Beispiele für Terminbestätigungstexte und Tipps zum Schreiben

Fast jede Person, mit der wir interagieren, besitzt ein Telefon, einschließlich Ihrer Kunden. Für einige Unternehmen ist eine Terminerinnerung unerlässlich, um die Fehlzeiten zu reduzieren. Telefone können eine hervorragende Möglichkeit sein, diese Erinnerungen zu übermitteln.

Die Bestätigung von Terminen ist wichtig, wenn Sie einen Schönheitssalon, ein Gesundheitszentrum oder ein Unternehmen haben, das Dienstleistungen anbietet, für die ein Termin erforderlich ist. Dies hilft Ihnen, Ressourcen zu optimieren und Zeit zu sparen . Doch wie lässt sich eine Terminbestätigung umsetzen?

Heutzutage hat niemand Zeit für Telefonanrufe zur Bestätigung von Terminen, daher können Terminerinnerungstexte eine gute Wahl sein.

Anfangs mögen manche denken, dass es dem Texten an Persönlichkeit mangelt. Wenn Sie sich darüber Gedanken gemacht haben, ist es wichtig zu beachten, dass Textnachrichten an den Ton Ihrer Marke , Ihres Unternehmens oder Ihrer Dienstleistung angepasst werden können.

Glücklicherweise gibt es viele Terminerinnerungsvorlagen, die Sie verwenden können, um Textnachrichten reibungslos in Ihr Unternehmen zu integrieren. Werfen Sie einen Blick auf die folgenden Tipps, um hervorragende Textoptionen für Terminbestätigungen zu erstellen.

Terminbestätigungstexte: Was ist das?

Mehrere No-Show-Termine können sich negativ auf Ihr Geschäft auswirken. Jeder einzelne kostet Sie Zeit, Ressourcen und Geld. Ein häufiger Grund, warum Menschen Termine verpassen, ist einfach Vergesslichkeit, die mit Erinnerungstexten leicht behoben werden kann.

Mit SMS-Nachrichten lässt sich die No-Show-Rate minimieren, wenn nicht sogar ganz eliminieren. Diese werden einige Tage oder sogar Stunden vor einem Termin gesendet , damit die Person den Termin bestätigen, stornieren oder verschieben kann. Sie müssen lediglich einem Link folgen, und das erspart Ihnen eine Menge Ärger.

Diesem Ansatz folgen Dienstleistungsunternehmen in verschiedenen Bereichen, wie z. B. tierärztliche und medizinische Dienstleistungen, Zahnärzte und Schönheitssalons, um nur einige zu nennen.

SMS-Terminerinnerungen können einfach oder komplex sein, wie wir in den folgenden Beispielen sehen können:

Einfache SMS-Erinnerung:

"Hi. Dies ist eine kurze Erinnerung an Ihren Friseurtermin heute um .“

Komplexe SMS-Erinnerung:

„Hallo Sophia! Wir möchten Sie an Ihre Kinesiologie-Sitzung mit Dr. Hopeson heute um 14:00 Uhr erinnern. Wenn Sie Ihren Termin verschieben möchten, klicken Sie bitte hier.“

Jetzt ist es wichtig, dass Sie das Ziel Ihrer SMS-Erinnerungen festlegen . Sie versuchen nicht zu verkaufen, und Sie versuchen nicht, Ihre Kunden mit Ihrer Marke zu binden; Sie müssen sie nur bestätigen oder neu planen, damit Sie vorausplanen können.

Wenn Sie wissen, dass eine Person nicht erscheinen wird, können Sie diese Zeit für andere Aufgaben nutzen und Ihren Geschäftsablauf optimieren.

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So erstellen Sie effektive Terminbestätigungstexte: Tipps und Ratschläge

Erinnerungstexte müssen bestimmte Informationen enthalten, wie z. B. das Termindatum. Es ist wichtig, dass der Kunde die notwendigen Informationen zu seinen Terminen und einen Call-to-Action erhält, der ihn zur Bestätigung auffordert .

