أفضل 11 طريقة لتعزيز كفاءة إدارة المشروع باستخدام مدير المهام الآلي (نصائح الخبراء والأداة)

بصفتك مدير مشروع ، يمكن لمهاراتك وكفاءتك أن تذهب إلى أبعد من ذلك. لا يوجد حد. لذلك ، إنها خطوة ذكية لاعتماد مجموعة من العمليات التي يمكن أن تعزز كفاءة إدارة مشروعك باستمرار. إذا اتبعتهم ، وتدربت بانتظام ، وتطورت ، فبالتأكيد يمكنك أن تتحسن كثيرًا بمرور الوقت.

في الأعمال الحديثة ، يصبح مديرو المشاريع أكثر ذكاءً ويزيدون من قدراتهم باستخدام الأتمتة. لذلك ، فهو أيضًا جزء لا يتجزأ من تلك العملية التي نتحدث عنها. إن توفير المال والوقت والجهد هو ما يتيح لك مساحة أكبر للابتكار ، والأتمتة ستمنحك ذلك بسهولة.

في المدونة التالية ، سنناقش الأمر برمته وسنوضح لك كيفية زيادة كفاءتك كمدير مشروع مع إدارة مهام ذكية وعملية إستراتيجية. تابع القراءة.

لماذا تحتاج إلى أن تكون أكثر كفاءة في إدارة مشروعك

الكفاءة في إدارة المشاريع هي جودة يمكنك تحقيقها تدريجياً. شيء يجعلك مدير مشروع ديناميكيًا يمكنه استخدام الموارد والأوقات المتاحة بتقدير دقيق وحل المشكلات وإنجاح المشروع. توفر لك الكفاءة أيضًا القدرة على التكيف والانفتاح والشعبية بين أصحاب المصلحة.

يشيع استخدام مفاهيم الكفاءة والفعالية عند تقييم العمليات المختلفة. غالبًا ما تكافح المنظمات القائمة على المشاريع لتحقيق التوازن بين الوقت والتكلفة والجودة ، فهم مهتمون بالقيام بذلك بأكبر قدر ممكن من الكفاءة والفعالية.

إريك سوندكفيست ، ساينس دايركت

من التخطيط والميزنة والتنفيذ - يحتاج مدير المشروع إلى المرور بعملية طويلة ومملة. والمخاطر شبه مؤكدة. تتطلب إدارة موظفيك وتوزيع المهام ثم تحقيق الأهداف جهدًا عقليًا وجسديًا ثقيلًا. لذا ، ماذا يمكن أن تكون نعمة إنقاذك؟

في الواقع ، إنها كفاءتك. إذا كان بإمكانك الاستفادة من جميع الموارد المتاحة بالإمكانيات المناسبة ، يمكنك النجاح. ومن ثم كيف نفعل ذلك؟ هذا هو المكان الذي تطلب وظيفتك فيه اتباع عدد قليل من الخطوات.

11 خطوات مثبتة لتحسين كفاءة إدارة مشروعك

قائمة تدابير الكفاءة لا تنتهي أبدًا. يمكنك ابتكار طريقة جديدة ، حسناً ، ربما كل أسبوع. لكن المسألة الحاسمة هي أيهم الأفضل ويشعر الخبراء أنهم يعملون حقًا.

أدناه ، قمنا بفرز مجموعة من أفضل الممارسات التي أثبتت جدواها لتعزيز مهاراتك في إدارة المشروع ، على الرغم من ذلك. تحقق منها -

1. ركز على التخطيط
2. أنشئ قاعدة معرفية
3. إنشاء عملية اتصال متزامنة
4. إدارة وميزنة وقت المشروع
5. استراتيجية إدارة المخاطر
6. اجعل كل بيانات المشروع قابلة للوصول
7. تتبع العملية
8. مكافأة عضو الفريق المؤدي
9. احصل على الأدوات الصحيحة المحاذاة
10. افتح للردود والاقتراحات
11. لا تستقر أبدًا وقم بإجراء تحسينات مستمرة

دعنا نستكشف بالتفصيل ونكتشف كيف ستساعد هذه الطرق مديري المشاريع على تعزيز كفاءتهم في إدارة المشاريع -

1. التركيز على التخطيط

التخطيط هو الركيزة الأساسية لجميع أنشطة إدارة مشروعك. إذا كانت لديك خطة أنيقة وخطة احتياطية ، فأنت بأمان للعب اللعبة. أيضًا ، إنها الخطوة الأولى للتأكد من أنك على مستوى بعض الأعمال الجادة.

