6 مقاييس رئيسية لإدارة المشاريع لضمان النجاح

النجاح ليس مجرد هدف؛ إنها معركة مستمرة ضد الوقت والموارد والتحديات غير المتوقعة. قد يبدو التحدي المتمثل في تسليم المشاريع في الوقت المحدد بمثابة تسلق شاق، مما يترك حتى مديري المشاريع الأكثر كفاءة يبحثون عن حلول فعالة.

وفقًا لبيانات Smartsheet، فإن 91% من المتخصصين في إدارة المشاريع يعترفون بأن مؤسساتهم تواجه تحديات كبيرة في إدارة المشاريع.

لكن لا تقلق، يمكن أن تكون مقاييس إدارة المشروع بمثابة الضوء الهادي وسط هذه الفوضى. هذه المقاييس عبارة عن مقاييس قابلة للقياس تستخدم لتتبع الجوانب المختلفة لأداء المشروع وتقدمه، وتحديد مجالات التحسين، واتخاذ قرارات مستنيرة.

بدونها، سيكون من الصعب عليك ضمان نجاح المشروع. استمر في قراءة هذا المنشور للتعرف على مقاييس المشروع الرئيسية وكيف يمكنك تنفيذها ضمن نطاقك.

الأنواع الرئيسية لمقاييس إدارة المشاريع

تتضمن مقاييس المشروع مقاييس الجدول الزمني (مثل SV وSPI)، ومقاييس التكلفة (مثل CV وCPI)، ومقاييس الجودة (مثل كثافة العيوب ونقاط رضا العملاء)، ومقاييس الموارد (مثل معدل استخدام الموارد والتخصيص)، والمزيد. دعونا نتعمق في المناقشة التفصيلية.

1. مقاييس إدارة التكلفة

مقاييس إدارة التكلفة هي مقاييس كمية تقوم بتقييم الجوانب المالية للمشروع والتحكم فيها طوال دورة حياة إدارة المشروع. توفر هذه المقاييس رؤى حول أداء التكلفة، والالتزام بالميزانية، واستخدام الموارد، والصحة المالية العامة للمشروع. دعونا نلقي نظرة على مقاييس المشروع المالي المشتركة.

أ) تباين التكلفة (CV)

يقيس تباين التكلفة (CV) التباين بين التكاليف الفعلية المتكبدة والتكاليف المدرجة في الميزانية للعمل المكتمل.

 Formula: CV = Earned Value (EV) - Actual Cost (AC)

مثال : لنفترض أن التكلفة المدرجة في الموازنة لمهمة مشروع هي 10000 دولار، والتكلفة الفعلية المتكبدة لإكمال المهمة هي 8000 دولار.
تباين التكلفة (CV) = EV – AC
السيرة الذاتية = 10,000 دولار - 8,000 دولار
السيرة الذاتية = 2000 دولار (تشير القيمة الإيجابية إلى أن المشروع أقل من الميزانية)

ب) مؤشر أداء التكلفة (CPI)

يقيس مؤشر أداء التكلفة (CPI) كفاءة أداء التكلفة من خلال مقارنة القيمة المكتسبة بالتكلفة الفعلية المتكبدة.

 Formula: CPI = EV / AC

مثال : استمرارًا للمثال السابق، لنحسب:
مؤشر أداء التكلفة (CPI) = EV / AC
مؤشر أسعار المستهلك = 10000 دولار / 8000 دولار
مؤشر أسعار المستهلك = 1.25 (مؤشر أسعار المستهلك الأكبر من 1 يشير إلى أن أداء المشروع أفضل من المخطط له من حيث كفاءة التكلفة)

ج) القيمة المكتسبة (EV)

تمثل القيمة المكتسبة (EV) قيمة العمل المكتمل معبرًا عنه من الناحية النقدية، استنادًا إلى الميزانية المخططة للمشروع.

 Formula: EV = Planned % Complete * Budget at Completion (BAC)

مثال : لنفترض أنه تم التخطيط لمهمة مشروع لإكمالها بنسبة 50% بحلول نهاية الشهر، وكانت الميزانية الإجمالية للمهمة هي 20000 دولار.
قيمة القيمة = 50% * 20,000 دولار
EV = 10,000 دولار (يشير إلى أنه تم إنجاز عمل بقيمة 10,000 دولار وفقًا لخطة المشروع)

2. جدولة مقاييس الأداء (الالتزام بالموعد النهائي)

هذه هي المقاييس الكمية التي يمكنك استخدامها لتقييم كفاءة وفعالية إدارة الجدول الزمني في المشروع. تساعد هذه المقاييس في حساب ما إذا كان يتم إكمال مهام المشروع وفقًا للجدول الزمني المخطط له، وتحديد تباينات الجدول الزمني، وتتبع التقدم نحو معالم المشروع والمواعيد النهائية.