Hier sind einige Tipps für Terminerinnerungstexte, die bei der Erstellung Ihrer eigenen nützlich sein können.

Personalisieren Sie Ihre Terminerinnerung: Fügen Sie den Namen des Kunden hinzu

SMS-Texte sind persönlicher als ein Telefonanruf oder eine E-Mail, da Menschen so mit Freunden und Familie kommunizieren. Daher empfehlen wir, mit „Hi, John“ zu beginnen, wenn Ihr Geschäft informell ist. Wenn Sie sich für einen formelleren Ansatz entscheiden möchten, können Sie immer „Hallo, John Smith“ wählen.

Der Ton sollte für einen Schönheitssalon, eine Arztpraxis oder ein Finanzunternehmen nicht derselbe sein. Dennoch sollten Sie den Kunden in jedem Fall mit seinem Namen ansprechen . Dies bietet eine personalisierte Note, die Ihnen hilft, Ihre Anwesenheitsquote optimal zu halten.

Dann ist es Zeit für die restlichen Informationen. Was Sie hinzufügen und wie Sie dabei vorgehen, wird in den nächsten Abschnitten beschrieben.

Stellen Sie sich richtig vor

Selbst wenn jemand Ihren Service gebucht hat, bedeutet das nicht, dass er Sie allein aus dem Text kennt. Sie haben Ihre Nummer möglicherweise nicht unter ihren Kontakten registriert. Außerdem können sie Termine mit anderen Anbietern haben.

Daher ist es keine Zeitverschwendung , den Namen Ihres Unternehmens zu Ihrer Terminerinnerung hinzuzufügen . So kann der Kunde Sie leicht erkennen und wird Ihre Nachricht mit geringerer Wahrscheinlichkeit ablehnen.

Sammeln Sie ein Opt-In

Stellen Sie vor dem Senden von Terminerinnerungsnachrichten sicher, dass die Person Ihnen zugestimmt hat. Sie können Opt-ins sammeln, um Textnachrichten auf verschiedene Weise zu erhalten; Kunden können ein digitales oder ein gedrucktes Formular persönlich ausfüllen. Normalerweise gibt es zum Zeitpunkt der Registrierung ein Opt-in-Kontrollkästchen .

Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie die geltenden Vertraulichkeitsbestimmungen einhalten, und senden Sie keine Informationen an oder von Dritten oder anderen Unternehmen.

Geben Sie alle Informationen zum Termin an: Datum, Uhrzeit und Ort

Jede Terminbestätigungsnachricht hat das gleiche Ziel: Kunden an Ort, Uhrzeit und Datum ihres Termins zu erinnern . Obwohl dies sicherlich bei der Buchung vereinbart wurde, wissen wir nicht, ob die Person alle Daten gespeichert hat. Daher ist es eine gute Idee, zumindest diese Informationen über den bevorstehenden Termin aufzunehmen. Folgendes Beispiel spricht für sich:

"Hallo John. Hiermit möchte ich Sie an Ihren morgigen Termin um 14:00 Uhr bei Dr. Hopeson im General Hospital in der 24th Street 1267 im zweiten Stock erinnern.“

Bestätigen Sie wichtige Details

An dieser Stelle müssen Sie vorsichtig sein. Sie wollen Kunden nicht mit unnötigen Details belasten, aber Sie müssen ihnen die grundlegenden Informationen geben.

Teilen Sie ihnen zum Beispiel mit , ob sie 10 Minuten früher kommen müssen, wenn sie sich am Empfang anmelden oder wichtige Dokumente mitbringen müssen .

Stellen Sie sicher, dass Ihre SMS-Terminerinnerungen prägnant und dennoch informativ sind.

Ermutigen Sie Ihre Kunden, Termine zu bestätigen

Neben der Bestätigungsoption sollten Kunden problemlos stornieren oder umbuchen können . Fügen Sie einen Link hinzu, damit sie dies problemlos tun können, und vermeiden Sie lästige Telefonanrufe und E-Mails.

