متى وكيف ولماذا تستخدم الفواتير الأولية في WooCommerce

تعد المستندات مفيدة في الأعمال التجارية عبر الإنترنت لأنها يمكن أن توفر المعلومات ، وطلب المدفوعات ، وإقامة العلاقات ، وتوفير الحماية القانونية. تختلف الفواتير الأولية في WooCommerce عن فواتير WooCommerce الأخرى بعدة طرق.

دعنا نتعرف أكثر على الفواتير الأولية في WooCommerce.

غالبًا ما تُستخدم الفواتير الأولية لطلب الدفع من العملاء الملتزمين قبل تسليم المنتجات أو الخدمات. يحتوي هذا المستند على معلومات حول العناصر ومبلغ الدفع وتفاصيل المعاملات الأخرى.

إنها في الأساس اتفاقية تم إبرامها "بحسن نية" بينك (البائع) والعميل بحيث يكون كلاهما على دراية بما يمكن توقعه.

على سبيل المثال ، باستخدام الفواتير الأولية ، يمكنك اقتراح تفاصيل المعاملة القادمة لضمان ترتيب التمويل قبل تصنيع البضائع أو تقديم الخدمات.

علاوة على ذلك ، فإنه بمثابة اتفاق بين المشتري والبائع على عدم التزام أي طرف ببيع / شراء السلع أو الخدمات المطلوبة في هذا الوقت. قد يرتاح البائعون بشكل مريح لأنهم يعلمون أن المشتري سينهي الطلب ويدفع بمجرد تقديم فاتورة المبيعات النهائية. يتم حماية المشترين أيضًا من أي رسوم إضافية / رسوم زائدة غير متوقعة من قبل البائع.

كما أنه مهم للتجارة الدولية لأنه يوفر جميع المعلومات المطلوبة للتخليص الجمركي.

الشيء المهم الذي يجب فهمه هو أن الفاتورة الأولية في WooCommerce يتم تقديمها عادةً إلى العميل أو العميل بعد أن التزموا بالشراء منك ولكن لا يمكن إرسال فاتورة رسمية نظرًا لأنه لا يزال يتعين تأكيد التفاصيل النهائية. تقوم بتسليم البضائع وإصدار فاتورة رسمية بمجرد موافقة العميل على كل شيء.

يستفيد البائعون الدوليون منها أيضًا. تتطلب المتطلبات الجمركية في الموانئ حول العالم أن يكون الوصول إلى الحقائق حول البضائع التي يتم شحنها أمرًا سهلاً ومرئيًا. لضمان التخليص الجمركي السريع ، تعد الفواتير الأولية مفيدة لمشاركة الحقائق مثل الوزن والقيمة والضرائب ونفقات الشحن ورسوم التسليم وما إلى ذلك.

تجعل الفواتير الأولية عملية البيع أسهل. يقبل عميلك التسعير الموجود على الفاتورة المبدئية ، ثم تقوم بتسليم المنتجات. العقد هو طريق ذو اتجاه واحد ، لذلك لا توجد مفاوضات ذهابًا وإيابًا بعد إكمال النصف الخاص بك.

تشمل مزايا الفاتورة الأولية ما يلي:

• يشير مصطلح "الشفافية" إلى تحديد جميع الشروط المتفق عليها ، مثل تاريخ التسليم والسعر والكمية وما إلى ذلك.
• يمكن أن يكون بمثابة أمر شراء وعرض أسعار. قد يطلب المشترون هذا للحصول على موافقة الشراء الداخلية.
• لا يمثلون طلبًا أو طلبًا للدفع. الفواتير المبدئية هي ترتيب "حسن النية" يُعلم عميلك بما يمكن توقعه.
• تتطلب بعض الشركات فواتير مبدئية كجزء من إجراءات الموافقة على الشراء الداخلية.

الفاتورة الأولية تشبه إلى حد بعيد فاتورة المبيعات النهائية وتحتوي على نفس المعلومات. من الممكن إنشاء فواتير WooCommerce PDF وقسائم التعبئة وإشعارات التسليم وملصقات الشحن باستخدام WebToffee باستخدام.

الهدف الأساسي للفاتورة الأولية هو إظهار تفاصيل المعاملة المقترحة للعميل. على هذا النحو ، يجب أن تحتوي على نفس المعلومات مثل الفاتورة النهائية.

قم بتضمين التفاصيل التالية:

• رقم الفاتورة الفريد
• اسم شركتك وعنوانها وتفاصيل الاتصال الخاصة بك
• اسم العميل وعنوانه
• تاريخ الإصدار وتاريخ الاستحقاق
• وصف الايجابيات
• شروط النقل
• شروط البيع
• الضرائب المطبقة إن وجدت
• تكاليف الشحن إن وجدت
• رقم الفاتورة الأولية إن وجد

على عكس فاتورة المبيعات النهائية ، يجب أن يتضمن النموذج الأولي المعلومات التالية:

تشير كلمة " فاتورة أولية " لعميلك إلى أن هذه ليست فاتورة مبيعات أو ضرائب.