أ) جدول التباين (SV)

يقيس تباين الجدول الزمني (SV) الفرق بين القيمة المكتسبة (EV) والقيمة المخططة (PV) للعمل المكتمل، مما يشير إلى ما إذا كانت المهام متقدمة عن الجدول الزمني أم متأخرًا عنه.

 Formula: SV = EV - PV

على سبيل المثال: لنفترض أنه تم التخطيط لمهمة مشروع بحيث تبلغ القيمة المكتسبة (EV) 8000 دولار أمريكي بحلول تاريخ معين، ولكن القيمة المكتسبة الفعلية هي 6000 دولار أمريكي. وكانت القيمة المخططة (PV) للمهمة 7000 دولار. سيتم حساب تباين الجدول على النحو التالي:
تباين الجدول (SV) = EV – PV
SV = 6000 دولار - 7000 دولار
SV = -1000 دولار (تشير القيمة السالبة إلى أن المهمة متأخرة عن الجدول الزمني بمقدار 1000 دولار)

ب) مؤشر أداء الجدول الزمني (SPI)

يقيس مؤشر أداء الجدول الزمني (SPI) كفاءة أداء الجدول الزمني من خلال مقارنة القيمة المكتسبة (EV) بالقيمة المخططة (PV).

 Formula: SPI = EV / PV

مثال : استمرارًا للمثال السابق، لنحسب:
مؤشر أداء الجدول الزمني (SPI) = EV / PV
SPI = 6000 دولار / 7000 دولار
SPI ≈ 0.857 (مؤشر SPI أقل من 1 يشير إلى أن المهمة متأخرة عن الجدول الزمني)

ج) معدل الإنجاز المهم

يقيس معدل إنجاز المعالم النسبة المئوية لمعالم المشروع المكتملة في الوقت المحدد مقارنة بإجمالي عدد المعالم المخطط لها.

 Formula: (Number of milestones achieved on time / Total number of planned milestones) * 100%

مثال : إذا كان المشروع يحتوي على 10 مراحل رئيسية مخططة وتم إكمال 7 منها في الوقت المحدد، فسيتم حساب معدل إنجاز المعالم على النحو التالي:
معدل إنجاز الحدث = (7 / 10) * 100%
معدل إنجاز المعالم = 70% (يشير إلى أن 70% من المعالم تم تحقيقها في الوقت المحدد)

3. مقاييس إدارة الجودة

تقوم مقاييس إدارة الجودة بتقييم جودة مخرجات المشروع والعمليات والنتائج. تساعد هذه المقاييس مديري المشاريع على تقييم فعالية عمليات ضمان الجودة، وتحديد مجالات التحسين، والتأكد من تحقيق أهداف المشروع بمعايير عالية من الجودة.

أ) كثافة العيب

تقيس كثافة العيوب عدد العيوب المحددة لكل وحدة عمل أو منتج، مما يشير إلى جودة التسليم.

 Formula: Defect Density = Number of defects / Size of deliverable (eg, lines of code, pages of documentation)

مثال : إذا كان أحد التطبيقات البرمجية يحتوي على 1000 سطر من التعليمات البرمجية وتم تحديد 50 عيبًا، فسيتم حساب كثافة العيب على النحو التالي:
كثافة العيب = 50 عيبًا / 1000 سطرًا من التعليمات البرمجية
كثافة العيوب = 0.05 عيوب لكل سطر من التعليمات البرمجية

ب) درجة رضا العملاء (CSAT)

تقوم درجة رضا العملاء (CSAT) بتقييم مستوى الرضا بين أصحاب المصلحة في المشروع، مثل العملاء أو المستخدمين النهائيين أو أصحاب المصلحة الداخليين.

 Formula: CSAT = (Number of satisfied respondents / Total number of respondents) * 100%

مثال : بعد الانتهاء من المشروع، تم إجراء استبيان بين العملاء، وأعرب 80 من أصل 100 مشارك عن رضاهم عن نتائج المشروع. سيتم حساب CSAT على النحو التالي:
CSAT = (80 مشاركًا راضيًا / إجمالي 100 مشارك) * 100%
كسات = 80%

ج) نسبة الإنجازات التي تلبي معايير الجودة

النسبة المئوية للتسليمات التي تستوفي معايير الجودة تقيس نسبة تسليمات المشروع التي تلبي معايير أو معايير الجودة المحددة مسبقًا.

