ما هو تخفيف المخاطر في إدارة المشاريع؟ كيفية تحديد المشكلات وحلها

المخاطرة جزء لا يتجزأ من أي مشروع. يتعين على مدير المشروع أو المؤسسة الناجحة أن يتنقل عبر حالات عدم اليقين والتحديات غير المتوقعة لتقليل المخاطر المحتملة التي ينطوي عليها الأمر. وما لم يتمكن أحد من التخفيف بشكل استباقي من المخاطر التي ينطوي عليها الأمر، فمن المستحيل ضمان نجاح المشروع.

يتضمن تخفيف المخاطر تحديد المخاطر المحتملة وتنفيذ الاستراتيجيات اللازمة حتى لا تكون هناك فرصة للخروج عن المشروع. وهذا لا يمكن أن يوفر ميزانيتك ومواردك فحسب، بل يساعد أيضًا في إكمالها في الوقت المناسب، مما يضمن الثقة بين أصحاب المصلحة.

في هذه المقالة، سنرشدك عبر أساسيات تخفيف المخاطر، بما في ذلك الأشياء التي يمكن أن تؤثر عليها، وتحديدها خلال دورة حياة المشروع. ستحصل أيضًا على إرشادات حول حل المشكلات باستخدام مجموعة الاستراتيجيات الصحيحة. ابدأ!

ما هو تخفيف المخاطر في إدارة المشاريع؟

يتضمن تخفيف المخاطر في إدارة المشروع عملية تحديد وتحليل وتخفيف المخاطر التي قد يكون لها تأثيرات عكسية على أهداف المشروع والجداول الزمنية والتكاليف والجودة. يتضمن ثلاث خطوات:

• أولاً، عليك تحديد المخاطر التي قد تكون موجودة في دورة حياة المشروع.

• ثانياً، تقييم آثار هذه المخاطر على المشروع.

• وأخيرًا، تحتاج إلى تطوير استراتيجيات يمكنها التحقق من هذه المخاطر وتقليلها بذكاء.

وبالتالي، من خلال الاستعداد للمخاطر المحتملة، يمكنك تعزيز مقاومة مؤسستك والمضي قدمًا نحو نتائج ناجحة.

كيفية تحديد وتخفيف المخاطر في إدارة المشاريع

والآن، في هذا القسم، سنناقش خطوة بخطوة كيفية تحديد المخاطر وتخفيفها في إدارة المشروع. سنقدمها في نصفين. دعونا استكشاف ذلك.

يمكنك أيضًا استكشاف هذا المنشور حول كيفية إدارة المخاطر في إدارة المشاريع.

المرحلة الأولى: كيفية تحديد المخاطر في إدارة المشاريع

هناك العديد من المخاطر التي يسهل تحديدها، بينما يتطلب البعض الآخر فحصًا دقيقًا. ولهذا السبب من الضروري تطبيق أساليب متعددة لتحديد جميع المخاطر المحتملة بشكل فعال. أدناه، قمنا بإدراج جميع الخطوات التي يجب عليك مراعاتها عند تحديد المخاطر في إدارة المشروع.

أ) إجراء جلسات العصف الذهني

يعد العصف الذهني إحدى الطرق الرئيسية لتحديد مخاطر المشروع. يتعلق الأمر كله بجمع أعضاء الفريق وأصحاب المصلحة في مكان مشترك لمناقشة المشكلات التي يمكن أن تنشأ في المشروع بحرية. إن سر جلسة العصف الذهني الفعالة هو وجود خطة مفتوحة بحيث يشعر الجميع بالترحيب للمشاركة.

ولكن قبل الدخول في الجلسة، من الأفضل وضع رؤية للجلسة بشكل مباشر حتى يعرف الجميع ما يجب عليهم تجاوزه. هذا الوضوح يبقي المحادثات على المسار الصحيح ويشجع المشاركة. خلال الجلسة، عليك التأكد من وجود مساحة للتنمر حتى يتمكن الجميع من مشاركة أفكارهم المجنونة دون القلق بشأن الحكم عليهم.

