كل ما تحتاج لمعرفته حول تجانس الموارد في إدارة المشاريع

إذا كنت مدير مشروع، فأنت تعرف مدى كفاءة إدارة مواردك للتغلب على المواعيد النهائية وتحقيق نجاح المشروع. وأيضًا، هناك أوقات تجد فيها صعوبة في تحقيق ما تهدف إلى القيام به.

التعلم الأساسي: لا يمكنك الحصول على الكثير من الموارد طوال الوقت. قد يكون لديك نقص في الوقت، أو تواجه مشكلات مثل صعوبات الميزانية، أو خروج أعضاء الفريق من الحلقة، أو تغيير أولويات أصحاب المصلحة، وما إلى ذلك.

يكمن سرك في مدى سلاسة مواءمة جميع الموارد المتوفرة لديك والحفاظ على استمرار سير العمل. ولهذا السبب فإن سلاسة الموارد في إدارة المشاريع أو تحسين الموارد هي طريقة يمكنك اتباعها لمعالجة هذا النوع من العقبات.

ما هو تجانس الموارد

تجانس الموارد هو أسلوب لتحسين الموارد يتم فيه استخدام التعويم الحر والإجمالي دون التأثير على المسار الحرج للمشروع.

دليل للهيئة المعرفية لإدارة المشاريع ( دليل PMBOK )

يعد تجانس الموارد جزءًا لا يتجزأ من إدارة الموارد. إنها العملية التي تقوم فيها بتخصيص الموارد المتاحة والضرورية لأجزاء مختلفة من دورة حياة المشروع.

الهدف من تسهيل الموارد بسيط - تقليل المتاعب والصعوبات، وتحسين الموارد المتاحة لاستخدامها على أكمل وجه لإنجاز المشروع خلال الموعد النهائي.

إن تجانس الموارد في إدارة المشاريع يدور حول إدارة مشروع بموارد محدودة مع الحفاظ على الموعد النهائي على قدم المساواة وكذلك عدم تقييد القوى العاملة. يمكن أن يشمل أشخاصًا جددًا لتغيير نطاق المشروع أو تسريع الأمور دون إعاقة المسار الحرج مثل المواعيد النهائية.

نظرًا لأن تخطيط المشروعات وإدارتها من المهام الديناميكية، فإن تجانس الموارد يعد أمرًا حيويًا لمعالجة أي موقف صعب.

ما هو تعويم وترهل الوقت؟

يحدد "Float" و"slack" على وجه التحديد مقدار الوقت الذي يمكن أن تتأخر فيه مهمة أو نشاط دون التأثير على الجدول الزمني العام لمشروعك.

يمكنك استخدام المصطلحين Float وSlack بالتبادل في إدارة المشاريع. ومع ذلك، فإنها تمتلك معنى مختلفا قليلا في بعض الحالات.

هناك نوعان من العوامة –

أ. إجمالي الطفو (TF): إجمالي الوقت الذي يمكن أن يتأخر فيه النشاط دون تأخير تاريخ اكتمال المشروع.

ب. التعويم الحر (FF): إجمالي الوقت الذي يمكن أن يتأخر فيه النشاط دون تأخير بدء أي من أنشطته التابعة.

لذلك، يعد مصطلح "Slack" مصطلحًا أكثر عمومية ويمكنك استخدامه بالتبادل مع مصطلح float. يمكنك حساب Slack بنفس الصيغة لحساب التعويم.

على سبيل المثال، قد يقول مدير المشروع: "لدينا بعض الركود في الجدول الزمني للمشروع"، مما يشير إلى أن هناك مجالًا لبعض التأخير دون التأثير على الموعد النهائي للمشروع.

فوائد تجانس الموارد في إدارة المشاريع

سيكون من المفيد أن تلجأ إلى تجانس الموارد في اللحظات الحرجة من عمر المشروع. إنها واحدة من أكثر الاستراتيجيات فعالية للتغلب على المواقف المتضاربة. أيضًا، كمدير مشروع، سيكون من المفيد أن تفهم كل جانب من جوانب هذه التقنية. دعونا نتحقق من بعض الفوائد الرئيسية لتجانس الموارد -

1. تحسين استخدام مواردك: يضمن تجانس الموارد استخدام وقتك والموارد المتاحة إلى أقصى حد.

2. تقليل التحميل الزائد على الموارد: يمكنك تحديد ومعالجة التحميل الزائد على الموارد في عملية التحسين. يساعدك هذا على تقليل مخاطر الإرهاق والتوتر وانخفاض إنتاجية أعضاء الفريق.

3. كفاءة فائقة: عندما تقوم بتسهيل مشروعك وفقًا للجدول الزمني ومواءمة الموارد، ستزداد كفاءة الفريق والفرد تدريجيًا.

4. تعزيز المرونة والقدرة على التكيف: يؤدي تجانس الموارد إلى توفير جودة تكيفية لعملية إدارة المشروع. سيتيح لك الرد على أي مكالمة ولحظة متطلبة بالتدابير الصحيحة.

5. رضا العملاء: عندما تصبح قادرًا على تلبية احتياجات العملاء العاجلة، والوفاء بالمواعيد النهائية بميزانية وموارد محدودة، فإن ذلك سيزيد من حسن نية فريقك ورضا العملاء بشكل عام.

