Schlüsselelemente der Funktionen des Rechnungslegungsinformationssystems (mit Beispielen)

Die Verwaltung der Finanzen ist eine der anspruchsvollsten Aufgaben im Geschäftsbetrieb. Jedes Unternehmen, unabhängig von seiner Größe, benötigt einen genauen Fluss von Finanz- und Buchhaltungsinformationen über mehrere Kanäle. Aus diesem Grund benötigen Sie einen systematischen und automatisierten Prozess zum Sammeln, Speichern und Verarbeiten dieser Daten, um Berichte für die Beteiligten zu erstellen. Dies ist, wenn die Funktionen des Buchhaltungsinformationssystems heutzutage für jedes Unternehmen von entscheidender Bedeutung sind.

Das liegt einfach daran, dass es Unternehmen hilft, indem es eine optimale Genauigkeit in ihrer Finanzberichterstattung und Transaktionsaufzeichnung sicherstellt. Diese Informationen stehen den jeweiligen Behörden jederzeit zur Verfügung. Somit erleichtert ein Rechnungslegungsinformationssystem den Entscheidungsprozess eines Unternehmens.

In diesem Artikel gehen wir näher auf die Funktionen eines Buchhaltungsinformationssystems ein. Lassen Sie uns vorher schnell die Definition eines Buchhaltungsinformationssystems und seine Schlüsselelemente durchgehen.

Was ist ein Buchhaltungsinformationssystem?

Ein Buchhaltungsinformationssystem, auch bekannt als AIS, bezieht sich auf das Tool, das Unternehmen verwenden, um ihre Finanzen, Transaktionen, Berichte und andere Buchhaltungsdaten zu verfolgen. Es ermöglicht den Entscheidungsträgern, die allgemeine Gesundheit eines Unternehmens zu verstehen und entsprechend zu handeln.

Ein gut strukturiertes AIS sammelt, speichert und verarbeitet Daten, um verständliche Finanzberichte zu erstellen. Buchhalter, Manager, Finanzbeamte, Wirtschaftsanalysten, Steuerbehörden und andere relevante Parteien können alle buchhaltungsbezogenen Aktivitäten über das AIS verfolgen. Eine kompetente AIS-Software liefert genaue und zeitnahe Daten und begrenzt die Verbreitung sensibler Daten durch den Einsatz optimaler Sicherheitspraktiken.

Die Schlüsselkomponenten des Rechnungslegungsinformationssystems

Ein Buchhaltungsinformationssystem besteht hauptsächlich aus sieben Schlüsselelementen. Diese Komponenten werden unten in den folgenden Abschnitten erörtert.

1. AIS-Leute

Personen, die ein AIS verwenden, fallen unter diesen Punkt. Von Führungskräften der C-Suite wie CFOs bis hin zu Buchhaltern und Managern gilt jeder, der dieses System verwendet, als AIS-Person. Beispielsweise kann das höhere Management Verkaufsziele für die Mitarbeiter festlegen. Relevante Abteilungen erhalten Benachrichtigungen darüber, und Verkäufer können ihre Verkaufsaufträge in das AIS eingeben. Diese Informationen werden an die Buchhaltung weitergegeben und diese erstellt Rechnungen.

Anschließend bearbeiten die Lagermitarbeiter diese Bestellungen und veranlassen den Versand. Das Kundenbetreuungsteam verfolgt die Sendung und bleibt über den Bestellstatus informiert. Während dieses gesamten Prozesses verwaltet das AIS alle Vorgänge und erstellt Verkaufsberichte mit Bestands-, Liefer- und Produktionskosten.

Berater, Geschäftsanalysten und Prüfungsabteilungen können auf diese Daten zugreifen, um die Gesamtkosten, Einnahmen und Gewinne zu analysieren. Auf diese Weise bezieht ein AIS ein breites Spektrum von Personen in seinen Betrieb ein.

2. Verfahren und Anweisungen

Das AIS-System muss beim Sammeln und Verarbeiten von Daten eine Reihe von Regeln befolgen. Andernfalls kommt es zu Abweichungen und Inkonsistenzen. Präzise Methoden sind ein Muss, um den richtigen Informationsfluss zu gewährleisten. Sowohl manuelle als auch automatisierte Methoden sind integrale Bestandteile dieser Verfahren und Anweisungen.