في نهاية الاجتماع، يجب على المجموعة الاطلاع على جميع الأفكار التي تم إنشاؤها وتحديد أولوياتها وفقًا لمدى قابليتها للتطبيق على المشروع. لا يستطيع هذا النهج تنظيم أفكار جديدة فحسب، بل يمكنه أيضًا بناء اتصالات الفريق.

ب) استخدام سجل المخاطر

سجل المخاطر هو أداة لإدارة المشروع يمكنك استخدامها لتحديد المخاطر وتتبعها والتحكم فيها طوال دورة حياة مشاريعك. وهي تعمل كوثيقة مركزية حيث يتم تحديد جميع المخاطر المحتملة وتسجيلها إلى جانب المعلومات المرتبطة بها، مثل احتمالاتها وتأثيرها وخطط التخفيف منها.

هناك العديد من أدوات تسجيل المخاطر. الأكثر شهرة هي WP Project Manager، وnTask، وGOAT Risk، وResolver، وTimeCamp، وRisk Management Studio، وZenGRC by Reciprocity. ما عليك سوى تسجيل جميع الأفكار التي قمت بإنشائها خلال جلسة العصف الذهني، بما في ذلك جميع البيانات من الماضي، في أداة تسجيل المخاطر التي تحددها. قم بتصنيفها (على سبيل المثال، فنية، مالية، تشغيلية، إلخ).

بمجرد تسجيله، فإنه لا ينتهي. يجب عليك تحديث السجل بشكل متكرر كلما واجهت تغييرات كبيرة أو حرجة.

فيما يلي دليل حول قائمة مرجعية فعالة يمكنك وضعها في الاعتبار عند شراء برنامج إدارة المشاريع.

ج) مراجعة وثائق المشروع

يمكن أن توفر مراجعة وثائق المشروع لمديري المشاريع وأعضاء الفريق فهمًا أفضل لسياق المشروع وأهدافه ونقاط الضعف المحتملة. من خلال هذه المراجعة، يمكنك معرفة ما إذا كان هناك أي نوع مماثل من التحديات في الماضي وكيفية حلها.

أثناء مراجعة الوثائق، يجب عليك أن تأخذ في الاعتبار الجداول الزمنية للمشروع والموارد وتوقعات أصحاب المصلحة. يمكن أن يساعدك هذا على فهم أي مخاطر محتملة قد تكون مرتبطة بتأخيرات الجدولة أو الميزانيات الزائدة أو فجوات المواءمة مع التوقعات المحددة.

بمجرد حصول فريقك على صورة واضحة للمشروع من خلال الوثائق، يمكنهم تطوير خطة فعالة لإدارة المخاطر يمكنها التنقل عبر جميع التحديات طوال دورة الحياة.

د) إجراء تحليل SWOT

يعد SWOT إطارًا شائعًا لتحليل المخاطر والفرص المحتملة داخل المشروع. SWOT تعني نقاط القوة والضعف والفرص والتهديدات . ويساعد هذا التحليل على إعطاء فكرة واضحة عن العوامل الداخلية والخارجية التي تؤثر على نجاح المشروع.

نقاط القوة - التعرف على الموارد الفريدة والموظفين المهرة والتقنيات المبتكرة التي لديك. هذه مهمة للتخفيف من المخاطر بشكل فعال.

نقاط الضعف – قم بتقييم ما تفتقر إليه من حيث الموارد والتجارب والخبرات المهمة، والتي قد تضع مشاريعك في موقف متأخر.

الفرص – يدرس العوامل الخارجية مثل اتجاهات السوق والتقدم التكنولوجي التي يمكن أن تحول المخاطر المحتملة إلى فوائد.

التهديدات - ينبغي النظر في العوامل الخارجية مثل الضغوط التنافسية، أو التغييرات التنظيمية، أو الانكماش الاقتصادي الذي قد يعرض المشروع للخطر.

اكتشف كيفية تحسين كفاءة إدارة المشروع.

ه) تحليل البيانات التاريخية

يشير إلى جمع المعلومات والسجلات والبيانات السابقة. وباستخدام هذه البيانات، يمكنك التعرف على أنماط المخاطر التي واجهتها مشاريع مماثلة من قبل. يمكنك أيضًا التعرف على العوامل التي ساهمت في نجاح أو فشل أنواع مماثلة من المشاريع في الماضي.

