8 Fehler, die Sie bei der Auswahl eines IT-Outstaffing-Unternehmens vermeiden sollten

IT-Outsourcing ist einer der am weitesten verbreiteten Ansätze, um Top-IT-Spezialisten zu engagieren und sich die neuesten Fähigkeiten anzueignen. Allerdings können neben den Vorteilen der Auslagerung von Mitarbeitern auch Risiken bestehen, wenn kein ordnungsgemäßes Management erfolgt. Vermeiden Sie diese häufigen Fehler bei der Auswahl eines IT-Outstaffing-Anbieters:

1. Referenzen und Rezensionen nicht prüfen

Denken Sie vor der Unterzeichnung von Verträgen daran, sich an das Unternehmen zu wenden, das IT-Outstaffing-Dienste für Kunden anbietet, die Sie erreichen können. Suchen Sie im Internet nach Bewertungen und Erfahrungsberichten, um zu sehen, ob der Dienstleister richtig gehandelt hat. Eine solche gründliche Prüfung hilft dem Unternehmen, Partnerschaften mit Unternehmen mit schlechtem Ruf oder mangelnder Erfahrung zu vermeiden.

2. Fehlende Sicherheitsprotokolle

Jedes Unternehmen, das seine IT-Funktionen auslagert, sollte der Daten- und Systemsicherheit höchste Priorität einräumen. Überprüfen Sie die Sicherheitsrichtlinien und -technologien, Mitarbeiterüberprüfungsprozesse und Prüfverfahren des Outstaffing-Unternehmens, um sicherzustellen, dass sie Ihren Anforderungen entsprechen. Wenn Sie diese Maßnahmen nicht ergreifen, wird Ihr Unternehmen anfällig für Cyber-Angriffe.

3. Unklarer Arbeitsumfang

Machen Sie sich klar, welche Abteilungsaufgaben, Projekte und Ziele das IT-Outstaffing-Team erfüllen soll. Ohne dies verlieren wir die Klarheit der Erwartungen und es kommt normalerweise zu Missverständnissen darüber, wer für das verantwortlich ist, was entsteht. Geben Sie die erforderlichen Fähigkeiten/Fachkenntnisse, Ergebnisse, Zeitpläne und Erfolgsindikatoren an. Dies kann insbesondere beim E-Learning sehr kritisch sein.

Wenden Sie sich daher besser an ein Unternehmen, das über langjährige Erfahrung in diesem Bereich verfügt: https://academysmart.com/expertise/e-learning/.

4. Sprach- und Kommunikationsbarrieren

Bei der Auslagerung ins Ausland können sprachliche und kulturelle Unterschiede eine effektive Zusammenarbeit behindern. Bewerten Sie die Englischkenntnisse potenzieller Anbieter, um eine reibungslose Kommunikation zu gewährleisten. Informieren Sie sich über Prozesse zum Umgang mit Sprachbarrieren, bevor diese sich negativ auf die Produktivität auswirken.

5. Unflexible Verträge

Bei starren, langfristigen Outsourcing-Verträgen mangelt es oft an Flexibilität, wenn sich die Anforderungen ändern. Priorisieren Sie Outstaffing-Unternehmen, die eine Anpassung von Teamgrößen, Fähigkeiten und Serviceniveaus – sogar Ausstiegsklauseln – ermöglichen, um sie an sich ändernde Geschäftsanforderungen anzupassen.

6. Nicht wettbewerbsfähige Preise

Das Einsparpotenzial des Outsourcings verschwindet bei exorbitanten Gebühren schnell. Vergleichen Sie die Preise mit Branchendurchschnitten, um unangemessene Preise zu erkennen. Achten Sie auch auf versteckte Gebühren. Wettbewerbsfähige und transparente Preismodelle sind unerlässlich.

7. Mangelnde Regierungsführung

Ohne Governance-Prozesse zur Überwachung der Beziehung riskieren Unternehmen eine verminderte Sichtbarkeit und Kontrolle. Legen Sie Verfahren zur zentralen Überwachung von Budgets, Qualität, Risiko und Compliance fest. Stellen Sie außerdem nahtlose Tools für die Zusammenarbeit und definierte Berichtsstandards sicher.

8. Risiken des geistigen Eigentums

Das Versäumnis, geistiges Eigentum und sensible interne Daten zu schützen, kann dauerhafte Folgen haben. Überprüfen Sie die Dateneigentums- und Vertraulichkeitsrichtlinien des Anbieters. Nutzen Sie NDAs, Zugriffskontrollen und Verschlüsselung, um wertvolle Unternehmensinformationen vor Diebstahl oder unbefugter Offenlegung zu schützen.

Durch die Umgehung dieser häufigen Fallstricke können Unternehmen die Vorteile des Outsourcings nutzen und gleichzeitig Risiken minimieren. Die Durchführung einer gründlichen Due-Diligence-Prüfung bei der Auswahl des richtigen strategischen IT-Outstaffing-Partners bildet den Grundstein für eine erfolgreiche, für beide Seiten vorteilhafte Beziehung. Definieren Sie detaillierte Anforderungen, überprüfen Sie Sicherheitsmaßnahmen, vergleichen Sie die Preise und implementieren Sie eine strenge Governance – bevor Sie Verträge unterzeichnen.