Indem Sie die Umplanung auf diese Weise handhaben, sparen Sie viele Ressourcen. Textnachrichten sind für die Mitarbeiter einfacher zu handhaben als Anruferinnerungen, da sie nicht sofort zur Verfügung stehen müssen, um sie zu beantworten.

Mit Erinnerungstexten können Rezeptionisten viel mehr Anfragen gleichzeitig bearbeiten, sobald sie eingehen.

Hier ist ein Beispiel für eine Textnachricht zur Terminerinnerung:

„Liebe Mary, mit dieser Nachricht bestätigen Sie Ihren Massagetermin am Mittwoch, den 8. Juni in unserer Niederlassung in Hartford. Um zu stornieren oder zu verschieben, klicken Sie bitte hier. Drücken Sie andernfalls 'A' zum Bestätigen.“

Fügen Sie eine Schaltfläche zum Abbestellen hinzu

Obwohl Texterinnerungen nützlich sind, bevorzugt nicht jeder diese Methode. Stellen Sie sicher, dass Kunden die Möglichkeit haben, sich abzumelden, wenn sie keine Terminerinnerungen per SMS mehr erhalten möchten.

Kontakte des Kundensupports einbeziehen

Vergessen Sie nicht, eine Telefonnummer für den Kundensupport anzugeben. Selbst wenn sie auf die SMS antworten können, fühlen sich einige Kunden möglicherweise wohler, wenn sie jemanden anrufen können, wenn sie Hilfe benötigen . Das folgende Beispiel veranschaulicht dies gut.

„Liebe Mary, Sie haben am Mittwoch, den 8. Juni, einen Termin in der Niederlassung ‚Gesund und Glücklich' in Hartford. Antworten Sie, um zu antworten oder einen neuen Termin zu vereinbaren, indem Sie unser Büro anrufen: (111) 456-7890.“

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Textbeispiele für Terminerinnerungen

In diesem Bereich finden Sie Textbeispiele für Terminbestätigungen für verschiedene Branchen.

Arztpraxen s _ _

„ Hallo Julian. Diese Nachricht soll Sie an Ihren Termin am 9. Juni um 14 Uhr erinnern. Diese Konsultation ist speziell für Sie und Dr. Hopeson gebucht. Wenn Sie stornieren müssen, tun Sie dies bitte 48 Stunden im Voraus, indem Sie eine SMS senden oder diese Nummer anrufen.“

"Hallo Mary. Sie wurden zu einem Vorstellungsgespräch in unserem Zentrum „Gesund und Glücklich“ in der 350024th Street eingeladen. Wenn Sie Fragen haben, rufen Sie bitte (1111) 567-890 an. Patricia.“

"Hallo Susan. Bitte denken Sie an Ihren Termin mit Dr. Hopeson im Memorial Hospital am 10. Juni um 14:00 Uhr SMS BESTÄTIGEN oder ABBRECHEN und STOPP zum Beenden .“

„ Bitte denken Sie an Ihren Termin mit Dr. [Nachname] am [Datum und Uhrzeit] in [Ort]. Bitte teilen Sie uns im Voraus mit, wenn Sie stornieren oder verschieben möchten. [Firmenname und Kontaktdaten].“

„Hier ist [Name der Empfangsdame] von [Name der Klinik], um Sie an Ihren Termin für einen [Eingriff] bei Dr. [Nachname] am [Datum und Uhrzeit] in [Adresse] zu erinnern.“

„Ihr Termin bei Dr. [Nachname] ist morgen um [Uhrzeit]. Bitte stellen Sie sicher, dass Sie 10 Minuten früher da sind. Verschieben oder stornieren Sie, indem Sie eine SMS mit [Schlüsselwort/Ziffer] senden .“

Zahnärzte

„ Hallo Sarah! Ihr Termin bei unserer Dentalhygienikerin ist morgen um 14:00 Uhr in unserer Filiale in der Woodbury Lane. Um einen neuen Termin zu vereinbaren, klicken Sie einfach hier [link].“