Sie müssen geeignete Dokumente erstellen, die die Prozesse erläutern, denen Ihr Buchhaltungsinformationssystem folgt. Schulen Sie Ihre Mitarbeiter, um die Verfahren zu befolgen. Führen Sie wiederholte Schulungen durch, um sie daran zu gewöhnen, die Anweisungen genau zu befolgen. Nur dann liefert Ihr Buchhaltungsinformationssystem konsistent genaue Ergebnisse.

3. Quelldaten

Normalerweise verwenden Buchhaltungsinformationssysteme eine SQL-strukturierte Abfragesprache, um eine Datenbank zu verwalten. Alle Informationen, die die Geldangelegenheiten des Unternehmens betreffen, sollten in die AIS-Datenbank aufgenommen werden. Eine AIS-Datenbank besteht im Allgemeinen aus den folgenden Datentypen.

• Verkaufsaufträge
• Inventurdaten
• Hauptbuch
• Kauforder
• Transaktionsrechnungen
• Analysen und Berichte
• Steuerinformation
• Lohndaten
• Zeiterfassung und mehr.

Halten Sie Ihre AIS-Datenbank so übersichtlich wie möglich. Vermeiden Sie die Speicherung von Daten, die nichts mit der Finanzbuchhaltung des Unternehmens zu tun haben. Zu viele Informationen können Sie beim Zugriff auf die erforderlichen Daten überfordern.

4. Hardware und Geräte

Für den reibungslosen Betrieb eines Kontoinformationssystems benötigen Sie viele Ein- und Ausgabegeräte. Alle diese Geräte und die IT-Infrastruktur müssen mit der von Ihnen verwendeten AIS-Software kompatibel sein. Andernfalls erhalten Sie kein nahtloses Erlebnis, wenn Sie das AIS für Ihr Unternehmen verwenden.

Die Infrastruktur sollte Backups für Strommangel und -ausfall, Hardwarefehler, Internetverbindung und alle anderen Geräte umfassen, die sich auf das AIS auswirken. Hier ist eine Liste einiger Eingabe- und Ausgabegeräte, die die AIS-Prozesse erleichtern.

1. Computers
2. Tastaturen
3. Modems/Router
4. Barcode-Scanner
5. Monitore
6. Drucker
7. Projektoren
8. Mobile Geräte
9. Notstromversorgung

5. Informationsprozessoren (Software)

Sobald Sie alle Hardware und Geräte zur Verfügung haben, ist es an der Zeit, Software in Ihr System zu integrieren. Diese Software verarbeitet alle relevanten Daten und verbucht sie in Hauptbüchern, Berichten und Journalen und stellt sie zur Verwendung zur Verfügung. Entscheidungsträger können die Ergebnisse analysieren und auf der Grundlage dieser Informationen Entscheidungen treffen.

6. Informationsspeicherung

Der Informationsprozessor oder die Software hat keinen physischen Speicher, wo er die Daten speichern kann. Es hängt normalerweise von einem Server oder Speichergeräten wie Festplatten ab. Stellen Sie sicher, dass Sie über sichere Speichergeräte verfügen, auf die nur Personen mit entsprechender Befugnis leicht zugreifen können.

7. Sicherheit

Fast alle AIS-generierten Daten sind vertrauliche Informationen. Sie müssen die Weitergabe dieser sensiblen Daten intern kontrollieren. Die Sicherheitsmaßnahmen können von einfachen numerischen Passwörtern bis hin zu komplexen biometrischen Identifikationen wie Fingerabdrücken, Stimmen, Gesichtserkennung und Netzhautscans reichen.

Ein erstklassiges Buchhaltungsinformationssystem kann Datenschutzverletzungen verhindern und Ihre Daten vor unbefugten Computern schützen. Ihr AIS sollte Personen mit entsprechender Berechtigung den Zugriff auf die Datenbank gestatten. Weil es normalerweise vertrauliche Informationen sowohl des Unternehmens als auch seiner Kunden enthält. Einige der sensiblen Daten sind wie folgt.

