أفضل ممارسات الحدث الافتراضي التي تحتاج إلى تنفيذها

لقد غيرت الثورة الرقمية المؤتمرات إلى الأبد. ما كان في يوم من الأيام مشروع تخطيط مدته أسبوع يمكن الآن تنفيذه في نفس اليوم عبر الإنترنت. في حين أن بعض الأشخاص قد يفوتون الأيام الخوالي ، فإن العديد من الفوائد مثل زيادة إمكانية الوصول والوعي بالعلامة التجارية وزيادة الحضور توضح أن أحداث الصناعة الافتراضية لا تسير في أي مكان.

يجب أن تكون عالية الجودة ، ولكن كيف يمكن للشركات أن تتحسن في استضافة الأحداث الافتراضية الناجحة؟ تتمثل الخطوة الأولى للتحسين في تعلم أفضل ممارسات الأحداث الافتراضية ، ثم إيجاد طرق لتنفيذها.

في هذه المقالة ، سوف نستكشف كيفية استضافة حدث افتراضي يحافظ على تفاعل واهتمام الضيوف.

أفضل ممارسات الحدث الافتراضي

حدد نوع الحدث الذي تخطط لاستضافته

إن أهم خيار عليك القيام به هو نوع الحدث الذي ستستضيفه قبل أن تبدأ حتى بأفضل ممارسات الحدث الافتراضي. هل تخطط لمعرض وظيفي افتراضي؟ معرض تجاري افتراضي؟ حدث رياضي على الإنترنت؟ هل تريد التخطيط لمؤتمر افتراضي أكثر احترافًا؟ أو ربما تفضل ندوة على نطاق أصغر؟

بغض النظر عن نوع العمل الذي تديره ، هناك العديد من الأنماط المختلفة للأحداث الافتراضية المتاحة. يعتمد تحديد أيٍ منها على ما تريد أن يأتي من هذا الحدث. تحتاج إلى تحديد توقعات وأهداف وجداول زمنية واضحة لتتمكن من اختيار الحدث المناسب لك عبر الإنترنت.

أداء إنشاء قوائم العملاء المحتملين مبكرًا

يعتبر الحدث عبر الإنترنت عديم الفائدة إذا لم يحضره أحد. يعد إنشاء قوائم العملاء المحتملين خطوة ضرورية لإعلام الأشخاص بأول حدث افتراضي لك. هناك طرق متعددة لذلك ، مثل البيانات الصحفية والمدونات والتسويق عبر البريد الإلكتروني والتجمعات الاجتماعية. يعتمد ما تستخدمه على قاعدة العملاء المستهدفة والمكان الذي ستحقق فيه أكبر قدر من النجاح.

اختر الأنظمة الأساسية المناسبة للحدث الظاهري لحدثك الافتراضي

تمامًا مثل اختيار الموقع ، تحتاج إلى اختيار أفضل مكان للوصول إلى جمهورك. في هذه الحالة ، يعني هذا اختيار أفضل منصة حدث افتراضية لك. هناك الكثير من المنصات ، وعليك أن تختار الأفضل لك ولحاضرك.

جرب البحث عن ميزات أو خيارات تسعير للمساعدة في اختيار الأفضل. يمكنك أيضًا معرفة ما يستخدمه منظمو الأحداث الآخرون ، والسؤال عن سبب استخدامهم لتلك المنصة.

جلب القيمة وليس العروض

قد يبدو هذا غير ضروري. ربما تفكر ، "حسنًا ، إذا اشتروا منتجي ، فسيحصلون على قيمة" ، لكن قد لا يشعر عملاؤك بنفس الشعور.

يمكن أن يكون هذا مهمًا بشكل خاص إذا أخبرت الحاضرين أنه لن تكون هناك قيود مرتبطة بالحدث الخاص بك.

بدلاً من تقديم العروض التقديمية ، حاول تقديم قيمة عن طريق ملء جلساتك بالمقابلات وسلسلة الفصول الدراسية الرئيسية والمتحدثين الخبراء ومحتويات أخرى. يمكنك ترك عروضك لفريق التسويق.

لا تبخل على جودة الإنتاج

الوقت هو المورد الأكثر قيمة الذي يمكننا استخدامه ، لأنه المورد الوحيد الذي لا يمكننا الحصول على المزيد منه. لا تتوقع من الناس أن يستبدلوا وقتهم بتجربة متواضعة. يمكن أن تساعد أدوات مشاركة الجمهور والتفاعل ، ولكن غالبًا ما تكون جودة الإنتاج هي العامل المحدد.

