Wie KI im Projektmanagement das Arbeitsszenario für Projektmanager verändern wird

Technologie im Projektmanagement war in den letzten Jahrzehnten in heißem Gespräch. Mit der Zeit wird die Idee, Technologie zur Verwaltung der täglichen Projektaufgaben einzusetzen, erwogen, umgesetzt und oft der Arbeitsprozess von Projektmanagern revolutioniert. Daher hört es nie auf, sich weiterzuentwickeln.

Und heute leben wir im Zeitalter der künstlichen Intelligenz. Diese Science Fictions von HG Wells bis Arthur C. Clarkes, die wir seit Generationen lesen, werden Wirklichkeit, wenn auch auf positive Weise. Und fast in jedem Bereich unseres digitalen Seins spielt die KI eine effektive Rolle, und sie entwickelt sich so schnell.

Ja, KI zielt also bereits darauf ab, auch das Projektmanagement zu beeinflussen. Die Frage ist, wie effektiv Projektmanager damit umgehen können. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen die wichtigsten Einsatzmöglichkeiten von KI im Projektmanagement. Sobald Sie mit dem Lesen fertig sind, können Sie sich entscheiden, wie Sie KI implementieren, um Ihre Projekte zu verwalten und das Beste daraus zu machen.

Künstliche Intelligenz im Projektmanagement – ​​ein Überblick

KI boomt. Der globale KI-Markt ist derzeit in einer erstaunlichen Zahl. Und derzeit wird erwartet, dass ein 100-Milliarden-Dollar-KI-Markt bis Ende 2030 das Zwanzigfache überschreiten wird, mit anderen Worten, fast wahnsinnige 2 Billionen US-Dollar. (Statista)

Es ist also ziemlich offensichtlich, dass die meisten Unternehmen auf der ganzen Welt planen, die Leistungsfähigkeit der künstlichen Intelligenz in diesem Jahrzehnt und so weiter zu übernehmen. Wir verstehen bereits, warum dies Realität sein muss. Wenn Sie KI implementieren, wird dies viel Zeit und körperliche Anstrengung sparen. Außerdem wird es Ihre Entscheidungsfindung und Ihren gesamten Arbeitsablauf verbessern.

Ähnlich effektiv verträgt sich auch das Projektmanagement mit künstlicher Intelligenz.

Da die Automatisierung zu einem integralen Bestandteil des Projektmanagements wird und mehr als 77 % der leistungsstarken Projektteams weltweit bereits Projektmanagementsoftware verwenden. KI erhöht nur die Leistung auf die nächste Stufe.

Ein krasses Szenario, über das wir mehr nachdenken müssen, ist daher Folgendes: Die Rolle eines Projektmanagers wird sich in einem KI-gestützten Geschäftsumfeld ändern. Wie wahrscheinlich?

Die Rolle eines Projektmanagers in einer KI-betriebenen Industrie

Stellen Sie sich Folgendes vor: Sie haben in Ihrem Unternehmen eine KI-fähige Projektmanagement-Software implementiert. Asynchronisieren Sie alle Ihre Arbeitsprozesse und Personen mit dem Tool. Was passiert dann?

Sie können die Leistung jedes Teammitglieds, seine Aktualisierungen und den Projektfortschritt überwachen. Die Software analysiert die gesammelten Informationen und sagt Ihnen, wie die Dinge laufen. Außerdem erfahren Sie, wo Sie sich verbessern können. Daher ist all dies auf dem Weg, in der Natur fortgeschrittener zu sein. KI kann Ihnen auch helfen, in verschiedenen Situationen tragfähige Entscheidungen zu treffen, die Aktivitäten von Teammitgliedern zu überwachen, sie zu benachrichtigen, bevor sie einen möglichen Fehler machen, und vieles mehr.

Wenn also all diese Dinge durch eine KI-fähige Projektmanagementsoftware erreicht werden können, welche Rolle sollte der Projektmanager in Ihrem Unternehmen spielen?

Nun, die Antwort ist einfach. KI soll die Arbeit eines Projektmanagers viel fokussierter und schneller machen und ihm/ihr helfen, seinen Arbeitsprozess und seine Aktivitäten auf einen breiteren Bereich eines Unternehmens auszudehnen.

Laut einer Prognose der Harvard Business Review „verbringen Projektmanager die meiste Zeit damit, das Team zu coachen und zu unterstützen, regelmäßige Gespräche mit wichtigen Stakeholdern zu führen und eine Hochleistungskultur zu pflegen.“

Infolgedessen werden Projektmanager mehr Anstrengungen unternehmen, um den Teammitgliedern zu helfen, das Ziel zu erreichen. Und KI-gestützte Software wird sich gleichzeitig wie ein Superassistent um all die kleinen und großen technischen Dinge kümmern.

