أفضل 18 أداة عن بعد لإدارة إسعاد الموظفين والعملاء وزيادة رضاهم

في ظل هذا الوباء ، اضطر العمال أولاً إلى العمل عن بُعد ؛ ولكن بعد عامين ، أصبح العمل عن بُعد أمرًا طبيعيًا جديدًا ، ومع استقرار الأمور ، تطورت عادات جديدة. العمل عن بعد لم يعد خيارا ؛ إنه الوضع الطبيعي الجديد الذي تتوقعه كل موهبة رقمية من أعمالها. ستواجه الشركات التي لا تستطيع التكيف صعوبات في العثور على الموظفين الأساسيين والمحافظة عليهم.

ومع ذلك ، كان العمل عن بُعد شائعًا لبعض السنوات عندما يتعلق الأمر بالعملاء. لذلك ، الآن بعد أن أصبحت الشركات المعتمدة حديثًا في جميع أنحاء العالم تساعد الموظفين في الحفاظ على سلامتهم مع تحسين مستويات إنتاجيتهم ورضاهم بشكل إيجابي. أصبح الحفاظ على رضا الموظفين والمستهلكين على حد سواء أكثر أهمية من أي وقت مضى. ومع الاختراقات التكنولوجية الحديثة ، فإن الأمر يتعلق فقط باختيار وتطبيق الأدوات الصحيحة للموظفين عن بُعد لتحقيق التوازن والتناغم المطلوبين. ليس هذا فقط ، ولكن مع الأدوات المناسبة ، يمكنك البقاء في صدارة المنافسة.

سيكون من الأفضل تعميم تصنيف المجالات التي يتم اختيار الأدوات المتخصصة لها. ثم يجب تخصيص الأموال بشكل مناسب بناءً على المجالات ذات الأولوية للعمل عن بُعد.

لذلك ، مع وضع هذه الأشياء في الاعتبار ، قمنا بتقسيم الأدوات إلى تسع فئات رئيسية:

• أدوات إدارة الوقت: DeskTime ، Toggl Track
• أدوات إدارة المشاريع والمهام: Trello ، Wrike
• أدوات التخزين السحابي: Google Drive ، One Drive
• أدوات CRM: Salesforce ، Zoho CRM
• إدارة دعم العملاء: Zendesk ، Freshdesk
• أدوات تعاون الفريق: Slack و Microsoft Teams
• أدوات الإبداع: Canva ، Clipchamp
• أدوات خدمة البريد الإلكتروني: Gmail و Microsoft Outlook
• أدوات خدمة VOIP: Nextiva ، Ooma

لذلك ، دون مزيد من اللغط ، دعنا نلقي نظرة على بعض أكثر الأدوات الممتازة للعاملين عن بُعد في عدة فئات تتراوح من الاتصال إلى إدارة المشروع ، وكذلك لماذا يجب عليك الحصول عليها.

أدوات إدارة الوقت

الوقت هو المورد الأكثر قيمة الذي يمكن لأي شخص الحصول عليه ، وإدارة الوقت الفعالة ضرورية لكل من الفرد الطموح والفريق الذي تحركه المهمة. أداة إدارة الوقت هي أي برنامج يسمح لك بتخطيط وتنظيم وتتبع وقتك لتحقيق أقصى استفادة من يومك.

1. وقت المكتب

DeskTime هو برنامج تتبع في الوقت الفعلي يقيم إنتاجية الموظفين من خلال تحديد ما إذا كانوا يستخدمون تطبيقات منتجة أو مشتتة أو محايدة. لا يقوم البرنامج فقط بإحصاء عدد ساعات العمل التي يتم قضاؤها في المهام والمشاريع بشكل صحيح دون الحاجة إلى إدخال البيانات يدويًا ، ولكنه يسجل أيضًا استخدام موقع الويب والتطبيق في الوقت الفعلي.

لقد ثبت أنه يزيد من إنتاجية الموظفين بنسبة 30٪ خلال الأسابيع القليلة الأولى من الاستخدام. يمكنك مشاهدة مقدار الوقت الذي تقضيه أنت وموظفوك على الإنترنت وفي وضع عدم الاتصال ، وتتبع الوقت حسب المشروع ، وحساب النفقات تلقائيًا بناءً على الأسعار بالساعة. قم بإنشاء تقارير مخصصة للاستخدام الداخلي أو لعملائك ، وقم بترتيب إجازات الموظفين وإجازاتهم ، واحسب تعويض العمل الإضافي ، واحتفظ بجميع معلومات الاتصال الخاصة بأعضاء فريقك في مكان واحد.

دلائل الميزات

• باستخدام عنوان URL والتطبيق وتتبع المستندات ، يتم تتبع إجراءات الموظف لتحديد مكان وكيفية قضاء الموظفين لوقتهم.
• يمكن تطوير المشاريع الفردية وتتبعها. قد يتم تخصيص الموظفين ، ويمكن تقدير التكاليف بناءً على تتبع الإنتاجية.
• يمكن للموظفين تسجيل الأنشطة اللاحقة إذا كانوا خارج الخدمة أو يعملون في مهام متعلقة بالعمل بعيدًا عن الجهاز.
• إنه يمكّن الموظفين من تعطيل مراقبة النشاط لفترات محدودة للتركيز على الأعمال الشخصية على انفراد.
• يمكن للمديرين إنشاء جداول نوبات العمال من خلال طلب التعليقات من الموظفين حول نوبات العمل المفضلة لديهم.