• Angaben zum Gehalt
• Persönliche Daten
• Sozialversicherungsnummern
• Finanzdaten des Unternehmens
• Kundeninformation
• Kreditkartennummern
• Finanzinformationen anderer Stakeholder

Sie müssen einen Notfallplan haben, um Ihre Daten vor Naturkatastrophen, unerwarteten Stromstößen, Computerviren und anderen Bedrohungen zu schützen, die zu Datenverlust führen können.

Funktionen des Rechnungslegungsinformationssystems

Ein kompetentes AIS stellt sicher, dass alle Finanzinformationen Ihres Unternehmens innerhalb des Systems mit höchster Genauigkeit und Vertraulichkeit erfasst werden. Außerdem ermöglicht es den jeweiligen Mitarbeitern, bei Bedarf auf diese sensiblen Daten zuzugreifen und sie abzurufen. Alle Funktionen eines Buchhaltungsinformationssystems wurden im folgenden Abschnitt aufgeschlüsselt.

1. Informationen sammeln und verarbeiten

In dieser Phase sammelt ein Buchhaltungsinformationssystem Daten aus Barverkäufen und Barkäufen. Forderungen, Verbindlichkeiten, Gehaltsabrechnungen, Rechnungen und mehr. Das EDV-gestützte System verarbeitet alle Belastungs- und Gutschriftsdaten und wandelt sie in aussagekräftige Informationen um.

2. Generieren Sie Berichte für das Management

Mitarbeiter des Managements wie Vertriebsleiter, Produktionsleiter, Finanzanalysten und andere Abteilungsleiter können Entscheidungen auf der Grundlage der von einem AIS generierten Berichte treffen. Sie können die finanzielle Leistung und die aktuelle Position des Unternehmens analysieren. Auf diese Weise können sie erreichbare Geschäftsziele festlegen, die auf die verfügbaren Ressourcen abgestimmt sind.

3. Vernetzen Sie mehrere Abteilungen

Ein AIS kann ein gemeinsames Dashboard für mehrere miteinander verbundene Abteilungen erstellen. Beispielsweise kann die Verkaufsabteilung ihr Verkaufsbudget für das Inventarteam hochladen. Dann können sie Schritte unternehmen, um Produkte zu lagern oder Materialien zu kaufen. Anschließend erstellt die jeweilige Abteilung Rechnungen. Diese Informationen stehen allen Abteilungen zur Verfügung, die sie benötigen.

4. Kontrolle über die Verbreitung von Daten haben

Ein Buchhaltungsinformationssystem befasst sich mit sensiblen Informationen der Kunden, Lieferanten, Lieferanten und des Unternehmens selbst. Sie können damit die Höhe der Datenzirkulation regulieren. Ein AIS hilft Geschäftsinhabern zu definieren, wer wie viel Zugriff auf die Finanzdaten des Unternehmens erhält. Sie erhalten die vollständige interne Kontrolle über die im AIS verfügbaren Daten.

5. Erkennen Sie betrügerische Aktivitäten

Da ein AIS alle Finanztransaktionen eines Unternehmens verfolgt, können Sie jeden unbefugten und unnatürlichen Geldfluss leicht erkennen. Auf diese Weise können Unternehmen jede Diskrepanz untersuchen, bevor es zu spät ist. Sie können Millionen von Dollar sparen, indem Sie in ein hochwertiges Buchhaltungsinformationssystem investieren.

Vorteile des Buchhaltungsinformationssystems

Wir haben die Vorteile der Verwendung eines Buchhaltungsinformationssystems in diesem Abschnitt zusammengefasst, um Ihnen zu helfen.

1. Automatisierter und optimierter Arbeitsprozess
2. Effiziente Erfassung und Speicherung von Finanzinformationen
3. Verständliche Daten zur Entscheidungsfindung
4. Interne Kontrolle über alle Buchhaltungsinformationen
5. Bessere Kommunikation zwischen miteinander verbundenen Teams
6. Verbessertes Kundenerlebnis
7. Verhinderung des Verlusts sensibler Informationen

3 Praktische Beispiele für Buchhaltungsinformationssysteme

Nachdem Sie nun die Elemente und Funktionen eines Buchhaltungsinformationssystems kennen, lassen Sie uns ein tieferes Verständnis entwickeln, indem wir Ihr Lernen auf reale Situationen beziehen. Wir haben hier drei praktische Beispiele zusammengestellt, um Ihnen einen Einblick in die Nützlichkeit eines AIS zu geben.