أولاً وقبل كل شيء ، عليك شراء الإصدار المتميز من المكون الإضافي وتثبيته وتنشيطه في متجر WooCommerce الخاص بك.

من لوحة معلومات WordPress ، انتقل إلى الفواتير / التعبئة > الفاتورة الأولية

هنا ، في الإعدادات العامة ، يمكنك تكوين الإعداد الأساسي للفاتورة الأولية.

تاريخ الفاتورة الأولية - يمكنك تحديد تاريخ الطلب أو تاريخ إنشاء الفاتورة الأولية.

إنشاء فاتورة أولية لحالات الطلب - ينشئ فقط فواتير أولية لحالات أوامر معينة. بناءً على احتياجات عملك ، يمكنك تحديد العديد من حالات الطلب وفقًا لذلك.

إرفاق الفاتورة الأولية بتنسيق PDF في رسالة بريد إلكتروني: اسمح للبريد الإلكتروني للطلب بتضمين إصدار PDF من قالب الفاتورة الأولية النشط حاليًا.

تمكين خيار طباعة الفاتورة الأولية للعملاء: يتيح لك عرض زر طباعة فاتورة أولية لعملائك في البريد الإلكتروني للطلب.

تذييل مخصص للفاتورة الأولية: في قسم النص ، أدخل تذييلًا مخصصًا للفاتورة الأولية. إذا تُرك هذا الحقل فارغًا ، فسيتم تحميل التذييل الافتراضي من الإعدادات العامة.

ملاحظات خاصة: في حقل النص المتوفر ، قدم أي ملاحظات ذات صلة يجب تضمينها في الفاتورة الأولية.

إظهار عمود الضريبة الفردي في جدول المنتج e: السماح بتصنيف الضرائب المختلفة في أعمدة مميزة.

بعد التغييرات اللازمة ، انقر فوق زر تحديث الإعدادات .

يمكنك إنشاء رقم فاتورة أولي مخصص باستخدام سلسلة بادئة / لاحقة / أرقام ، أو يمكنك عكس رقم الطلب كرقم فاتورة أولية.

تنسيق رقم الفاتورة الأولية: قدم التنسيق الذي يجب إنشاء الفاتورة الأولية به. كمثال: [بادئة] [رقم] [لاحقة]

استخدم رقم الأمر كرقم الفاتورة الأولية: لاستخدام رقم الأمر كرقم الفاتورة الأولية ، حدد نعم. إذا كنت ترغب في إنشاء رقم فاتورة أولية فريد ، فحدد "لا" واملأ المعلومات المطلوبة في المناطق المأهولة. يتم ملء الحقول تلقائيًا بناءً على تنسيق الأرقام الذي تم تحديده مسبقًا.

رقم بدء الفاتورة: في المنطقة المتوفرة ، أدخل رقم بداية الفاتورة الأولية المطلوبة.

طول الفاتورة الأولية: تمثل هذه القيمة الطول الإجمالي لرقم الفاتورة الأولية. إذا كان رقم الفاتورة الأولية الناتج أقصر من الطول المحدد ، فسيتم تبطينه بـ "0".

بعد التحديثات اللازمة ، انقر فوق الزر " تحديث " لعكس التحديثات في فاتورتك الأولية النهائية.

يمكنك تحرير الفاتورة الأولية باستخدام القوالب المضمنة وتكييفها لتلبية متطلبات عملك المحددة.

يمكنك إجراء التغييرات عن طريق تبديل الزر الموجود على الجانب الأيسر من علامة تبويب التخصيص.

من الممكن أيضًا إنشاء نموذج فاتورة أولية جديد ، بالنقر فوق خيار إنشاء قالب جديد أسفل علامة التبويب التخصيص.

يمكنك اختيار أي من خيارات القالب الثلاثة المختلفة من المربع المنبثق الذي يظهر.

قم بإجراء أي تغييرات ضرورية على التخطيط وحفظه.

بعد الحفظ ، قم بتنشيط النموذج لاستخدامه في فاتورتك الأولية في المستقبل.

الفاتورة الأولية في WooCommerce هي وثيقة مهمة لأنها تتيح معاملات تجارية فعالة عند الحصول على سلع / خدمات. يساهم في مزيد من الشفافية بين المشترين والبائعين. علاوة على ذلك ، فهي ليست مجرد أداة تفاوض جيدة وضرورية للشحن العالمي ؛ كما أنه يساعد في تطوير علاقات أقوى بين المشترين والبائعين.

آمل أن تكون قد وجدت هذه المقالة مفيدة في إرشادك في الاتجاه الصحيح.

قد تكون مهتمًا أيضًا بقراءة مقالتنا حول المكونات المطلوبة للفاتورة وكذلك كيفية عمل فاتورة PDF.