ببساطة ، تحتاج إلى القيام بهذا الشيء لوضع خطة قابلة للتنفيذ -

• تحديد نطاق مشاريعك
• إنشاء هيكل لتفصيل العمل
• تحديد وتسلسل أنشطة المشروع
• قم بعمل تقدير حكيم للميزانية والمدة والموارد الأخرى
• احتفظ بخطة طوارئ جاهزة

جميع المهام المذكورة أعلاه ستؤدي فقط إلى تبسيط مشاريعك. عندما يكون الهيكل العظمي قويًا ، يجب أن يأخذ الجسم شكلاً جيدًا.

2. إنشاء قاعدة معرفية

يعد إنشاء قاعدة معرفية أمرًا ضروريًا لمشاريعك. كلما احتجت إلى معلومات ، يمكن أن تساعدك قاعدة المعرفة. ومن ثم ، فإن السيناريو الشائع هو هذا - لنفترض أن شخصًا ما يحتاج إلى معرفة رقم مبيعات الربع الأخير. أخبرته. ثم يأتي شخص آخر ليطلب نفس المعلومات. ألا تمانع في الرد مرة أخرى؟

تعد قاعدة المعرفة ضرورية للمشاركة المتبادلة ولتشغيل التدفق المتزامن للبيانات في جميع أنحاء المنظمة. لن يساعد ذلك الشخص الموجود داخل مشاريعك فحسب ، بل سيساعد أيضًا الغرباء والعملاء أيضًا.

3. إنشاء عملية اتصال متزامنة

ما لم يكن لديك اتصال مستقر بين أصحاب المصلحة ، فإن مشروعك في خطر. يجب على كل شخص مرتبط بمشروعك التأكد من وجوده في نفس الصفحة ، والعمل من أجل نفس الهدف. ومع ذلك ، تفشل العديد من المشاريع بسبب عدم وجودها. من الواضح أن "تعطل الاتصال" يتسبب في 57٪ من حالات فشل المشروع.

حسنًا ، كيف نؤسس عملية اتصال ثابتة؟ أول شيء هو اختيار تنسيق أو لوحة حيث يجب الاحتفاظ بجميع المعلومات وتحديثها بانتظام.

المرحلة التالية هي تحديد هدف الاتصالات. هذا يعني وضع خطة أخرى لما تريد تحقيقه من خلال عملية الاتصال الخاصة بك مع أصحاب المصلحة في المشروع. بعد أن يكون لديك تنسيق وهدف الاتصال الخاص بك ، حان الوقت لتحديد أصحاب المصلحة واختيار الطريقة التي تريد اتباعها.

4. إدارة وميزنة وقت المشروع

إلى جانب الوقت والمال الذي أنفقته ، يمكن أن يكلفك تأخير المشروع أثمن شيء - عملائك. لذا ، تعد الميزانية المناسبة وإدارة الوقت مشكلة كبيرة يجب عليك حلها. لذلك ، عندما تبدأ في إدارة مشروع ، فأنت بحاجة إلى وضع علامة على قائمة التحقق التالية -

• تقدير جيد للموارد التي تستثمرها ،
• الأشخاص الذين تختارهم كمتواطئين
• قسّم هذا المشروع إلى أجزاء صغيرة ، وعيّن الأشخاص المناسبين في المكان المناسب
• حدد الوقت المقدر لإكمال كل مهمة

الميزانية عبء ثقيل. لذا ، ما يجعلك كفؤًا هو اختيار الطريقة الأنسب وفقًا لعملك.

5. استراتيجية إدارة المخاطر

كمدير للمشروع ، فإن المخاطر واضحة. في النهاية ، يجب أن تصبح مديرًا جيدًا للمخاطر لإنجاح مشروعك. استراتيجية إدارة المخاطر هي ترسانة ذكية تمامًا لمحاربة أي موقف وشيك. دائمًا ما يفكر المسوقون المعاصرون في استراتيجيات إدارة المخاطر الإيجابية والسلبية أثناء مواجهتهم للمشاكل.

هناك ثلاثة أنواع من الاستراتيجيات وجد الخبراء لحل مشكلات إدارة المخاطر. إنها - ردود إيجابية وسلبية وطارئة للمخاطر.

على سبيل المثال ، إذا اخترت خطوة إيجابية ، فهناك أربع خطوات في إدارة المخاطر. الاستغلال والمشاركة والتعزيز والقبول. الاستغلال يعني المخاطر المتعمدة لبدء الاحتمالات. في بعض الأحيان ، يبحث مديرو المشاريع الأذكياء عن شركاء ويشاركون في مخاطر تجسيد الاحتمالية.

