دليل قصير لحل المشكلات في إدارة المشاريع (نصائح الخبراء)

يعد حل المشكلات من أهم المهارات التي تجعلك مدير مشروع رائعًا. عندما تدير مشاريعك ، فإن المشاكل لا مفر منها. حيث يتعين علينا جميعًا مواجهة نفس النوع من المواقف حتى في حياتنا اليومية. ما يصنع الفارق هو المعرفة ومدى كفاءة وضع تلك المعرفة لحل مشكلة حالية أو وشيكة.

حل المشكلات هو عملية مراقبة ما يجري في بيئتك ؛ تحديد الأشياء التي يمكن تغييرها أو تحسينها.

كيبنر تريجو

حل المشكلات في إدارة المشاريع هو عملية إستراتيجية. وبالتالي ، لا يمكنك تحقيق هذه المهارة بين عشية وضحاها. إنه يحتاج إلى تعلم خطوة بخطوة ، واعتماد إطار عمل للقيام بذلك ، ومن الواضح ، الحفاظ على بعض الاعتبارات الحاسمة.

حسنًا ، في هذا الدليل المختصر ، سوف نعرض لك بعض طرق حل المشكلات التي أثبتت جدواها لاتباعها في إدارة المشروع. بعد الانتهاء من القراءة ، ستكون قادرًا على فهم الأشياء الأكثر أهمية التي يجب عليك القيام بها ، وبدء خارطة طريق لتصبح حلاً فعالًا للمشكلات.

أهمية حل المشكلات في إدارة المشاريع

هناك العديد من الأسباب التي تجعلك تتعلم مهارة حل المشكلات في إدارة المشاريع. قبل البدء في استخدام أفضل التقنيات أو أفضل الممارسات ، دعنا نتناول بعض النقاط الرئيسية التي تجعل حل المشكلات في إدارة المشاريع عملاً جادًا.

إصلاح الأشياء المكسورة في العملية

يتطلب حل المشكلات عقلية فريدة. عندما تضع ذلك في الاعتبار ، يمكنك بسهولة الاهتمام بمشاريعك بمزيد من التركيز. إن القيام بالأعمال التجارية وإدارة المشاريع أمر متزامن. تساعدك بنية حل المشكلات المتطورة جيدًا على توضيح الأشياء المعطلة أو التي تحتاج إلى تحسين أو تحديث.

افرز المخاطر

تحديد المخاطر أمر بالغ الأهمية لمشاريعك. يساعدك إطار عمل حل المشكلات على فهم الوضع الحالي لعملك. باستخدام البيانات الكافية ، يمكنك بسهولة فرز المخاطر التي يمكن التعامل معها بالموارد المناسبة.

تحسين الأداء

مشاريعك وموظفوك جزء لا يتجزأ ، فهم يكملون بعضهم البعض للوصول إلى هدف واحد - النجاح والتطوير. لذلك ، عندما تكون مستعدًا للبحث عن حل موثوق لمشاكلك ، فإنه يكون له تأثير جيد على موظفيك. في النهاية ، يؤدي ذلك إلى تحسين أدائك العام.

أبحث عن الفرص

كلما واصلت حل المشكلات ، ترى أحدث الكراك والأشياء المعطلة والأشياء التي تحتاج إلى تحديث. من خلال نفس العملية ، يمكنك تعلم رؤية الصورة الكبيرة ، وفهم طبيعة الصورة الكبيرة ، وتصبح قادرًا على نقلها كمدير مشروع. وبالتالي ، يمكنك فرز المخاطر والفرص وفي نفس الوقت.

إذا كنت ترغب في إدارة جميع أنشطة مشروعك مباشرة من لوحة معلومات WordPress الخاصة بك ، فتحقق من هذه المقالة في دليل المبتدئين لإدارة مشروع WordPress.

5 خطوات لحل المشكلات في إدارة المشاريع يجب عليك اتباعها

كما تعلم بالفعل ، تتطلب مهارات حل المشكلات إطار عمل. بصفتك مدير مشروع ، يجب عليك تبسيط أكثر الطرق ملاءمة بعد خبراتك ومواردك. أدناه ، قمنا بفرز مجموعة من أكثر التقنيات التي أثبتت جدواها والتي يمكن أن تجعلك محترفًا ذكيًا لحل المشكلات في إدارة المشاريع. ألق نظرة عليهم واحدًا تلو الآخر -

1. تحديد المشكلة هو أولويتك الأولى

الطريقة التي تنظر بها إلى المشكلة ، لن يفعلها موظفوك. لأنهم عندما يرون مشكلة ما ، فإنهم يريدون منك أن تحلها لهم ، لأنك مدير المشروع. لذا ، من المهم بالنسبة لك تحديد المشكلة في المقام الأول. على سبيل المثال ، يفتقد فريقك باستمرار المواعيد النهائية ، لذا فهذه مشكلة من نهايتها. للوصول إلى حل قابل للتطبيق ، يجب أن تفهم سبب قيام فريقك بنفس الأخطاء.

