الجواهر الخفية: غرف الاجتماعات وأثرها على أداء الأعمال

نشرت: 2023-09-13

في عالم اليوم، أصبح الاتصال عبر الإنترنت وإدارة البيانات الرقمية والاجتماعات غير الورقية هو الخيار المفضل لأعضاء مجلس الإدارة وفرق العمل في جميع أنحاء العالم. وذلك لأن الرقمنة توفر راحة لا يمكن إنكارها، وفعالية من حيث التكلفة، وإدارة سهلة للمهام من أي مكان.

علاوة على ذلك، فإن الرقمنة ليست مجرد خيار مفروض؛ يعتقد كل أربعة من كل خمسة من مديري مجالس الإدارة على مستوى العالم أن مجالس إدارة الشركات يجب أن تقود التحول الرقمي.

علاوة على ذلك، مع تزايد الطلب على حلول إدارة مجالس الإدارة عبر الإنترنت، يتزايد عدد كبير من مقدمي الخدمات. ومع ذلك، هناك عدد قليل فقط من حلول إدارة الاجتماعات التي تغطي جميع جوانب إدارة مجلس الإدارة بشكل شامل. أحد هذه الحلول هو برنامج بوابة مجلس الإدارة الذي يتميز بجميع الميزات القياسية وحتى المتقدمة لإدارة اجتماعات مجلس الإدارة والوثائق والاتصالات بشكل فعال.

وإليك كيف يمكن أن يكون لمجالس الإدارة الافتراضية تأثير قوي على حوكمة الشركات. لنبدأ بمقدمة عن تقنية بوابة اللوحة.

ما هو برنامج قاعة الاجتماعات الافتراضية؟

برنامج بوابة مجلس الإدارة، أو برنامج اللوحة الافتراضية، هو برنامج آمن لإدارة اجتماعات مجلس الإدارة عبر الإنترنت وحل مؤسسي كامل مخصص لأعضاء مجلس الإدارة والمديرين التنفيذيين والمديرين التنفيذيين وأمناء مجلس الإدارة وأصحاب المصلحة والمستثمرين وقادة النقابات واللجان وغيرهم من صناع القرار.

على عكس العديد من أدوات إدارة الاجتماعات الأخرى، فإن برنامج اللوحة معروف بوظيفة الكل في واحد. ومع ذلك، مع بوابات اللوحة الآمنة، يمكنك:

جدولة اجتماعات مجلس الإدارة أو ترتيبها أو إدارتها أو تسجيلها أو تتبعها
حماية مستندات اللوحة ومشاركتها وتخزينها وتحريرها وعرضها والتعليق عليها وتبادلها وتوزيعها
التواصل مع أعضاء مجلس الإدارة الآخرين أو المستشارين أو المستثمرين أو الأطراف الثالثة
تبسيط المعاملات التجارية الخارجية أو تسهيل الصفقات المالية
يمكنك بسهولة إعداد مستندات طويلة وتستغرق وقتًا طويلاً باستخدام القوالب المضمنة في قاعات الاجتماعات

أفضل ما في الأمر هو أن غرف الاجتماعات الافتراضية فعالة بنفس القدر بالنسبة للمؤسسات التجارية وغير الربحية والحكومية أو العامة.

فيما يلي بعض المزايا الجديرة بالذكر لاستخدام برنامج بوابة اللوحة.

1. سهولة الإعداد وسهولة الوصول إلى المستندات المتعلقة بالمجلس

" إن قاعات اجتماعات الإدارة الافتراضية رائعة للغاية؛ يمكنك فعل أي شيء معهم حرفيًا. يقول جيسوس ريفاس، استراتيجي التسويق: "يمكنك عقد اجتماعات طويلة وأنت مرتاح في منزلك، والوصول إلى أي شيء عند الحاجة، وإعداد دفاتر مجلس الإدارة، والتقارير، ومواثيق اللجان باستخدام قوالب مدمجة، والحفاظ على بياناتك آمنة، أو تتبع مرؤوسيك". في board-room.org. يمكنك أيضًا معرفة كيفية كتابة ميثاق للجنة.

كما قال ريفاس، يمكن أن تساعدك غرف مجالس الإدارة على القيام بأي شيء يتعلق بواجبات مجلس الإدارة في أقل وقت ممكن. وقد يشمل ذلك إعداد حزم اللوحة أو أي تقرير آخر بأقل جهد.

يتيح برنامج اللوحة الافتراضية للمديرين وأعضاء مجلس الإدارة الوصول بسهولة إلى مستندات مجلس الإدارة من أي مكان وفي أي وقت. كل ما تحتاجه هو جهاز إلكتروني معروف مثل الهاتف الذكي واتصال بالإنترنت.

كما يسمح مزودو غرف الاجتماعات الافتراضية الحديثة أيضًا بالوصول من خلال تطبيقات الهاتف المحمول، مما يجعل مستندات مجلس الإدارة على بعد نقرة واحدة فقط. علاوة على ذلك، يسمح بعض البائعين بالوصول دون اتصال بالإنترنت إلى المستندات المخزنة.