2. Toggl المسار

Toggl Track هو برنامج تتبع وقت متعدد الاستخدامات يمكن دمجه في أي سير عمل . برنامج عالمي لتتبع الوقت للمجموعات الصغيرة والكبيرة. تم تبسيط تتبع مزامنة المؤقت عبر العديد من الأجهزة في الوقت الفعلي وسهولة استخدامه. يمكنك إنشاء تقارير تتبع الوقت جاهزة للعميل ، أو تصدير سجلات الوقت كجداول بيانات ، أو تلقي إشعارات عبر البريد الإلكتروني ، أو مشاركة التقارير المحفوظة مع العملاء عبر الروابط العامة لمزيد من الشفافية.

يتم استخدامه عادةً من قبل المستقلين الذين يرغبون في معرفة إلى أين تذهب ساعات عملهم المدفوعة ، ولكنه أيضًا شائع بين الطلاب وأولئك الذين يرغبون في زيادة إنتاجيتهم. Toggl مجاني تمامًا لما يصل إلى 5 أعضاء بالفريق. إذا كنت مهتمًا فقط بمعرفة أين يذهب وقتك ، فإن الإصدار المجاني الأساسي هو كل ما تحتاجه.

دلائل الميزات

• لتنظيم أعضاء فريقك والحفاظ على تبسيط العملاء والمشاريع ، قم بإنشاء العديد من مساحات العمل داخل مؤسسة واحدة.
• استخدم تدقيقات الوقت للقضاء على أي إدخالات غير دقيقة ببضع نقرات.
• تعمل ميزة الحقول المطلوبة لإدخالات الوقت على منع حفظ البيانات في حالة فقد أجزاء معينة من المعلومات الأساسية.
• قم بإعداد تذكيرات تتبع الوقت لفريقك إذا لم يسجلوا ساعات كافية.
• توقع اكتمال المشروع بناءً على تقدير وقت المشروع والساعات التي تم تسجيلها في هذا المشروع حتى الآن.
• باستخدام وظيفة Insights ، يمكنك بسرعة وببساطة تحديد المشاريع المربحة وأيها يخسر المال.

أدوات إدارة المشاريع والمهام

قد يستخدم شخص أو فريق أو منظمة تطبيق إدارة المهام لإنجاز المشاريع بشكل أكثر فعالية من خلال تنظيم وتحديد أولويات العمل ذي الصلة. تساعد أدوات إدارة المهام الشخص أو المجموعة في تنظيم وإدارة مشاريعهم ومهامهم بنجاح.

كل أداة لإدارة المهام هي أيضًا أداة لإدارة المشروع. علاوة على ذلك ، فإنه يوفر ميزات إضافية عالية المستوى مفيدة للمشاريع الكبيرة التي تحتاج إلى زيادة العمل الجماعي.

1. تريلو

Trello هو تطبيق إدارة مشاريع سهل الاستخدام نستخدمه يوميًا. تتيح واجهة إدارة المهام سهلة الاستخدام والسحب والإفلات بأسلوب Kanban لكل فرد في الفريق معرفة كيفية تقدم المهام عبر خط الأنابيب. إنها أداة تعاون مرئية تساعد فريقك على تطوير عرض قياسي لأي مشروع بطريقة ممتعة ومرنة ومجزية.

يعد Trello أمرًا رائعًا لإدارة المهام والمشاريع في شكل قائمة مهام. يسمح للأفراد أو الفرق بمشاركة اللوحات والبطاقات. يحتوي البرنامج على نسخة مجانية ، وتشمل الإصدارات المتميزة مزيدًا من الأتمتة والتعاون والإدارة الإدارية. Trello هو برنامج قوي لإدارة المشاريع يمكنه التعامل مع كل شيء من إدارة المهام البسيطة إلى المشاريع الكبيرة.

دلائل الميزات

• قد تساعد لوحة دليل الفريق في وضع وجه لكل اسم. تمثل كل قائمة على السبورة قسمًا ، ويتلقى كل عضو في الفريق بطاقته مع صورته على غلاف البطاقة.
• تسمح لك قوائم المراجعة المتقدمة بتخطيط هذه القطع المتحركة إذا كنت تريد البحث في التفاصيل الدقيقة لوظيفة ما أو لديك العديد من تواريخ الاستحقاق والموظفين المعنيين لإكمال مثل هذه المهمة.
• تتيح لك أداة Butler إنشاء أتمتة وقواعد وإرشادات على لوحات Trello لتقليل المهام المتكررة.
• لتتبع المهام الفرعية اللازمة لإكمال مهمتك ، يمكنك تحديد تواريخ الاستحقاق وتعيين المشاركين.
• تتيح لك إمكانية قائمة المراجعة الشاملة إمكانية ضبط مشروعك بدقة وصولاً إلى أدق التفاصيل.

2. ويك

Wrike هي أداة فريق قوية تتفوق في التعاون وإدارة المشروع. إنه برنامج إدارة عمل تعاوني رائد على مستوى المؤسسات يمكّن الشركات من إنجاز أفضل أعمالهم. يعزز Wrike التعاون ويوفر الكفاءة للفرق في جميع أنحاء المنظمة حيث تتحول العديد من الشركات إلى بيئة عمل بعيدة لموظفيها.

Wrike هو برنامج لإدارة المشاريع قائم على السحابة لفرق من 20 أو أكثر وهو مناسب لكل من الشركات الكبرى والشركات الصغيرة والمتوسطة الحجم. يسهل العمل عن بعد لمجموعة متنوعة من الفرق. Wrike for Marketers هو تطبيق مستقل يتضمن قوالب مخصصة وأدوات تدقيق ومكوِّن إضافي من Adobe. موثوق به من قبل أكثر من 20000 شركة وأكثر من مليوني مستخدم. من المفيد تصميم عملياتك لملاحظة التقدم في كل مرحلة. مع Wrike ، يمكنك تحسين عملية تقييم الأداء الخاصة بك.

