قائمة التحقق من الأحداث الافتراضية التي لم تكن تعلم أنك بحاجة إليها

كانت الأحداث الافتراضية رائدة في العديد من الصناعات ، ولكن الحقيقة هي أنها يمكن أن تكون مرهقة. هناك العديد من العوامل المؤثرة ، مثل التسويق والعلامات التجارية ومبيعات التذاكر ، والتي غالبًا ما تؤدي إلى إبعاد الأشخاص عن الأحداث الافتراضية تمامًا. هل هناك أي حل لضغوط التخطيط لحدث افتراضي؟ نعم: عمل قائمة تحقق افتراضية للأحداث.

يعد وجود قائمة مرجعية للأحداث الافتراضية هو أفضل طريقة للحفاظ على التركيز والتوازن كلما قمت بتطوير وتصميم واستضافة حدثك الافتراضي.

ولكن كيف يمكنك اتباع قائمة مرجعية دون معرفة ما يجب أن تتضمنه القائمة المرجعية؟ سننتقل هنا إلى الخطوات اللازمة عند إنشاء قائمة تحقق افتراضية للأحداث حتى تتمكن من متابعة التخطيط لحدث افتراضي ناجح .

قائمة التحقق من الأحداث الافتراضية: قبل الحدث

تعرف الغرض من الحدث الخاص بك

يعتمد الغرض من الحدث الخاص بك على من هو الحدث الخاص بك ، وما تريد تحقيقه مع هذا الجمهور.

لا يلزم بالضرورة أن يكون هذا فريدًا ؛ غالبًا ما تسعى الشركات للحصول على عملاء محتملين ، أو الحفاظ على تفاعل جمهورهم ، أو العمل على أداء أعضاء الفريق ، أو إطلاق المنتجات ، أو الترويج للعلامة التجارية لشركتهم.

عند إنشاء حدث افتراضي ، ضع في اعتبارك أولاً هدفًا تسعى إليه ، وستكون أكثر احتمالاً لتحقيق هذا الغرض.

تطوير مفهوم الحدث الافتراضي

تبدأ جميع الأحداث بمفهوم أولي ، ولا يختلف الأمر عند التخطيط لحدث افتراضي.

سيساعدك امتلاك فكرة البداية على اتخاذ قرارات أفضل ، خاصة إذا كنت جديدًا في أن تكون منظم أحداث. ابدأ بالفكرة ، ثم ابحث عن المزيد من الأفكار من نقطة البداية تلك. هذا هو المكان الذي يمكن أن يتألق فيه إبداعك ويجعل مناسبتك بارزة.

افهم وحدد جمهورك المستهدف

لإنشاء حدث افتراضي فعال ، ستحتاج إلى فهم جمهورك وما يريدونه.

لهذا ، سيتعين عليك تطوير شخصيات (أو ملفات شخصية) الحضور من جمهورك المثالي. عند إنشاء هذه الشخصيات ، تأكد من تضمين جميع المعلومات القابلة للاستخدام مثل العمر والموقع والصناعة والدور الإداري.

حدد معايير النجاح الخاصة بك

ماذا تريد أن يحدث في الحدث الافتراضي الخاص بك؟ هل تريد أن يحضر الكثير من الناس؟ هل تريد أن يزور الناس أكشاك الرعاة؟ بغض النظر عن الطريقة التي تحدد بها حدثًا افتراضيًا ناجحًا ، يجب أن تضع نجاحك في الاعتبار حتى تتمكن من العمل على تحقيق هذا الهدف.

تحديد أدوار الفريق والمقاول

لتشغيل أي حدث فعال ، تحتاج إلى العثور على الموهبة المناسبة لكل وظيفة. هذا ما يسميه مديرو المشاريع "تحديد مواردك".

عندما تبدأ في التخطيط لحدث ما ، يجب أن يكون لديك قائمة بأعضاء الفريق (أو المتعاقدين المحتملين) الذين سيشرفون على الجوانب الفردية للحدث. ابحث عن الفريق الذي تحلم به والذي يمكنه إنجاز المهمة بالشكل الصحيح.

إنشاء ميزانية الحدث الافتراضي

قد يبدو هذا واضحًا - بالطبع ، أنت بحاجة إلى ميزانية - لكنه ليس بهذه البساطة. توفر الأحداث الافتراضية العديد من الخيارات التي يمكنها قلب ميزانية الحدث العادية رأسًا على عقب. تحتاج إلى إنفاق المال على موقع؟ ليس في حدث عبر الإنترنت. هل تحتاج إلى إنفاق المال على الزينة؟

فقط سعر تطبيق الكمبيوتر. هل تحتاج إلى إنفاق أموال على رسوم السفر؟ يمكنك السفر إلى بانكوك من كندا في ثانية عبر الإنترنت. كما ترى ، فإن إعداد ميزانية حدث افتراضي يختلف تمامًا عن حدث شخصي.

