ما هو المنضدة الساخنة؟ (وهل هو مناسب لمكتبك؟)

تخيل أنك تستيقظ في الصباح ، وتستعد للعمل ، وتصل إلى المكتب ، فقط لتجد أن ... لا يوجد مقعد لك. أو ربما تذهب إلى العمل و- مفاجأة! - يتوفر مكتب الزاوية الفسيح الذي يتمتع بإطلالة رائعة ، ويمكنك العمل هناك طوال اليوم. مع المكاتب الساخنة ، أي من السيناريوهين ممكن. في هذه المقالة ، سنتحدث عن هذا النوع من مساحات العمل المرنة ولماذا قد تكون مناسبة لشركتك أو لا.

ما هو المنضدة الساخنة؟

تعد المكاتب الساخنة اتجاهًا مرنًا لمساحة العمل حيث يتعطل الموظفون عن أي مكتب أو محطة عمل متاحة عند وصولهم إلى المكتب. هذا بديل عن وجود مكتب مخصص دائم ، كما هو الحال في العديد من المكاتب التقليدية. مع المكتب الساخن ، لا يمكن لأي شخص المطالبة بكرسي أو مكتب أو طاولة بشكل دائم. عندما يصل العامل إلى المكتب ، فإنهم يختارون مكان الجلوس بناءً على ما هو مفتوح. عندما يأتي الناس ويغادرون المكتب ، ستتغير الترتيبات أيضًا. يشبه المكتب الساخن تناول الطعام في المطعم. يجلس الناس حيث يوجد توافر ، وهذا يتغير عندما يصل رواد المطعم - أي العمال - ويغادرون.

Hot Desking مقابل مكتب Hoteling مقابل حجز غرفة الاجتماعات

بينما يستخدم الناس مصطلحي "مكتب ساخن" و "مكتب فندقي" بالتبادل ، إلا أن لديهم فرقًا رئيسيًا واحدًا. مع المكاتب الساخنة ، يستحوذ العمال على أي مساحة عمل متاحة (إذا كانت متوفرة على الإطلاق). مع حجز الفنادق المكتبية ، يحجز الموظفون محطات العمل مسبقًا ، على غرار حجز غرفة في فندق (ومن هنا جاء الاسم). كلتا الطريقتين لهما مقاعد متاحة على أساس أسبقية الحضور. ومع ذلك ، فإن المكاتب الساخنة أسهل بكثير من مكتب الفنادق نظرًا لعدم وجود نظام حجز.

يختلف حجز غرفة الاجتماعات أيضًا عن كل من المكاتب الساخنة والفنادق المكتبية ، على الرغم من أنهما يشتركان في أوجه التشابه. حجز غرفة الاجتماعات أمر طبيعي في كل من المساحات المكتبية التقليدية والمرنة. تقوم المجموعات بحجز المساحات المشتركة ، مثل غرف الاجتماعات أو الصالات ، في وقت مبكر. بهذه الطريقة ، يكون لديهم مساحة مخصصة للتعاون منفصلة عن باقي المكتب. حتى في المكتب الذي يحتوي على مكاتب ساخنة ، من الجيد أن يكون لديك نظام منفصل لحجز المناطق التعاونية. تسمح بعض البرامج لكل من حجز الفنادق المكتبية وحجز غرف الاجتماعات أيضًا.

ما هو نوع مكان العمل الذي يناسبه استخدام المناضد الساخنة؟

تفضل بعض الشركات المكاتب الساخنة ، لكن في شركات أخرى ، إنها وصفة للموظفين غير الراضين والإنتاجية السيئة. يميل النظام إلى العمل بشكل جيد في حالتين. الأول هو أنك إذا كنت تدير شركة صغيرة مع عدد محدود من الأشخاص الذين يعملون جميعًا في نفس المنطقة على أي حال - فإن المكاتب الساخنة لن تعطل هذا الإطار. والثاني هو إذا كان معظم موظفيك في المكتب فقط في بعض الأحيان ويحتاجون إلى مساحة مكتبية في وقت قصير. ربما يأتون بين اجتماعات المبيعات في الميدان أو عندما يحتاجون إلى الوصول إلى المعدات التي ليس لديهم في المنزل. في هذه الحالة ، يكون استخدام المكاتب الساخنة أكثر منطقية من استخدام المكاتب المخصصة نادرًا.

