شرح 5 مراحل من إدارة المشروع

غالبًا ما يواجه مديرو المشاريع مشاكل مثل التأخير في المشروع ، وفقدان الاتصالات ، والتحليلات الخاطئة لنطاق المشروع ، وما إلى ذلك. لا يمكنك الحصول على معدل نجاح كامل ، ولكن مع كل فشل ، تتعلم وتقلل من المخاطر.

أيضًا ، إذا كنت على دراية جيدة بمواقف استمرار المشروع ، وكيف تعمل كل مرحلة من مراحل المشروع ، فمن الممكن زيادة نسبة نجاحك.

هناك 5 مراحل لإدارة المشروع ، وبصفتك مديرًا للمشروع ، فإن مهمتك هي إتقانها جميعًا من البداية إلى التنفيذ النهائي.

في هذه المقالة ، سنقوم بتفصيل مراحل إدارة المشروع هذه من أجلك.

ما هي المراحل الخمس لإدارة المشاريع

كل مشروع له دورة حياة. يتكون هذا من أربع أو خمس خطوات يمكنك عادةً تسميتها على أنها مراحل من إدارة المشروع. تتبع مراحل إدارة المشروع نمطًا مشابهًا بغض النظر عن حجم أو نوع المشروع. ها هم -

1. بدء المشروع
2. تخطيط المشروع
3. تنفيذ المشروع
4. مراقبة المشروع والتحكم فيه
5. إغلاق المشروع

1. بدء المشروع أو الفكرة

أول شيء في المشروع هو تصوره والبدء فيه. بصفتك مدير مشروع ، تحتاج إلى إنشاء صورة أولية لمشروع معين حول كيفية البدء وكيفية التقدم إلى الخطوات التالية واحدة تلو الأخرى.

في مرحلة البدء ، تحتاج إلى جمع أفكارك وتحويلها إلى خطة عمل ، وتحديد الأهداف ، وتحديد النطاق ، ومواثيق المشروع ، وتحديد الأشخاص المسؤولين عن نجاح المشروع أو فشله ويعرف أيضًا باسم أصحاب المصلحة.

يجب أن تنجز مرحلة بدء المشروع المهام التالية -

تحديد أهداف المشروع

السؤال الأول الذي يجب أن تطرحه على نفسك ، وأصحاب المصلحة هو - "ما الذي تريد تحقيقه من خلال هذا المشروع؟"

على سبيل المثال ، أنت تعمل في شركة مطور WordPress للمكونات الإضافية. بصفتك مدير مشروع ، فأنت تريد بدء مشروع لصفحة أسعار جديدة. في هذه الحالة ، يجب أن تعرف سبب عدم عمل صفحة التسعير الحالية ونوع العائد الذي تتوقعه من صفحة التسعير المصممة حديثًا.

حدد نطاقك

إن رؤية حدود مشروعك قبل وقت طويل من بدء العمل عليه ، كل هذا يتعلق بتحديد نطاقك. في هذه المرحلة ، تقوم بإنشاء الأحرف الأولى من أهداف مشروعك ، والتسليمات ، والمواعيد النهائية ، وما إلى ذلك لفهم المدى الذي تريده وما يمكنك الذهاب إليه.

تشمل هذه المرحلة أيضًا جوانب التمويل والميزانية ، والوقت الإجمالي للمشاريع.

الانتهاء من أصحاب المصلحة وتحديد أدوارهم

أصحاب المصلحة هم الأشخاص الذين سيكونون على اتصال وثيق وسيكونون مسؤولين عن تقدم المشروع ونتائجه. بعض أصحاب المصلحة المشتركين في المشروع هم - الرعاة ، ومديرو المشروع ، وأعضاء فريق المشروع ، والعملاء ، والمستخدمون النهائيون ، وأصحاب المصلحة الداخليون ، وما إلى ذلك.

بصفتك مدير مشروع ، ستقوم بتحديد أدوار ومسؤوليات كل صاحب مصلحة.

عقبات محتملة

في مرحلة بدء المشروع ، من الممكن افتراض جميع العقبات / المخاطر التي قد تواجهها في الأيام القادمة وإدراجها في القائمة وإنشاء نُسخ احتياطية وخطة B.

إدارة المخاطر هي مهمة كبيرة تتضمن افتراضات المخاطر ، والعصف الذهني ، وجمع الموارد للتعامل مع المخاطر ، والتقييم ، وتحديد الأولويات ، وما إلى ذلك.

