7 استراتيجيات لإدارة المشاريع للمضي قدمًا في اللعبة (دراسات حالة + أداة)

تدور استراتيجيات إدارة المشروع حول وجود خطة واضحة تمامًا حول كيفية إكمال مشروعك. تعتمد إدارة المشاريع الحديثة بشكل كبير على المنصات والمنهجيات الرقمية. لكن الأهمية والهدف الرئيسي كانا دائمًا على حالهما لمئات السنين. هذا هو إكمال المشروع بأفضل طريقة وبأقل تكلفة وفي أقل وقت ممكن.

كما قال أرسطو العظيم منذ آلاف السنين:

أولاً ، يجب أن يكون لديك مثال عملي محدد وواضح ؛ هدف ، هدف. ثانيًا ، امتلك الوسائل اللازمة لتحقيق غاياتك ؛ الحكمة والمال والمواد والأساليب. ثالثًا ، اضبط كل ما لديك من وسائل لتحقيق هذه الغاية.

مع مرور الوقت ، زادت أهمية إدارة المشروع المنظمة فقط. لاحتياجات محددة ، لدينا العديد من منهجيات إدارة المشاريع التي نمارسها في الوقت الحاضر. باستخدام هذه المنهجيات المتقدمة والاستراتيجيات المناسبة ، يمكنك إكمال المشروع بأكثر الطرق فعالية.

في هذه المقالة ، سوف نعرض لك 7 استراتيجيات لإدارة المشاريع ستضمن أنك لن تضطر إلى إضاعة المزيد من الوقت أو الجهد أو الموارد أكثر مما تحتاج إليه. لكن أولاً ، دعنا نلقي نظرة عامة واضحة على إدارة المشاريع الحديثة.

لماذا تعتبر إدارة المشروع مهمة لمؤسستك

إدارة المشروع هي الخطة والعملية المشتركة لتحقيق أهداف محددة للمشروع من خلال استخدام القوى العاملة والموارد والوقت والأدوات بالطريقة المثلى.

تتكون إدارة المشاريع الحديثة من مجموعة من منهجيات إدارة المشاريع التي يمكن أن تقدم نتائج متوقعة وقابلة للتكرار. المنهجيات والاستراتيجيات التي نتبعها هذه الأيام تحليلية وحاسمة للغاية.

ومع ذلك ، تشير الدراسات إلى أن 23٪ فقط من الشركات لديها أنظمة موحدة لإدارة المشاريع مثل الشلال والمرونة في الاستخدام.

في هذه الحقبة ، نادرًا ما يمكن لأولئك الذين لم يلتحقوا بالتخطيط الاستراتيجي لمشروع ما أن ينجحوا في مشروع ما. فلماذا نولي أهمية كبيرة للتخطيط الاستراتيجي للإدارة الفعالة للمشروع؟ دعنا نتعرف.

لماذا التخطيط الاستراتيجي أمر بالغ الأهمية لإدارة المشاريع

الاستراتيجيات المناسبة لإدارة المشروع هي التي تجعل المشروع ناجحًا. في الواقع ، وفقًا لمعهد إدارة المشاريع PMI ، ترى المنظمات التي تقلل من قيمة إدارة المشاريع أن 50٪ أكثر من مشاريعها تفشل. وحتى عندما يكون للمشروع نظام إدارة مطبق ، فإنه لا يزال من الممكن أن يفشل بسبب عدم وجود استراتيجية مناسبة. فقط ألق نظرة على الاستطلاع أدناه.

في جميع المنظمات ، يتم إهدار 11.4٪ من جميع الموارد بسبب عمليات إدارة المشروع الرديئة. تشير الدراسات الاستقصائية إلى أن المؤسسات التي تفشل في دمج إدارة المشروع بشكل صحيح في استراتيجياتها ستشهد زيادة في معدل فشل المشروع المباشر بنسبة 2/3.

ومع ذلك ، لا يؤدي التخطيط الاستراتيجي إلى نجاح مشروعك فحسب ، بل يساعد أيضًا في توفير الكثير من الأموال والموارد. في الواقع ، المنظمات التي تستخدم ممارسات إدارة المشاريع التي أثبتت جدواها تهدر أموالًا أقل بمقدار 28 مرة من نظيراتها التي ليس لديها ممارسات PM. (رئيس قسم المعلومات ، 2019)

في عالم تتجاوز فيه الميزانية 27٪ من المشاريع ، فإن الأموال التي يمكنك توفيرها من خلال التخطيط الاستراتيجي لإدارة مشروعك هي حقًا غير عادية.