لتحديد ما إذا كانت المكاتب الساخنة هي الحل الأفضل لمكان عملك ، ضع في اعتبارك ما يلي:

• الموظفون في المكتب: هل هناك الكثير من الموظفين في المكتب على أساس يومي؟ إذا كان لديك عدد قليل جدًا من الموظفين الذين يعملون خارج المكتب بانتظام ، فقد يكون ضمان حصول الجميع على مقعد يسعدهم أمرًا مزعجًا.
• تخطيط المكتب: ما نوع المساحة المتوفرة في المكتب؟ هل يمكنك تعيين بعض الأقسام كمناطق هادئة أو مساحات اجتماعات تعاونية؟ هل سيكون لدى الموظفين والقسم أنواع المجالات التي يحتاجون إليها؟
• موقع المكتب: هل من الصعب على الموظفين الذهاب والعودة من العمل؟ على سبيل المثال ، إذا اضطروا إلى ركوب مترو الأنفاق كل يوم ، فقد يكون حمل الكثير من معدات العمل مشكلة.
• الأمان: هل يتعامل موظفوك مع معلومات شديدة الحساسية؟ من المحتمل ألا توفر المكاتب الساخنة ترتيبات الجلوس الخاصة التي يمكن الاعتماد عليها المطلوبة.

بشكل عام ، إذا كان معظم أعضاء فريقك يحتاجون إلى هيكل مكتب تقليدي أو كان عليهم الجلوس بانتظام بالقرب من موظفين معينين لأغراض التعاون ، فإن المكاتب الساخنة ليست هي الخيار الصحيح. إذا كنت لا تزال تريد مكان عمل مختلطًا ، فقد يكون نظام الحجز بديلاً ذكيًا. تحقق من مقالتنا حول كيف يمكن للفنادق المكتبية تحسين مساحة العمل في مكتبك.

إيجابيات وسلبيات المنضدة الساخنة

المكاتب الساخنة لها تقلبات. إنه ممتاز في أماكن العمل الحديثة حيث يحب الموظفون الجداول الزمنية المرنة ومساحات العمل المختلطة. من ناحية أخرى ، فإن المكاتب أو الشركات التقليدية التي تحتاج إلى كل فرد في المكتب طوال الوقت لا تعمل بشكل جيد مع المكاتب الساخنة. دعونا نتعمق في الإيجابيات والسلبيات لإلقاء نظرة على كلا الجانبين.

المؤيد: التعاون والتنشئة الاجتماعية والابتكار

عندما يضطر الموظفون أو الأقسام التي لا تعمل عادةً معًا إلى التعاون في مشروع ما ، فمن السهل الجلوس بالقرب من بعضها البعض ، ويمكن للجميع اختيار مكاتبهم. وبعد ذلك ، مع انتهاء المشاريع ، يمكن للعمال أن يتشتتوا. أيضًا ، نظرًا لأن محطات العمل تتغير يوميًا ، ينتهي الأمر بالموظفين بالقرب من زملاء العمل الذين لا يتفاعلون معهم عادةً. هذا يمكن أن يبني ويعزز علاقات العمل ، وتعزيز التعاون وتطوير التعاون على مستوى الشركة.

ما إذا كان الموظفون يجدون مكتبًا سريعًا مقيدًا أو يعتمدون حقًا على الفرد ونوع العمل الذي يقومون به. حيث قد يشعر البعض بالخنق بسبب تغيير محطات العمل ، قد يستفيد البعض الآخر من الإبداع والابتكار. وإذا نجح هؤلاء الموظفون في التعاون ، فقد يكونون أكثر تحفيزًا من خلال الجلوس بالقرب من أشخاص جدد كل يوم. إذا كنت تدير شركة إبداعية مع موظفين يميلون إلى التحرك كثيرًا على أي حال ولا يرون سوى مكاتبهم كسطح للاعتماد عليه ، فإن المكاتب الساخنة يمكن أن تساعد في إطلاق العنان لخيالهم.