Was sind die Änderungen, die KI im Projektmanagement einbringen wird?

Veränderung ist Natur. Entscheidend ist, wie Sie mit den Veränderungen umgehen.

Top-Projektmanager auf der ganzen Welt sind auch so interessiert und strategisch, wenn sie über die KI-Implementierung nachdenken. Es ist Jahre her, dass sie sich auf diesen Moment vorbereiten. Nutzung der neuesten Technologie, um ihr Potenzial und ihre Möglichkeiten zu verbessern.

Hier haben wir einige der am meisten diskutierten Aspekte des Projektmanagements im Zeitalter der künstlichen Intelligenz herausgefunden. Schau mal -

1. Bessere Entscheidungsfindung mit Priorisierung und Big Data

Eines der Hauptprobleme bei der Automatisierung, mit dem Projektmanager bisher konfrontiert waren, ist das Fehlen des richtigen Lesens von Datensätzen und deren Analyse mit den richtigen Maßnahmen. Selbst verfügbare KI-Tools sind in der aktuellen Situation nicht in der Lage, dies vollständig nachzuvollziehen.

Während die Datenauswahl und Priorisierung der Schlüssel zur Analyse der Möglichkeiten einzelner oder mehrerer Projekte ist. Da sich die KI so stark weiterentwickelt und auf dem Weg ist, von nun an jeden Tag stärker zu werden, wird sie diese Schwäche ausgleichen.

Projektmanager werden also künstliche Intelligenz implementieren, um die folgenden Ergebnisse zu erzielen –

Identifizieren Sie die Art von Datensätzen: Wenn es Anomalien in den Projektdaten gibt (Budget, Zeitpläne, aktive Teammitglieder, Finanzierung des Projekts usw.), kann die KI dies leicht erkennen. Und schlagen Sie notwendige Maßnahmen vor, um die Anomalien zu beheben.

Sortieren des startbereiten Projekts: Eine KI-gesteuerte Projektmanagement-Software kann Informationen schneller lesen, analysieren und richtig messen. So kann es helfen, die Projekte zu identifizieren, die startbereit sind. Das heißt, Sie können aus einem möglichen Set die richtigen Projekte auswählen, basierend auf ihren Aussichten auf einen höheren Erfolg.

Besseres Risikomanagement: Wenn Sie wissen, welche Projekte erfolgversprechender sind, können Sie Ihre Risiken mindern.

Strengere datengesteuerte Entscheidungsfindung: Sie können typische menschliche Vorurteile beseitigen, während Sie mit KI Entscheidungen treffen. Weil Sie Logiken haben werden, die auf Echtzeitdaten basieren.

2. Hervorragende Unterstützung für die Verwaltung Ihrer täglichen Projektaufgaben

Durch den Einsatz von KI im Projektmanagement werden Projektmanager von alltäglichen Aufgaben oder kleinen administrativen Hürden entlastet. Nun, im höchstmöglichen Umfang. Die Automatisierung war bereits vorhanden, um diese Aufgaben mit einem einfachen Prozess voranzutreiben. Aber mit der Implementierung künstlicher Intelligenz können Sie die Dinge rationalisieren und überschaubarer machen.

Die KI wird alle sich wiederholenden, alltäglichen oder geringwertigen Aufgaben auflisten und sie in einem Rad der Automatisierung drehen, um sie mit Genauigkeit zu erledigen. Von der Überwachung aller Arten von täglichen Aktivitäten, Anwesenheit und Teamfortschritt bis hin zum Lösen von Support-Tickets – KI wird überall dabei sein.

So boomt beispielsweise die Idee eines digitalen Assistenten , nachdem KI-Tools wie ChatGPT die Idee revolutioniert haben, große Datenmengen zu verarbeiten und schnelle Auswertungen in kürzester Zeit zu generieren. Projektmanager können viel Hilfe von Tools wie ChatGPT/GPT-4 erhalten und leistungsstarke virtuelle Assistenten implementieren.

Oracle hat kürzlich einen digitalen Assistenten angekündigt, der aktuelle Daten und Statistiken bereitstellen und Benutzern helfen kann, Zeit und Aufgabenfortschritt mithilfe von Sprach-, Text- oder Chatbefehlen zu aktualisieren.

Insgesamt besteht das Ziel eines superdigitalen Assistenten darin, den bisherigen Arbeitsverlauf und die Arbeitsdaten zu analysieren, um die Fehler und Stärken auszusortieren und sich weiter zu verbessern und die Risiken zu beseitigen, um bessere Ergebnisse zu erzielen.

Eine weitere fabelhafte Sache sind KI-gestützte Chatbots . Die sich ständig verbessernden Chatbots helfen Projektmanagern sicherlich dabei, ihren Aufwand für die Verwaltung von Kundenanfragen, Support und vielem mehr zu verringern.