تتمثل الفائدة الأساسية لهذا التحليل في أنه يمكنك تنمية قدرتك على تحسين مهارات تقدير المشروع وإدارته. على سبيل المثال، إذا فشل نوع مماثل من المشاريع في الماضي بسبب نقص معين في الموارد، فيمكنك جعله جاهزًا من بداية مشروعك حتى لا يفشل مشروعك.

و) إجراء مقابلات مع الخبراء

يتضمن ذلك جمع وجهات النظر والأفكار من الأفراد ذوي المعرفة والخبرات المتخصصة المتعلقة بمشاريعك. وهذا يمكن أن يأخذ تحديد المخاطر الخاص بك خطوة أخرى إلى الأمام. يمكن أن يساعدك هذا في اكتشاف ما إذا كانت هناك أي مخاطر خارجية تتعلق بمجالات محددة من المشروع والتحديات التنظيمية واتجاهات الصناعة.

تأكد من أنك تطرح أسئلة مدروسة تسهل الحوار المفتوح مع الأشخاص الذين تتم مقابلتهم. ويمكن أن يشمل ذلك تجاربهم السابقة في مشاريع مماثلة، والمخاطر التي واجهوها، والاستراتيجيات التي استخدموها للتغلب على المشكلات.

المرحلة الثانية: كيفية تخفيف المخاطر في إدارة المشاريع

بناءً على المناقشة أعلاه، سنشرح الآن جميع الخطوات الضرورية التي يمكنك من خلالها تخفيف المخاطر في إدارة المشروع. اكتشفهم أدناه.

أ) وضع خطة لتخفيف المخاطر

بمجرد تحديد المخاطر، يحين الوقت لإنشاء خطط تخفيف لكل منها. ويعني ذلك تحديد ما يمكن عمله للتخفيف من المخاطر في حالة حدوثها أو تقليل عواقبها. يمكنك التفكير في ثلاثة أنواع من الاستراتيجيات في هذه الحالة.

• تجنب المخاطر (عن طريق تغيير خطة المشروع)
• نقل المخاطر (تحويل المخاطر إلى طرف ثالث)
• قبول المخاطر (جعل الفريق على استعداد لقبول المخاطر).

يمكنك استخدام أدوات تسجيل المخاطر المذكورة أعلاه (WP Project Manager، وnTask، وGOAT Risk، وResolver، وTimeCamp، وRisk Management Studio، وZenGRC by Reciprocity) لتطوير خطط واستراتيجيات تخفيف المخاطر. أفكار مثيرة للاهتمام لإدارة المشاريع يمكنك متابعتها هذا العام.

بعد معرفة جميع المخاطر المحتملة، يمكنك تصنيفها وترتيبها بناءً على الأولويات. قم بتوثيق البدائل المحتملة التي يمكنك تنفيذها لمواجهة كل خطر بجانب كل فئة. يمكن لهذا العمل الأساسي أن يأخذ إدارة المخاطر الخاصة بك خطوة أخرى إلى الأمام.

ب) تنويع مهام المشروع (أثناء نقص الموارد)

عندما يكون لديك وقت قصير، حاول توزيع مهام المشروع على فرق مختلفة حتى يمكن إكمال المشروع بأكمله في الوقت المحدد. علاوة على ذلك، يمكن للتنويع أن يقلل من احتمالية أن تؤدي نقطة خطأ واحدة إلى عرقلة المشروع بأكمله، حيث أن العملية برمتها ستكون أمام أعين الكثيرين.

ونتيجة لذلك، حتى لو فشل شخص ما في اكتشاف الخطأ، فهناك أمل في أن يفعل شخص آخر ذلك. بالإضافة إلى ذلك، فإن تنويع مهام المشروع بين مختلف الأعضاء يمكن أن يؤدي بنجاح إلى زيادة الابتكار والوضوح. لأنه يسمح للأشخاص من مختلف الأقسام بعرض وجهات نظرهم وحلولهم الفريدة على الطاولة.