اقرأ أيضًا: كيفية إدارة المخاطر في إدارة المشروع: نصائح فعالة لنجاح المشروع

2. تخطيط المشروع

تخطيط المشروع هو الخطوة المباشرة بعد مرحلة بدء المشروع. يتضمن تعريفات أوسع لأهداف المشروع ، من "كيفية التحكم في المشروع ومراقبته" إلى اكتمال المشروع.

هناك طريقتان رائعتان لتخطيط المشاريع بين مديري المشاريع -

أ. طريقة SMART. هذا يعني أن تخطيطك يجب أن يكون محددًا وقابل للقياس ويمكن تحقيقه وواقعيًا وفي الوقت المناسب.

ب. طريقة CLEAR. يقترح عملية عمل تعاونية ومحدودة وعاطفية وملموسة وقابلة للتنقيح.

أثناء العمل عليها ، يجب عليك الجمع بين النهجين لتحقيق نتائج أفضل.

في مرحلة التخطيط ، يمكنك كتابة وتعريف خارطة الطريق الكاملة لمشروعك. وإليك كيف ستسير الامور -

• إنشاء خطة إدارة المشروع
• تطوير هيكل تنظيم العمل (WBS)
• تقدير الموارد ومدة المشروع
• إنشاء استراتيجية إدارة المخاطر

يتمثل الإنجاز الرئيسي لهذه المرحلة في تحديد جميع خطوات مرحلة البدء والتوسع فيها. لذا فإن مهمتك ستكون تطوير خطة متعمقة لتنفيذ المشروع ومراقبته والتحكم المناسب.

في هذه المرحلة ، تحتاج إلى جمع كل أعضاء فريقك وتعيين مهام محددة لهم. على سبيل المثال ، لكل مهمة من مهامك ، يمكنك عضوًا واحدًا أو أكثر من أعضاء الفريق وتحديد موعد نهائي لإكمال المهمة.

أيضًا ، يمكنك إنشاء قناة اتصال مناسبة بين أعضاء الفريق وأصحاب المصلحة. قد تكون أدوات المراسلة مثل Slack خيارًا ذكيًا في مثل هذه الحالات.

3. تنفيذ المشروع

الآن ، لديك خطتك جاهزة. حان وقت الذهاب إلى العمل. لذلك ، تتضمن هذه المرحلة إطلاق مشروعك وتنفيذ المهام شيئًا فشيئًا ، وإنتاج مخرجات المشروع حتى الإنجاز النهائي. بمعنى آخر ، تدور هذه المرحلة حول تحويل خطتك إلى عمل.

ومن ثم ، بصفتك مدير مشروع ، ستنشئ سير عمل قويًا سيساعد أعضاء فريقك على العمل بلا عيب والتواصل بدقة وبذل جهودهم للوصول إلى هدف المشروع. وهذا يشمل ما يلي -

• انظر عن كثب إلى سير عمل الفريق
• إدارة ميزانيتك بشكل صحيح
• التواصل مع أصحاب المصلحة

أثناء عمل أعضاء فريقك ، من مهامك الرئيسية كمدير للمشروع المتابعة مع أصحاب المصلحة في المشروع حتى يكونوا على دراية بالتقدم وكيف تسير الأمور.

على سبيل المثال ، سيكون استخدام أداة التعاون في المشروع مثل Project Manager Pro مفيدًا للغاية. يمكن أن تساعدك أداة WordPress هذه على التواصل بشكل أفضل مع المساهمين وأعضاء الفريق من خلال الرسائل والتعليقات والمحادثات المضمنة.

يمكنك أيضًا مراقبة تقدم الفريق واضطراباته ، وتقديم الحلول الممكنة في أسرع وقت ممكن.

4. مراقبة المشروع والتحكم فيه

توقع الأفضل ، خطط للأسوأ ، واستعد للمفاجأة.

دينيس ويتلي

في المرحلة 3 ، يجب أن يكون مشروعك قيد التشغيل بالفعل. لذا ، فإن مهمة المرحلة 4 بسيطة. يجب أن ترى كيف يقوم أعضاء الفريق والمهام الخاصة بك.

الأمر كله يتعلق بمراقبة سير العمل واكتشاف نقاط القوة الرئيسية وتعزيزها. إذا رأيت أي مشكلة ، فقم بحلها بالإجراءات الصحيحة.

لذلك ، فإن وظيفتك الرئيسية هي حل المشكلات المستمرة حول المشروع ، واتخاذ القرار الصحيح ، وحلها. يمكنك أيضًا تسميتها مراقبة أداء المشروع.