3. Bessere Projektdefinition, -planung und -berichterstattung mit künstlicher Intelligenz

Das Projektrisikomanagement umfasst den folgenden Prozess –

• Identifizieren
• Analysieren
• reagieren

In einem Zyklus eines Projekts müssen Sie Situationen herausfinden (identifizieren), ihre Natur verstehen (Problem, mangelnder Fortschritt) und mit den richtigen Maßnahmen und der richtigen Zeit darauf reagieren (lösen). So können Sie die Risiken mindern und Ihr Projekt zum möglichen Erfolg führen.

Das Risikomanagement ist zweifellos einer der am weitesten entwickelten Bereiche in der Projektautomatisierung. Projektmanager und Unternehmensleiter hatten schon immer das Privileg, die neuesten Tools zu verwenden, um Risiken zu managen und Hürden zu überwinden.

In ähnlicher Weise wird die Verbesserung der KI im Projektmanagement Managern helfen, Projekte zu definieren, mit genaueren Daten zu planen und in kürzerer Zeit Berichte zu erstellen. Mit Big-Data-Analyse, fortschrittlichem maschinellem Lernen und leistungsstarker digitaler Unterstützung erhalten Sie Folgendes:

• KI kann Benutzergeschichten sammeln und verarbeiten und das Problem, die Schmerzpunkte, die Konsistenz und die Komplexität herausfinden. KI analysiert sie auch und erleichtert die Entscheidungsfindung bei der Definition eines Projekts, der Planung und Berichterstattung.
• KI-Tools machen es einfach, große Datensätze zu bewerten, Prozesse zu planen, Pläne zu entwerfen und Sie über die erforderlichen Ressourcen für die Projektdurchführung zu informieren
• Wenn Ihre KI-gestützte Projektmanagement-Datenbank stark wird, kann sie automatisierte Berichte mit Echtzeitdaten erstellen und alles mit weniger physischem oder mentalem Aufwand verfolgen.

Der größte Vorteil von KI-generierten Berichten ist, dass sie sehr detailliert sind, einen klaren Projektstatus zeigen und Ihnen gleichzeitig helfen, die Stärken und Schwächen Ihres Projekts und Teams herauszufinden.

4. Stärkere Konzentration auf erweiterte Tests und Software

Vor dem Start ist das Testen eines Projekts aus vielen Gründen unerlässlich. Projektmanager müssen verstehen, ob ein Projekt in der Pipeline bereit genug ist, um ein grünes Signal zu erhalten oder nicht.

Derzeit ist es jedoch ziemlich selten, dass ein Unternehmen ein Testprojekt durchführt und das Potenzial ermittelt. Nur wenige Megaprojekte nutzen diese Möglichkeit. Außerdem erfordert es ein großes Budget und einen großen Umfang, was die meisten Unternehmen möglicherweise als unbequem empfinden.

Mit der Weiterentwicklung der KI-Technologie werden Unternehmen jedoch mehr Projekttest-Tools zur Verfügung stehen. Letztendlich wird dies ein Trend für Projektmanager sein, ein Projekt mit KI-gestützter Software und Tools zu testen, bevor sie eines initiieren.

Durch Tests können Projektmanager die möglichen Kosten, Schwächen, Stärken und Möglichkeiten verstehen. Der gesamte Prozess wird die Entscheidungsfindung, Budgetierung und Managementaspekte beeinflussen.

KI im Projektmanagement geht Hand in Hand für eine bessere Zukunft

KI ist hier, um zu helfen, zumindest zeigt die Gegenwart ein grünes Signal. Künstliche Intelligenz macht Ihr Projektmanagement viel einfacher und effektiver. Entscheidend sei aber der Adoptionsprozess. Wenn Sie nicht dazu bereit sind, müssen Sie die Mängel ertragen.

Also, was sollte Ihre erste Priorität in einer Welt sein, die bald durch künstliche Intelligenz revolutioniert wird? Die Antwort ist einfach – Vorbereitung und richtiges Training.

Erstens müssen Sie Ihrem Team helfen, KI zu lernen, wie Big Data funktioniert und wie man besser mit maschinellem Lernen und Analysen arbeitet.

Die zweite Sache ist die Datentransformation. Wenn Sie ein Unternehmen haben, das über ein Archiv mit analogen Daten oder eine digitale, aber alte Datenbank verfügt, ist es höchste Zeit, diese zu aktualisieren, die Belastung durch unnötige Daten zu reduzieren und ein völlig neues Informationszentrum zu schaffen. Dies hilft Ihnen und Ihrem Team, sich optimal auf den Aufbruch des Projektmanagements im Zeitalter der künstlichen Intelligenz vorzubereiten.

Bereit und offen für Veränderungen zu sein, ist derzeit der klügste Schritt, den man sich vorstellen kann.