تأتي استجابة الوحدة في المناسبات الخاصة. في بعض الأحيان ، قد لا يحصل تقديرك على النتائج الدقيقة ويأخذك إلى حافة الفشل. بعد ذلك ، تساعدك الاستجابة الطارئة لإدارة المخاطر على الخروج من المحنة.

6. جعل جميع بيانات المشروع قابلة للوصول

لقد ذكرنا بالفعل أهمية قاعدة المعرفة. ومع ذلك ، فإن المشروع الذي يتم تشغيله بنجاح يتطلب أعلى ترتيب لإمكانية الوصول بين أصحاب المصلحة في المشروع.

يولد مشروع قيد التشغيل الكثير من مجموعات البيانات والمستندات. عندما يحتاج شخص ما إلى شيء ما ، يجب أن يكون لديه طريقة لأخذه دون أي متاعب سابقة وبسهولة. إنها أيضًا جزء لا يتجزأ من الصورة الكبيرة لعملية الاتصال. بالإضافة إلى ذلك ، يجب توثيق ما تفعله. في قاعدة بيانات يمكن الوصول إليها ، يجب حفظ جميع بيانات مشروعك وإمكانية تتبعها.

7. تتبع العملية

يمنحك التتبع صورة كاملة للمشروع. بعض من أهمها -

• كم أنجزت مهمة ،
• ما هو التحسن ،
• كم عدد البطولات التي تحتاج للذهاب إليها
• ما هي التدابير التي يمكن أن تحسن عمليتك أكثر

بصفتك مدير مشروع ذكيًا ، تتمثل مهمتك في العثور على أفضل طريقة لتتبع مهام إدارة المشروع بكفاءة. في هذه الحالة ، يأتي برنامج إدارة المشروع أو مدير المهام الآلي مع مزايا رائعة.

8. مكافأة عضو الفريق المؤدي

لا يعني ذلك أن جميع أعضاء فريقك متماثلون. لديهم أدوار ومجالات وإحساس بالمسؤوليات وقدرات مختلفة. بصرف النظر عن هذه الصفات المحددة مسبقًا ، يتفاعل الناس بشكل مختلف أثناء العمل في المشروع. لا يمكنك أن تتوقع منهم جميعًا الأداء بنفس الطريقة طوال الوقت. لذلك ، يجب عليك تجميعها لزيادة معدل نجاحك. في مثل هذه الحالات ، ما هي أفضل طريقة لتعزيز قوتهم الداخلية للعمل بشكل وثيق وفعال؟

اعتراف الموظف أمر حيوي لـ 37٪ من الموظفين. الفرق التي سجلت في أعلى 20٪ من المشاركة تشهد انخفاضًا بنسبة 59٪ في معدل الدوران. يشعر حوالي 34٪ من العاملين في الولايات المتحدة بأنهم مرتبطين.

إحدى النصائح التي أثبتت جدواها هي - مكافأة الأشخاص الذين يؤدون أداءً أفضل. إنه تقليد قديم أن نلهم الآخرين للأداء في نفس الوتيرة أو مساعدتهم على القيام بذلك بشكل طبيعي وليس بالقوة.

9. احصل على الأدوات الصحيحة المحاذاة

حسنًا ، هذا هو الجزء الصعب. الأتمتة هي شيء يرغب معظم مديري المشاريع في العصر الحديث في الإيمان به. ولكن كم منهم يفعل ذلك حقًا؟ ذكرت Mckinsey أن 31٪ من الشركات لديها وظيفة واحدة مؤتمتة بالكامل على الأقل.

وبالتالي ، وفقًا لـ Farc Research ، "يستغرق المحترفون 18 دقيقة في المتوسط ​​لتحديد موقع المستند يدويًا - 20٪ إلى 40٪ من وقتهم - ويقضون 50٪ من وقتهم في البحث عن المعلومات."

هذا يعني أن اعتماد الأتمتة يمكن أن يوفر جهدك ووقتك ، ويمنحك مزيدًا من الوقت للتركيز على أمور أخرى لتعزيز كفاءة إدارة مشروعك.

نتيجة لذلك ، فإن الحاجة إلى أداة أتمتة أمر لا مفر منه لتنمية عملية عملك. ولكن أي واحد تختار ، وكيف يمكن للأداة المناسبة أن تحسن لعبتك؟ سوف نظهر لك هذا.