من الممكن فهم طبيعة المشكلة عندما تعرف سبب حدوث شيء ما لمشروعك ، ولماذا تستمر الأمور في الوقوع في المشاكل. لمعرفة ذلك ، يمكنك اتباع نهج 5W1H.

يعني طرح هذه الأسئلة الستة لتحديد مشكلة في إدارة المشروع -

• من   هل المشكلة تؤثر؟
• ما هي أعراض المشكلة؟
• أين / أين تم تنفيذ المشروع؟
• عندما يحدث ذلك؟
• لماذا   هل المشكلة تحدث؟
• كيف يحدث ذلك؟

لذا ، فإن طرح هذا السؤال سيساعدك بالتأكيد على تحديد مشكلتك عندما تريد حلها بطريقة ذكية لا تشوبها شائبة.

اقرأ المزيد: كيفية تحسين إنتاجية الفريق باستخدام WP Project Manager.

2. اكتشف الأسباب الكامنة وراء المشكلة

بعد أن تفهم طبيعة المشكلة ، فإن الخطوة الضرورية التالية هي معرفة الأسباب الكامنة وراءها وتحليلها حتى الجوهر. إنه مشابه لإيجاد الفجوة في سير العمل الخاص بك وملءها واحدة تلو الأخرى للوصول إلى حل مناسب. لذلك ، لن يكون العثور على الأسباب صعبًا إذا اتبعت نهجًا استراتيجيًا.

على سبيل المثال ، يمكنك استخدام مخطط هيكل السمكة. إنها عملية مشهورة ومفيدة لمعرفة أسباب المشكلة. حسنًا ، ما هو مخطط هيكل السمكة؟ ابتكر المنظّر التنظيمي الياباني كاورو إيشيكاوا أنه يستخدم لتصنيف الأسباب الأساسية لمشكلة ما في شكل مرئي.

انظر فوق الصورة. لنفترض أن المشكلة هي أن موقع الويب الخاص بك معطل. سيساعدك مخطط هيكل السمكة على تدوين الأسباب المحتملة التي يمكن أن تتسبب في سقوط موقع الويب الخاص بك. من خلال الحفاظ على مثل هذا العرض المرئي ، يمكنك أن تصبح أفضل وأكثر فاعلية فيما يتعلق بحل المشكلات في إدارة المشروع.

فيما يلي بعض الأشياء التي لا مفر منها - الأسباب التي تدونها ، يجب أن تكون حقيقية. من بين العديد من الأسباب المحتملة ، تتمثل مهمتك في فهم الأسباب الحقيقية. من الممكن إذا ذهبت لإجراء تحليل عميق. وبالتالي ، للقيام بذلك ، سيكون تحليل السبب الجذري (RCA) مفيدًا.

3. توليد أفكار للحلول

الآن بعد أن عرفت المشكلة التي تحتاج إلى حلها ، وما هي الأسباب ، يمكنك البحث عن أفكار للحلول الصحيحة. إنها خطوة تدريجية لحل المشكلات في إدارة المشاريع. لذلك ، في هذه الخطوة ، لديك المزيد من الحرية في أن تصبح مبدعًا. الهدف من هذه الخطوة هو إيجاد مجموعة من الحلول. من الواضح أنك بحاجة إلى احتياطي من الحلول أو الحلول البديلة. أنها تساعدك على تقليل المخاطر الخاصة بك. إذا فشل أحد الحلول ، يمكنك اتباع نهج بديل.

ومن ثم ، فأنت بحاجة إلى القيام بالكثير من العمل الذهني والبحث وجمع طرق للحلول الممكنة. أفضل طريقتين لتوليد الأفكار هما - العصف الذهني ورسم الخرائط الذهنية.

يوضح Mindtools أن حل المشكلات الإبداعي يعمل في أربع خطوات. هم - توضيح ، تصور ، تطوير ، تنفيذ.

مرحلة التوضيح تجعلك تستكشف من جديد رؤيتك للمشروع وطبيعة المشاكل. ثم يوجه إلى جمع البيانات اللازمة وصياغة الأسئلة. تتعلق الخطوات التالية كلها بتوسيع إطار العمل بكل ما لديك من فهم وبيانات وموارد وهدف لاستكشاف الأفكار وصياغة الحلول وإنشاء خطة للتنفيذ.