حدد تنسيق الحدث

عند البدء في إنشاء الحدث الخاص بك ، عليك أن تقرر تنسيق الحدث (على سبيل المثال ، المعرض التجاري ، الندوة ، الندوة عبر الإنترنت ، الفصل الدراسي) الأكثر منطقية بالنسبة لك. سيساعدك استخدام هذه المعلومات في تحديد نطاق التسعير ، بالإضافة إلى مساعدتك في تحديد المقاولين الذين تريد الاستعانة بهم.

عند التفكير في أسلوب الحدث ، تأكد من أن لديك طرقًا للحفاظ على تفاعل الحضور. هل سيقدم حدثك جلسات جانبية؟ غرف انتظار؟ وظائف الدردشة؟ مهما فعلت ، تأكد من أن الحاضرين في الحدث الخاص بك سيظلون متفاعلين أثناء الحدث الخاص بك.

تحديد احتياجاتك من AV / الإنتاج والتكنولوجيا

كن مستعدًا لأخذ جميع الاعتبارات الفنية قبل الحدث.

يمكن أن يتراوح ذلك من جلسات التسجيل ، إلى كيفية توزيع إعادة الحدث ، وكيف سيتمكن الحاضرون من دخول الجلسة.

يجب التفكير جيدًا في كل هذه القرارات مسبقًا لتقليل الضغط في يوم الحدث الافتراضي.

اختر التاريخ وحدد الطول

اعتمادًا على جمهورك وأهداف الحدث ، قد يتغير تاريخ الحدث ووقته من عمل إلى آخر. على سبيل المثال ، عادةً لا يتم عقد حملة لجمع التبرعات غير الربحية خلال ساعات العمل ، ومن المحتمل أن يقوم حدث افتراضي بتنسيق أعمالهم بالطريقة نفسها.

من ناحية أخرى ، غالبًا ما تُعقد أحداث الشركات في منتصف الأسبوع. غالبًا ما يتم احتجازهم أيام الأربعاء وأحيانًا أيام الثلاثاء.

اختر منصة حدث افتراضي

عندما تريد اختيار منصة حدث افتراضي جديدة ، فكر في مدى تكاملها مع البرامج الأخرى التي تستخدمها شركتك. فكر أيضًا فيما إذا كانت المنصة الافتراضية ستلفت انتباه الحاضرين .

ضع في اعتبارك تسجيل الجلسات

إذا كان لشركتك جمهور عالمي ، ففكر في استيعاب مناطق زمنية مختلفة. إذا جعلت جلساتك المسجلة مفتوحة للجمهور ، فسيتمكن هذا الجزء بأكمله من جمهورك من الحضور بعد ذلك ، وهو أمر رائع دائمًا.

يعد هذا بسهولة أحد أهم العناصر في قائمة التحقق الخاصة بتخطيط الحدث الافتراضي. غالبًا ما يطلب العديد من الحاضرين تسجيلات بعد الحدث ، مما يزيد من التعرف على علامتك التجارية.

خطط لأنشطة التفاعل الاجتماعي

إن وجود خطة محددة للتفاعل الاجتماعي والتلاعب في الحدث الخاص بك هو أكثر أهمية عندما تريد أن تصبح افتراضيًا.

في كثير من الأحيان مع الأحداث الشخصية ، يمكن أن يكون من السهل ربط المشاركين ، ولكن هذا ليس هو الحال مع الأحداث الافتراضية. باستخدام الأحداث الافتراضية ، تحتاج إلى إنشاء أفكار للحاضرين الافتراضيين ليكونوا قادرين على التفاعل مع بعضهم البعض.

البحث عن مكبرات الصوت

كواحد من أهم الأجزاء في أي حدث ، فإن المتحدثين هم الطريقة الرئيسية التي يمكنك من خلالها التفاعل مع جمهورك.

هذا يعني أنك ستحتاج إلى العثور على متحدثين يمكنهم مشاركة قيمك وقيم الرعاة والحضور. حاول العثور على متحدثين خبراء لديهم رؤى وأفكار فريدة حول الموضوعات ذات الصلة.

تواصل مع الرعاة

في هذه المرحلة ، يجب أن تبدأ في البحث عن الرعاة المحتملين والبدء في إنشاء حزم رعاية. تأكد من أن تكون متفتحًا تجاه اقتراحاتهم وطلباتهم.

تذكر أن الرعاة يمكن أن يكونوا وسيلة رائعة لتحقيق إيرادات من الحدث الخاص بك ، لذا حاول العثور على الشركات التي تتوافق مع علامتك التجارية الحالية.

بيع المزيد من تذاكر الأحداث باستخدام الأداة المناسبة للوظيفة

لم يكن البقاء منظمًا أسهل من أي وقت مضى.