دلائل الميزات

• يهدف Wrike إلى تزويد كل فريق بالأدوات التي يحتاجونها.
• يمكن أن تقلل أنظمة التدقيق المرئي والموافقة التلقائية من عملية التغذية الراجعة وتبادل الملفات والمهام والتقارير بسرعة.
• اعثر على المعلومات بسرعة ، وقم بالاختيارات في الوقت الفعلي ، وقلل من العزلة مع رؤية منقطعة النظير عبر الأقسام للتخلص من الصوامع.
• يمكن أن تساعدك الأتمتة الذكية والتنبؤ بمخاطر المشروع في الحصول على النتائج بشكل أسرع.
• قم بتبسيط تناولك باستخدام نماذج الطلبات المخصصة التي تجمع المعلومات وإنشاء المهام وتخصيصها تلقائيًا للفرق المناسبة.

أدوات التخزين السحابي

التخزين السحابي هو نهج الحوسبة السحابية حيث يتم تخزين البيانات على الإنترنت بواسطة مزود الحوسبة السحابية الذي يحافظ على تخزين البيانات ويديرها كخدمة. يتم تقديمه عند الطلب بسعة ومعدلات في الوقت المناسب ، ويلغي الحاجة إلى شراء وإدارة البنية التحتية لتخزين البيانات الخاصة بك. يعمل موفرو التخزين السحابي على القوة والأمان والمتانة لضمان توفر البيانات لتطبيقاتك في جميع أنحاء العالم.

1. Google Drive

يعد Google Drive أحد أكثر بدائل التخزين السحابي قابلية للتكيف عندما يتعلق الأمر بالإنتاجية. إنه يتكامل مع برامج الويب المختلفة ، ولكن الأهم من ذلك أنه يعمل بشكل لا تشوبه شائبة مع تطبيقات G Suite (التي أعيدت تسميتها سابقًا باسم Google Workspace) ، بما في ذلك مستندات Google وجداول البيانات والعروض التقديمية. يمكن نسخ الملفات ونقلها وتمييزها بنجمة وفرزها حسب الرغبة.

يحتوي Google Drive على خطة مجانية ممتازة ، حيث يتلقى جميع المستخدمين 15 جيجابايت من سعة التخزين المجانية. علاوة على ذلك ، لا توجد ميزات مقيدة للمستخدمين المجانيين. بالإضافة إلى موقع الويب ، يوفر Google Drive برامج غير متصلة بالإنترنت لأجهزة كمبيوتر سطح المكتب التي تعمل بنظام التشغيل Windows و macOS و Android والهواتف الذكية والأجهزة اللوحية التي تعمل بنظام التشغيل iOS. يقدم خدمة تخزين سحابية قوية يمكن الاعتماد عليها للأغراض الاستهلاكية والتجارية. يتم إضافة ميزات جديدة بانتظام ، وهو خيار بارز للعديد من الأشخاص.

دلائل الميزات

• بعد تمكين وضع عدم الاتصال ، يمكنك العمل حتى إذا لم يكن لديك اتصال بالإنترنت.
• يتيح لك Google Drive تحرير ملفات PDF بدون Adobe Acrobat عن طريق تحويلها إلى محرر مستندات.
• يمكنك تقييد وصولهم إلى ملفاتك عن طريق تحديد ما إذا كان يمكنهم رؤيتها أو تعديلها.
• يمكن للمستخدمين منع المحررين من تعديل الوصول وإضافة أشخاص جدد مع السماح للمعلقين والمشاهدين بالتنزيل والطباعة والنسخ.
• يمكنك استخدام Google Drive للجوال لمسح المستندات الورقية ضوئيًا.

2. OneDrive

Microsoft OneDrive هي خدمة تخزين سحابية شائعة للطلاب والمهنيين والشركات. إنها خدمة تخزين سحابية غنية بالميزات مع واجهة مستخدم بسيطة ودعم شامل وخيارات أسعار متنوعة. يأتي الحساب الأساسي على OneDrive بمساحة تخزين تبلغ 5 جيجابايت وهو مجاني تمامًا للاستخدام.

كما هو موضح في الصورة أعلاه ، تم دمج OneDrive بعمق في Windows 10 ، وهو مضمن أيضًا في اشتراك Microsoft 365 المرفق مع مجموعة Office. تتوفر أدوات العميل لأنظمة أساسية مختلفة ، بما في ذلك macOS و Android و iOS. ميزة أخرى هي أنه يمكنك الوصول إلى الملفات التي تمت مزامنتها عبر الويب.

دلائل الميزات

• تكامل بإحكام مع منتجات Microsoft الأخرى (بما في ذلك 365).
• أضف الملفات المشتركة من Teams أو SharePoint إلى OneDrive بسهولة ، وقم بتحميل ملفات يصل حجمها إلى 100 جيجابايت ، وقم بمزامنة المكتبات ، والمزيد.
• أنشئ روابط قابلة للمشاركة ، واعرض وصولاً لانتهاء الصلاحية ، وتقيّد بسهولة باللوائح المحددة.
• تتضمن إمكانات المسؤول المحسّنة مزامنة التقارير وإضافة تسميات الحساسية وإدارة الترحيل.
• يتيح لك تطبيق OneDrive للأجهزة المحمولة إنشاء الملفات وعرضها وتحريرها ومشاركتها أثناء التنقل. علاوة على ذلك ، يمكنك تسجيل ألواح الكتابة ومسح إيصالات العمل وبطاقات العمل والمستندات الورقية الأخرى للتخزين.
• يمكن استرداد الملفات بسرعة من عمليات الحذف العرضية أو الهجمات الضارة ، ويمكن للمسؤولين الحفاظ على سياسات الأمان للمساعدة في الحفاظ على أمان بياناتك.