2. تعزيز عملية صنع القرار

يعتمد اتخاذ القرار المستنير على الحصول على أحدث المعلومات. تسمح ميزة إدارة البيانات في برنامج اللوحة بتحديث المستندات في الوقت الفعلي، ويقوم نظام الإشعارات الفورية بإعلام المستخدمين المعنيين على الفور.

علاوة على ذلك، فإن محاضر الاجتماعات وجداول الأعمال السابقة والبيانات المالية وأدلة السياسات والتقارير متاحة بسهولة من خلال برنامج غرفة الاجتماعات. يتيح التوفر الفوري لبيانات مجلس الإدارة لأعضاء مجلس الإدارة اتخاذ قرارات أكثر استنارة وفي الوقت المناسب.

3. حماية أقوى ومعتمدة للبيانات

يوفر برنامج بوابة اللوحة مستوى عاليًا من الأمان، ويحمي المعلومات السرية بمساعدة طبقات الحماية المتعددة. يلتزم موردو برامج اللوحة المعتمدة بمعايير إدارة البيانات والأمان التي وضعتها المنظمات المعترف بها مثل HIPAA، وISO، وFISMA، وFINRA، وSOC، وGDPR، وما إلى ذلك.

توفر ميزات مثل التحقق بخطوتين وعرض السياج والمستندات ذاتية التدمير وتطهير الجهاز عن بعد والعلامات المائية الرقمية والتحكم في الوصول إلى المستندات وتشفير البيانات وقيود عنوان IP مزيجًا لا يهزم من الحماية الإلكترونية.

ملحوظة: برامج اللوحة الموثوقة هي تلك التي تلتزم بشكل صارم بالمبادئ التوجيهية التي وضعتها السلطات التنظيمية المعنية كما هو مذكور أعلاه. من المهم أن تعرف أن التعاقد مع بائعين غير معتمدين سيخلق مشكلات تتعلق بالامتثال.

4. إدارة مجلس الإدارة بكفاءة

تعد إدارة مهام مجلس الإدارة باستخدام بوابات مجلس الإدارة أسرع وأكثر كفاءة من الطرق التقليدية. يمكن إجراء الاستعدادات للاجتماعات المخططة أو غير المخطط لها في غضون دقائق. يؤدي الوصول إلى البيانات أو مشاركتها أو توزيعها بأمان وبسرعة إلى توفير الوقت.

كما يمكن لأعضاء مجلس الإدارة إعداد جداول أعمال الاجتماعات بكفاءة، وتوزيعها على الفور، والوصول إلى مواد مجلس الإدارة، والمشاركة في اجتماعات الفيديو/الصوت، وإثارة المخاوف، والإدلاء بالأصوات، وإجراء الاستطلاعات، وتوقيع المستندات، وتنفيذ المهام الإدارية الأخرى بسهولة. باختصار، تساعد غرف مجالس الإدارة على إنجاز المزيد من العمل في وقت أقل.

5. الشفافية ومراقبة نشاط المستخدم

تستخدم بوابات مجلس الإدارة أدوات مراقبة لتتبع كل نشاط داخل قاعة مجلس الإدارة، وتعزيز الشفافية وتشجيع الحد الأقصى من المشاركة من أعضاء مجلس الإدارة مع بناء الثقة بين أصحاب المصلحة. يمكن للمسؤولين اتخاذ الإجراءات في الوقت المناسب في حالة وجود غموض أو أنشطة غير مصرح بها والقبض على الجناة على الفور.

6. تخفيض التكلفة

يضيف برنامج بوابة مجلس الإدارة قيمة مالية كبيرة للشركة من خلال حماية البيانات من التسريبات أو الانتهاكات، مما يؤدي في النهاية إلى حمايتها من الدعاوى القضائية والعقوبات المحتملة.

علاوة على ذلك، فهو يقلل من النفقات المرتبطة بالورق والطباعة وتجميع وتوزيع وثائق مجلس الإدارة، وبالتالي تقليل الحاجة إلى اجتماعات مجلس الإدارة في الموقع.

قم بتغليفه

على وجه التحديد، قاعة الاجتماعات الافتراضية هي برنامج لإدارة مجلس الإدارة متعدد الوظائف يقدم حلولاً شاملة لإدارة مستندات مجلس الإدارة، والاتصالات الافتراضية، وإدارة المشاريع، وإدارة الاجتماعات، وإدارة الصفقات.

البرنامج آمن للغاية، وفعال من حيث التكلفة، ويسمح بالوصول عن بعد في أي وقت. تتضمن بعض بوابات اللوحات الجديرة بالملاحظة والآمنة للغاية Azues Convene، وiDeals Boards، وNasdaq Boardvantage، وGovenda Boards، وBoardPro. تحقق من برنامج غرفة الاجتماعات من أجل اجتماع مجلس الإدارة القادم عبر الإنترنت!