 Formula: (Number of deliverables meeting quality standards / Total number of deliverables) * 100%

مثال : إذا كان المشروع يحتوي على 20 تسليمًا، و16 منها تستوفي معايير الجودة المحددة، فسيتم حساب النسبة المئوية للتسليمات التي تستوفي معايير الجودة على النحو التالي:
نسبة الإنجازات التي تلبي معايير الجودة = (16 / 20) * 100%
نسبة الإنجازات التي تلبي معايير الجودة = 80%

4. مقاييس استخدام الموارد

مقاييس استخدام الموارد هي مقاييس تستخدم لتقييم مدى فعالية استخدام الموارد داخل المشروع. تساعد هذه المقاييس مديري المشاريع على فهم مدى كفاءة استخدام الموارد مثل رأس المال البشري أو المعدات أو الأموال لتحقيق أهداف المشروع.

5. مقاييس إدارة المخاطر

تساعد مقاييس إدارة المخاطر في تقييم ومراقبة فعالية عمليات إدارة المخاطر داخل المشروع. توفر هذه المقاييس رؤى حول مستوى التعرض للمخاطر، ونجاح جهود تخفيف المخاطر، وملف المخاطر العام للمشروع.

أ) التعرض للمخاطر

يحدد التعرض للمخاطر التأثير المحتمل للمخاطر المحددة على أهداف المشروع، مع الأخذ في الاعتبار احتمالية حدوثها وشدة التأثير.

 Formula: Risk Exposure = Probability of Occurrence * Impact Severity

ب) فعالية الاستجابة للمخاطر

تقوم فعالية الاستجابة للمخاطر بتقييم نجاح استراتيجيات الاستجابة للمخاطر المنفذة في تخفيف المخاطر المحددة أو السيطرة عليها.

 Formula: Risk Response Effectiveness = (Initial Risk Exposure - Residual Risk Exposure) / Initial Risk Exposure * 100%

ج) عدد المخاطر المحددة مقابل المخاطر التي تم حلها

عدد المخاطر المحددة مقابل المخاطر التي تم حلها يقيس نسبة المخاطر المحددة التي تم حلها أو تخفيفها بشكل فعال مقارنة بالعدد الإجمالي للمخاطر المحددة.

 Formula: Number of Resolved Risks / Total Number of Identified Risks * 100%

6. مقاييس رضا أصحاب المصلحة

يتم إجراء مسح لمشاركة أصحاب المصلحة بشكل دوري. في هذه الطريقة، يقوم أصحاب المصلحة بتقييم مستوى مشاركتهم على مقياس من 1 إلى 5. ويوفر متوسط ​​التصنيف عبر جميع أصحاب المصلحة مؤشر مشاركة أصحاب المصلحة.

يتم إجراء دراسة استقصائية لتقييم تصورات أصحاب المصلحة حول فعالية الاتصال بالمشروع، مع طرح أسئلة تغطي الوضوح وحسن التوقيت وأهمية الاتصال. يوفر متوسط ​​الدرجات درجة فعالية الاتصال.

مقياس آخر لأصحاب المصلحة هو تحليل تعليقات أصحاب المصلحة . يتم تصنيف التعليقات الواردة من أصحاب المصلحة من خلال الدراسات الاستقصائية أو المقابلات أو نماذج التعليقات وتحليلها وتلخيصها لتحديد الموضوعات والاتجاهات المشتركة والرؤى القابلة للتنفيذ لتحسين رضا أصحاب المصلحة.

لماذا تعتبر مقاييس المشروع مهمة في مؤسستك

دعونا نتحدث عن سبب أهمية مقاييس المشروع في المؤسسة.

تسهيل اتخاذ القرارات المستنيرة : تشبه مقاييس المشروع مستشارك الموثوق به عندما يتعلق الأمر باتخاذ القرار. إنها توفر لك حقائق رائعة وصعبة تحتاجها لاتخاذ خيارات مستنيرة لتوجيه مشاريعك في الاتجاه الصحيح.