أدوات CRM

تتيح لك منصة CRM الاحتفاظ بمعلومات الاتصال للعملاء والتوقعات واكتشاف إمكانيات المبيعات وتسجيل مخاوف الخدمة وإدارة الحملات التسويقية كلها في مكان واحد. كما أنه يوفر معلومات حول كل لقاء مع العملاء لأي شخص في مؤسستك قد يحتاج إليها.

1. ساليسفورس

Salesforce Sales Cloud عبارة عن نظام CRM أساسي عند الطلب يوفر تطبيقات للشركات الصغيرة والمتوسطة والكبيرة ، مع التركيز على المبيعات والتفاعلات مع العملاء. من خلال تحسين تفاعلات العملاء ، يمكن أن تساعدك Sales Cloud في كسب المزيد من الأعمال.

Salesforce هي الشركة الرائدة في الصناعة في الميزات الجديدة وشبكة دائمة التوسع من الشركاء وإمكانيات الوظائف الإضافية. كما أنها جعلت نفسها محببة لمستخدميها من خلال إشراكهم ومساعدتهم في حل التحديات في مختلف مراحل تطوير الأعمال. تتضمن وظائف CRM لمنصة Salesforce هذه إدارة العملاء المتوقعين وأتمتة التسويق وإدارة جهات الاتصال. تساعد هذه البرامج الشركات في إدارة حسابات العملاء ، وتتبع العملاء المتوقعين ، وإجراء ومراقبة جهود التسويق ، وتوفير رعاية ما بعد البيع.

دلائل الميزات

• يحول Salesforce هاتفك الذكي إلى مكتب مبيعات متنقل. يمكنك تسجيل المكالمات أو الرد على العملاء المحتملين أو فرص العمل أو مراقبة لوحات المعلومات بغض النظر عن مكان وجودك.
• باستخدام "إدارة الفرص" ، يمكنك رؤية المرحلة والسلع والمنافسين وعروض الأسعار والمزيد لكل فرصة من فرص فريقك.
• يمكنك مراقبة صحة شركتك في الوقت الفعلي وتتبع مسار فريقك بسرعة. ستتحسن دقة التنبؤ نتيجة لذلك.
• احصل على فهم متعمق لعملائك ، بما في ذلك سجل النشاط وجهات الاتصال الرئيسية ومراسلات العملاء ومحادثات الحساب الداخلية.
• يمكن أن توفر أيضًا منصات الشبكات الاجتماعية الشهيرة مثل Facebook و Twitter و LinkedIn معلومات مفيدة.

2. Zoho CRM

كان Zoho هو المنتج الأول للشركة الذي تم إطلاقه في عام 2005 ، ولا يزال يمثل مثالًا رائعًا على توفير ميزة تنافسية محددة بسعر معقول. إنها مجموعة كاملة الميزات لإدارة علاقات العملاء (CRM) بها العديد من الميزات والموصلات. Zoho CRM عبارة عن أداة كاملة لإدارة علاقات العملاء قائمة على السحابة وتخدم احتياجات الشركات من جميع الأحجام والقطاعات.

يستخدم الذكاء الاصطناعي (AI) على نطاق واسع ، ويمكن لميزات ذكاء الأعمال أن تمكّن القوى العاملة عن بُعد من التعاون بشكل أكثر فعالية. توفر الأدوات المتقدمة ، مثل Zia ، المساعد المدعوم بالذكاء الاصطناعي ، توقعات العملاء المتوقعين والصفقات المهمة لتحديد العملاء المحتملين الذين من المرجح أن يقوموا بالتحويل ، ومساعدة فرق المبيعات في تركيز جهودهم بأكبر قدر ممكن من الكفاءة.

دلائل الميزات

• يمكنك جمع العملاء المتوقعين ، وأتمتة تسجيل نقاط العملاء المحتملين ، واكتشاف العملاء المحتملين عاليي التحويل ، والمتابعة بمعلومات اتصال دقيقة.
• يمكنك تتبع حالة معاملاتك واغتنام كل فرصة في أفضل وقت ممكن.
• يقوم Zoho CRM بأتمتة الأنشطة المعقدة ، مما يزيد من كفاءة الفريق.
• يتيح لك Zoho CRM التواصل مع العملاء عبر قنوات مختلفة ، بما في ذلك البريد الإلكتروني والهاتف ومنصات الشبكات الاجتماعية والدردشة الحية والبوابات.
• نظرًا لذكائها المدمج ، تتوقع Zia العملاء المتوقعين واتجاهات المبيعات والصفقات. علاوة على ذلك ، فإنه يراقب تدفق الأتمتة ويصنع أفكارًا لتحسينها.
• يشتمل Zoho أيضًا على وضع حماية مع إمكانات نشر محسّنة ، ويتيح الاختبار والنشر دون التأثير على البيانات.

إدارة دعم العملاء

تُمكِّن إدارة دعم العملاء الوكلاء من الحصول على معلومات العميل واستخدامها متى وحينما يحتاجون إليها. تعمل هذه الأدوات أيضًا على تعزيز التعاون الداخلي بشكل أفضل من خلال البريد الوارد المشترك وزيادة الإنتاجية من خلال إجراءات مبسطة. تتمثل الوظيفة الأساسية لبرنامج خدمة العملاء في تقديم نظام مركزي ، يُعرف باسم نظام إصدار التذاكر ، والذي يمكن لوكلاء الدعم من خلاله تتبع مخاوف العملاء وتحديد أولوياتها وإدارتها والرد عليها وحلها.