• Für Distributoren: Distributoren sind im Umgang mit ihren Kunden in der Regel stark von den Kreditbedingungen abhängig. Deshalb brauchen sie genaue Informationen über die Debitorenbuchhaltung. Mehrere Mitarbeiter aus verschiedenen Abteilungen können auf die Zahlungsberichte zugreifen, um fällige und überfällige Zahlungen nachzuverfolgen.

• Für Bauunternehmen: Ein Bauunternehmen führt mehrere Projekte gleichzeitig durch. Ein Buchhaltungsinformationssystem hilft ihm, die Kosten und den Fortschritt seiner Projekte im Auge zu behalten. Es erstellt Berichte über die Materialkosten, die für jedes Gebäude aufgewendet wurden, die verbleibenden Arbeitsstunden für die Arbeiter und die Fertigstellungsrate. Darüber hinaus verfolgt es auch Kreditlinien und die Fälligkeitstermine von Krediten.

• Für Non-Profit-Organisationen: Non-Profit-Organisationen gehen anders mit ihren Finanzen um. Sie verfolgen die Spender, die ihnen Geld geben. Diese Organisationen müssen jährliche Abrechnungen des Fonds mit Steuererklärungen an ihre Spender weiterleiten. Diese Daten werden auch dem Vorstand, regelmäßigen Spendern und der Regierung vorgelegt.

Wählen Sie eine zuverlässige ERP-Software, um die Funktionen des Buchhaltungsinformationssystems optimal zu nutzen

Unternehmen verwenden jetzt eine allumfassende Software, um alle ihre Vorgänge zu verwalten. Ein solches Tool nennt sich ERP-Enterprise-Resource-Planning-Lösungen. Eine ERP-Software automatisiert und rationalisiert alle Abteilungen eines Unternehmens. Alle Aspekte eines Unternehmens werden über ERP-Software verwaltet.

Von der Personalverwaltung bis zur Vertriebsdatengenerierung oder von der Kundenbeziehung bis zum Rechnungswesen hat ein ERP-Tool alles, um ein Unternehmen gleichzeitig reibungslos zu führen. Ein Buchhaltungsinformationssystem ist nur ein kleiner Bruchteil eines vollwertigen ERP-Systems. Wenn Sie also eine zuverlässige ERP-Lösung für Ihr Unternehmen erhalten, die über ein fortschrittliches Buchhaltungsmodul verfügt, das sich an den Anforderungen Ihres Unternehmens ausrichtet, um alle seine Hauptziele zu erreichen.

In dieser Hinsicht kann WP ERP eine ideale Wahl für WordPress-Benutzer sein. Es ist ein großartiges Plugin, mit dem Sie ein vollständiges Buchhaltungsinformationssystem in Ihre ERP-Software integrieren können. Es wird mit integrierten, aber separaten HR-, CR- und Buchhaltungsmanagementmodulen geliefert, um die Anforderungen Ihres wachsenden Unternehmens zu erfüllen.

Darüber hinaus enthält es über 20 wichtige Erweiterungen, die Ihren Geschäftsverwaltungsprozess reibungsloser gestalten, als Sie es sich jemals vorstellen können. Und das ist jetzt alles, darüber hinaus ermöglicht es Ihnen auch die Integration in ein leistungsstarkes Projektmanagement-Tool, das Ihnen hilft, den Fortschritt Ihres gesamten Projekts zu verfolgen, damit Sie Ihre Aufgabe organisiert und geordnet erledigen können.

Dieser Beitrag wurde von Md. Tanvir Faisal verfasst, einem Content Writer mit mehr als 4 Jahren Erfahrung in Content Writing, Copywriting, Korrekturlesen und Lektorat. Er konzentriert sich auf das Schreiben informativer Inhalte, die die Aufmerksamkeit der sozialen Medien auf sich ziehen und die Sichtbarkeit in Suchmaschinen verbessern. Bis heute hat er erfolgreich nützliche Inhalte für viele Websites in allen Formaten entwickelt.