مراقبة التقدم والأداء : عندما يتعلق الأمر بمراقبة كيفية سير الأمور، تساعدك مقاييس المشروع على مراقبة التقدم والأداء في الوقت الفعلي، حتى تعرف دائمًا مكانك وما يحتاج إلى الاهتمام.

تحديد مجالات التحسين : تكشف مقاييس المشروع أيضًا عن المجالات التي يمكنك تحسين أدائها. فهي تحدد المجالات التي تحتاج إلى التحسين، سواء كان ذلك من خلال تبسيط العمليات أو تحسين الاستراتيجيات، حتى تتمكن من تحسين لعبتك باستمرار.

ضمان كفاءة الموارد : تضمن مقاييس المشروع أنك تستخدم الموارد بحكمة. من خلال مراقبة مقاييس مثل استخدام الموارد، يمكنك تحسين الموارد وتجنب الهدر.

تعزيز التواصل مع أصحاب المصلحة ورضاهم : أخيرًا وليس آخرًا، تدور مقاييس المشروع حول إبقاء الجميع على اطلاع وسعادة. ومن خلال توصيل مقاييس الأداء بشكل فعال، يمكنك بناء الثقة مع أصحاب المصلحة وضمان رضاهم في كل خطوة على الطريق.

اقرأ أيضًا: نصائح فعالة لإدارة المشاريع لتكون مديرًا أفضل للمشروع

الفرق بين مقاييس المشروع ومؤشرات الأداء الرئيسية للمشروع

بينما تركز مقاييس المشروع على تتبع متغيرات المشروع ومؤشرات الأداء المختلفة، فإن مؤشرات الأداء الرئيسية للمشروع تكون أكثر استراتيجية بطبيعتها. تقدم مؤشرات الأداء الرئيسية للمشروع نظرة عامة رفيعة المستوى على نجاح المشروع، وترتبط بشكل مباشر بالأهداف التنظيمية، وتوجيه عملية صنع القرار. فيما يلي جدول مقارنة يسلط الضوء على الاختلافات الرئيسية بين مقاييس المشروع ومؤشرات الأداء الرئيسية للمشروع:

كيفية تنفيذ مقاييس نجاح المشروع لإدارة فريقك

من خلال دمج مقاييس نجاح المشروع في نهج إدارة فريقك، يمكنك تحسين تتبع الأداء وتحسين عملية صنع القرار وزيادة احتمالية تحقيق أهداف المشروع. دعونا نتعلم كيف

1. تحديد أهداف واضحة للمشروع وعوامل النجاح الرئيسية

يجب أن تبدأ بتحديد أهداف واضحة للمشروع وتحديد عوامل النجاح الحاسمة. وهذا يوفر خريطة طريق لفريقك، لتوجيه جهودهم نحو النتائج المرجوة. على سبيل المثال، إذا كان الهدف هو إطلاق منتج جديد، فقد تشمل عوامل النجاح الرئيسية الوفاء بالموعد النهائي للإطلاق، وتحقيق مستوى معين من اختراق السوق، وضمان رضا العملاء.

2. حدد المقاييس ذات الصلة المتوافقة مع أهداف المشروع

بعد ذلك، حدد المقاييس ذات الصلة التي تتوافق بشكل مباشر مع أهداف وغايات المشروع. اختر المؤشرات التي تقيس التقدم والأداء بدقة في المجالات الحيوية لنجاح المشروع. إذا كان أحد أهداف المشروع هو تحسين رضا العملاء، فقد تتضمن المقاييس ذات الصلة صافي نقاط الترويج (NPS)، ومعدل الاحتفاظ بالعملاء، وتقييمات تعليقات العملاء.

3. إنشاء طرق القياس وخطوط الأساس

بمجرد تحديد المقاييس، قم بإنشاء طرق القياس وخطوط الأساس لضمان الاتساق والدقة. حدد كيفية قياس كل مقياس وجمعه وتحليله طوال دورة حياة المشروع. على سبيل المثال، إذا كنت تقوم بتتبع تكاليف المشروع، فقم بإنشاء ميزانية أساسية واستخدم أدوات مثل برامج إدارة المشروع أو جداول البيانات لتتبع النفقات الفعلية مقابل الميزانية.

4. الاستفادة من أدوات وأنظمة التتبع

استخدم أدوات وأنظمة التتبع لتبسيط عملية المراقبة والتقاط البيانات ذات الصلة بكفاءة. سواء كان ذلك برنامج إدارة المشروعات أو جداول البيانات أو لوحات المعلومات المصممة خصيصًا، تأكد من أن لديك الأدوات اللازمة لتتبع التقدم بفعالية.