يمكنك الآن إدارة أعمالك وتنمية علامتك التجارية من خلال مكون إضافي واحد وقوي للحجز في WordPress والذي يحافظ على جميع المواعيد أو حجوزات الأحداث في نفس الوقت ، وينظم عملاؤك ويزدهر عملك.

تعتبر Amelia مثالية لأصحاب الأعمال الذين يحتاجون إلى تبسيط تجربة الحجز الخاصة بهم لكل من موظفيهم وعملائهم.

تتعامل أميليا مع كل شيء نيابة عنك ، حتى إرسال رسائل بريد إلكتروني أو رسائل نصية قصيرة إلى عملائك. لايظهر؟ ليس بعد الآن!

يتكيف المكون الإضافي للحجز Amelia WordPress مع الصناعات المختلفة للحصول على تجربة حجز عبر الإنترنت وإدارة الموظفين.

اريد معرفة المزيد؟ تحقق من ميزات Amelia الرائعة لترى ما فاتك.

روّج لحدثك الافتراضي

ابدأ بإعلام العالم بحدثك. هناك العديد من الاستراتيجيات التسويقية مثل الإعلان عنها على منصات التواصل الاجتماعي لفريقك وموقعك الإلكتروني.

يمكنك أيضًا التحدث إلى المتحدثين والجهات الراعية وحملهم على الإعلان عن ذلك على منصات التواصل الاجتماعي الخاصة بهم. ضع في اعتبارك القيام بذلك في شكل علامة تصنيف ، والتي يمكن أن تساعد في منح حدثك نوعًا من التماسك.

يمكنك أيضًا إنشاء موقع ويب بسيط لحدثك. في ذلك ، يمكنك إعطاء الحضور المحتملين معلومات حول الأسعار وأين يمكنهم العثور على التذاكر.

إنشاء سيناريو الحدث الخاص بك

اكتب كل شيء. اكتب ما سيحدث في الحدث الخاص بك ، ومتى سيحدث كل جزء ، ومن سيكون المسؤول عنه. يمكن القيام بذلك بسهولة في جداول بيانات Google أو Microsoft Excel ، أو أي شيء يمكنك استخدامه للتنسيق مع فريقك.

قم بإنشاء دليل مشارك

سيحتاج المشاركون غالبًا إلى بعض المساعدة ليتمكنوا من تحقيق أقصى استفادة من منصات الأحداث غير المألوفة. في كثير من الأحيان ، تحتوي منصات الأحداث بالفعل على أدلة على الإنترنت ، ولكن إذا لم يكن الأمر كذلك ، فقم بإعداد أدلة خاصة بك.

يمكنك إنشاء العديد من الأنماط المختلفة للأدلة اعتمادًا على الحدث الخاص بك. إذا كانت لديك ألعاب أو موضوع ، فيمكن للدليل اتباع هذا الموضوع. يمكنك أيضًا تضمين طرق للتفاعل عبر الإنترنت مع الآخرين ، أو سرد جلسات متعددة ستأتي في المستقبل.

قم بتعيين قنوات الاتصال لفريقك

في الحالة المثالية ، يجب أن تقتصر على قناة واحدة لضمان عدم تفويت التفاصيل أو الرسائل المهمة ، خاصة أثناء الحدث. هناك خياران جيدان هما Slack أو Whatsapp أو فرق Microsoft أو Discord أو مساحة خاصة على منصة الأحداث. أيا كان يعمل للكم.

خطط فرص التواصل

التواصل هو قلب الحدث ، وأكثر من ذلك بالنسبة للحدث الافتراضي. يجب أن يكون جزء كبير من الحدث الافتراضي الخاص بك هو خلق فرص للتواصل. يمكن أن تأتي في شكل جلسات جانبية وغرف دردشة وأنشطة لكسر الجمود. أي شيء يحسن الشبكة الخاصة بك يحسن الحدث الافتراضي الخاص بك.

قائمة التحقق من الأحداث الافتراضية: أثناء الحدث

تذكير ما بعد الحدث

يمكن أن يساعد نشر تذكيرات الحدث أكثر فأكثر كلما اقتربت من الحدث بشكل كبير في تحسين الحضور. عندما تصل إلى الأسبوع ، قد تكون التذكيرات اليومية مناسبة.

احصل على استمرار المحادثة

اعتمادًا على النظام الأساسي للحدث الذي اخترته ، سيكون لديك العديد من الأدوات التي يمكن أن تساعد في خلق بيئة ممتعة ومفتوحة.

يمكنك تشجيع مشاركة الجمهور باستخدام أدوات الأسئلة والأجوبة أو الإجابة على الأسئلة في الدردشة. إذا كان لديك الخيار ، يمكنك حتى الاشتراك في المواعيد الفردية.

