النقاط الرئيسية لغرف البيانات الافتراضية
نشرت: 2022-03-23غرفة البيانات الافتراضية: كل ما تحتاج إلى معرفته
غرفة البيانات الافتراضية (VDR) عبارة عن مستودع بيانات عبر الإنترنت آمن وبالتالي فهو ضروري في حالات رقمنة الأعمال. علاوة على ذلك ، فإنه يسمح بمشاركة معلومات الأعمال الحساسة أو الخاصة التي تمتلك سيطرة كاملة على الوصول إلى الوثائق. تعد خدمات غرفة البيانات هذه حيوية للمعاملات المالية وقروض القروض وجمع الأموال والأهداف الأخرى.
لا تخلط بين غرف البيانات الافتراضية وأدوات التخزين السحابية
للحصول على نظرة عامة عامة على VDR ، يعتبر معظم الناس عن طريق الخطأ VDR والتخزين السحابي نفس الخدمات عبر الإنترنت. إنها متشابهة بالنظر إلى وظائفها ، لكن أغراضها مختلفة. يبدو أن أدوات التخزين السحابية المختلفة جزء لا يتجزأ من ممارسة الأعمال التجارية ، ولكنها تُستخدم أيضًا بشكل شائع بين المستخدمين البسطاء للأجهزة الحديثة.
تسمح كلتا الخدمتين بتخزين المعلومات ومشاركتها. ومع ذلك ، يقدم VDR المزيد من الخدمات والميزات مثل الأمان الجدير بالثقة ، وتتبع نشاط المستخدمين ، والإدارة ، والإشعارات ، وقوائم المراجعة ، وما إلى ذلك.
غرف البيانات الافتراضية - طرق التنفيذ
تعد VDRs سهلة الاستخدام في كل مرة تحتاج فيها الشركات إلى مشاركة المعلومات مع أطراف أخرى أو أن يكون لديها نقطة وصول مركزية للموظفين.
أكثر الطرق انتشارًا لتطبيق VDR هي:
- عمليات الاندماج والاستحواذ. عادةً ما تحتوي أكوام المستندات المطلوبة لإجراء الاندماج والاستحواذ على بيانات سرية أو آمنة. في مثل هذه الحالات ، يتبين أن برنامج غرفة البيانات أداة موثوقة لمشاركة المستندات أو تبادلها.
- في الشراكة التجارية ، توفر غرف البيانات الافتراضية عمليات تشغيل أو توزيع بيانات أو عمليات مشتركة أخرى آمنة وشفافة في نفس الوقت.
- تصرفات المراجعة. تعد مراجعة سياسات الشركة والامتثال والحسابات جزءًا لا يتجزأ من ممارسة الأعمال التجارية. يمكن أن تؤثر المواقع البعيدة أو المناطق الزمنية المختلفة مع المراجعين سلبًا على الحفاظ على التفاعل المستمر. باستخدام برنامج غرفة البيانات عبر الإنترنت ، يمكن للشركات تجنب العمليات التي تستغرق وقتًا طويلاً وتقليل مخاطر تسرب المعلومات بشكل آمن.
- تتطلب الاكتتابات الأولية جهودًا هائلة إلى جانب أحجام هائلة من الأعمال الورقية. يجب إنشاء أكوام من الوثائق وتوزيعها. في هذه الحالة ، جزء من VDR لا يقدر بثمن ، حيث من الممكن تقييد الوصول إلى مستخدمين محددين بدل إعداد "العرض فقط" دون إجراء أي تغييرات أو طباعة.
- من خلال جمع الأموال لمشروع جديد أو قائم ، يمكن للشركات مشاركة المعلومات المطلوبة مع المستثمرين المحتملين. تسمح بعض خدمات غرفة البيانات بالمشاركة في العناية الواجبة قبل الاستثمار ولا تقلق بشأن سلامة المعلومات الشخصية.