10. فتح لردود الفعل والاقتراحات

دائمًا ما يكون مدير المشروع الجيد منفتحًا على آراء تلاميذه. على الأقل ، لا يوجد شيء سيء في الاستماع إلى الأشخاص ذوي التفكير المماثل ومشاركة الأفكار والاقتراحات ، أليس كذلك؟

ما هو السيء في القصة الشائعة لمدير مشروع غير منفتح على الأفكار الجديدة ويخبر أفراده ، "أنا أعرف أكثر منك ، ولهذا السبب أنا مديرك."

لنفترض أن اسمه هو السيد بروكس. لم يفكر أبدًا في أن يضيف أعضاء الفريق بعض القيمة إلى المشروع أو أي مشكلات وشيكة. لذلك كلما حدثت أي مشكلة ، ليس لديهم الكثير في أيديهم لحل المشكلة. وبينما كانت خطته تفشل ، كان الرجل عنيدًا جدًا لقبول أي اقتراحات جديدة ولكنه يلوم أعضاء الفريق.

كان المشروع لا يسير في أي مكان. وبدأت الأمور في الانهيار. على الرغم من كونه شخصًا قادرًا مع معرفة جيدة بالمجال ، فشل السيد بروك في تحقيق هدفه.

درس واحد واضح هنا: كمدير مشروع ، يجب أن تقدر كل عضو من أعضاء فريقك. اجعل نفسك منفتحًا على الأفكار والمناقشات الجديدة. لأن كل شخص لديه شيء ليضعه في مشروع ما أثناء العمل عليه.

قد ترغب أيضًا في قراءة: دليل شامل لمنهجية الشلال في إدارة المشاريع!

11. لا تستقر وقم بإجراء تحسينات مستمرة

الحياة كمدير مشروع هي رحلة تعزز الابتكار كل يوم. لذلك ، إذا حققت النجاح باتباع مجموعة من أفضل الممارسات والقواعد ، فلا تعتقد أن المرة القادمة أو المشروع التالي سيحذو حذوك أيضًا. إنه عالم يتغير باستمرار ، لذا يجب عليك أنت. لعبتك قابلة للتكيف وكونك ديناميكيًا يمكن أن يأخذك إلى مناصب قيادية.

استخدم مدير المهام الآلي لتعزيز مهاراتك في إدارة المشروع

الأتمتة تجلب الابتكار والسرعة للقوى العاملة لديك. لذلك ، يمكن بسهولة تحقيق جميع تدابير الكفاءة التي ناقشناها في جميع أنحاء المدونة إذا كان لديك مدير مهام غير آلي على جعبتك.

من التخطيط إلى تتبع العملية الخاصة بك ، وتوزيع المهام على ميزانية الوقت أو المتابعة ، تحصل على كل شيء من هذه الأدوات. على سبيل المثال ، إذا كان لديك مدير مهام آلي مثل WP Project Manager ، فيمكنك ببساطة تبسيط جميع مهام مشروعك وزيادة كفاءة إدارة المشروع.

بعض الميزات الأساسية التي يمكنك الاعتماد عليها هي -

• المساعدة في الموارد والتخطيط
• التتبع الذكي لمشاريعك المتعددة
• يمكنك تحديد المواعيد النهائية ونظام التذكير / الإخطار للوفاء بها
• خيار تتبع الوقت الفعال
• تعاون الفريق من خلال Kanban ، وقوائم المهام ، وخيار Gantt Chart ، وخيار تخزين الملفات الذي يمكن الوصول إليه
• تقرير وتحليلات

WP Project Manager هي أداة إدارة كاملة مفتوحة المصدر يمكنها أتمتة فرقك ومشاريعك على أكمل وجه.

الكلمات النهائية حول كفاءة إدارة المشروع

إدارة المشروع هي مهمة استراتيجية. لا يحتاج إلى اندفاع بل يتطلب إجراءات خطوة بخطوة للوصول إلى الهدف. إذا كنت تريد أن تكون ذكيًا ، فيجب أن يكون سلاحك الأساسي هو كفاءتك كمدير للرجل والقدرة على التكيف مع التكنولوجيا.

إلى جانب الخطوات المذكورة أعلاه ، يمكنك دائمًا إضافة التغييرات وابتكار أحدث تدابير الكفاءة. إذن ، أي جزء من إدارة مشروعك الحالي يحتاج إلى تجديد؟ اخبرنا في قسم التعليقات.