7 استراتيجيات لإدارة المشروع لمشروع ناجح

هناك الكثير من استراتيجيات إدارة المشاريع التي يمكنك اتباعها من أجل مشروع ناجح. من بينها ، سنركز على الاستراتيجيات الرئيسية التي تؤثر على نجاح المشروع أكثر من غيرها.

دعنا نلقي نظرة على الاستراتيجيات الرئيسية التي يجب على المرء اتباعها لإكمال المشروع بنجاح.

1. استكمل تفاصيل المشروع قبل أن يبدأ المشروع

حتى قبل أن تبدأ العمل في مشروعك ، تحتاج إلى إنهاء تفاصيل المشروع. تساعدك الخطة الواضحة لما تحاول تحقيقه على إكمال المشروع بأفضل طريقة ممكنة.

الأدوار والمسؤوليات: يجب أن توضح الخطة التفصيلية للمشروع الأدوار المختلفة للموظفين الذين سيعملون في المشروع ، إلى جانب مسؤولياتهم. هذا يجعل عملية العمل منظمة ويساعد على تجنب أي تأخير.

هيكل تقسيم العمل: يساعد هيكل تنظيم العمل في تقسيم مشروع كبير إلى مهام صغيرة يمكن إدارتها. سيساعد هذا في تقسيم المهام للموظفين والتبعية وتدفق العمل أيضًا.

المعالم: يجب أن تتضمن الخطة أيضًا المعالم التي ستساعد المشروع على أن يكون على المسار الصحيح. تعتبر المعالم رائعة لتتبع تقدم العمل. خاصة لتتبع الجزء الصغير من الأعمال التي ستقسمها باستخدام هيكل تقسيم العمل.

تحديد التسليمات والمواعيد النهائية: سيتعين عليك أيضًا تحديد التسليمات والموعد النهائي قبل بدء المشروع للحفاظ على تعبئة المشروع ضمن الإطار الزمني المحدد.

لا يعني الانتهاء من تفاصيل المشروع أن المشروع لا يحتاج أو لن يحتاج إلى أي تعديل على طول الطريق. في الواقع ، أصبحت إدارة المشاريع اليوم أكثر من أي وقت مضى أكثر تكرارًا من أي وقت مضى. هذا هو السبب وراء شعبية منهجيات مثل Agile بسرعة. إن وضع خطة واضحة للمشروع قبل البدء فيه لن يلزمك. بل سيجعلك أنت وموظفيك قادرين على التكيف مع التغيير المفاجئ للخطط. كما أنه سيحافظ على استقرار المشروع والموعد النهائي كما هو.

2. تحديد المنهجية التي يجب استخدامها

إذا لم تكن على دراية بمصطلح منهجية إدارة المشروع أو الأنواع المختلفة للمنهجيات الموجودة ، فإليك تعريفًا بسيطًا. منهجية إدارة المشروع عبارة عن مجموعة من المبادئ والممارسات التي يمكن أن تساعدك في تنظيم إدارة مشروعك لتحقيق أفضل النتائج. لا يوجد مشروع مشابه 100٪ لمشروع آخر ، وبالتالي فإن عملية العمل ليست هي نفسها بالنسبة لمشروعين.

هناك طريقتان من منهجيات إدارة المشاريع الأكثر استخدامًا. من بينها ، عليك أن تختار أكثر ما يناسب مشروعك.

فيما يلي بعض منهجيات إدارة المشاريع الأكثر شيوعًا التي يستخدمها مدير المشروع غالبًا.

منهجية الشلال: الشلال هو الطريقة التقليدية لإدارة المشروع. تم تقديم منهجية الاسم الشلال بسبب النهج الخطي والمتسلسل لهذا النموذج. قبل البدء في الخطوة التالية من المشروع ، يجب إكمال الخطوة السابقة.