ج) إشراك أصحاب المصلحة في إدارة المخاطر

عليك أن تبدأ بمعرفة من هم أصحاب المصلحة، وما المسؤولون عنه، وما الذي يهتمون به، وماذا يريدون من المشروع والمخاطر. بمجرد تحديد أصحاب المصلحة بشكل جيد، سيكون من السهل إنشاء خطوط اتصال واضحة معهم. يمكنك، كمدير للمشروع، دعوة أصحاب المصلحة الأكثر فكرًا إلى ورش العمل وجلسات العصف الذهني.

لقد ناقشنا بالفعل أهمية إشراك أصحاب المصلحة في جلسة العصف الذهني لتحديد المخاطر المحتملة. ومن المهم الحفاظ على توافقها طوال العملية أيضًا، بما في ذلك مرحلة تخفيف المخاطر.

دليل سريع حول كيفية حل المشاكل في إدارة المشاريع.

د) وضع خطط الطوارئ

تتوقع خطة الطوارئ المنظمة وتعدها للمواقف التي قد تؤدي إلى تعطيل سير العمل. إنها "الخطة البديلة" التي تحدد ما يجب على الفريق فعله في حالات معينة، مثل الكوارث الطبيعية، أو انقطاع تكنولوجيا المعلومات، أو أي حدث آخر غير متوقع. الهدف الأساسي لخطة الطوارئ هو تقليل الاضطرابات والسماح للمنظمة بمواصلة العمل حتى عندما تصبح الأمور صعبة.

يتضمن التخطيط للطوارئ عدة مراحل - تقييم المخاطر، وتخطيط السيناريوهات، وكيفية الاستجابة للسيناريوهات المختلفة. ومن خلال وضع الخطط اللازمة للاضطرابات المحتملة مسبقًا، يمكنك العودة بسهولة إلى المسار الصحيح.

ه) تقييم المخاطر ومراقبتها بانتظام

يعد تقييم المخاطر ومراقبتها بانتظام أمرًا بالغ الأهمية لأنه يبقيك على دراية بالتهديدات الناشئة ويضمن فعالية جهود تخفيف المخاطر بمرور الوقت. هذه الاستباقية تبقيك قويًا عقليًا لمواجهة أي نوع من عدم اليقين، من خلال تعديل خطط التخفيف وفقًا لذلك.

لذا، كيف أفعل ذلك؟ يمكنك القيام بذلك بالطرق التالية:

• أولاً ، يجب وضع نهج منظم لتتبع التقدم. ويمكن القيام بذلك من خلال الاجتماعات المنتظمة والتقارير المرحلية وتقييم مقاييس الأداء.

• ثانياً ، يجب استخدام أدوات تسجيل المخاطر المذكورة أعلاه لتوثيق أي خطر جديد يتم تحديده، بما في ذلك مدى خطورته وكيفية التخفيف منه.

• وأخيرًا ، قم بإدراج أصحاب المصلحة في المشروع لجمع الأفكار والتعليقات حول أي مشكلة قد تكون لديهم. لأنه حتى أفكارهم الأكثر جنونًا يمكن أن تحل مشكلاتك الخطيرة في كثير من الأحيان.

و) تنفيذ التدابير الوقائية

بعد تحديد المخاطر ووضع قائمة مختصرة للاستراتيجيات الضرورية، حان الوقت لتنفيذ الإجراءات الوقائية. ويمكن أن يكون ذلك في شكل بروتوكولات، وتدريب أفضل للفريق، والاستثمار في اعتماد تقنيات جديدة.

على سبيل المثال، إذا كان هناك احتمال أن يتأخر إكمال مشروعك بسبب نقص أي مورد معين، فمن الأفضل أن تقوم بتجهيزه مسبقًا.

تحتاج أيضًا إلى التحقق من أداء أعضاء فريق المشروع الخاص بك حتى تتمكن من التأكد من تحقيق المعالم المحددة مسبقًا في الوقت المناسب. يمكنك استكشاف أفضل استراتيجيات إدارة المشاريع للبقاء في صدارة اللعبة.