متى يتم تنفيذ تجانس الموارد في المشروع

التخطيط على أساس البيانات في الوقت الحقيقي والافتراضات الذكية. لكن لا يمكنك أن تكون عرافاً، أليس كذلك؟ في بعض الأحيان، لا مفر من حدوث تعارض في الموارد.

إنها مثل المشكلات التي يواجهها الأفراد أو الفرق والتي تطلب متطلبات متضاربة مثل الموظفين والتمويل والوقت والمعدات. تحدث الصراعات عندما لا يكون لديك الكثير من هذه الموارد ولكن الاحتياجات تتزايد باستمرار بين الفرق المختلفة.

إذا كنت تمارس تجانس الموارد في إدارة المشاريع، فيمكن التحكم في هذا النوع من المواقف المتضاربة بسهولة.

على سبيل المثال، أنت تعمل على مشروع تطوير لعبة بموعد نهائي مدته 12 شهرًا من الآن. بعد 6 أشهر من العمل، يريد أصحاب المصلحة منك إكمال المشروع في 9 أشهر. لقد تمكنوا بطريقة ما من الإقناع وتقديم سبب أفضل لإنهاء المشروع في وقت أبكر من الوقت المحدد مسبقًا.

في هذه الحالة بالذات، الموعد النهائي هو المشكلة، وكل ما عليك فعله هو تسهيل توقيتك لإدارة المشروع وإكماله خلال الأشهر الثلاثة المقبلة.

تسوية الموارد مقابل تجانس الموارد - هل هناك أي اختلافات

يعد تسوية الموارد أيضًا أسلوبًا مشابهًا لتحسين الموارد في إدارة المشاريع. ومع ذلك، فإنها تعمل مع عنصرين مختلفين إذا كنت تريد الإشارة إلى الاختلاف بينهما.

يساعدك تجانس الموارد على إدارة مشروعك مع ضيق الوقت. وهذا يعني أنه عندما يتعين عليك إنهاء مشروعك قبل الموعد النهائي المقدر، فإن تجانس الموارد هو وسيلة لإدارة الوقت والموارد الأخرى المتاحة لإكمال المشروع.

من ناحية أخرى، تصبح تسوية الموارد أمرًا بالغ الأهمية عندما تكون لديك موارد محدودة ويجب عليك إكمال مشروعك عن طريق تحسين العناصر المتاحة مثل القوى العاملة والميزانية والمعدات.

3 أمثلة على تجانس الموارد في إدارة المشاريع

لفهم الأمر بشكل أفضل، قمنا بجمع بعض أفضل الأمثلة على تجانس الموارد في أنواع مختلفة من إدارة المشاريع. إلق نظرة -

مثال 1.

لنفترض أن لديك فريقًا من المطورين. تعتمد العديد من مهام مشاريعك على عملها. إذا كان الجدول الأولي يحتوي على مجموعة من مهام البرمجة التي تحدث في وقت واحد، فقد يتضمن تجانس الموارد إعادة توزيع هذه المهام لتجنب التحميل الزائد على فريق التطوير خلال فترات محددة. وهذا يضمن توزيعًا أكثر توازنًا لجهود البرمجة مع مرور الوقت.

مثال 2.

ضع في اعتبارك أن مشروع تطوير البرمجيات الخاص بك يحتاج إلى مدخلات من خبير في الموضوع (SME) لوحدة معينة. في مثل هذه الحالة، يمكن أن يساعدك تجانس الموارد إذا كانت الشركات الصغيرة والمتوسطة متاحة فقط في أوقات معينة. ويمكن جدولة المهام المتعلقة بخبرة الشركات الصغيرة والمتوسطة لتتماشى مع توفرها. وسيكون من المفيد منع الاختناقات والتأخير الناجم عن عدم توفرها.

مثال 3.

لنفترض أن مشروعك يتضمن مهام تتطلب مهارات محددة، وقد يتضمن تجانس الموارد جدولة جلسات التدريب أو أنشطة تنمية المهارات خلال فترات انخفاض نشاط المشروع. ويضمن ذلك أن يكتسب أعضاء فريقك المهارات اللازمة دون التدخل في المعالم الهامة للمشروع.

كيف يمكن أن يساعدك WP Project Manager في تحسين مواردك

يؤدي استخدام أداة ذكية دائمًا إلى تبسيط إدارة أصولك أو مواردك. إذا كنت من مستخدمي WordPress، فيمكن أن يساعدك WP Project Manager Pro في التحكم في مشروعك من خلال التحسينات التالية –

• تنظيم المهام الخاصة بك وتتبع التقدم المحرز
• يمكنك استخدام مخططات كانبان وجانت وتقويمات المشروع لمراقبة مواردك وتقدم المهام
• يأتي مزودًا بميزات متقدمة لإدارة الوقت للوفاء بالمواعيد النهائية الخاصة بك بسهولة
• قم بتعيين المواعيد النهائية لأعضاء الفريق، ومراقبة أنشطتهم من خلال مخططات التقارير، والرسائل داخل التطبيق، والتعليقات، والمواضيع
• تساعدك التقارير المتقدمة على التحقق من أدائك، والأماكن التي يمكنك تحسينها لتحقيق المزيد من الإنجاز

يعد استخدام WP Project Manager أمرًا بسيطًا. يمكنك فقط توصيله وتشغيله لإدارة موارد مشروعك وتحسينها.