يعد هذا القدر من الاستقلالية أمرًا رائعًا لتطوير الموظفين ويمكن أن يساعد الموظفين على الشعور بأن صاحب العمل يثق بهم. من خلال إزالة الحاجة إلى الإدارة الدقيقة لمكان جلوس الجميع ، هناك المزيد من الصلاحيات الممنوحة للموظف. بالنسبة لبعض أعضاء الفريق ، فإن المسؤولية الإضافية تغرس الفخر بوظائفهم وتشجعهم على تولي المزيد من ملكية عملهم.

السلبيات: عدم الاستقرار والتسلسل الهرمي والتخصيص

قد يكره العمال الأكبر سنًا أو أي شخص اعتاد على الإعداد التقليدي عدم استقرار المكاتب الساخنة. قد يكون عدم معرفة مكان جلوسك كل يوم أو ما إذا كنت ستجد مقعدًا على الإطلاق أمرًا مثيرًا للقلق. ويكون الأمر صعبًا بشكل خاص عندما يتعين نقل معدات مثل أجهزة الكمبيوتر المحمولة من وإلى العمل إذا لم يكن الموظف معتادًا بالفعل على القيام بذلك. علاوة على ذلك ، فإن المكاتب الساخنة تعني أن الموظفين لا يمكنهم تخصيص مساحتهم أو تحسين بيئة عملهم لمساعدتهم على الاستمرار في التركيز.

في أسوأ السيناريوهات ، كل هذا يخبر الموظفين أنهم غير مهمين. قد يشعر بعض العمال أنهم إذا كانوا مهمين للشركة ، فسيتم منحهم على الأقل مكانًا للقيام بعملهم. يمكن أن تؤثر المكاتب الساخنة على التسلسل الهرمي للمكتب أيضًا ، كما لو كان على مشرف أو موظف عمره 20 عامًا الجلوس بالقرب من مجموعة من الموظفين الجدد أو كان لديه إعداد مكتب أسوأ من أي شخص مسؤول عنه.

علاوة على ذلك ، يؤدي عدم الاستقرار إلى مشكلة كبيرة أخرى: الجراثيم. مع وجود الكثير من المشاركة في محطات العمل وتبادلها ، لا بد أن تنتقل الجراثيم أكثر مما لو كان لكل شخص مكتبه الخاص. هذا يعني أنه يجب على الموظفين أن يكونوا أكثر حرصًا على الحفاظ على نظافة محطتهم لحماية الشخص التالي الذي سيستخدمها. من المفيد وجود فريق تنظيف يقوم بتطهير المكاتب كل ليلة. لكن المكتب الساخن يعني أن العديد من الأشخاص قد يستخدمون نفس المكتب على مدار اليوم مع تغير نوبات العمل. تحتاج محطات العمل إلى التنظيف في كل مرة يحدث ذلك.

Pro: Better Workspace Organization

حقيقة أن الموظفين لا يستطيعون تجهيز مكاتبهم بأغراض شخصية يعني أن كل مساحة عمل ستبقى في حدها الأدنى ، خالية من الفوضى ، ومنظمة. هذا يجعل المظهر جميلًا بشكل عام ، ولا داعي للقلق بشأن فوضى أو اتساخ بعض المكاتب. بالنسبة للبعض ، يمكن أن يشجع هذا في الواقع الإبداع بدلاً من تقليله - فبعض الناس قادرون على التفكير بشكل أكثر وضوحًا عندما يكون هناك عدد أقل من المشتتات. بالإضافة إلى ذلك ، في حين أن الجراثيم مصدر قلق ، كما ذكرنا أعلاه ، فإن وجود مكاتب أكثر ترتيبًا يمكن أن يجعل التنظيف أسهل. عندما يكون هناك عدد أقل من العناصر للتغلب عليها ، يمكنك تطهير وتعقيم الأماكن التي يصعب الوصول إليها.