1. Zendesk

Zendesk هي شركة برمجيات تنشئ حلولًا لمساعدة المؤسسات في الدعم والمبيعات والتفاعل مع العملاء. كما أنه يوفر أحد أفضل حلول برامج مكتب المساعدة. دعم Zendesk ، وهو نظام تذاكر دعم العملاء ، و Zendesk Support Suite ، الذي يعزز قدرات الدعم من خلال وظائف omnichannel ، هما حزمتا مكتب المساعدة عبر الإنترنت للشركة.

تمكن Zendesk وكلاء الدعم من إدارة مناقشات العميل عبر جميع القنوات في مساحة عمل وكيل موحدة. يمكن إشراك العملاء من خلال مشغلات تلقائية عند الحاجة إلى المساعدة ، حتى قبل طرح استعلامهم. تعطي إحصائيات الدردشة الحية نظرة كمية حول سعادة العملاء وفعالية الوكيل ، مما يساعد المؤسسات في تحسين خدمات الدعم الخاصة بهم باستمرار.

دلائل الميزات

• قد يعمل الوكلاء مع التذاكر من أي مصدر ، بما في ذلك نماذج طلب مركز المساعدة ورسائل البريد الإلكتروني والدردشة النصية والهاتف المحمول ومنصات الشبكات الاجتماعية مثل Facebook و Twitter.
• تقوم أداة تسجيل التدقيق الخاصة بـ Zendesk بتخزين وعرض العديد من التعديلات على برنامج مكتب المساعدة الخاص بك عن طريق تسجيل التفاصيل.
• تسهل Zendesk التعاون في الوقت الفعلي بين وكلاء الدعم الذين يعملون على نفس المشكلة من خلال التحديث الفوري لبيانات التذكرة.
• يأتي Zendesk مزودًا بوحدات ماكرو معدة مسبقًا يمكنك تحريرها أو إيقاف تشغيلها.
• يوفر نظام بطاقات دعم Zendesk للوكلاء السياق المناسب للعميل ، بما في ذلك الحقائق ذات الصلة حول العميل الذي يتم تقديمه وتاريخ الاتصال.

2. Freshdesk

Freshdesk هو برنامج دعم عملاء قائم على السحابة يمكّن المؤسسات من تقديم خدمة سلسة في كل نقطة اتصال مع عملائها. يسمح للشركات بمراقبة محادثات العملاء عبر البريد الإلكتروني والهاتف والدردشة والوسائط الاجتماعية والرسائل الفورية ، وتحسين إنتاجية الوكيل من خلال الأتمتة الذكية ، وتوفير تجارب الخدمة الذاتية مع روبوتات الدردشة AI ومراكز المساعدة ذات العلامات التجارية ، وتتبع مقاييس الأداء الرئيسية باستخدام تحليلات قوية.

يسمح لك Freshdesk بالبقاء في صدارة دعم العملاء من خلال أتمتة تدفقات العمل ، وتقديم الخدمة الذاتية ، وإدارة اتفاقيات مستوى الخدمة ، وقياس مؤشرات الأداء الرئيسية. إمكانات الخدمة الميدانية والدعم التنبئي توفر مجموعة متنوعة من أدوات تعاون الفريق الأساسية ، مثل علب الوارد المشتركة والأدوات لأتمتة تنظيم الطلبات الواردة.

دلائل الميزات

• لتجنب سوء الفهم ، يمكنك إعطاء الأولوية لكل تذكرة اعتمادًا على الكلمات الرئيسية وتعيين كل تذكرة إلى وكيل ومجموعة محددة.
• قم بتقسيم المشكلات المعقدة متعددة المراحل إلى المزيد من تذاكر الأطفال لحلها بشكل أسرع.
• تتيح لك لوحة معلومات القناة الشاملة تتبع أداء فريقك عبر القنوات في الوقت الفعلي.
• ساعد العملاء على اكتشاف الإجابات بسرعة من خلال دمج مجموعة متنوعة من تجارب المحادثة مثل الدردشة الحية والمساعدة عبر الإنترنت والجوال ومساعدة مركز الاتصال.
• باستخدام قاعدة المعرفة للتقارير المنسقة ، قد يكتسب المسؤولون والوكلاء رؤى مهمة حول مقالتهم وأداء الوكلاء ، مما يؤدي إلى تحسين عملية تطوير المحتوى بشكل أكبر.

أدوات تعاون الفريق

يمكن لأدوات تعاون الفريق تحسين كفاءة التعاون ، وإبقاء أعضاء الفريق مسؤولين ، وتنظيم المهام. إنهم مهتمون في المقام الأول بجمع الناس معًا. تحافظ أدوات التعاون عبر الإنترنت على ارتباط الموظفين في بيئة يكون فيها الفريق المتماسك أحد أهم الميزات في أي مساحة عمل.

1. سلاك

Slack عبارة عن نظام أساسي للمراسلة الجماعية أو تعاون جماعي يسعى إلى تبسيط اتصالات الشركة. إنه قائم على السحابة ويخدم مجموعة متنوعة من الصناعات مثل الوسائط ، والبحوث ، والتكنولوجيا ، والتعليم ، والخدمات المالية ، وتجارة التجزئة ، والنقل ، والخدمات اللوجستية. يوفر Slack اتصالات في الوقت الفعلي عبر المكالمات والدردشة ، وسجلًا قابلاً للبحث لجميع ملفاتك ومحادثاتك ، واتصالات مع قائمة دائمة التوسع من الروبوتات والتطبيقات المفيدة.

إنه يعمل في وضع الوقت الحقيقي وغير المتزامن ، مما يجعله مناسبًا لإعدادات العمل الهجين وجميع إعدادات العمل عن بُعد. البرنامج مجاني للاستخدام ، لكن الخطط المتميزة متوفرة مع ميزات إضافية وإدارة أفضل.