نظّم الحاضرين في أزواج أو مجموعات صغيرة لتجربة تفاعلية أكثر

يمكن أن يساعد وجود حاضرين في مجموعات أصغر في تشجيع مشاركة الجمهور. إذا كان بإمكان الحاضرين الرد أو اتخاذ إجراء كل خمس إلى سبع دقائق ، فهذا هو المكان الجميل.

تشير دراسات Harvard Business Review إلى أن قاعدة الخمس دقائق هي الأكثر فعالية في الحفاظ على مشاركة الحضور بدلاً من المراقبين.

استعد للرد والرد على أي اضطراب

في حالة وجود مشاكل فنية أو أشخاص مزعجين ، جهز خطط نسخ احتياطي متعددة. يمكن أن يتراوح هذا من الإشراف على المحتوى إلى وجود فريق دعم فني عبر الإنترنت وعلى استعداد للمساعدة.

عندما لا تستطيع منع حدوث اضطراب ، فاستعد لإيقافه.

التقاط بيانات الحضور

يمكن أن يساعدك استخدام بيانات الجمهور في تحسين الأحداث الافتراضية المستقبلية ومساعدتك على فهم عملائك بشكل أفضل.

بشكل عام ، ستأتي المعلومات المفيدة من الروابط التي تم النقر عليها ، وأرقام الحضور ، والفترة الزمنية للحضور ، ومقاطع الفيديو التي تم تشغيلها ، على سبيل المثال لا الحصر.

دفق الحدث الخاص بك كما يحدث

تحتوي العديد من منصات الأحداث على خيارات بث معدة مسبقًا. يمكنك اختيار بث الحدث الافتراضي الخاص بك على منصات وسائط اجتماعية إضافية لجمع المزيد من المعلومات القابلة للاستخدام للأحداث المستقبلية.

يمكنك حتى مشاركة المعلومات مع المتحدثين في منتصف الحدث ، والتي يمكن أن تكون في متناول يديك.

قائمة التحقق من الأحداث الافتراضية: بعد الحدث

إرسال استطلاعات الحضور

أرسل استطلاع رأي لتأكيد ما أعجب الحضور وما لم يعجبهم. ثم يمكنك استخدام هذه المعلومات للتفاعل مع جمهورك بشكل أفضل في الحدث الافتراضي التالي.

تأكد أيضًا من أن استطلاعاتك قصيرة وحلوة. إذا كان الاستطلاع طويلاً جدًا ، فغالباً ما لن يبقى الناس حتى نهايته.

تواصل مع جمهورنا _ _

اشكر جمهورك على حضورهم. يمكنك القيام بذلك عن طريق إرسال بريد إلكتروني أو باستخدام منصات وسائل التواصل الاجتماعي.

حاول إرسال رسالة بعد الحدث بفترة وجيزة ، بينما لا تزال حديثة في أذهانهم. يمكنك أيضًا تضمين استطلاع رأي ومعلومات حول المكان الذي يمكنهم فيه الوصول إلى تسجيل الحدث.

تحليل بياناتنا _

راجع البيانات التي جمعتها أثناء الحدث وبعده. يمكن أن تساعدك هذه البيانات في فهم المجالات التي نجحت فيها والمجالات التي يمكنك تحسينها بشكل أفضل. بعد ذلك ، باستخدام هذه المعلومات ، يمكنك البدء في العمل على جعل حدث أكثر نجاحًا.

موازنة الميزانية

الآن بعد أن دفعت للجميع ، قارن ميزانيتك المخططة بنتيجة الحدث.

في هذه المرحلة ، يمكنك حساب عائد الاستثمار (ROI) (عائد الاستثمار) والنظر في الإيرادات المباشرة والإيرادات المنسوبة وخط أنابيب المبيعات المتصل وجميع مزايا العلامة التجارية وتبادل المعرفة وجميع المعلومات المهمة الأخرى المتعلقة بحدثك.

تبادل المعلومات حول الحدث الخاص بك

الخطوة الأخيرة في قائمة التحقق من الأحداث الافتراضية هذه: استخدم جميع الصور ومقاطع الفيديو والمقالات من الحدث.

يمكنك نشرها على وسائل التواصل الاجتماعي الخاصة بك لإشراك جمهورك وتوفير المزيد من التعرض للحاضرين في المستقبل . يمكنك حتى استخدام هذه الأجزاء من الأحداث الماضية في مؤتمر أو حدث افتراضي مستقبلي.

إذا كنت قد استمتعت بقراءة هذا المقال حول قائمة التحقق من الأحداث الافتراضية ، فيجب عليك قراءة هذه أيضًا:

• كيفية جدولة اجتماع Skype بسرعة وكفاءة
• أمثلة على نموذج تذكير الاجتماع لإرسالها عبر البريد الإلكتروني
• كيفية إضافة تقويم أحداث افتراضية على موقع WordPress الخاص بك