6 Tipps, um Ihren Fristen am Arbeitsplatz einen Schritt voraus zu sein

Wir alle haben das Sprichwort gehört: „Es ist nicht wie lange, sondern wie gut.“ Während es irgendwie süß klingt, ist es im Arbeitskontext nicht ganz richtig. Jedes Ziel, Projekt und jede Aufgabe wird mit Zeit gemessen. Tatsächlich ist das T inSMART-Zielen zeitgebunden.Es spielt also keine Rolle, wie gut Sie eine Aufgabe ausführen; Wenn Sie die Frist verpassen, haben Sie Ihre Ziele nicht erreicht.

Folgendes passiert, wenn Sie Fristen nicht einhalten. Sie werden frustriert – Sie haben alle Antworten, aber Sie liefern sie zu spät, sodass Sie nicht die entsprechende Anerkennung erhalten. Sie verlieren Kunden. Sie kosten Ihr Unternehmen Geld. Sie entwickeln einen schlechten Ruf. Und Sie verlieren schließlich Ihren Job – niemand möchte eine Haftung behalten.

Das klingt jetzt nicht so fair, oder? Aber es ist, was es ist. Du bist nicht so schlau, wie du denkst, wenn du dich nicht an die Zeit hältst. All Ihre harte Arbeit geht verloren und niemand sieht Ihre Brillanz.

Sie können das jedoch sofort ändern. Der Vogel ist in deiner Hand – ob er lebt oder stirbt, liegt bei dir. Sie können sich dafür entscheiden, Fristen bewusster einzuhalten und ihnen sogar einen Schritt voraus zu sein. Die Tipps hier bringen Sie auf den richtigen Weg.

3 Hauptgründe, warum Mitarbeiter Fristen nicht einhalten

Ein Mann sah einmal Unkraut in seinem Garten. Wütend holte er seine Gartenschere heraus und hackte auf sie ein. Er lächelte zufrieden über seine harte Arbeit und ging zurück ins Haus. Am nächsten Tag war das Unkraut wieder da. Er schnitt sie weiter, bis ihm klar wurde, dass er das Gras ausreißen musste, um ein dauerhaftes Ergebnis zu erzielen.

Ebenso, wenn Sie nicht an die Wurzel dessen gehen, was Sie dazu bringt, Fristen zu verpassen, werden Sie nur das Gras trimmen. Im Folgenden sind die drei häufigsten Gründe aufgeführt, warum Menschen Fristen am Arbeitsplatz verpassen. Schau mal ob deiner dabei ist.

• Schlechte Kommunikation

Ohne klare Kommunikation über die Ergebnisse einer Aufgabe kann die Einhaltung der Frist ein Problem darstellen. Wenn zum Beispiel ein Vorgesetzter seinen Untergebenen eine Aufgabe gibt und sagt: „Mach es bis nächste Woche fertig“, ist das vage. „Nächste Woche“ kann jederzeit von Montag bis Freitag bedeuten, und Freitag könnte zu spät sein.

Hier kommtProjektmanagement-Software ins Spiel. Sie hilft beim Aufbau eines zusammenhängenden Teams, indem sie es den Teams ermöglicht, Projektanforderungen, Ergebnisse, Rollen und Verantwortlichkeitenzu kommunizieren .Dadurch werden alle Unklarheiten über die Erwartungen an eine Aufgabe beseitigt.

• Unrealistische Fristen

Ja. Nicht alle Fristen sind realistisch und die Erwartung, sie einzuhalten, ist eine Fata Morgana. Dies ist nicht Ihre Schuld, aber es wird sicherlich Ihre Produktivität beeinträchtigen. Auch wenn knappe Zeitvorgaben Sie dazu bringen können, Aufgaben schneller zu erledigen, setzen sie Sie unter unangemessenen Druck und führen zu kostspieligen Fehlern. Eine offene Diskussion mit Ihrem Chef über unrealistische Fristen ist der richtige Weg.

• Mangel an Zeitmanagementfähigkeiten

Jetzt sind wir am Kern der Sache. Dies ist normalerweise das Hauptproblem, das Menschen haben, wenn sie Fristen einhalten – sie wissen nicht, wie sie mit der Zeit umgehen sollen. Untersuchungen zeigen, dass 82 % der Menschen kein Zeitmanagementsystem haben .Sie erwarten irgendwie nur, dass sie Fristen auf magische Weise einhalten.