- متنوعة تقاسم. يوجد موفرو VDR يمكّنون من تخزين كميات كبيرة من البيانات بتنسيقات مختلفة. لا تستغرق مشاركة المعلومات المطلوبة الكثير من الوقت ؛ البحث عن ملفات محددة أو وثائق تعمل عن بعد - يبدو أنه لا يمثل مشكلة في استخدام خدمات غرفة البيانات
ما هي السمات الرئيسية لغرف البيانات
يتحول عمالقة الأعمال والشركات الصغيرة إلى VDRs لتحسين الخدمات أو كفاءة سير العمل. ما هي ميزات VDRs التي تجعلها مفيدة؟
- أمن البيانات الحساسة. بالنسبة لأولئك الذين يمارسون الأعمال التجارية عبر الإنترنت ، فإن عدم أمان الوثائق القيمة يمثل أولوية قصوى. بسبب النطاق الواسع لقيود القبول ، من الممكن اختيار المستخدمين ومنحهم حق الوصول فقط للعرض أو الطباعة أو التحرير أو الوظائف الأخرى المطلوبة. مثل هذه القيود المخصصة ، والتشفير ، والعلامات المائية الآلية ، والتحقق من الهوية ، وإعدادات مدة الوصول ، تجعل تخزين البيانات الحساسة آمنًا.
- التتبع والمراقبة. يعد التحكم الدقيق في نشاط المستخدمين مفيدًا إلى حد ما في جوانب معينة من إدارة الأعمال التجارية. تتيح غرف البيانات الإلكترونية إمكانية تتبع وقت المستخدمين عبر الإنترنت ومراقبة جميع إجراءات المستخدمين ووثائقهم التي تم تحريرها أو طباعتها أو تنزيلها. يمكن للمالكين متابعة حالة ومستوى تقدم المشاريع. يمكنهم أيضًا تتبع البيانات التي تثير الاهتمام الكبير للعملاء أو الموظفين.
- سهل الاستخدام. لا يتطلب بدء غرفة بيانات جديدة بشكل عام الكثير من الجهد. يمكنك تحميل الملفات عن طريق سحبها وإفلاتها في نافذة التحميل المعتادة. يستغرق البحث عن المعلومات الضرورية ثوانٍ ؛ أدخل الكلمة أو العبارة. من الممكن أيضًا دمج محتوى الملفات المختلفة في ملف واحد باستخدام VDRs. عرض المستندات لا يتطلب تثبيت برامج إضافية. تعمل الواجهات البديهية على تبسيط تشغيل معظم غرف البيانات إلى حد كبير.
- الحفاظ على الاتصال المباشر. التعاون الفعال ممكن أينما كان أعضاء الفريق. تسمح المنتديات المحمية بالمشاركة في المناقشات وطرح الأسئلة والإجابة عليها أو بدء محادثات مع مجموعة محددة من المستخدمين في الوقت الفعلي.
نصائح لاختيار موفري غرف البيانات الافتراضية
إذا اخترت تطبيق VDR لأهداف العمل أو احتياجات أخرى ، فإليك مراجعة قصيرة مفيدة لاختيار موفري VDR:
- حدد الغرض الرئيسي من VDR. في أي المجالات ستنفذ غرفة بيانات افتراضية؟
- تحديد الميزات التي تحتاجها. يمكن لبائعي غرف البيانات المختلفين تقديم ميزات مختلفة من حيث الحجم والجودة. أحدهما أكثر ملاءمة للتخزين الآمن ، في حين أن البعض الآخر مثالي للتعاون.
- احسب ميزانيتك. تعتمد كمية ميزات VDRs على السعر. لاختيار البيانات المناسبة ، يمكنك الرجوع إلى البيانات مع التركيز على السعر والامتثال للميزات.
- ضع في اعتبارك المراجعات. شراء منتج جديد سيكون من الجيد قراءة المراجعات والتعليقات. علاوة على ذلك ، يمكن لبعض مزودي غرف البيانات الافتراضية تقديم فترات تجريبية مجانية أو إصدارات تجريبية. قم بزيارة https://virtual-dataroom.org/ - هنا ، يمكنك مشاهدة قائمة بأفضل مقدمي الخدمات وتقييماتهم ، والوصول إلى ملفاتهم الشخصية.
تلعب غرف البيانات الافتراضية دور توفير الوقت ، والأدوات الآمنة والمريحة لتخزين وتوزيع المعلومات الشخصية. يقدم VDR ميزات تعد ، بالتأكيد ، جزءًا لا يتجزأ من عولمة الأعمال والتحديث والرقمنة.