دلائل الميزات

• يمكنك نقل الاتصال بعيدًا عن صناديق البريد الوارد إلى القنوات حيث يمكنك التعاون والتواصل بسرعة مع المؤسسات الخارجية.
• ستعمل ميزات الأمان ومتطلبات الامتثال من Slack على مستوى المؤسسات على الحفاظ على عملك آمنًا.
• يمكنك أيضًا بدء مؤتمر صوتي أو فيديو مع ما يصل إلى 15 شخصًا. هذا يلغي الحاجة إلى الانتقال من Slack إلى Skype أو Google Hangouts لإجراء مكالمة عمل.
• يمكن أن تساعد إضافة مستخدمين ومقاولين خارجيين إلى قنوات Slack بطريقة آمنة في جعل المحادثات مركزية عبر الفرق البعيدة.
• يمكنك إنشاء جدول DnD مخصص ، بحيث يعرف الجميع أنك في وضع "الرجاء عدم الإزعاج" ، وسبب رحيلك ، ومتى ستعود.
• يؤدي تثبيت الرسائل أو الملفات الرئيسية إلى قناة أو رسالة خاصة إلى تسهيل اكتشافها.

2. فرق مايكروسوفت

Microsoft Teams هو نظام دردشة جماعي قائم على السحابة يساعد الفرق في التعاون في المستندات. تعد المراسلة والمؤتمرات ومشاركة الملفات من بين ميزاتها الأساسية. أخذت Microsoft Teams دور Skype for Business كحل الشركة للاجتماعات عبر الإنترنت.

يعد Microsoft Teams مناسبًا للمؤسسات التي تستخدم Microsoft 365 حاليًا أو ترغب في إعادة التفكير في الاتصال الرقمي ومكان العمل التعاوني لمؤسستهم ؛ ومع ذلك ، قد يفضل أولئك الذين لا يفضلون حلاً بديلاً. تقدم الفرق كل ما تحتاجه للمراسلة والمؤتمرات ومشاركة الملفات تحت سقف واحد ، بغض النظر عن حجم شركتك.

دلائل الميزات

• التقِ بمجموعات من 10 أو 10000 شخص. قم بتنظيم المؤتمرات الصوتية والمرئية والويب مع أي شخص داخل عملك أو خارجه ، أو استمتع بالأحداث المباشرة.
• توفر ميزة نظام الهاتف ميزات PBX في Office 365 ، بما في ذلك التحكم في المكالمات وبدائل PBX المحلية. قد يتم تخصيص ميزات الاتصال الخاصة به وفقًا للمتطلبات المحددة لمؤسستك.
• يمكن للمستخدمين استخدام هذا التطبيق لإرسال رسائل فورية عبر الإنترنت.
• يتضمن Microsoft Teams أيضًا جميع الميزات التي تتوقعها من أفضل موفر برامج مؤتمرات الفيديو ، مثل مشاركة الشاشة وتسجيل المكالمات ، والشرح المباشر ، وتقنية تمويه الخلفية ، ووظيفة الدردشة.
• يسمح لك بإجراء استطلاعات الرأي والاستطلاعات أثناء الاجتماعات لجمع الملاحظات ، ويمكن لأعضاء الفريق استخدام ألواح الكتابة لتحفيز التعاون وكتابة النقاط المهمة باستخدام أداة تدوين الملاحظات المدمجة.
• يتوافق Microsoft Teams مع الكاميرات والميكروفونات وشاشات العرض ومكبرات الصوت لتوفير إمكانات الفيديو في غرفة الاجتماعات أو المساحات المكتبية الأخرى.

أدوات الإبداع

أدوات الإبداع تساعد في تحقيق الأفكار. هذه الأدوات ضرورية لتطوير المواد للإعلانات التجارية والتسويق. تعتمد الشركات حاليًا بشكل كبير على الإعلانات ، وتعزز أدوات الإبداع هذه الكفاءة الكلية لشركتك.

1. Canva

Canva هي أداة تصميم شاملة لأي شخص ليس مصممًا محترفًا. إنها منصة تعاونية قوية لرواد الأعمال والشركات الصغيرة تسمح لأي شخص بإنشاء وإدارة ومشاركة محتوى ذي علامة تجارية. واجهة مستخدم Canva سهلة الاستخدام ؛ يمكنك إنشاء كل شيء من المواد المطبوعة إلى ملفات PDF إلى الفواتير إلى النشرات إلى الرسوم البيانية إلى مواقع الويب.

يمكن الوصول إلى Canva كبرنامج سطح مكتب لنظامي macOS و Windows ، وتطبيق ويب ، وتطبيق Android و iOS للجوال. على أي نظام أساسي ، يمكنك إنشاء حساب عن طريق إدخال عنوان بريد إلكتروني وكلمة مرور أو عن طريق المصادقة باستخدام Google أو Facebook.

دلائل الميزات

• يمكن لـ Canva تحويل ملفات PDF والتعليق عليها وتغييرها عن طريق تقسيمها إلى أجزاء قابلة للتحرير.
• يمكنك إنشاء أفلام جذابة خالية من العلامات المائية بثقة باستخدام محرر الفيديو عبر الإنترنت. جميع مقاطع الفيديو المخزنة على Canva خالية من حقوق الملكية ومرخصة مسبقًا.
• قم بقص أفلامك حتى عُشر ثانية في الطول لمواقع الفيديو المختلفة.
• باستخدام الرسوم المتحركة للنصوص الديناميكية ، يمكنك إضافة حركة مثيرة للاهتمام إلى الكلمات في تصميماتك.
• يجعل Canva من السهل إضافة فقاعات الكلام إلى مشاريعك وإنشاء حوارك بسرعة.
• لدى Canva العديد من فلاتر الصور الحالية للاختيار من بينها لمنح صورك نمط علامتك التجارية المفضل.