Kein Wunder, dass viele Arbeitnehmer Fristen nicht einhalten. Nichts passiert, bis Sie es geschehen lassen. Zeitmanagementfähigkeiten landen nicht auf deinem Schoß. Da muss man proaktiv vorgehen. Diese Fähigkeiten müssen Sie lernen und kultivieren.

6 Tipps, um Fristen einzuhalten

Aus den oben aufgeführten Gründen ist ersichtlich, dass einige der Faktoren, die sich auf verpasste Fristen auswirken, außerhalb Ihrer Kontrolle liegen. Wenn Ihr Unternehmen keine gute Kommunikationskultur hat oder Ihre Chefs unrealistische Zeitpläne festlegen, können Sie wenig oder gar nichts dagegen tun.

Es gibt jedoch Faktoren innerhalb Ihrer Kontrolle, an denen Sie arbeiten können. Die folgenden Tipps helfen Ihnen, Ihre Zeit effektiver zu verwalten.

• Haben Sie ein Zeitmanagementsystem

Wie bereits erwähnt, müssen Sie bewusst darauf achten, Fristen einzuhalten. Diese Intentionalität beinhaltet die Entwicklung eines Zeitmanagementsystems, das Ihnen hilft, Ihre Zeit zu kontrollieren. IhreZeitmanagement-Routinen werden automatisiert, sodass alles an seinen Platz passt und Sie Ihre Ziele erreichen.

• Verwenden Sie Dokumentenverwaltungssoftware wie SmallPDF

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Die manuelleDokumentenverwaltung verschwendet Zeit und Energie und führt dazu, dass Sie Fristen verpassen.Eine Dokumentenverwaltungssoftware wie SmallPDF löst das Problem jedoch. Damit können Sie PDF-Dateien in bearbeitbare Word-Dokumente konvertieren, PDF-Dokumente zusammenführen, bearbeiten, komprimieren und elektronisch signieren.

SmallPDF verfügt über die notwendigen Tools, um Ihre Aufgaben mit digitalen Dokumenten zu starten, zu verwalten und abzuschließen. Mit der Software können Sie Text, Freihandanmerkungen, Formen und Bilder hervorheben und hinzufügen. So sparen Sie jede Menge Zeit und können sich auf wichtigere Aufgaben konzentrieren.

• Profitieren Sie von einer Zeiterfassungssoftware

Wenn Sie mit mehreren Aufgaben jonglieren, können Sie leicht das Zeitgefühl verlieren. Eine Zeiterfassungssoftware verhindert dies.Es hilft Ihnen, Ihre Aufgabe innerhalb des festgelegten Zeitrahmens zu erledigen, ohne den Standard Ihrer Arbeit zu beeinträchtigen. Sie können dies einzeln oder als Team nutzen. Es führt zu einer verbesserten Mitarbeiterproduktivität.

• Üben Sie die Eisenhower-Matrix

Wenn Sie mehrere Projekte und Aufgaben haben, können Sie überfordert werden und den Fokus verlieren. Sie mischen einfach alles zusammen und beginnen mit der Arbeit. Am Ende stellen Sie vielleicht fest, dass Sie die wichtigsten Aufgaben ausgelassen und Ihre Fristen versäumt haben. Aus dieser Misere hilft Ihnen die Eisenhower-Matrix. Damit können Sie Aufgaben effektiv priorisieren.

So funktioniert es. Du teilst deine Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit auf und fokussierst, ignorierst oder eliminierst sie entsprechend. Die Aufgaben sind in folgende Segmente unterteilt:

• Dringend und wichtig
• Wichtig und nicht dringend
• Dringend und nicht wichtig
• Nicht wichtig und nicht dringend

Mit dieser Segmentierung können Sie die wichtigsten Aufgaben erledigen und Ihre Fristen einhalten.

• Wende die Pomodoro-Technik an

Hart arbeiten bedeutet, viele Stunden zu arbeiten und ausgebrannt zu sein. Kluges Arbeiten bedeutet, für kurze Zeitspannen zu arbeiten und zwischendurch Pausen einzulegen. Am Ende erreichen Sie Ihre Ziele und halten Ihre Termine ohne Burnout ein. Das schlägt die Pomodoro-Technik vor.

