يوم العمل المشترك عن بُعد: سر التعاون الفعال عن بُعد

كان هناك الكثير من محتوى "كيفية العمل من المنزل" مؤخرًا ، وبعض النصائح الجيدة للأشخاص الذين يتعاملون مع أول أسبوع أو أسبوعين من العمل عن بُعد. لقد كان Ellipsis بعيدًا تمامًا منذ أن بدأنا ، ولذا فبينما معظم فريقنا "مغلق" الآن ، نحن قادرون على الاستمرار إلى حد كبير كالمعتاد.

العمل عن بعد شاق ، وقد أنشأنا على مر السنين عددًا من الأنظمة لمساعدتنا على العمل بفعالية. أعتقد أن العمل عن بُعد يكون أفضل عندما يتم بشكل جيد ، لكن هذا تحذير مهم. عليك أن تتكيف من العمل في المكتب ، وما لم تضع أنظمة لمساعدتك على القيام بذلك ، فقد تمر بتجربة سيئة خلال الأسبوعين المقبلين ثم ترفضها.

سيكون هذا عارًا ، لأن العمل عن بُعد له مزايا هائلة: المزيد من المرونة ، وسعادة أعضاء الفريق ، والقدرة على توظيف أفضل الموظفين والاحتفاظ بهم هي بعض الأمثلة الجيدة.

هذا المنشور يدور حول فكرة واحدة ، يمكنك نسخها بسهولة تامة: يوم العمل المشترك عن بُعد . سنبدأ بالنظر في المشكلة التي نحلها ، ثم كيف نحلها. كل هذا عملي للغاية ، وقد كتبته حتى تتمكن من نسخ نفسك بسهولة وتنفيذها.

المشكلة: التعاون أصعب مع العمل عن بعد

واحدة من المزايا الكبيرة لكونك شخصيًا مقابل العمل عن بُعد هو أن التعاون أسهل كثيرًا. تم تصميم مكاتب مثل Apple Park التي تبلغ تكلفتها مليارات الدولارات لزيادة فرصة اللقاءات العشوائية مع الزملاء ، على أمل أن تؤدي تلك اللقاءات العشوائية إلى التعاون.

هناك بعض الأبحاث لدعم هذا. وجدت دراسة أجرتها معهد ماساتشوستس للتكنولوجيا:

"يزيد القرب المادي من النشاط التعاوني بين الباحثين الأكاديميين ... وجدت الدراسة أن التعاون عبر التخصصات وبين الأقسام يتم تغذيته من خلال التفاعل الأساسي وجهًا لوجه داخل المساحات المشتركة."

هذا أمر منطقي ، وهذا يغذي التعاون كونه منطقة يكون فيها العمل عن بعد أضعف. الحل هو تكرار هذه الفوائد في إعداد العمل عن بعد .

التحذير هو أن بعض المكاتب ذات المخطط المفتوح تمامًا مثل مكاتب Apple قد تضر بالإنتاج الكلي ، كما يغطي Cal Newport:

يدعي أحد مطوري Facebook أن مكتب [الخطة المفتوحة] نادرًا ما يكون أكثر من الثلث ممتلئًا حيث تعلم الناس البقاء في المنزل إذا أرادوا إنتاج أي شيء عميق ... ربما يكون تقديم مكاتب خاصة ووقتًا غير متقطع للتركيز أحد أهم الفوائد التي يمكنك تقديمها المطورين في عصرنا المتصل.

ومع ذلك ، تظل النقطة الإجمالية قائمة ، ويستمر كال في القول بأن المكاتب ذات الأبواب أفضل ، بدلاً من مجرد العمل عن بُعد. إن التواجد في نفس المكان يجعل التعاون أسهل ، وعند العمل عن بُعد تحتاج إلى الخروج وإنشاء مساحة لهذا التعاون.

هكذا توصلنا إلى يوم العمل المشترك عن بُعد.

كيف يعمل يوم العمل المشترك عن بعد؟

الفرضية بسيطة: تقوم بجدولة يوم خصيصًا للعمل المشترك مع فريقك. يمكنك الحصول عليه في تقويم الجميع ، ويقومون بحجز الوقت. نجد مرة واحدة في الشهر إيقاعًا جيدًا ، ولكن يمكنك القيام بذلك كل أسبوعين أو إصدار أقصر أسبوعيًا.

ثم أنت تشارك في العمل! قسمنا اليوم إلى جزأين:

• تحديث عام للفريق وجلسة للإجابة على الأسئلة ، والتي أقدمها. هذا يبدأنا.
• فريق كامل للعمل المشترك . بشكل عام ، سيكون لدينا بعض العناصر التي يحتاج الفريق بأكمله إلى المرور بها. حتى لو لم تكن بحاجة إلى كل شخص هناك ، فهذه نصف النقطة: أنت تقدم الفرصة لمزيد من التعاون العشوائي والأفكار التي تحصل عليها في المكتب.
• مجموعة صغيرة للعمل المشترك . أحيانًا يكون من المنطقي التقسيم إلى مجموعات صغيرة أو فردية. يوم العمل المشترك هو فرصة محددة على وجه التحديد للقيام بذلك.
• نادي الكتاب ! ننهي اليوم مع نادي الكتاب الشهري! نتناوب على اختيار كتاب (في الواقع فصل أو فصلان) أو بودكاست أو مقال ، كلهم ​​يقرؤون / يستمعون إليه مسبقًا ، ثم يناقشون الأفكار لمدة ساعة أو نحو ذلك.