منهجية الشلال مناسبة في الغالب للمشاريع التي لها نتيجة أو هدف واضح. كما أنه ليس لديه أي مجال لتكرار أو تعديل الخطة على طول الطريق. يمكن أن يكون أحد الأمثلة الجيدة لمثل هذه المشاريع هو نوع المشاريع التي تمتلكها شركات تصنيع السيارات. عادة ما يكون لهذه المشاريع أي فرصة كبيرة للتغيير على طول الطريق.

منهجية Agile: Agile هي منهجية شائعة أخرى اكتسبت قوة جذب في 2001. يعود تاريخ نشأتها في الواقع إلى التسعينيات. إنه نتيجة الحاجة المتزايدة إلى طريقة جديدة لإدارة المشاريع أكثر تكيفًا مع التغيير. تركز منهجية Agile على وجود فترات قصيرة من العمل مع الاختبار المستمر والتقييم والتكيف طوال العملية. على هذا النحو ، غالبًا ما لا تكون المنتجات النهائية التي يتم طرحها مماثلة تمامًا للمنتجات المخطط لها.

نظرًا لأن منهجية Agile تركز على السرعة ، يمكن نشر المنتج النهائي مبكرًا. ومع ذلك ، فإنه يخضع بعد ذلك لمزيد من التقييم والتكرار ليصبح منتجًا خالٍ من المشكلات / الأخطاء. أدت شعبية وقبول المنهجيات الرشيقة في وقت لاحق إلى نمو المنهجيات الأحدث الأخرى. تتضمن هذه المنهجيات Scrum و Kanban والمزيد. تعتبر Agile نفسها رائعة بالنسبة للمنتجات الرقمية حيث يمكن للنتائج النهائية أن تحتوي على انحرافات عن الخطة الأولية.

في الواقع ، لاحظ 80٪ من مديري التسويق تحسين إنتاجية الفريق باستخدام Agile. الشركات التي اعتمدت Agile شهدت أيضًا نموًا بنسبة 60٪ في الإيرادات والأرباح.

منهجية سكروم: سكرم هو إلى حد ما تكيف لمنهجية رشيقة. منهجية سكروم تقسم فترات المشروع بأكملها إلى فترات أو دورات قصيرة ، تُعرف أيضًا باسم "سباقات السرعة". عادة ما تستمر سباقات السرعة لمدة أسبوع أو أسبوعين.

عادة ما يكون لدى سكرم أساتذة في سكرم لقيادة فرق صغيرة تعمل في أجزاء من المشاريع في وقت واحد. هذا على عكس إكمال المهمة المتسلسل في منهجية الشلال. ضع في اعتبارك أن الأدوار الرئيسية لسكروم لا تشبه مديري المشاريع.

منهجية كانبان: كانبان هو أيضًا إطار عمل ضمن إدارة المشاريع الرشيقة. نشأت من الصناعة التحويلية اليابانية. منهجية كانبان هي إطار عمل يتم فيه تمثيل جميع المهام بشكل مرئي كأعمدة على لوحة كانبان. يقدم Kanban نظرة عامة مرئية شاملة لكل مهمة من مهام المشروع في أي وقت محدد.

بهذه الطريقة ، يمكن معرفة سبب التأخير في جزء من المشروع.

المنهجية الهجينة: كل من الشلال والرشاقة (بما في ذلك أطرها أو النسخ المعدلة) لها عيوبها. تتطلب منهجية الشلال الكثير من الوقت قبل أن تتمكن من رؤية المخرجات. إنه ليس رائعًا لسوق سريع الخطى حيث يكون المنافسون متطابقين بشكل جيد ويتنافسون باستمرار مع بعضهم البعض. من ناحية أخرى ، يكون Agile عرضة لتسلل النطاق والتكرار المستمر. هذا يجعل من الصعب على العملاء التعود على المنتج. مما يجعل تجربة المستخدم أسوأ في الواقع. وبالتالي ، فإن العديد من مديري المشاريع يأخذون الآن ملاحظات جيدة من كل من أساليب الشلال والرشاقة. يقوم المزيد والمزيد من مديري البرامج في الوقت الحاضر بتنفيذ شيء مثل الهجين الرشيق والشلال.

