الدليل الأساسي لآداب الاجتماع عبر الإنترنت

من الأهمية بمكان معرفة ما يجب فعله عند حضور اجتماع واحد عبر الإنترنت كل شهر أو اثني عشر اجتماعًا كل أسبوع. بالإضافة إلى ذلك ، تشبه الاجتماعات عبر الإنترنت إلى حد كبير الاجتماعات الشخصية. هذا هو السبب في أن بعض الفروق الدقيقة تتطلب منك تطوير لعبة آداب الاجتماع عبر الإنترنت وتحسينها. للحفاظ على روح الاحتراف للمضي قدمًا ، من المهم فهمها. حتى إذا كنت لا تعرف من أين تبدأ ، ستوجهك هذه المقالة إلى "كيف وأسباب" من آداب الاجتماع عبر الإنترنت.

أهمية آداب الاجتماع عبر الإنترنت

أصبحت الاجتماعات عبر الإنترنت هي الطريقة الأساسية التي يتواصل بها مدراء C ، والموظفون ، وحتى الطلاب والمعلمون. من المحتمل أن تكون قد دعيت إلى أكثر من بضعة اجتماعات افتراضية مؤخرًا. ربما لم يكن أحد تلك الاجتماعات مثمرًا كما كان يمكن أن يكون. ومع ذلك ، تعتبر الاجتماعات جزءًا ضروريًا من يوم العمل ، سواء كانت شخصية أو عبر الإنترنت. من ناحية أخرى ، فإن الاجتماعات غير الفعالة تحرم الشركات من وقت إنتاجية الموظفين الثمين.

له تأثير تراكمي مع زيادة عدد الاجتماعات والحضور. نظرًا للطبيعة السببية وسهولة جدولة الاجتماعات عبر الإنترنت ، فهي أكثر عرضة للإصابة. تعد معرفة القواعد الأساسية لآداب الاجتماع عبر الإنترنت واتباعها طريقة لتعزيز كفاءة وفعالية الاجتماعات عبر الإنترنت. فهو يساعد على التخلص من عقبات الاجتماعات المشتركة والحفاظ على اللهجة المهنية في الاجتماعات عبر الإنترنت. كما أنه يساعد على جعل تلك الاجتماعات أكثر كفاءة وإنتاجية ومتعة للجميع.

اقرأ أيضًا: أفضل 5 تطبيقات لإدارة الاجتماعات لتعزيز اتصالات الفريق

قواعد آداب الاجتماع عبر الإنترنت

عادةً ما يتم تطبيق بعض إرشادات آداب الاجتماع التقليدية عالميًا. العديد من قواعد آداب الفطرة السليمة هذه تفشل عن غير قصد في جو غير رسمي للعمل من المنزل. عندما يكون مكان الاجتماع متاحًا عبر الإنترنت ، تظهر آداب سلوك فريدة. سنوجهك خلال كل ما تحتاج إلى معرفته لتقديم أفضل ما لديك إلى اجتماعك عبر الإنترنت.

الأشياء التي عليك القيام بها قبل الاجتماع؟

عادة ، تبدأ الاجتماعات الرائعة قبل وقت طويل من موعد البدء المحدد لها. يقطع وقت التحضير المخصص قبل النقر فوق زر التشغيل شوطًا طويلاً نحو نجاح الاجتماع عبر الإنترنت.

1. تحتاج إلى وضع جدول أعمال

تحتاج إلى قضاء وقتك في وضع جدول أعمال يوضح كل شيء يجب تغطيته أثناء الاجتماع. ثم وزعها في وقت مبكر بحيث تُعلم الحضور بما يتوقعون مناقشته. من ناحية أخرى ، إذا كنت أحد الحاضرين في الاجتماع ، فستتلقى جدول الأعمال ويراجعها مسبقًا. سيساعدك هذا بعد ذلك على الاستعداد بشكل كافٍ حتى تتمكن من إضافة قيمة إلى مناقشة الاجتماع. بالإضافة إلى ذلك ، عندما تتم دعوتك إلى اجتماع ، ولكنك لم تتلق جدول أعمال ، اطلب من منظم الاجتماع واحدًا.

2. اتفق على استيفاء القواعد الأساسية

هذا يساعد الاجتماع على المسار الصحيح. بالإضافة إلى ذلك ، فإن المفتاح هو التأكد من أن جميع الحاضرين على نفس الصفحة وفهم التوقعات قبل بدء الاجتماعات. الاتفاق على الالتزام بالقواعد الأساسية يساعد على إدارة اجتماعاتك بسلاسة وتقليل المقاطعة أو السلوك غير المرغوب فيه.

