك ومشاركة الشاشة في الوقت الفعلي. يمكنك أيضًا إنشاء مجموعات خاصة وعامة والتواصل مع فريقك لضمان مناقشة المعلومات ذات الصلة فقط.

في حين أن هناك العديد من حلول برامج إدارة الاجتماعات ، فإن Zoom يقدم أفضل تكامل. على سبيل المثال: من السهل بدء اجتماع مع Hive بمجرد كتابة "/ zoom" في مربع الدردشة. قد يتكامل أيضًا مع برامج أخرى ، مثل Coda ، لمساعدتك في تسريع اجتماعات العمل. بصرف النظر عن ذلك ، فإن الجمع بين Zoom و Coda مناسب ، ويمكنك من عرض نفس الشاشة مثل اللاعبين الآخرين.

خاتمة

انتهت قائمة برامج إدارة الاجتماعات. مع وجود كل هذه المعلومات في متناول اليد ، فنحن على يقين من أنه يمكنك اتخاذ قرار مستنير بشأن الخيار الأفضل لك. أدوات إدارة الاجتماع المذكورة أعلاه كلها اختيارات ممتازة. نحن على ثقة من أنك ستتمكن من إجراء اجتماعك وإدارته بكفاءة بمساعدة أي من هذه الأدوات.

قراءات مثيرة للاهتمام:

هل UX الخاص بشركتك محدث؟

أفضل إضافات حدث ووردبريس

كيفية إنشاء بريد إلكتروني للأعمال