ز) التواصل بوضوح مع الفريق

يجب أن تكون شفافًا مع الفريق من أجل التعاون والتأكد من فهم الجميع لنطاق المشروع وتوقعاته. يساعدك التواصل الواضح على إزالة الغموض وسوء الفهم ويمنح أعضاء الفريق الوضوح حتى يتمكنوا من أداء واجباتهم.

لضمان التواصل الواضح، يجب أن تكون مختصرًا وواضحًا في الرسائل. الأشياء التي عليك القيام بها في هذه الحالة هي تحديد الأهداف والواجبات حتى يتمكن أعضاء الفريق من فهم أدوارهم وما يتعين عليهم القيام به. يأخذ هذا التواصل شكل الاجتماعات وجهًا لوجه، ورسائل البريد الإلكتروني، والمكالمات الهاتفية، والدردشة عبر الإنترنت (من خلال تطبيقات مثل Slack).

ح) توثيق الدروس المستفادة للمشاريع المستقبلية

إن توثيق ما تم تعلمه للمشروع التالي هو سمة من سمات التطوير. ومن خلال توثيق كل من النجاحات والإخفاقات، ستتمكن من إنشاء سجل قوي لما نجح بشكل جيد وما لم ينجح. سيتم بالتأكيد استخدام هذه المعرفة في أنواع مماثلة من المشاريع.

من أجل توثيق جميع الدروس المستفادة بشكل فعال، يمكنك إجراء مقابلة قصيرة مع أعضاء الفريق وأصحاب المصلحة المشاركين في العملية. وبالتالي، من خلال فحص هذه الآفات وتسجيلها بشكل منهجي، يمكنك بناء ثقافة التعلم والمرونة للتنقل بسهولة في المشاريع المستقبلية.

استخدم WP Project Manager لتخفيف المخاطر

يعد WP Project Manager إدارة مشروعات قوية ومتعددة الأغراض وغنية بالميزات مصممة لـ WordPress. هذا يعني أنه يمكنك إنشاء أنواع مختلفة من المشاريع وإدارتها وتتبعها بكفاءة من لوحة تحكم WordPress الخاصة بك. إذا كنت تبحث عن سجل شامل للمخاطر أو حل لإدارة المشاريع، فيمكنك التفكير في استخدام هذه الأداة.

فيما يلي قائمة بالأشياء التي يمكنك القيام بها باستخدام هذا البرنامج المساعد:

• إنشاء مهام ومشاريع غير محدودة مع إضافة عدد غير محدود من زملاء العمل
• يتيح لك متتبع الوقت المدمج تتبع وحساب ساعات المشروع
• تصور تبعيات المهمة باستخدام مخطط جانت
• عرض سير العمل عن طريق لوحة كانبان بالسحب والإفلات
• إدارة الملفات والمستندات من مكان واحد
• أتمتة المهام المتكررة عن طريق تحديد الأنماط والمعلمات
• إنشاء تقارير لتتبع التقدم المحرز في المشروع
• التكامل مع WooCommerce وBuddyPress والعديد من التطبيقات الأخرى

خاتمة

في الواقع، بدون إدارة ناجحة للمشروع، من المستحيل أن تبقي نفسك على المسار الصحيح وتضمن نتائج مستدامة. من خلال تحديد المخاطر المحتملة وتقييمها ومعالجتها بشكل استباقي، يمكنك تقليل فرص تحول أي خطر إلى تهديد بشكل كبير.

ومع ذلك، آمل أن تكون قد فهمت الآن مدى صعوبة إدارة المشروع من خلال التنقل بشكل حاد وتخفيف المخاطر. ولهذا السبب أصبحت إدارة المشاريع اليوم دورًا وظيفيًا متميزًا في العديد من المنظمات.

لقد بذلنا قصارى جهدنا لتغطية جميع الخطوات التي ينبغي للمرء اتباعها لتحديد أي مخاطر محتملة مخفية في المشروع وكيفية التخفيف منها بنجاح. إذا كان لديك أي تعليقات أو اقتراحات بخصوص موضوعنا اليوم، يرجى إعلامنا بها من خلال قسم التعليقات أدناه.