3. ادخل في فراغ الرأس الصحيح

تحتاج إلى الحصول على فراغ الرأس الصحيح قبل النقر فوق "الانضمام" في وقت بدء الاجتماع. قبل أن يبدأ الاجتماع عبر الإنترنت ، حاول القيام بتمارين الإطالة أو الابتعاد عن الكمبيوتر لبضع دقائق. ستجد رأسك واضحًا وجاهزًا للمشاركة عند العودة.

4. اختبر معداتك قبل البدء

عادة ، لا يهم إذا كنت تستخدم جهازًا جديدًا أو نفس جهاز الكمبيوتر القديم. تحتاج إلى التأكد من أنه يعمل قبل بدء الاجتماع. قد يكون الأمر محرجًا في بداية الاجتماع في محاولة تشغيل سماعة الرأس الخاصة بك بينما ينظر زملاؤك وينتظرون.

اقرأ أيضًا: الفيديو والصوت والمحتوى - ثلاث قوى رئيسية لحساب حركة مرور الموقع

أشياء عليك القيام بها أثناء الاجتماع؟

بعد أن تقوم بإعداد واختبار المعدات الخاصة بك وبدء الاجتماع. حان الوقت لتعرف كيف تتصرف خلال الاجتماع.

1. الحد من الدمار الخاص بك

تحتاج إلى كتم جميع الإشعارات بما في ذلك البريد الإلكتروني وتطبيقات الدردشة وأي شيء آخر. لأنه قد يكون مصدر جذب للانتباه أثناء الاجتماع. نظرًا لأنك ستشارك شاشتك أثناء المكالمة ، فإن الجراء غير المتوقعين قد يصرف الانتباه. أغلق جميع علامات تبويب المتصفح غير الضرورية وأبعد هاتفك إذا كان من السهل تشتيت انتباهك.

2. اجعل الاجتماع عبر الإنترنت قصيرًا ولطيفًا

اتبع جدول أعمالك عن كثب عندما تقود الاجتماع وخصص وقتًا للأسئلة والأجوبة في نهاية الاجتماع. لذلك سيستمر اجتماعك طالما كان ذلك ضروريًا حتى لو انتهى قبل الموعد المخطط له.

3. قم بإنهاء اجتماعك عبر الإنترنت في الوقت المحدد

مع وجود جدول أعمال واضح واجتماع جيد ، فإن الإدارة هي أفضل طريقة لضمان انتهاء اجتماعك في الوقت المحدد. لذلك عندما تحتاج إلى تجاوز الوقت المخصص ، تأكد من سؤال الحاضر عما إذا كان بإمكانه البقاء. حتى لو اضطروا للذهاب ، طمأنهم أنه على ما يرام ووعدهم بإبلاغهم بالسرعة لاحقًا.

أشياء عليك القيام بها بعد الاجتماع؟

عندما ينتهي الاجتماع ، لا تنتهي آداب الاجتماع الجيدة عبر الإنترنت ، خاصة إذا كنت منظم الاجتماع.

1. تلخيص وتبادل ملاحظات الاجتماع

بعد ما تمت مناقشته والاتفاق عليه في الاجتماع ، يجب أن ينتج عن ذلك تحديد الملاحظات. يجب أن تتأكد من إرسال هذه المعلومات إلى جميع الحاضرين.

2. تعيين آداب الاجتماع عبر الإنترنت المهمة

أثناء الاجتماع ، إذا تم إجراء مهام ، فتأكد من تحديد المسؤول. بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك استنتاج ذلك في ملاحظات الاجتماع. أيضا ، أدخله في نظام إدارة المشروع الخاص بك.

3. حدد موعدًا لاجتماع متابعة إذا لزم الأمر

إذا كنت بحاجة إلى المتابعة مع الحاضر ، فتأكد من وضع هذه الاجتماعات في التقويم. وأرسل دعوات جديدة ، حتى يتمكن الجميع من التخطيط لها على الفور.

اقرأ أيضًا: هل UX الخاص بشركتك محدث؟

الأفكار النهائية لآداب الاجتماع عبر الإنترنت

تأتي الحاجة إلى اجتماعات عبر الإنترنت مع القوى العاملة الموزعة. من المهم إتقان هذه التكنولوجيا الملائمة وتحقيق أقصى استفادة من كل اجتماع مجدول بعد اتباع أسلوب اجتماعي جيد عبر الإنترنت. عندما تكون مستعدًا قبل اجتماعك عبر الإنترنت ، فمن المفيد تحقيق أقصى استفادة من وقت اجتماعك الافتراضي. بالإضافة إلى ذلك ، ينتج عنه زملاء أكثر رضاءًا وموقفًا أكثر إيجابية تجاه الاجتماعات عبر الإنترنت.

قراءة مثيرة للاهتمام:

8 استراتيجيات ذكية لتعزيز تحسين محركات البحث لموقع WordPress

أفضل إضافات حدث ووردبريس

أفضل الطرق للحصول على روابط خلفية عالية الجودة لموقع الويب