تقسيم الخطوات في عملية إدارة المشروع

يجب أن يكون كل مدير مشروع على دراية بالمراحل الخمس لعملية إدارة المشروع. هذا سوف يساعدهم على إدارة المشاريع بشكل فعال. يتكون كل مشروع من مراحل مختلفة ويتم تنظيم هذه المراحل بطريقة منهجية بحيث يصبح من الأسهل على مدير المشروع إدارة مشاريعهم.

بدء المشروع

عند القيام بمشروع ما ، فإن إحدى الخطوات الأولى هي تحديده. المشروع هو نشاط يجب إكماله من أجل الحصول على نتيجة محددة مع قيود وأهداف فريدة. الغرض من تحديد مشروعك هو فهم ما تعمل عليه. يساعد ذلك في تحديد الأولويات ، وإنشاء جداول زمنية ، ومساعدتك في تحديد ما إذا كان هناك شيء يستحق القيام به أم لا.

عند تحديد ما إذا كان الأمر يستحق القيام بشيء كمشروع أم لا ، اسأل نفسك هذه الأسئلة:

• ما هي المنافع؟
• ما هي المخاطر؟
• هل لدي كل الافتراضات موثقة؟

تخطيط المشروع

الخطوة الأولى في إدارة المشروع هي تحديد المشكلة. يتضمن ذلك معرفة الأهداف التي تريد تحقيقها وكيف ستفعل ذلك. أهم شيء في هذه العملية هو أنك لا تقلق بشأن أهداف الآخرين ، أو ما إذا كانت واقعية بالنسبة لموقفك أم لا.

بدلاً من ذلك ، ركز على أن تكون طموحًا ولكن واقعيًا في نفس الوقت. على سبيل المثال: إذا كنت ترغب في الحصول على لياقتك بعد ثلاثة أشهر من الآن ولكنك لم تكن رياضيًا من قبل في حياتك ، فربما تبدأ بشيء أكثر قابلية للتحقيق مثل "المشي لمسافات طويلة مرة واحدة في الشهر" بدلاً من "الجري في ماراثون".

من المهم أيضًا ليس فقط تحديد الأهداف ولكن أيضًا فهم سبب أهمية هذه الأهداف!

على سبيل المثال: لماذا أرغب في إنقاص الوزن؟ ماذا يعني فقدان الوزن؟ هل سيحسن ثقتي واحترامي لذاتي؟ هل سأتمكن من ارتداء الملابس بشكل أفضل؟ كن أكثر صحة بشكل عام؟

تنفيذ المشروع

في هذه المرحلة ، ينجز مدير المشروع المهام والأنشطة اللازمة لإكمال المشروع. بالإضافة إلى مراقبة أداء العمل والتحكم فيه ، يجب عليه أو عليها التنظيم والموظفين وتوجيه الموارد وكذلك التواصل مع أصحاب المصلحة.

تحتوي القائمة التالية على بعض المسؤوليات الرئيسية التي قد تكون متضمنة في هذه المرحلة:

• التنظيم - التخطيط لكيفية بدء المشروع وإكماله من خلال تحديد الأدوار والمسؤوليات لأعضاء الفريق ؛ إنشاء جداول زمنية تحديد المخاطر تخطيط استراتيجيات الاتصالات. تطوير خط أساس للميزانية ؛ التنسيق مع مشاريع أخرى (إن وجدت)
• الموظفون - حدد الموظفين الذين لديهم معرفة بمجال عملك المحدد أو مجال خبرتك (إذا لزم الأمر) ، ثم قم بتعيينهم إذا كانوا متاحين بين الموظفين أو تعاقد معهم كمستشارين
• التواصل - إنشاء تقارير توضح التقدم المحرز في ضوء المعالم / الإنجازات حتى يتمكن أصحاب المصلحة من البقاء على اطلاع بما يحدث داخل مشاريع مؤسساتهم
• المراقبة - تتبع التقدم نحو الأهداف باستخدام أدوات التحليل مثل Jira أو Trello التي تتيح لك عرض جميع المشكلات المفتوحة عبر فرق متعددة في مكان واحد

مراقبة المشروع والتحكم فيه

تعد مراقبة المشروع والتحكم فيه جزءًا مهمًا من مجموعة العمليات.

