ما هو موقع Wiki الخاص بالشركة وكيفية إعداده

نشرت: 2022-09-10

بغض النظر عن حجم عملك ، هناك الكثير من المعلومات المطلوبة للحفاظ على سير الأمور. مع نمو مؤسستك ، غالبًا ما تتراكم هذه المعلومات وتنتشر عبر الإدارات أو المكاتب أو حتى وحدات التخزين. وهذا يجعل الوصول السريع والمشاركة بين الأقسام أمرًا صعبًا ، مما يؤدي إلى إضاعة ساعات العمل وإعاقة الإنتاجية.

في الواقع ، يقضي الموظفون 9.3 ساعة في المتوسط في الأسبوع في البحث عن المعلومات ، وهو ما يمثل 20٪ من إجمالي وقت أعضاء الفريق. ستظهر الإنتاجية المتعقبة أيضًا اتجاهًا هبوطيًا مع زيادة تعقيد المعلومات.

ماذا لو كان لديك كل هذه المعلومات في مكان مركزي ، حيث يمكن لكل عضو في الفريق المعتمد الوصول إليه بنقرة زر واحدة على جهاز الكمبيوتر أو الهاتف؟ هذا هو موقع ويكي الشركة.

باختصار ، يعد موقع wiki الخاص بالشركة ، المعروف أيضًا باسم wiki للأعمال ، أو wiki الشركة ، أو wiki الخاص بالمؤسسة ، مستودعًا مركزيًا لمعلومات الشركة المهمة ذات الصلة بأعضاء الفريق. إنها أداة إدارة المعرفة التي توفر معلومات حول العمليات التجارية ، والثقافة التنظيمية ، وغيرها من المعلومات ذات الصلة للموظفين والمديرين والمساعدين وقادة الشركات. موقع wiki الخاص بالشركة هو مكان لالتقاط المعلومات أو التنظيم أو التعلم أو التعاون أو التحديث حسب الضرورة.

تابع القراءة لتفهم بالتفصيل سبب أهمية الويكي لعملك ، والأهم من ذلك ، كيفية إعداد موقع wiki.

لماذا يعد موقع Wiki الخاص بالشركة مهمًا؟

يسمح موقع wiki الخاص بالشركة للموظفين بالوصول إلى المعلومات ذات الصلة حول الشركة بسرعة. إنها طريقة رائعة لإعلام أعضاء الفريق الجدد بسياسات الشركة وإجراءاتها وثقافتها. بالنسبة للموظفين الراسخين ، فهو المستودع المركزي والأسئلة الشائعة وحتى قاعدة بيانات استكشاف الأخطاء وإصلاحها لأي شيء يساهم في النجاح التشغيلي.

يعد موقع wiki مناسبًا لأنه يمكنك تتبع التغييرات والتحديثات بسرعة كما تضمن تحديث كل شيء. إذا كانت لديك معلومات ذات صلة بفريقك بأكمله ولكن ليس بالضرورة عملاء ، فإن الويكي يعد مكانًا رائعًا لوضعها حتى يتمكن الجميع من الوصول إليها.

بالنسبة لشركة كبيرة ، هناك احتمالات ، فلا يعرف أي من الفريقين كيف يعمل الآخرون أو لماذا يؤدون مهام معينة. يسمح موقع wiki لجميع الأعضاء والإدارات بشرح أدوارهم وعملياتهم بكلماتهم الخاصة ، بحيث يمكن لكل فرد في الشركة رؤيتها وفهمها. أيضًا ، عندما يحين وقت التعاون ، يسهل موقع wiki الخاص بالشركة على الفرق العمل معًا ، مما يزيد من إنتاجية الأعضاء.

عندما تكون معلومات الشركة مركزية في موقع wiki الخاص بالشركة وإتاحتها للمجموعات ذات الصلة ، فإنها تجعل العمل أسهل للموظفين والمديرين والفرق القانونية وقادة الشركات.

ما يجب تضمينه في Wiki الشركة

ويكي الشركة هو موسوعة داخلية للشركة. هذا يعني أنه يمكنك تضمين أي شيء تقريبًا تجده وثيق الصلة بفرقك ، وخاصة المعلومات المفيدة التي تمنحهم فهمًا للعلامة التجارية والعمليات والثقافة الخاصة بالعمل. يمكنك تضمين ما يلي في موقع wiki الخاص بالشركة:

تاريخ الشركة
تضارب المصالح
معلومات التواصل
ثقافة الشركة
كتيب / دليل أعضاء الفريق
احداث تجارية
تقارير مالية
المعلومات القانونية
تقارير استراتيجية التسويق
تطوير المنتج والتاريخ والاختبار والاستخدام والتصميم والميزات
إدارة المخاطر
إجراءات التشغيل القياسية
إستراتيجية
المهمة والرؤية

تذكر أنه يجب عليك فقط تضمين المعلومات ذات الصلة والمفيدة لفريقك. لهذا السبب من الضروري إشراك الموظفين في إنشاء الويكي. يمكنك أيضًا تضمين الصور ومقاطع الفيديو والارتباطات التشعبية من مواقع الويب الأخرى ذات الصلة بالمحتوى الخاص بك.