هذا الهيكل يعمل بشكل جيد. نقوم بجدولة وقت البدء والانتهاء ولكن ليس المدة التي يجب أن يستغرقها كل عنصر ؛ في بعض الأحيان هناك المزيد للمناقشة ، وأنت تحاول تشجيع المناقشة! كما نتأكد من أخذ فترات راحة طويلة. نظرًا لأننا في مناطق زمنية مختلفة ، سيحتاج شخص ما إلى الغداء بينما يريد شخص آخر وجبة خفيفة.

سترغب في تعديل الهيكل اعتمادًا على ما تفعله والمشكلات التي تحتاج إلى حلها. نحن وكالة تسويق ومن المحتمل أن يعمل هذا التنسيق مع إعدادات مماثلة ، لكن فرق المنتج أو المطورين سيرغبون في استخدام التنسيق الخاص بهم. لقد استغرق الأمر بعض الوقت للوصول إلى هيكل يعمل بشكل موثوق ، لذا جرب.

معظم اجتماعاتنا الداخلية هي اجتماعات صوتية فقط ، ولكن هذا هو الاجتماع الذي نجري فيه دائمًا مكالمات الفيديو. أجد عمومًا أن مكالمات الفيديو تجربة سيئة وفائدة منخفضة عندما تكون قد تحدثت بالفعل إلى شخص ما بالفيديو مرة واحدة ، ولكن مع مجموعة تعمل. لقد جربنا كل نظام أساسي للفيديو إلى حد كبير - Zoom و Skype وما إلى ذلك - ولكن استخدم Hangouts Meet. الاتصالات دائمًا متينة ، ولا يوجد شيء لتثبيتها ، وهي تعمل فقط.

هناك بعض الابتكارات الرائعة في هذا المجال ، بما في ذلك RemoteHQ الذي يقوم بعمل نسخ مباشرة من اجتماعاتك ويتيح لك إضافة متصفح وملاحظات مشتركة ، ولكن للأسف لم يكن موثوقًا بدرجة كافية. ابحث عن الأداة التي تريد استخدامها ، ثم استخدمها في كل مرة. لا يوجد شيء أسوأ من بدء كل اجتماع لمحاولة العثور على الرابط ، أو بخمس دقائق من "هل تسمعني؟".

أفكار أخرى للعمل عن بعد لمحاولة

يُعد يوم العمل المشترك عن بُعد إحدى الطرق لتكرار ما هو جيد في أن تكون شخصيًا. فيما يلي ثلاث أفكار سريعة التنفيذ لنحاول القيام بها:

1. نحن نكمل العمل المشترك عن بُعد مع خلوات جماعية شخصية ثلاث مرات في السنة. هذه فرص هائلة للتعاون وننجز الكثير في خلواتنا. لا يمكنك فعل كل شيء عبر الإنترنت ، فالمقابلة وجهاً لوجه ضرورية من وقت لآخر.
2. شهرية "نصف ساعة سعيدة". هذه فكرة رائعة التقطتها من هذا المنشور. تحصل على فرص أقل للمحادثة العامة عندما تكون عن بُعد (نستخدم Basecamp بدلاً من Slack ، لذا فهي غير متزامنة بشكل عام وليست دائمة التشغيل مع الدردشة). نصلح ذلك بنصف ساعة للدردشة العامة ، مرة كل شهر! لقد حاولنا أسبوعيًا وكل أسبوعين ، ولكن نظرًا لأننا جميعًا في مناطق زمنية مختلفة ، لم يعمل ذلك معنا.
3. "ماذا يحدث خارج العمل؟" تتم مشاركة تسجيلات الوصول الأسبوعية مع الفريق بأكمله في بداية الأسبوع ، وأحد الأسئلة التي يُطلب منك الإجابة عنها هو "ما الذي يحدث خارج العمل؟" نميل إلى نشر جملة أو جملتين فقط ، لكنها طريقة رائعة لمعرفة ما ينوي الناس فعله.

من السهل تجربة يوم العمل المشترك عن بُعد

من السهل جدًا تجربة يوم العمل المشترك عن بُعد ، وأجده مفيدًا للغاية. فهو يساعد الجميع على البقاء على اتصال ، ويمنحنا تاريخًا افتراضيًا لإجراء المهام التعاونية المعقدة التي قد يتم تفويتها لولا ذلك ، ويتيح لنا التعاون بشكل فعال.

من السهل جدًا القيام بذلك ، وأنا أوصيك بشدة بتجربته خلال الأسبوعين المقبلين. لم يكن هناك وقت أكثر أهمية من أي وقت مضى لمواصلة التعاون والابتكار! وهذا يعمل سواء كنت بعيدًا على أي حال مثلنا ، أو تعمل عن بُعد على أساس مؤقت.

حظا طيبا وفقك الله! يرجى مشاركة أفكارك أو أسئلتك في التعليقات أدناه.