2. Clipchamp

Clipchamp هو محرر فيديو على الإنترنت يمكّن أي شخص من إنتاج حكايات مقنعة من خلال الفيديو. يستخدم هذا من قبل أكثر من 14 مليون شخص في جميع أنحاء العالم لتحرير الأفلام بسهولة لتطبيقات الأعمال والتعليمية والفنية.

يوفر محررها للمستخدمين أدوات وميزات احترافية تتراوح من التحرير الأساسي والقص إلى تسجيل الشاشة السريع عبر الإنترنت والتأثيرات الفريدة مثل الشاشة الخضراء. قم بتصدير أفلامك بتنسيقات مختلفة ونسب أبعاد لاستخدامها على شبكات التواصل الاجتماعي الرئيسية.

دلائل الميزات

• تتيح لك تطبيقات الفيديو داخل المستعرض من Clipchamp توفير الوقت عند التحميل أو المال على التخزين أو إنشاء فيلم كامل من البداية - أي شيء يتعلق بالفيديو ، يعد Clipchamp مكانًا رائعًا للبدء.
• يتيح لك Clipchamp تسجيل مقطع فيديو واستبدال صورة الخلفية بصورة. يمكنك أيضًا إعادة تلوين الكائنات في الصورة.
• يتميز البرنامج أيضًا بأداة متطورة تُعرف باسم Green Screen Editor ، والتي تتيح لك تطبيق تأثيرات إضافية على الفيلم الخاص بك.
• قد يقوم Clipchamp أيضًا بقلب مقاطع الفيديو لتصحيح الجوانب الخاطئة ، مثل النص الذي يقرأ للخلف أو مقلوبًا.
• يسمح لك Clipchamp بتراكب مقاطع الفيديو أو الرسومات في مشروع ما بحيث يتم تشغيل مقطعي فيديو فوق بعضهما البعض في وقت واحد.
• يحتوي على أداة "تحويل النص إلى كلام" التي تحول السيناريو الخاص بك إلى تعليق صوتي لمقطع الفيديو الخاص بك باستخدام الذكاء الاصطناعي (AI).

أدوات خدمة البريد الإلكتروني

تستخدم الشركات اليوم مجموعة متنوعة من أدوات التعاون والرسائل الفورية ، ولكن تظل أهمية البريد الإلكتروني ثابتة. نتيجة لذلك ، قد يؤثر اختيار أفضل مزود بريد إلكتروني بشكل كبير على نجاح اتصالاتك الداخلية أو أنشطتك التسويقية.

1. Gmail

Gmail ، المعروف أحيانًا باسم Google Mail ، هو خدمة بريد إلكتروني مجانية تقدمها Google. يتيح إرسال واستقبال البريد الإلكتروني عبر الإنترنت. دفع خطاب مستخدم يشكو من صعوبات مع أنظمة البريد الإلكتروني الحالية على الويب ، مثل الحاجة المتكررة لحذف الرسائل للبقاء تحت قيود التخزين ، وغياب أي وظيفة بحث ، الشركة إلى إنشاء Gmail.

يمكن الوصول إلى Gmail عبر الويب وكتطبيق للجوّال ، ويمكننا أيضًا الوصول إلى Gmail باستخدام برنامج جهة خارجية. تقوم هذه التطبيقات بمزامنة محتوى البريد الإلكتروني باستخدام بروتوكولات IMAP (بروتوكول الوصول إلى الرسائل عبر الإنترنت) أو POP (بروتوكول مكتب البريد) (بروتوكول مكتب البريد).

دلائل الميزات

• يمكن إعادة جدولة رسائل البريد الإلكتروني ليوم لاحق أو وقت أكثر ملاءمة لك.
• يمكنك تنشيط خيار التقدم التلقائي ، والذي يسمح للمستخدمين بالتخطي إلى العنصر التالي في القائمة بعد حذف البريد الإلكتروني أو أرشفته أو كتمه.
• يتضمن Gmail وظيفة بحث متقدمة تتيح للمستخدمين تخصيص استفساراتهم.
• يمكنك كتابة بريد إلكتروني وجدولته ليتم إرساله في وقت أو تاريخ لاحق.
• تساعد وظيفة الكتابة الذكية في Gmail المستخدمين على إنشاء رسائل بريد إلكتروني بشكل أسرع.
• يوفر الوضع السري لـ Gmail طبقة إضافية من الحماية للاتصالات ، حيث يحمي المعلومات المهمة من الوصول غير المصرح به.
• قم بعمل تصنيفات لمساعدتك على تنظيم بريدك الوارد بشكل أفضل.

2. برنامج Microsoft Outlook

Microsoft Outlook هو عميل بريد إلكتروني ممتاز يساعدك على التعامل مع رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك بسرعة وسهولة.

ومن فوائده أنه يوفر:

• تحديثات متكررة.
• الاتصال بـ Skype و OneDrive.
• القدرة على استخدام الأدوات المكتبية عبر الإنترنت بسبب ارتباطها بشركة Microsoft.

تقدم Microsoft وصولاً مجانيًا إلى Outlook مع الإعلانات ، والتي ستظهر في صندوق البريد الخاص بك ما لم تقم بالترقية إلى Microsoft 365. بالإضافة إلى ذلك ، يقتصر المستخدمون المجانيون على 15 غيغابايت من مساحة تخزين صندوق البريد و 5 غيغابايت من مساحة التخزين على OneDrive. يوفر Outlook جميع الأدوات التي تتوقعها من عميل بريد إلكتروني مجاني ، ويضيف اشتراك Microsoft 365 المزيد.