من يمكنه إنشاء موقع Wiki للشركة؟

إذا قررت إنشاء موقع wiki الخاص بشركتك ، فإن تعيين متخصصين في تكنولوجيا المعلومات من شركة تطوير برمجيات حسنة السمعة هو الأفضل. يتمتع محترفو تكنولوجيا المعلومات بالمهارات اللازمة لإنشاء نظام به مساحة تخزين كافية وسهولة الوصول والتنقل.

ومع ذلك ، عندما يتعلق الأمر بمحتوى الويكي ، يلعب كل فرد في الشركة دورًا أساسيًا في نشر صفحات الويكي حتى تكون مصدرًا شاملاً ومفيدًا.

كيفية إنشاء موقع Wiki للشركة

يعد إنشاء موقع wiki للشركة أمرًا سهلاً للغاية عندما تعرف بالضبط ما تريد. اتبع الخطوات التالية عند إنشاء موقع wiki الخاص بشركتك.

حدد أهداف ويكي

يتمثل الدور المركزي للويكي في حل المشكلات المتكررة داخل العمليات التنظيمية. يمكن لأعضاء الفريق الوصول إلى المعلومات التي تبسط مهامهم أو تحسن قدرتهم على الأداء.

لهذا السبب ، يجب عليك تحديد أهدافك لإنشاء موقع wiki الخاص بشركتك حتى يتمكن كل شخص لديه إمكانية الوصول من تحقيق أهدافك المقصودة. قد تكون أهدافك:

تجنيد فريق جديد وإعداده
وجود مصدر مركزي للمعلومات
تجهيز اتصالات العملاء مثل الفيديو والصوت
الاحتفاظ بسجل للمشاريع المنجزة للرجوع إليها في المستقبل
توصيل تحديثات العملية مع الفريق

قبل اتخاذ قرار بشأن أفضل البرامج ، قم بتضمين أي أهداف شخصية أخرى تريد أن يحققها الويكي.

اختر البرنامج المناسب

عند اختيار برنامج مثالي ، يجب أن تتفق مع فريقك الداخلي على الميزات التي ستحتاجها في الويكي الداخلي. ضع ما يلي في الاعتبار:

إذن الوصول لتحديد من يمكنه رؤية المحتوى
ربط صفحات الويكي على أساس الصلة لتحسين التنقل.
الدمج مع الأدوات القيمة الأخرى في أنظمة الشركة
قابل للتعديل حتى من قبل المستخدمين غير التقنيين في الوقت الفعلي
وظيفة بحث سهلة وموثوقة وفورية

استخدم قالب Wiki

تأتي معظم برامج wiki مع قوالب صفحات. ومع ذلك ، يمكنك تخصيص القالب الخاص بك بما يتماشى مع العلامة التجارية لشركتك. بمجرد أن يصبح موقع wiki الخاص بك جاهزًا للتنسيق ، قم بتخصيص القوالب عن طريق حذف المحتوى المملوء بالفعل لإضافة المحتوى المخصص الخاص بك. يمكنك تغيير اللون والخلفية والخط لتناسب مواصفاتك وأهدافك.

تحديد المساهمين الرئيسيين

استخدم محررًا عبر الإنترنت لإضافة جميع المعلومات المطلوبة. يمكنك أيضًا استيراد البيانات الموجودة من ملفاتك الداخلية. يدعم موقع wiki الداخلي الجيد جميع أشكال الوسائط ، من مقاطع الفيديو والصوت والصور والنصوص. يمكنك أيضًا الاستعانة بكتاب ومحررين محترفين لإضافة مزيد من المعلومات إلى ويكي الخاص بك. تذكر ، يجب أن يتكيف التنسيق مع العمليات التجارية المتغيرة ، حيث سيكون التحرير مطلوبًا في مراحل مختلفة لالتقاط هذه التغييرات.

قم بدعوة فريقك وقم بتكوين حقوق الوصول

يعد التعاون أحد المزايا الرئيسية للويكي ، لذلك لا تفعل كل شيء بمفردك. بدلاً من ذلك ، حدد موعدًا لاجتماع مع فريقك للمساهمة وتقديم الملاحظات. هناك دائمًا شيء يمكنك تعديله لتحسينه.

يجب أن تكون المعلومات آمنة ؛ لذلك ، فإن تحديد إذن وصول لبعض الأعضاء لصفحات معينة على الويكي هو السبيل للذهاب. قبل اتخاذ قرارك بشأن الأعضاء الذين يمنحون حق الوصول إلى أية صفحات ، ضع في اعتبارك ما يلي:

من الذي يحتاج إلى تحرير المحتوى على الويكي؟
من يقوم بإعداد الحساب والفواتير؟
هل تريد أن تكون المعلومات قابلة للمشاركة مع الجميع؟

علاوة على ذلك ، يعد الاجتماع مع فريقك طريقة رائعة لإطلاق الويكي كبرنامج جديد في الشركة. المؤتمر مهم لأنه يمكنك:

اشرح الهيكل والمنطق وراء الويكي الخاص بك
أظهر لأعضاء الفريق كيف يعمل الويكي
قدم أي توضيح بخصوص محتوى الويكي
تأكد من أن الجميع متعاون نفسياً مع البرنامج الجديد

استنتاج

ويكي الشركة ضروري لأي شركة أو عمل. يمكنك تبسيط المقابلة وعمليات الإعداد وزيادة إنتاجية أعضاء الفريق والمعرفة وجهود التعاون. الكل في الكل ، إنه يوفر الوقت والموارد.