هذا ما وجدناه في بيان المنهجية المختلطة -

تجمع إدارة المشاريع المختلطة بين الأساليب الرسمية والرشاقة لإنشاء طريقة جديدة لإدارة المشروع. توظف Hybrid دقة هيكل تقسيم العمل (WBS) مع مزايا السرعة والمزايا الرشيقة لـ Agile لطريقة جديدة لإدارة المشروع تكون مفصلة وسريعة.

بصرف النظر عن هذه المنهجيات الشائعة ، هناك أيضًا نماذج أخرى يستخدمها الكثيرون. من المهم جدًا اختيار منهجية مناسبة تمامًا ، لأن هذا سيحدد مدى السرعة والكفاءة التي يمكنك بها إكمال المشروع.

3. تشكيل الفريق المناسب للمشروع

لا يمكن أن ينجح أي مشروع بدون الموظفين المناسبين للتعامل مع كل مهمة على حدة. يجب أن يتماشى كل موظف لديك مع المسؤولية التي تريد أن يتحملها. قد يكون لدى الشخص عالم من الخبرة ، ولكن إذا لم يكن مناسبًا للدور والمسؤولية ، فيجب ألا يشارك في المشروع.

من المهم عدم بناء فريقك بصفات متداخلة ، حيث يمكنهم فقط سحب المشروع إلى أسفل للتأخير. لهذا السبب يجب أن تكون الفرق صغيرة أيضًا

علاوة على ذلك ، يجب أن يكون لدى فريقك تسلسل هرمي واضح وتوزيع المهام المناسب لكل موظف للاستفادة من الفريق الرائع الذي تقوم بتعيينه.

4. قم بإعداد اتصال واضح بين الإدارات والموظفين

يعد الاتصال عاملًا مهمًا في التعامل مع معظم المشاريع. هذا هو السبب في أن خطة الاتصال الفعالة يجب أن تكون جزءًا مهمًا جدًا من استراتيجيات إدارة مشروعك.

80٪ من الموظفين يقضون نصف أسبوع عملهم على "إعادة العمل" بسبب ضعف التواصل

كابتيرا

إذا كنت تتساءل عما نعنيه بخطة اتصال ، فهي تتضمن قناة اتصال محددة ، ووقتًا محددًا للاجتماعات ، وما إلى ذلك.

إعداد قنوات الاتصال: يحتاج كل فريق إلى قناة اتصال داخلية. للتواصل بين المشروع ، هناك العديد من القنوات التي يمكنك الاستفادة منها. Slack ، Microsoft Teams هما من أكثر طرق الاتصال شيوعًا لمشروع أو مكان عمل.

الاجتماع المجدول: يحتاج كل مشروع إلى موعد اجتماع محدد مجدول ، أسبوعيًا أو كل أسبوعين. سيساعد هذا مدير المشروع على مواكبة تقدم المشروع. هذه الاجتماعات مفيدة أيضًا في حل أي مشاكل قد يواجهها أعضاء الفريق. علاوة على ذلك ، ستجعل الاجتماعات اتجاه المشروع واضحًا وستساعد في تحديد ما إذا كان يتطلب أي تكرار أم لا.

5. تجنب إجراء تغييرات كبيرة (Scope Creek) أثناء المشروع

بينما تركز منهجيات المشروع الحديثة بشكل كبير على التكرار لخطة المشروع ، يُقترح عدم إجراء تغييرات كبيرة. ليس من الصواب إجراء أكبر عدد ممكن من التغييرات. لأنه بهذه الطريقة ، لن يبدو المنتج النهائي مثل المشروع المقصود.

في شروط إدارة المشروع ، عندما يتم إجراء تغييرات غير محدودة على نطاق المشروع دون أي نوع من إجراءات التحكم ، يطلق عليه نطاق الخور. يؤثر Scope creek على الجدول الزمني للمشروع والميزانية والتكاليف وتخصيص الموارد ، وهي ليست أخبارًا سارة لمدير المشروع بموارد ووقت محددين. من المحتمل أن يكون زحف النطاق أحد أكثر مخاطر إدارة المشاريع شيوعًا التي يصادفها مديرو المشاريع غالبًا.

كما يحدث زحف النطاق عند إضافة طلبات تكرار مشروع جديدة بعد بدء المشروع. ومع ذلك ، نظرًا لأن التغييرات تأتي أثناء المشروع ، فغالبًا ما لا تتم مراجعتها بشكل صحيح. لذلك ، يجعل الفريق يكمل مهامًا أكثر مما هو مخطط له ، ويخصص المزيد من التسليمات والمعالم باستخدام نفس الموارد كما كان من قبل في نفس الإطار الزمني.