يخدع: الوقت الضائع

يمكن أن يصبح الحضور إلى العمل دون معرفة المكاتب المتاحة والأماكن المريحة للعمل أمرًا ممتعًا للوقت. إن العثور على مساحة متاحة ، والوقوف ، ثم التأقلم مع البيئة المحيطة ، كلها أمور تؤثر على وقت العمل. إذا لم يكن المكتب متاحًا ، فإن ذلك يحد من الإنتاجية بشكل أكبر. وكلما وصل الموظف إلى العمل لاحقًا ، زادت احتمالية المطالبة بجميع المكاتب (أو جميع المكاتب الجيدة). بعد ذلك ، يتعين على الموظف إما الانتظار حتى يتم تحرير أحدهم أو العودة إلى المنزل أو إلى بيئة عمل أخرى لبدء اليوم.

إليكم سببًا آخر لكون المكاتب الساخنة تؤدي إلى ضياع الوقت: من الصعب العثور على الزملاء الذين تحتاجهم. سواء أكنت شخصًا تتحدث إليه بانتظام بشأن قضايا العمل أو خبيرًا يتعين عليك التحدث معه بشأن مسألة أكبر ، دون معرفة مكان وجود أي شخص يكون صعبًا. على نفس المنوال ، يمكن أن يستغرق تجميع القسم معًا في اجتماع سريع مدته دقيقتان وقتًا أطول عندما يكون الجميع مشتتين. يمكن أن ينتهي الأمر بالموظفين أيضًا بإنتاجية منخفضة إذا لم يتمكنوا من التركيز بسبب مكان جلوسهم. على سبيل المثال ، سيواجه العامل الذي يحتاج إلى التركيز على مشروع مهم عوامل تشتيت الانتباه إذا كان بجوار شخص ما عليه إجراء مكالمات المبيعات طوال اليوم.

المؤيد: التوفير في التكاليف

تعتبر المكاتب الساخنة فعالة من حيث التكلفة للشركات لأنه لا توجد مساحة زائدة. في المكتب الذي يسافر فيه بعض أعضاء الفريق أو يعمل عن بُعد بشكل منتظم ، هناك حاجة إلى عدد أقل من المكاتب بشكل عام. من خلال الحد من المساحة اللازمة للمكاتب والاستفادة بشكل أفضل من المساحة المتبقية ، يمكن خفض تكاليف العقارات. هناك أيضًا خيار لمشاركة مساحة عمل مع شركة أخرى. يمكنك إنشاء مساحة عمل مشتركة تستخدم مكاتب ساخنة ، مما يؤدي إلى خفض التكاليف ومشاركة النفقات لإدارة مكتب.

يخدع: التكنولوجيا اللوجستية

عندما يقوم الموظفون بتعيين مكاتب ، فإن كل ما يحتاجون إليه لإنجاز المهمة قد تم إعداده بالفعل لهم ، بدون معدات غريبة لا يستخدمونها. ومع ذلك ، مع المكاتب الساخنة ، يمكن أن تصبح الخدمات اللوجستية التكنولوجية مربكة ، وهناك الكثير لتفكر فيه. على سبيل المثال ، هل يجب أن يكون لكل مكتب جهاز كمبيوتر خاص به ، أم أنك تحتاج فقط إلى مكان للموظف لتوصيل جهاز الكمبيوتر المحمول الخاص به؟ وهل يحضر كل شخص كمبيوتر محمول خاص به ، أم يجب أن يحضر جهازًا توفره الشركة؟ هل يمكن لكل شخص أن ينقل حاسبه المحمول من وإلى العمل كل يوم ، مع مراعاة الاحتياجات الخاصة؟

الأفكار النهائية حول المنضدة الساخنة

إن معرفة كيفية عمل موظفيك بشكل أفضل يعني عمال أكثر سعادة وإنتاجية أعلى. لكن القفز على الاتجاه المكتبي من أجل الموضة ليس أسلوبًا ذكيًا. المناضد الساخنة مخصصة لأنواع معينة من الشركات والموظفين ، والأمر متروك لك لتقرر ما إذا كان اختيارًا حكيمًا. بدلاً من ذلك ، يمكن أن يكون لديك مكتب مختلط به بعض المكاتب الدائمة مع مساحة للمكاتب الساخنة. أو يمكنك الاعتماد على نظام حجز أكثر تنظيماً مع مكتب فندقي.

بينما تفكر في ما هو الأفضل لفريقك ، راجع مقالتنا حول تمكين موظفيك للوصول إلى إمكاناتهم الكاملة.

صورة مميزة: ClassicVector عبر Shutterstock