سوق برامج إدارة المشاريع لا ينمو فقط. انها مزدهرة. وبحلول عام 2030، من المتوقع أن يصل حجم السوق إلى 15.08 مليار دولار . وهذا معدل نمو قدره 10.68٪ من عام 2022 إلى عام 2030.

أبحاث السوق الصهيونية

يمكنك استخدام برامج إدارة المشاريع مثل WP Project Manager أو Asana أو Trello لتتبع تقدم المشروع والمهام والمعالم الرئيسية، مما يسمح لأعضاء الفريق بتحديث تقدمهم في الوقت الفعلي.

5. المراقبة والتحليل بانتظام

قم بمراقبة وتحليل مقاييس المشروع بانتظام للبقاء على اطلاع بالتقدم المحرز وتحديد أي انحرافات عن الخطة. يتيح لك ذلك اتخاذ الإجراءات التصحيحية في الوقت المناسب ومعالجة المشكلات والاستفادة من الفرص لإبقاء المشروع على المسار الصحيح.

استخدم WP Project Manager لدمج مقاييس المشروع بسهولة

إذا كنت تقوم بتشغيل موقع WordPress، فيمكن أن يكون WP Project Manager حليفك في تنفيذ مقاييس إدارة المشروع لمؤسستك. يوفر هذا البرنامج المساعد واجهة سهلة الاستخدام وميزات قوية لتبسيط مهام إدارة المشروع والتعاون والتواصل داخل فريقك.

باستخدام WP Project Manager Pro، يمكنك بسهولة تنظيم المشاريع وتعيين المهام وتتبع التقدم والتواصل مع أعضاء الفريق — كل ذلك من داخل لوحة تحكم WordPress الخاصة بك. يوفر WP Project Manager ميزات أساسية لتنفيذ مقاييس المشروع بفعالية:

• إدارة المهام : إنشاء المهام وتعيينها لأعضاء الفريق، وتحديد المواعيد النهائية، وتتبع تقدم المهمة.
• المعالم : حدد معالم المشروع لتتبع الإنجازات الرئيسية ومراقبة تقدم المشروع.
• تتبع الوقت: تتبع الوقت المستغرق في المهام والمشاريع لقياس الإنتاجية واستخدام الموارد.
• مخططات جانت : تصور الجداول الزمنية للمشروع والتبعيات وتقدم المهمة باستخدام مخططات جانت التفاعلية.
• لوحة كانبان: تسمح لك لوحة كانبان بتصور المهام كبطاقات مرتبة في أعمدة تمثل مراحل مختلفة من سير العمل (على سبيل المثال، المهام، قيد التقدم، تم).
• التقارير والتحليلات : إنشاء تقارير وتحليلات لمراقبة أداء المشروع وتحديد الاتجاهات واتخاذ القرارات المستندة إلى البيانات.
• لوحة المعلومات : هنا، يمكنك الحصول على نظرة عامة سريعة على تقدم المشروع والمواعيد النهائية القادمة وتعيينات المهام. توفر لوحة المعلومات معلومات سريعة لإبقائك على علم وتحديث بحالة مشاريعك.

سواء كنت تدير مشاريع صغيرة أو مبادرات واسعة النطاق، فإن WP Project Manager يتكيف مع احتياجاتك. باستخدام هذه الأداة، يمكنك دمج مقاييس المشروع بسهولة في موقع WordPress الخاص بك، وتبسيط سير عمل إدارة المشروع، وتحقيق نجاح المشروع.

تطبيق مقاييس المشروع الفعالة لضمان النجاح

عندما نصل إلى نهاية استكشافنا لمقاييس إدارة المشروع، فمن الواضح أن هذه المقاييس القابلة للقياس الكمي تعمل كأدوات لا تقدر بثمن لأي مدير مشروع. بدءًا من تتبع التقدم وحتى إدارة المخاطر ورضا أصحاب المصلحة، تساعد مقاييس المشروع هذه في التغلب على تعقيدات إدارة المشروع بثقة.

من الضروري ليس فقط فهم أهميتها ولكن أيضًا تطبيقها بفعالية في مشاريعك. لذا، حان دورك لتبني قوة مقاييس إدارة المشروع والسماح لها بتوجيهك نحو وجهتك. ومع توفر المقاييس الصحيحة تحت تصرفك، فإن النجاح ليس مجرد احتمال، بل هو أمر مؤكد.