4. حدد الحل الأنسب

ليس من السهل اختيار اللون المناسب عندما تكون خزانة ملابسك مليئة بملابس متشابهة. ولكن عندما تكون عازمًا ، تعرف على قواعد السلوك واللباس الخاصة بهذا البرنامج المحدد ، فإن إحساسك بالأزياء يتيح لك اختيار اللون الأكثر ملاءمة. يحدث نفس الشيء دائمًا أثناء إدارة أي مشاريع وحتى حل شيء ما.

بعد أن تولد الكثير من الأفكار وصياغة مجموعة من الحلول المختلفة ، فإن التردد أمر لا مفر منه. بصفتك مدير مشروع ، تتطلب مهارتك في حل المشكلات أن تختار الطريقة الأكثر فائدة وأسهل لحل مشكلتك.

حسنًا ، أفضل الطرق للقيام بذلك هي قياس جميع الحلول ومقارنتها مع بعضها البعض والنظر في الحقائق التالية -

• توقعاتك وأولوياتك
• تقييم جميع الحلول وقياسها
• ضع في اعتبارك مواردك
• اذهب لأبسط واحد في المقام الأول

ومع ذلك ، يجب ألا تتوقف عن طرح الأسئلة. اسأل نفسك ، ألهم تلاميذك الذين يعملون في المشروع لطرح الأسئلة. كلما زاد السؤال ، سيكون الحل أكثر فعالية ولا تشوبه شائبة.

5. اتخاذ إجراءات لحل مشاكلك

عندما تعرف ما هي مشكلتك ، وما الحل الذي يجب عليك تنفيذه ، ابدأ من جديد. حان الوقت لاتخاذ إجراء. تنفيذ الحل هو الخطوة الأخيرة. لكن يجب أن تمر بجميع الخطوات السابقة للوصول إلى هذا المستوى. إنه إطار عمل راسخ لزيادة مهاراتك في حل المشكلات.

اقرأ المزيد: 6 أفكار مثيرة للاهتمام لإدارة المشاريع يجب اتباعها في عام 2022.

كيف يمكن لأداة إدارة المشروع أن تساعدك في حل المشكلات

في عصر الأتمتة ، تصبح إدارة المشروع أسهل بسبب الأدوات التي تساعدك في إنشاء قاعدة بيانات عبر الإنترنت لموظفيك وعملائك وحساباتك ومشاريعك الإجمالية ، إلخ. جهد لاتخاذ قرارات أفضل.

على سبيل المثال ، إذا كان لديك أداة أتمتة PM مثل WP Project Manager ، فإن حل المشكلات في إدارة المشاريع سيكون أكثر قابلية للتطبيق وبساطة. إليك الطريقة -

• يضمن الاستخدام الأفضل لمواردك وتخطيطك
• تنظيم وتتبع مشاريعك ومهامك بقوة
• أداة إدارة متقدمة لجعل التتبع الخاص بك أكثر كفاءة
• ستكثف الأداة جهدك التعاوني
• قم بإنشاء تقرير حتى تتمكن من رؤية كيف تجري مشاريعك وما هي نواقصك

بشكل عام ، يحتوي WP Project Manager على جميع الميزات التي يمكن أن تجعل سير عملك مبسطًا. عندما ترى تحديثات وأنشطة مباشرة للوحة معلومات المشاريع الخاصة بك (بما في ذلك لوحة Kanban ، مخطط جانت ، قائمة المهام ، التقويم ، إلخ) ، يمكنك بسهولة اتباع جميع خطوات حل المشكلات بكفاءة أكبر. ستكون المهمة أسهل ، مع ذلك.

إغلاق باب حل المشكلات في Project Managemet

معظم المشاكل صغيرة في البداية. بصفتك مدير مشروع واسع الحيلة ، فإن مهمتك هي حلها في أقرب وقت ممكن. كلما تأخرت ، زادت المشكلة. غالبًا ما تعاني السفينة من العديد من الأخطاء الصغيرة في المحرك أو الشقوق عندما تكون في رحلة طويلة. يكون القبطان الذكي دائمًا في الحلقة لإصلاحها في وقت واحد. بصفتك مدير مشروع ، فإن عملك ليس أقل من ذلك.

سيساعدك إطار عمل حل المشكلات الاستراتيجي على التعامل مع هذه الحلقة ، وتتيح لك أداة أتمتة إدارة المشروع المثالية حل مشاكلك بشكل أسرع (لا تنس إضافة المرونة والقدرة على تحمل التكاليف وإدارة الوقت والذكاء).

إذن ، ها هي كلماتنا الأخيرة - استمر في ابتكار أحدث الطرق لحل المشكلات في مشاريعك ، ولا تجعل مشكلتك تتضخم أكثر منك.