دلائل الميزات

• نظرًا لأنها أداة تنظيم وإدارة ، فهي تحتوي على ميزات لجدولة المواعيد والاجتماعات باستخدام تقويم وإعداد تذكيرات لنفسها.
• قد يتم تعقب جميع الرسائل المرسلة أو المستلمة بسهولة إذا تمت إضافة المعلمات المناسبة إلى البرنامج.
• يعد إعداد الأنشطة كفريق في Outlook أمرًا بسيطًا بالنسبة للمؤسسات. يمكنك المشاركة بسرعة والعمل مع أعضاء الفريق أو المجموعة الآخرين.
• تظهر التذكيرات في نافذة تنبيه لضمان عدم تفويتك موعدًا نهائيًا أساسيًا.
• يمكنك دمج العديد من القوائم في قائمة واحدة في Outlook ، وتلقي تذكيرات ، وتتبع تقدم المهمة.
• يمكنك التخلص من العديد من هذه الرسائل باستخدام خيار التنظيف ، وترك الرسائل غير المقروءة فقط أو التي تحتوي على معلومات فريدة.

أدوات خدمة VOIP

برنامج VoIP هو برنامج يسمح لك بإجراء مكالمات هاتفية عبر الإنترنت. تستخدم الشركات برامج نقل الصوت عبر بروتوكول الإنترنت نظرًا لميزاتها الشاملة وقابليتها للتوسع. يمكن أن تساعدك هذه الأدوات في حل هذه الصعوبة في أي وقت تحتاج فيه إلى الاتصال بشخص ما عبر الأمة أو شخص يعيش على مسافة بعيدة.

1. نكستيفا

يوفر Nextiva خدمات الهاتف عبر بروتوكول الإنترنت (VoIP) للمؤسسات الصغيرة إلى الكبيرة ومراكز الاتصال. خدمة الهاتف موثوقة وفعالة بشكل لا يصدق ، وتتضمن كل حزمة ميزات قيمة بخلاف الاتصال الصوتي. يوفر Nextiva أيضًا حلول المبيعات والخدمات وإدارة القوى العاملة عن بُعد. نظرًا لأنه سهل الإعداد والاستخدام والإدارة ، فلا يلزم وجود خبرة فنية. يمكنك أيضًا إضافة برامج مثل أدوات إنتاجية المبيعات والخدمة في أي لحظة.

تدمج المنصة جميع أوضاع الاتصال - الصوت والفيديو والتعاون والرسائل النصية القصيرة والدردشة والاستطلاعات - في مكان واحد. يتيح ذلك للمؤسسات الوصول إلى المعلومات التي يحتاجونها لتقديم تجارب عملاء استثنائية وتحقيق نجاح الأعمال. لذلك يمكنك التركيز على دعم المستهلكين والذكاء والأتمتة مدمجان.

دلائل الميزات

• رابط Nextiva قابل للتوسيع تمامًا ، ويتوسع وفقًا لمتطلبات شركتك ، ويضمن أن المتصلين لديك ليس لديهم أي فكرة عما إذا كنت في المكتب أو تعمل عن بُعد أو تسافر بانتظام.
• قم بإنشاء جدول لتوجيه المكالمات بناءً على اليوم والوقت.
• يمكن مقارنة مؤتمر الويب عبر بروتوكول الإنترنت الصوتي باجتماع تقليدي ، باستثناء VoIP ، تم تطويره لتحسين عملية التقديم.
• يمكنك استخدام رسالة ترحيب مع قائمة بدائل لمتصلين العملاء للاختيار من بينها لضمان توجيه مكالمات العملاء إلى القسم المعني.
• تتيح أداة البريد الصوتي إلى البريد الإلكتروني للعاملين لديك الاستجابة لمتطلبات العملاء بسرعة أكبر ، حتى إذا لم يتم الرد على المكالمات.

2. Ooma

Ooma هي خدمة هاتف VoIP شهيرة لكل من المستهلكين المنزليين والتجاريين . يمكن للعملاء إنشاء نظام هاتف شامل مع البريد الصوتي وتحويل المكالمات وحظر المكالمات والعديد من الميزات الأخرى لتناسب احتياجات نظامهم بتكاليف معتدلة وخطة مجانية.

يجمع Ooma Telo بين بعض هذه الميزات ، مثل تصفية المكالمات وجودة الصوت الجيدة ، مع الميزات الحديثة مثل توصيل رسائل البريد الصوتي إلى البريد الإلكتروني والرسائل النصية القصيرة. يقدم خدمات VoIP لكل من المؤسسات الصغيرة والكبيرة. Its small business bundle comprises 35 features that have been carefully selected to help you operate your business more efficiently. Ooma also develops tailored enterprise VoIP solutions to support your unique team and business procedures.

دلائل الميزات

• Ooma Office Pro includes a desktop program that allows you to utilize your business phone system directly from your computer.
• Ooma Meetings allows you to collaborate better from anywhere with smooth video meetings and simple screen sharing.
• Automate your call-handling procedures. Set up various menus, routes, and message calls, and never miss another business opportunity.
• You may use Ooma for Microsoft Teams to make and receive crystal-clear calls from your laptop, smartphone, or tablet.
• The SIP and IP Trunking solutions from Ooma Enterprises eliminate the need for PRIs and provide the option of just paying for what you require.

خاتمة

These remote work tools, divided into nine categories, can assist you in managing the pleasure of distant clients and staff. Remote work tools may be as simple as a chat application or as complex as complete ecosystems such as digital workplace platforms. By selecting the correct combination of remote tools, remote workers may cooperate, communicate, transact, and complete tasks with their supervisors and colleagues from wherever they are located. Just make sure that the goal of each tool is specified to ensure that employees are utilizing the tools correctly.

قراءات مثيرة للاهتمام:

Monetize Your Membership Website Today

8 Possible Reasons Your Blog isn't bringing any money

Sales Funnel And How To Create A Sales Funnel For Your Website