„Liebe Mary, herzlichen Glückwunsch, dass Sie sich für diese Saison für ein weißes und strahlendes Lächeln entschieden haben! Wir erwarten Sie am 15. Juni um 15:00 Uhr in unserer Rangerly-Filiale in der 24th Street 3500. Sie können Ihren Termin gerne absagen oder verschieben, indem Sie diese Nummer anrufen oder eine SMS senden.“

„Liebe Mary Johnson. Sie haben einen Termin im Lincoln Dentist Center für ein Zahnaufhellungsverfahren. Wir erwarten Sie am 13. Juni um 14 Uhr. Wenn Sie es nicht schaffen, rufen Sie uns bitte unter (111) 567-890 an, um das Datum und die Uhrzeit Ihres Besuchs zu ändern.“

Schönheitssalons _ _

„ Hallo Julia! Das ist Tiffany vom Beauty for the Soul Center. Ihre Anfrage für eine Massage am 10. Juni um 17 Uhr habe ich erhalten. Wir freuen uns sehr auf Ihren Besuch! Um Gebühren bei Nichterscheinen zu vermeiden, teilen Sie uns unbedingt mit, wenn Sie einen neuen Termin vereinbaren müssen . Rufen Sie diese Nummer an, um einen neuen Termin zu vereinbaren oder zu stornieren.“

„Hallo, Josefine. Sie sind für einen Haarschnitt im Salon Beauty for the Soul am 14. Juni um 10 Uhr gebucht. Müssen Sie einen neuen Termin vereinbaren? Rufen Sie (111) 567-890 an und teilen Sie uns eine für Sie passendere Zeit mit!“

„Natalia, vielen Dank, dass Sie einen Haarschnitt in unserem Beauty for the Soul Salon gebucht haben. Sie sind für den 06.06.22 um 14:00 Uhr eingeplant T ext ABBRECHEN oder BESTÄTIGEN . Um einen Termin zu verschieben, rufen Sie unser Büro unter (111) 555-55555 an. Sende STOP zum Beenden.“

„Bist du bereit, hübscher auszusehen? Sie sind für morgen um 15:00 Uhr für eine Sitzung zur Laser-Haarentfernung gebucht. Bis morgen!“

„Guten Morgen, Kate Miller. Das ist Sarah Michelle vom Salon Beauty for the Soul. Sie sind für einen Haarschnitt mit Natalia Coleman am 16. Juni um 15:00 Uhr geplant. Wenn Sie Fragen zu diesem Termin haben, antworten Sie bitte auf diese Nachricht.“

Tierärzte

„ Sehr geehrter [Name], [Name des Haustiers] hat einen Termin mit Dr. [Nachname] am [Datum und Uhrzeit] unter [Adresse]. Bitte bestätigen Sie Ihre Teilnahme!"

"Hi! [Name des Haustiers] ist für [seinen/ihren] chirurgischen Nachsorgetermin morgen um 14:00 Uhr angesetzt. Wir sehen uns dort. Rufen Sie an, wenn Sie einen neuen Termin vereinbaren möchten, und vermeiden Sie Bußgelder bei Nichterscheinen!“

„Cookie hat am 10. Juni um 10 Uhr einen Operationstermin bei Willbourg Veterinarians. Antworten Sie mit Ja, um dies zu bestätigen, oder HELFEN Sie für weitere Optionen .“

„ Hallo Sarah! Wir erwarten Sie und Frido morgen zu seinem Bad! Der Termin ist um 11 Uhr. Müssen Sie Änderungen vornehmen? Bitte rufen Sie uns unter (111) 444-4444 an. Bis morgen!“

Banken

„ Mr. Brooks, dies ist eine Nachricht bezüglich Ihres Termins bei der Zentralbank am 1. Juli, 9:00 Uhr . Wenn Sie den Termin verschieben oder stornieren möchten, rufen Sie bitte diese Nummer an. Geben Sie zum Beenden STOP ein.“