6. تقييم المشروع بعد الانتهاء

لكل مشروع هدف يجب تحقيقه من خلال المشروع. من خلال تقييم مشروعك بعد الانتهاء ، يمكنك معرفة ما إذا كانت هناك أي مشاكل أو اختلافات في أهداف المشروع الأولية. وفقط بعد التقييم ، يمكنك القول أن المشروع جاهز .

هذا هو السبب في أننا نقدر تقييم المشروع بشكل كبير. أثناء التقييم النهائي ، يجب مراقبة الأشياء التالية عن كثب -

قارنه بالنموذج الأولي: هل تنشئ نموذجًا أوليًا (سواء رقميًا أو ماديًا) للشكل الذي يجب أن يبدو عليه المشروع عند الانتهاء منه؟ يجب. وبعد الانتهاء من المشروع ، قارنه بالنموذج الأولي.

تشغيل اختبار Q / A: اختبار ضمان الجودة أمر لا بد منه سواء كان المنتج عبارة عن برنامج أو جهاز. من خلال Q / A يجب اتباع عملية الاختبار بمجرد الانتهاء من المشروع ، بحيث لا يتم إنشاء أي مشاكل عند تسليم المشروع إلى جانب العميل / العميل / المستخدم.

تشغيل UAT: يتيح اختبار قبول المستخدم أو UAT لمدير المشروع معرفة رأي المستخدمين في المنتج. يسهل اختبار UAT على مدير المشروع اكتشاف مجال التحسين لجعل المنتج أكثر سهولة في الاستخدام.

بشكل عام ، يعطي تقييم المشروع فكرة واضحة عن الأشياء التي سارت بشكل جيد في المشروع وأي جزء كان يمكن أن يكون أفضل. سوف تساعد الوجبات الجاهزة في تحسين كل من المشروع المطروح والمشاريع القادمة في المستقبل.

7. استخدم أداة إدارة مشروع الجودة لتحقيق أفضل نتيجة

الاستراتيجية النهائية التي نريد التحدث عنها اليوم هي استخدام أداة جيدة لإدارة المشاريع. يمكن أن يؤدي استخدام مشروع مخصص إلى تسهيل حياة مدير المشروع من خلال المساعدة في إبقاء المشروع على المسار الصحيح لتحقيق النجاح.

يجعل مديرو المشاريع تخطيط المهام وجدولتها أمرًا سهلاً للغاية. كما أنها تسمح للموظفين بالوصول إلى المعلومات التي يحتاجون إليها وتقييد تلك التي لا يحتاجونها. تُعرف أدوات إدارة المشروع أيضًا بتحسين الإنتاجية مع تقليل ميزانية المشروع.

أثناء اختيار أدوات إدارة المشروع الصحيحة ، عليك أن تضع في اعتبارك ما يلي -

• الميزات التي تحتاجها
• سواء كنت تريد أداة إدارة مشروع غير متصلة بالإنترنت أو عبر الإنترنت
• إذا كنت بحاجة إلى أداة تتقاضى مبلغًا ثابتًا أو لكل مستخدم
• ميزانيتك

فقط بعد النظر في جميع العوامل المذكورة أعلاه ، يمكنك اختيار الأداة التي تناسب مشروعك بشكل أفضل. بالطبع ، يمكنك الحصول على أداة كل النجوم المكلفة. ولكن إذا كان لديك شركة صغيرة إلى متوسطة الحجم ، فإن ما تحتاجه هو أداة إدارة مشروع ميسورة التكلفة ، وتحتوي على جميع الميزات التي تحتاجها لمشروع ناجح.

لجعل مشروعك ناجحًا ، احصل على المساعدة من WP Project Manager ، وهي أداة إدارة مشروع ميسورة التكلفة ومثالية تمامًا للشركات الصغيرة والمتوسطة. في الجزء التالي من المقالة ، دعنا نلقي نظرة على المكون الإضافي ، ولماذا نوصيك باستخدامه.