أنت بحاجة إلى متحدثين من الدرجة الأولى بالإضافة إلى موضوعات مثيرة للاهتمام لتكون قادرًا على التميز بين الحشود. يحتاج منظموك إلى إشراك الجمهور والاستماع إليه. يمكنك الاستماع باستخدام الكثير من استطلاعات الرأي أو الاستطلاعات. نحن جميعًا نتعلم ، ونريد جميعًا إنشاء تجربة حدث افتراضي أفضل بشكل عام.

سجل الجلسات واجعلها متاحة بعد الحدث

في حدث افتراضي ، يمكن ويجب تسجيل كل شيء. إذا لم تسجل أحداثك الافتراضية ، فأنت تفقد شكلًا رائعًا من الإيرادات. يمكنك وضع جلساتك المسجلة على الإنترنت للحاضرين الذين فاتتهم الفعالية ، أو يمكنك نشرها على استراتيجيات توليد الطلب الخاصة بك.

يمكنك استخدام هذه الجلسات المسجلة كرافعة مالية. هل حظيت مؤخرًا بجلسة شعبية؟ استخدم هذه الجلسة كندوة عبر الإنترنت بعد الحدث الافتراضي للعثور على مجموعة جديدة كاملة من العملاء المحتملين . يمكنك حتى التفكير في إعادة تخصيص هذه الأحداث للرسوم البيانية أو المدونات أو الكتب الإلكترونية التي يمكنها التعامل مع العملاء على مستوى مختلف تمامًا.

خلق تجربة بشرية في عالم افتراضي

جوهر أي حدث هو "التجربة البشرية" ، والتي تعني فقط إبقائها حقيقية . دع الجمهور يرى محادثة جيدة ، بغض النظر عن الموضوع. يؤدي ذلك إلى زيادة تركيز الحضور مع الحفاظ على حساسيتهم تجاه البيئة العالمية التي يراها الحاضرون في الحدث كل يوم.

يمكن أن تأتي البيئة الافتراضية أيضًا مع بعض الميزات الرئيسية للمساعدة في تحسين "إبقائها حقيقية".

على سبيل المثال ، يمكن للأحداث عبر الإنترنت توصيل الحاضرين باستخدام الدردشات الجماعية. يمكنهم حتى التعاون في الوقت الفعلي ، مما يمكن أن يزيد من تفاعل الحاضرين.

قم بتسويق المؤتمر الافتراضي الخاص بك

لا يمكن للناس الحضور إلى حدث لا يعرفون عنه! تأكد من منح نفسك الكثير من الوقت للترويج لحدثك.

القاعدة العامة الجيدة هي أن تمنح نفسك ثلاثة أشهر من الوقت الترويجي ، مع إعطاء إخطارات شهرية قبل الحدث. بعد ذلك ، كلما اقترب الأمر ، يمكنك التبديل إلى الإشعارات الأسبوعية أو اليومية لجمهورك على وسائل التواصل الاجتماعي. يمكن أن تكون وسائل التواصل الاجتماعي طريقة سريعة للترويج لحدثك ومعرفة مقدار المشاركات التي تنشئها نتيجة لذلك.

استثمر في غنيمة للحضور

يمكن أن تكون هدايا الشركات وغنائم الشركة وأنواع العروض الأخرى طريقة رائعة لإشراك الحضور. يحب الجميع الحصول على أشياء مجانية ، لذا حاول الحصول على هدايا تناسب السوق الذي تستهدفه. على سبيل المثال ، إذا كنت تتحدث إلى العملاء المحتملين ، فقد تكون أدوات Swag هي السبيل للذهاب. إذا كان لديك جمهور من جيل الألفية إلى الجيل Z ، احصل على بطاقات بوكيمون وشاهد فرحتهم المفاجئة .

يمكنك حتى تقديم هذه الهدايا كجوائز لمن يشاركون في الحدث. يمكن أن يكون الفائزون على سبيل المثال أولئك الذين يجيبون على الأسئلة ، ويقدمون التعليقات ، وينضمون إلى غرف الدردشة ، وما إلى ذلك.

يمكن للتكنولوجيا أن تصنع مؤتمرك الافتراضي أو تحطمه

التكنولوجيا هي موجة المستقبل ، وفي بعض الأحيان يتعين عليك ركوبها أو الانجراف. عند البحث عن منصة تقنية أو شريك أو حل ، لا تتوقف عند أحد. استخدم المزيد من التكنولوجيا لإنشاء أفضل منصة حدث افتراضي للحاضرين ، ومنحهم أفضل تجربة حدث افتراضي ممكنة.