Outstaffing-Modelle: Personalaufstockung vs. Managed Services

Durch Outstaffing können Unternehmen für einen Bruchteil der lokalen Personalkosten Zugang zu fortgeschrittenem IT-Know-how erhalten, das im Ausland verfügbar ist. Aber nicht alle Outstaffing-Vereinbarungen sind gleich. Es gibt zwei vorherrschende Modelle: Personalaufstockung und Managed Services. Das Verständnis der Unterschiede ermöglicht es Käufern, Outsourcing-Strategien an ihren Bedürfnissen und Prioritäten auszurichten:

Personal Augmentation

Dieses Modell ergänzt bestehende IT-Teams durch zusätzliche Offshore-Talente. Die Unternehmen behalten die volle Kontrolle und Verantwortung des Managements – sie stellen lediglich qualifizierte Fachkräfte ein. Zu den häufigen Verwendungszwecken gehören:

• Prototyping zur Beschleunigung der Softwareentwicklung
• Stärkung überlasteter IT-Teams bei Sonderprojekten
• Nischenkompetenzlücken langfristig schließen

Die Aufstockung des Personals bietet maximale Flexibilität bei der Personalaufstockung und -verkleinerung bei schwankender Arbeitsbelastung. Die Verantwortung für die Leitung und Leitung der Offshore-Teammitglieder liegt jedoch vollständig bei den Kunden.

Verwaltete IT-Dienste

Diese Partnerschaften betrauen spezialisierte Outsourcing-Firmen mit der Übernahme definierter IT-unabhängiger Aufgaben – eine direkte Aufsicht ist nicht erforderlich. Outstaffing-Unternehmen übernehmen die Verantwortung für die Erbringung vertraglich zugesagter Leistungen, wie zum Beispiel:

• Mehrstufiger Servicedesk-Support rund um die Uhr
• Cloud-Hosting, Datensicherung und Notfallwiederherstellung
• Benutzerdefinierte Anwendungsentwicklung und -tests
• Überwachung und Verteidigung der Cybersicherheit

Managed Services befreien Kunden von taktischen IT-Aufgaben, sodass sie sich auf ihre Kerngeschäftsprioritäten konzentrieren können. Allerdings verlieren Einkäufer im Vergleich zur Personalaufstockung auch Kontrolle und Kontrolle.

In Wirklichkeit kombinieren die meisten Outstaffing-Vereinbarungen Elemente beider Modelle, basierend auf der Mischung aus technischen Fähigkeiten und Management-Know-how, die Kunden auslagern oder intern behalten möchten. Durch die Festlegung dieser Präferenzen und Erwartungen im Vorfeld können Anbieter ausgewogene Partnerschaften individuell gestalten.

Wichtige Überlegungen bei der Strukturierung von IT-Outstaffing-Verträgen

Gut strukturierte Outstaffing-Verträge wahren die Interessen der Käufer und bieten gleichzeitig Anreize für die beste Leistung der Anbieter. Leider beeinträchtigen fehlerhafte Annahmen und Unterlassungen bei Vertragsverhandlungen häufig die Ergebnisse beider Parteien und belasten die Beziehungen. Welche Details verdienen eine genauere Betrachtung?

Projektumfang

Uneindeutige Erwartungen haben viele Outstaffing-Initiativen von Anfang an zum Scheitern verurteilt. Um Verwirrung zu vermeiden, beschreiben Sie ausführlich alle von den Anbietern erwarteten Leistungen, Leistungen, Zeitrahmen und Verantwortlichkeiten. Beschreiben Sie die erforderlichen Fähigkeiten, Kommunikationsprotokolle, Berichtsverfahren und Zugriffskontrollen.

Preisbedingungen

Vergleichen Sie die vorgeschlagenen Gebühren mit Branchendurchschnitten anhand von Untersuchungen von Analystenfirmen wie Gartner und Everest Group. Die Abrechnungsmodelle variieren stark je nach Projekttyp, Teamgröße, Technologie-Stacks und Dauer. Verstehen Sie alle Kostenkomponenten und achten Sie auf versteckte Gebühren zusätzlich zu den Grundpreisen.

Geistiges Eigentum

Kunden machen sich zu Recht Sorgen um den Schutz des geistigen Eigentums, wenn sie die Entwicklung proprietärer Software und Prozesse ins Ausland auslagern. Um vertrauliche Informationen und Daten zu schützen, müssen alle Mitglieder des Lieferantenteams Geheimhaltungsvereinbarungen (NDAs) unterzeichnen.

Qualitätskontrolle

Laxe Qualitätskontrollstandards untergraben die Vorteile des Outsourcings, wenn mangelhafte Arbeit ständig Korrekturen und Nacharbeiten erfordert. Durch die Einführung von Abnahmetests, Codeüberprüfungen, Dokumentationsanforderungen und anderen Qualitätssicherungsbestimmungen in Vereinbarungen werden Kunden geschützt.

Leistungskennzahlen

Definieren Sie messbare Erfolgskennzahlen, die sich an den Geschäftszielen orientieren und nicht an rein technischen Checklisten. Häufige Beispiele sind Kundenzufriedenheitswerte, Ziele zur Minimierung von Ausfallzeiten, Berichte zur Lead-Generierung oder der ROI von Entwicklungsprojekten.

Solide Verträge verwandeln hochtrabende Outstaffing-Visionen in greifbare Ausführungspläne mit Verantwortlichkeit. Investieren Sie vor der Unterzeichnung von Vereinbarungen Zeit in die detaillierte Beschreibung des Umfangs, der Preise, des Schutzes des geistigen Eigentums, der Qualitätserwartungen und der Erfolgskennzahlen. Klare Vertragsbedingungen ebnen den Weg für produktive Outsourcing-Beziehungen.