Nachdem Sie Ihre Aufgaben priorisiert haben, beginnen Sie mit der ersten und arbeiten Sie 25 Minuten lang daran. Wenn die Zeit abgelaufen ist, machen Sie eine 5-minütige Pause, um sich zu dehnen und zu entspannen. Tun Sie dies etwa viermal, bevor Sie eine längere Pause von 30 Minuten einlegen. Hier hilft die bereits erwähnte Zeiterfassungssoftware. Sie werden feststellen, dass Sie mehr erreichen und erfrischter sein werden.

• Nutzen Sie die Iceberg-Methode

Das Eisberg-Konzept beinhaltet das Zusammenstellen wichtiger Ressourcen und Notizen für die zukünftige Verwendung. Wenn Sie dies tun, verfügen Sie über einRepository mit Ressourcen, die Sie verwenden können, wenn Sie sie benötigen.Diese Methode spart Ihnen viel Zeit bei der Recherche.

So können Sie diese Methode nutzen.

• Sammeln Sie arbeitsbezogene Artikel, E-Mails, Videos, Notizen usw.
• Markieren und ordnen Sie sie richtig an
• Speichern Sie sie
• Konsultieren Sie sie, wann immer Sie eine Aufgabe haben

5 Vorteile, wenn Sie Ihren Fristen immer einen Schritt voraus sind

Abgesehen davon, dass Sie Ihren Ruf nicht ruinieren und Ihren Job verlieren, gibt es hier weitere Vorteile, wenn Sie Ihre Fristen einhalten und ihnen einen Schritt voraus sind.

• Verbesserter Fokus

Die geübten Zeitmanagement-Tipps verbessern Ihre Konzentrationsfähigkeit.Sie werden in der Lage sein, sich auf eine Aufgabe zu konzentrieren und diese erfolgreich abzuschließen, bevor Sie sich an eine andere machen. Dadurch steigern Sie Ihre Produktivität und Arbeitsqualität.

• Beherrschung der Priorisierung

Priorisierung ist ein wichtiger Aspekt des Zeitmanagements. Wenn Sie es sich zur Gewohnheit machen, tun Sie die richtigen Dinge zur richtigen Zeit und erzielen die richtigen Ergebnisse. Sie werden unnötige und alltägliche Aufgaben aus Ihrem Zeitplan streichen und Ihre Zeit produktiver nutzen.

• Erhöhte Produktivität

Wenn Sie die oben aufgeführten Tipps bei Ihrer Arbeit anwenden, sehen Sie eine Steigerung Ihrer Produktivität. Sie erreichen mehr in kürzerer Zeit und die Qualität Ihrer Arbeit wird verbessert.

• Erhöhte Zuverlässigkeit

Die Einhaltung Ihrer Fristen erhöht das Vertrauen Ihrer Vorgesetzten in Sie. Sie können sich darauf verlassen, dass Sie Ihre Arbeit pünktlich und ohne Qualitätseinbußen liefern. Dies erhöht Ihre Verantwortung und letztendlich Ihre Vergütung.

• Stressreduzierung

Termindruck führt zu Stress. Wenn Sie eine Menge anstehender Arbeit auf Ihrem Teller haben, schießt Ihr Stresslevel in die Höhe, was sich auf Ihre Gesundheit und Produktivität auswirkt. Das Einhalten Ihrer Fristen beseitigt diesen Stress. Sie sind frisch und ohne Leistungsdruck, weil Sie ein Arbeitszeitmanagementsystem haben.

Bleiben Sie mit bewährten Zeitmanagement-Tipps auf dem Laufenden

Menschen, die Fristen voraus sind, sind Vermögenswerte. Sie erledigen nicht nur die Arbeit, sie zeigen ihren Arbeitgebern, dass sie ihre Arbeit ernst nehmen und alles tun werden, um die Ziele der Organisation zu erreichen. Diese Personen achten bewusst auf die Einhaltung von Fristen und verpflichten sich zu einem Arbeitszeitmanagementsystem.

Obwohl einige Faktoren, die zu nicht eingehaltenen Fristen führen, außerhalb ihrer Kontrolle liegen, übernehmen sie die Verantwortung für diejenigen, die sie kontrollieren können. Letztendlich steigern sie ihre Produktivität, erhöhen ihre Zuverlässigkeit, bauen eine positive Reputation auf und werden zu Unternehmensschätzen.

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