ألق نظرة على الأشياء التالية التي يجب أن تعتني بها لمراقبة أداء المشروع -

مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs)

تأكد من إعداد مؤشرات الأداء الرئيسية بشكل صحيح ومراقبة ما إذا كانت مهامك ومهامك الفرعية تتم في الوقت المناسب وتفي بمؤشرات الأداء الرئيسية.

جمع البيانات

جمع البيانات أمر لا غنى عنه في إدارة المشروع. خلال المشروع ، يجب عليك جمع البيانات ذات الصلة ، وإنشاء قاعدة بيانات تتضمن جداول المشروع ، وحالة إنجاز المهام ، والتقارير المالية ، وضمان الجودة ، وتعليقات أصحاب المصلحة ، وما إلى ذلك. أفضل طريقة لإنشاء قاعدة بيانات قوية هي استخدام أداة إدارة المشروع .

تحليل البيانات

ستكون البيانات المجمعة مفيدة جدًا لتحليل البيانات بشكل صحيح. يمكنك مقارنة تقدم المشروع مع النفقات والميزانيات الإجمالية والنتائج مقابل خارطة طريق الميزانية التي أنشأتها في مرحلة التخطيط.

تقرير اداء

خلال مراحل مختلفة من المشروع ، يمكنك إنشاء تقارير أداء بناءً على تحليل بياناتك ومشاركتها مع أصحاب المصلحة لتحقيق شفافية أفضل. ستساعدك التقارير أيضًا على فهم الاتجاه الذي تتجه إليه كل جهودك. يتكون تقرير الأداء الأساسي من ملخص للتقدم والمقاييس الرئيسية وتفاصيل أي مشكلات أو تحديات ، إلخ.

التحسين المستمر

المراقبة أمر بالغ الأهمية للتأكد من أنك تعمل بشكل جيد. أيضًا ، يمكنك إنشاء صورة مستمرة لتقدم مشروعك معها.

عندما يكون لديك تقرير أداء جيد الصنع وتحليل بيانات ، سيكون من الأسهل فهم الحالة الحالية للمشروع واتخاذ الخطوات اللازمة التي يمكن أن تزيد من فرص النجاح.

5. إقفال المشروع

هذه هي المرحلة الأخيرة من دورة إدارة المشروع. في هذه الخطوة ، تنتهي أخيرًا من المشروع وتقوم بإغلاق رسمي.

بصفتك مدير مشروع ، ستقوم بما يلي في مرحلة إغلاق المشروع -

• تسليم مخرجات المشروع لرعاة المشروع
• الحصول على موافقة من رعاة المشروع
• أغلق المشروع رسميًا وحل فريقك
• ترتيب اجتماع ما بعد المشروع لتقييم النجاحات والفشل

اجتماع ما بعد المشروع أو ما بعد الوفاة هو مكان تسمح فيه لجميع أعضاء الفريق بمعرفة كيفية أدائهم ، وحيث يفتقرون إلى الإمكانات ، وأين تكمن قوتهم. سوف يوجههم للقيام بعمل أفضل في المستقبل.

خلال الاجتماع ، يتم تقديم التقرير النهائي إلى رعاة المشروع وأصحاب المصلحة حتى يمكن إجراء مناقشة مثمرة حول المشروع.

تتمثل مهمتك الأخيرة لمرحلة إغلاق المشروع في إجراء مراجعة نهائية لتقارير المشروع وتحليل البيانات المتاحة وتخزينها في مكان آمن يمكن الوصول إليه وقتما تشاء. سيعمل كقاعدة معرفة لمشروعك القادم.

أسئلة وأجوبة حول 5 مراحل من إدارة المشروع

الأفكار النهائية حول دورة حياة إدارة المشاريع

تتكون دورة حياة إدارة المشروع من خمس مراحل ، يحب بعض المحترفين تحويل هذه المراحل الخمس إلى ست أو سبع أو ثماني مراحل. ومع ذلك ، يتم تضمين كل هذه المراحل ببساطة في المراحل الخمس المذكورة أعلاه لإدارة المشروع.

بصفتك مدير مشروع ذكي ، يمكنك الحصول على المساعدة من برنامج إدارة المشاريع والذكاء الاصطناعي لتعزيز نطاقك وإمكانياتك في الوقت الحاضر. كل ما عليك فعله هو فهم أنواع الأدوات المفيدة لميزانيتك وتوافقك.