يمكن أن يكون اختيار النظام الأساسي والتقنية المناسبين مثل طهي وجبة. يمكنك فقط شراء وجبة مبردة من المتجر وإعطائها للشركة ، لكنها قد لا تكون راضية في النهاية. من ناحية أخرى ، إذا اشتريت مكونات متعددة لطهي الوجبة ، فسيكون لدى ضيوفك معدة ممتلئة عندما يعودون إلى المنزل . وبنفس الطريقة ، لا توجد تقنية شاملة متكاملة لإدارة حدث افتراضي.

قم بتضمين المشرفين في الحدث الخاص بك

كن مستعدًا لأن تخرج الأمور عن نطاق السيطرة ؛ غالبًا ما يكون الأشخاص غير مهذبين عبر الإنترنت مثلهم في وضع عدم الاتصال.

لكي تكون جاهزًا ، تأكد من وجود الكثير من الوسطاء في متناول اليد لكتم صوت أو حظر حضور الحدث الافتراضي في حالة حدوث الأسوأ.

جهز الحاضرين للحدث

لا تفترض الكثير بشأن ضيوف الحدث الخاص بك ؛ ليس كل شخص على دراية بالتكنولوجيا. تأكد من تجهيز الحاضرين لمساعدتهم على تحقيق أقصى استفادة من الحدث الخاص بك.

قدم دعمًا تقنيًا لميزات معينة للأداة ، مثل البائعين والغرف والأكشاك الافتراضية وكيفية توصيل الحاضرين.

استئجار مدرب محترف

أحد الأشياء التي غالبًا ما تفوتها الأحداث الافتراضية هو فرصة ربط الجلسات والأفكار الرئيسية وأحداث التواصل معًا دون الشعور بالانزعاج. الحل؟ مدير محترف . عندما تستأجر شخصًا لإعطاء إعلانات ، وقيادة جلسات الأسئلة والأجوبة ، وجلسات البداية والنهاية ، سيساعد ذلك على إضفاء المرح على المؤتمر.

عند البحث عن رئيس ، قد يكون من المهم التفكير في النغمة التي تريدها لحدثك. هل تريد جاد ام سخيف؟ سيكون رئيسك هو وجه الحدث ، لذا اختر شخصًا يمثل مناسبتك بشكل أفضل.

استخدم الميزات الافتراضية لإمكانياتها الكاملة

باستخدام الميزات الفريدة التي تأتي مع الأحداث الافتراضية ، خطط لبدء إشراك الحاضرين عشرة أضعاف. فكر في الخيارات المتاحة لديك: أدوات لمساعدة الحضور على التواصل ، والأسئلة والأجوبة المباشرة ، ومكالمات الفيديو الفردية ، والجلسات المنفصلة ، بالإضافة إلى أزرار رد الفعل مثل التصفيق أو رفع اليد.

يمكن أن تساعد كل هذه الميزات الافتراضية في الحفاظ على مشاركة الحضور في الحدث ، مما يؤدي إلى مشاركة أفضل. علاوة على ذلك ، يمكنك حتى تتبع المعلومات لمعرفة ما يثير اهتمام جمهورك وما هو الأفضل في أحداثك.

ابحث عن طرق فريدة لإشراك الحضور

امنح الحاضرين في الحدث الافتراضي تجربة تفاعلية وجذابة ، وسيكون حدثًا افتراضيًا ناجحًا.

سواء كنت تساعد الأشخاص على التفاعل من خلال وسائل التواصل الاجتماعي (على سبيل المثال ، من خلال طرح الأسئلة بعلامات تصنيف محددة) أو عن طريق الرسائل في حدثك الافتراضي ، فاستعد للرد بسرعة لإبقاء الناس مستثمرين ومتحمسين.

جهز خطة أو جدول أعمال

يمكن أن يكون إنشاء حدث افتراضي بدون خطة قوية مسبقًا بمثابة إعداد للفشل. يساعد الهيكل في الحفاظ على مشاركة ضيوفك ويحافظ على الاجتماع في الوقت المحدد.

يمكنك أيضًا مشاركة جدول الأعمال مع الحاضرين أثناء التخطيط للحدث حتى يعرفوا ما يمكن توقعه. كما أنه يساعد في الحفاظ على مكبرات الصوت الخاصة بك جاهزة للوقت المخصص لها ، وبالتالي الحفاظ على الاجتماع سلسًا.

قم بتعيين جدول زمني واقعي

اختر وقتًا أو تاريخًا يمكن للأشخاص في مجتمعك الحضور فيه. لحسن الحظ ، لا داعي للقلق بشأن الموقع كما تفعل في الأحداث الشخصية ، ولكن لديك مشكلة مختلفة تمامًا. نظرًا لأن الحاضرين يمكن أن يأتوا من أي مكان ، فستحتاج إلى التفكير في المناطق الزمنية أيضًا.