مدير مشروع WP: تسهيل إدارة المشاريع وتسليمها

WP Project Manager هي أداة إدارة مشاريع ميسورة التكلفة ومفتوحة المصدر تعتمد على WordPress. يساعد على تنفيذ استراتيجيات إدارة المشاريع بكفاءة. تقدم الأداة بعض الميزات والفرص المثيرة التي تساعد في إنجاح المشروع. الفوائد الرئيسية لاستخدام WP Project Manager هي كما يلي -

عدد غير محدود من المستخدمين والمشاريع: تفرض معظم أدوات إدارة المشاريع رسومًا على كل مستخدم وتحد من عدد المشاريع والمهام التي يمكنك إنشاؤها. ومع ذلك ، مع WP Project Manager ، السماء هي الحد الوحيد. يمكنك إنشاء مشاريع ومهام غير محدودة حرفيًا وإضافة عدد غير محدود من أعضاء الفريق.

مخطط جانت: يسمح مخطط جانت بتنظيم التسلسل الهرمي للمشروع من خلال السماح لك بتعيين التبعيات بين المهام والمهام الفرعية المختلفة. يتيح لك ذلك معرفة السبب وراء التأخير في مهمة ما في التمثيل المرئي في أي وقت.

لوحة كانبان: تُمنح لوحات كانبان أهمية كبيرة لإدارة المشروع ، حتى إذا كنت لا تتبع منهجية كانبان فعليًا. باستخدام إدارة المهام بأسلوب اللوحة ، يمكنك إنشاء المهام وسحبها وإفلاتها بين اللوحات المختلفة مما يتيح لأعضاء فريقك العمل بكفاءة أكبر.

قدرات فريق التحكم وأدوار الأعضاء: باستخدام WP Project Manager ، يمكنك تخصيص الأذونات وتعيين أدوار محددة للأعضاء حسب الحاجة. يمكنك أيضًا إضافة أعضاء خارجيين إلى المشروع بسهولة.

مدير الملفات والمستندات: لدى WP Project Manager أيضًا مدير ملفات ومستندات لتخزين جميع ملفات المشروع. يمكنك أيضًا الانتقال إلى الرسائل أو قوائم المهام أو المهام المرتبطة من قسم الملفات.

لوحة المعلومات الشخصية لجميع المستخدمين: يقدم مدير مشروع WP لوحة معلومات مخصصة لكل عضو في الفريق ، حيث يمكنهم رؤية المهام المعينة والمكتملة والتقارير الأخرى.

نظرة عامة على لوحة المعلومات: للحصول على تقرير شامل عن المشروع ، فإن WP Project Manager لديه ميزة لوحة معلومات عامة. من هناك ، يمكنك الحصول على نظرة شاملة لجميع المشاريع الجارية والتقدم والفرق. يمكنك أيضًا إنشاء مشاريع وإضافة أعضاء الفريق وتعديلهم وأدوار المستخدمين ومهام أخرى من هنا.

بعد التفكير في كل شيء ، لا يتطلب الأمر الكثير لفهم أن WP Project Manager أداة ممتازة لإدارة المشاريع. يمكنك أن تكون أكثر اقتناعًا بعد معرفة سعر الأداة ، وهو أمر في متناول الجميع.

تبدأ الخطة الشخصية لـ WP Project Manager من 79 دولارًا ، بينما تبدأ الخطة المهنية وخطة العمل من 149 دولارًا و 249 دولارًا على التوالي.

المشروع الناجح هو مجرد استراتيجية عظيمة بعيدًا

يمكن أن تكون استراتيجيات إدارة المشروع المناسبة بمثابة تغيير لقواعد اللعبة لنجاح المشروع. لقد فشلت العديد من المشاريع العظيمة بسبب عدم وجود إستراتيجية واضحة ولا ينبغي أن يكون مشروعك هو التالي.

في هذه المقالة ، شاركنا استراتيجيات واضحة لإدارة المشاريع خطوة بخطوة لكي تبدأ في مشروع ناجح. تتضمن الاستراتيجيات كل شيء من المنهجية إلى كيفية تكوين وقتك لتحقيق النجاح. في النهاية ، شاركنا أيضًا أداة رائعة يمكنها دعمك من خلال إدارة مشروعك.

هل لديك أي أسئلة أو تجارب ترغب في مشاركتها؟ لا تتردد في التعليق أدناه.