تضمن المراقبة أن المشروع يسير على المسار الصحيح ويتم تنفيذه بشكل فعال بينما يضمن التحكم استمراره في المسار الصحيح. الأدوات المستخدمة للمراقبة هي نظام تقارير رسمي ، مثل تقارير Microsoft Project الافتراضية ، أو أداة مثل Redmine لرؤية جميع مشاريعك في مكان واحد. يمكن استخدام هذه لإنشاء تقارير الحالة لأصحاب المصلحة أو تتبع المهام الرئيسية من خلال تواريخ الانتهاء الخاصة بهم (أو إذا كانت متأخرة عن الجدول الزمني).

إغلاق المشروع

أنشطة إغلاق المشروع هي المرحلة الأخيرة من دورة حياة المشروع. يشملوا:

• المراجعة النهائية للمشروع
• تقرير المشروع النهائي
• توثيق أنشطة الإغلاق
• العرض التقديمي النهائي للمشروع
• التوقيع على وثائق المشروع وملفاته وأرشفتها. يمكنك تخزين هذه الملفات والتقارير في مستودع واحد أو توزيعها عبر أنظمة متعددة ، بما في ذلك خوادم الملفات الإلكترونية أو محركات الأقراص المشتركة على شبكتك. بمجرد أرشفتها ، تكون هذه الموارد متاحة للاستخدام في المستقبل من قبل الآخرين الذين قد يحتاجون إلى الوصول إليها لأغراض البحث أو مشاريع أخرى (أجهزة العرض).

الخطوة الأولى في دورة حياة المشروع هي تحديد المشروع. يتم ذلك عن طريق إنشاء ميثاق المشروع ، وهو مستند يحدد ماهية المشروع ، ولماذا يتم تنفيذه ، ومن سيشارك. للخطوة التالية ، يمكنك التخطيط لكيفية تنفيذ مشروعك. يتضمن ذلك تحديد الموارد اللازمة للمشروع ، بالإضافة إلى تحديد الأهداف والغايات الخاصة به.

الخطوة الثالثة في أفضل عملية تدريب على PRINCE2 هي تنفيذ الخطة. وهذا يعني اتخاذ إجراءات بشأن جميع جوانب المشروع ومتابعة أي التزامات تم التعهد بها أثناء التخطيط.

بعد التنفيذ تأتي المراقبة والتحكم في النشاط على أساس يومي. يتضمن ذلك قياس الأداء مقابل الأهداف وتحديد المخاطر والقضايا التي يمكن أن تؤثر على الأداء ومعالجتها قبل أن تصبح مشاكل. المرحلة الأخيرة من أفضل تدريب لـ PRINCE2 هي إغلاق المشاريع بمجرد اكتمالها بنجاح أو التخلي عنها إذا فشلت في تحقيق الأهداف.

مع شهادة PMP عبر الإنترنت ، يمكنك التعرف على عمليات وأدوات إدارة المشاريع.

في هذا القسم ، ستتعرف على عملية إدارة المشروع والأدوات:

• عملية إدارة المشروع

تتضمن الدورة التدريبية عبر الإنترنت لشهادة PMP الموضوعات التالية:

• أهمية عملية إدارة المشروع في المشاريع
• خطوات عملية إدارة المشروع
• كيفية استخدام أدوات إدارة المشروع خلال كل خطوة في المشروع

استنتاج

إدارة المشروع هي عملية معقدة. إنه ينطوي على تنسيق عدد من الأنشطة والأشخاص ، ومن الضروري أن يكون لديك الأدوات المناسبة لإدارة مشاريعك بنجاح.

شهادة إدارة المشاريع هي واحدة من تلك الأدوات. سوف يساعدك على تحسين مهاراتك ، وتعزيز آفاق حياتك المهنية ، ويجعلك أكثر قابلية للتسويق في سوق العمل التنافسي اليوم.

شهادة محترف إدارة المشاريع (PMP) هي أكثر شهادات إدارة المشاريع شهرة في العالم. تثبت شهادة PMP معرفتك في خمس عمليات رئيسية لإدارة المشاريع: البدء والتخطيط والتنفيذ والمراقبة والتحكم والإغلاق. بالإضافة إلى ذلك ، فإنه يثبت أن لديك المهارات والخبرة المناسبة اللازمة للنجاح كمدير مشروع أو قائد فريق.

بالنسبة للمهنيين المعتمدين في PRINCE2 ، يوفر هذا البرنامج فرصة للتعرف على عملية اعتماد PMP والحصول على مواد التحضير لامتحان شهادة PMP دون أي تكلفة إضافية!

مقالة ذات صلة مثيرة للاهتمام: 19 أفضل مدونة لإدارة المشاريع تحتاج إلى متابعتها.