في عالم مثالي ، يستغرق التخطيط لاستضافة حدث افتراضي حوالي ثمانية إلى عشرة أسابيع ، لكن لا تدع ذلك يخدعك.

تحدث المشاكل ، وإذا خسرت أسبوعًا بسبب مشكلة أثناء التطوير ، فقد تكون عالقًا. بدلاً من ذلك ، حاول حجز الحدث الخاص بك مقدمًا بوقت طويل للسماح لفريق التسويق الخاص بك بالعمل ، وكذلك لمنظمي الحدث الخاص بك لبناء الحدث بشكل مثالي.

اعرض الرعاة

تأكد من أن الرعاة لديهم منطقة مخصصة لعرض أنفسهم ، تمامًا مثل حدث شخصي.

يمكن القيام بذلك بعدة طرق ، مثل عرض المحتوى أو الشعارات أو حتى غرفة انتظار افتراضية ذات علامة تجارية. يمكن أن يساعد هذا في تطوير نفس التأثير مثل حدث شخصي ، وفي بعض الأحيان سيكون أكثر إثارة للاهتمام .

تتبع المشاركة

يمكنك الاستفادة من مزايا الأحداث عبر الإنترنت بعد التأثير بطرق مختلفة تمامًا عن الأحداث الشخصية. على سبيل المثال ، بالنسبة للأحداث الشخصية ، غالبًا ما يكون من الصعب معرفة متى يفقد الحاضرون الاهتمام ، خاصة بعد الحدث المادي.

باستخدام أي من إمكانيات التتبع المتاحة لك (اعتمادًا على النظام الأساسي للحدث الافتراضي الذي تستخدمه) ، يمكنك تحديد وقت توقف الحاضرين عن المشاركة ، أو متى بدأوا في المغادرة.

يمكنك أيضًا استخدام وسائل التواصل الاجتماعي لمعرفة متى تبدأ الضجة في التلاشي. متى تبدأ التغريدات أو الرسائل في التباطؤ؟ ما أجزاء الحدث الافتراضي التي سجلت أعلى أو أدنى نسبة مشاهدة؟ ما هي الصفحات أو أجزاء المحتوى التي تم اختيارها أكثر من غيرها؟ باستخدام هذه المعلومات ، يمكنك البدء في التحسين للأحداث المستقبلية التي تُعقد عبر الإنترنت.

ألعاب الحدث الخاص بك

يمكنك المساعدة في تحفيز بعض أجزاء الحدث الافتراضي الخاص بك عن طريق تحويل بعضها إلى ألعاب. تساعد كل من لعبة البحث عن الزبال ولوحات المتصدرين في زيادة الوقت الذي يشارك فيه جمهورك وزيادة الانطباع الدائم الذي ستتركه في أذهانهم. يمكن أن يثبت هذا في النهاية أنه يساعد في عدد العملاء المتوقعين الذين تحصل عليهم على تطبيقات أحداث الهاتف المحمول أو موقع الويب الخاص بك.

أرسل متابعة ما بعد الحدث

يمكنك متابعة الأحداث عن طريق إرسال رسالة بسيطة "شكرًا لك" ، أو إرسال تسجيلات ، ومحتوى إضافي ، وقراءات ، ودعوات لأحداث أخرى عبر الشبكات ، وما إلى ذلك.

تريد أن تترك للحاضرين شعورًا إيجابيًا بشأن تجربتهم .

هل يمكنك تطبيق أفضل ممارسات الحدث الافتراضي في عملك؟

يخشى الكثير من الناس فكرة إدارة الأحداث الافتراضية ، لكن استضافة الأحداث الافتراضية يمكن أن تكون منقذًا للعديد من الشركات.

باستخدام أفضل ممارسات الحدث الافتراضي ، لديك اللبنات الأساسية لحدث رائع. فقط تذكر ، ضع نفسك دائمًا في مكان الحاضر. فكر في ما يريدون الحصول عليه من الحدث الخاص بك ، ثم فكر في احتياجات الرعاة والعارضين والمؤسسة.

إذا كنت قد استمتعت بقراءة هذا المقال حول أفضل ممارسات الأحداث الافتراضية ، فيجب عليك قراءة هذه أيضًا:

• كيفية استضافة حدث افتراضي: أفضل الممارسات لذلك
• أفضل موارد تخطيط الأحداث التي يجب على كل محترف استخدامها
• أفضل تطبيقات جدولة المجموعات المتوفرة