„Guten Morgen, Kathrin! Dies ist eine kurze Erinnerung an Ihre Finanzberatung bei der Central Bank, 3478 24th Street. Ihr Termin ist am 1. Juli um 10 Uhr. Senden Sie eine SMS mit JA, um ihn zu bestätigen, oder rufen Sie diese Nummer an, um einen neuen Termin zu vereinbaren.“

"Hallo Jason. Sie haben am 24. Juni um 9:00 Uhr einen Termin mit unserem Anlageberater John Smith. Er erwartet Sie in seinem Büro in der Central Branch im zweiten Stock. Bitte antworten Sie auf einen neuen Termin oder stornieren Sie.“

„Guten Morgen, [Vorname]! Sie haben einen Termin am [Datum und Uhrzeit] in unserer [Niederlassung] unter [Adresse]. Senden Sie eine SMS mit JA, um den Termin zu bestätigen, oder rufen Sie diese Nummer an, um einen neuen Termin zu vereinbaren.“

Fitness C tritt ein

„ Hallo, [Vorname]! Dies ist eine kurze Erinnerung an Ihre zweistündige Trainingseinheit, die für morgen um 17 Uhr geplant ist. Rufen Sie mich an, wenn Sie Fragen haben! [Name des Personal Trainers].“

„Hallo, [Name], hier ist [Name des Personal Trainers] bei [Name des Fitnessstudios]. Sende eine SMS mit JA, um deinen Termin am [Datum und Uhrzeit] zu bestätigen. Bis dann!"

Sonstig

„ Hallo, [Kundenname]. Bitte senden Sie eine SMS mit JA, um Ihren Fahrstundentermin am [Datum und Uhrzeit] zu bestätigen. Um abzubrechen, antworten Sie bitte mit NEIN. Um einen neuen Termin zu vereinbaren , klicken Sie auf [link] .“

„ [Firmenname] hat Ihre Anfrage für eine vollständige Fahrzeugwartung erhalten. Die Wartung dauert [Dauer] und ist für [Datum und Uhrzeit] unter [Adresse] geplant. Antworten Sie BESTÄTIGEN, wenn Sie an diesem Termin teilnehmen können, oder HILFE, wenn Sie einen neuen Termin vereinbaren müssen.“

„Hallo Sophia! Wir haben Sie für einen Immobilienbewertungstermin am 2. Juli um 13 Uhr gebucht. Text JA zur Bestätigung. Telefon: (111) 444-4444. Julia Thompson.“

„Hallo, [Vorname], Ihr Termin bei [Firmenname] am [Datum und Uhrzeit] ist unter der Nummer [Registriernummer] bestätigt. Sie können diesen Termin über unsere Website stornieren. Senden Sie eine SMS mit STOP, um sich abzumelden.“

Ausbildung

„ Hallo Kevin. Antworten Sie mit JA, um Ihre Karriereberatungssitzungen am [Datum und Uhrzeit] bei [Firmenname] zu bestätigen . Wenn Sie Hilfe benötigen, antworten Sie bitte auf diese Nachricht.“

„Guten Morgen, [Name]. Sie haben eine Gitarrenstunde von [Dauer] mit [Name des Lehrers] am [Datum und Uhrzeit]. Der Lehrer erwartet Sie in [Zweigstellenname]. Antworten Sie zur Bestätigung mit OK oder beantworten Sie diese Nachricht, um den Termin zu verschieben.“

„Proberaum Nummer [Raumnummer] ist für [Vor- und Nachname] am [Datum und Uhrzeit] gebucht. Um mögliche Bußgelder zu vermeiden, haltet euch bitte an die an der Tafel angebrachten Regeln und hinterlasst den Platz ordentlich und sauber.“

Einzelhandelsgeschäfte _ _

„ Hallo Laura! Wir haben Ihre RSVP für unseren großen Verkauf am 18. Juni um 17:00 Uhr erhalten . m . in unserer Hauptfiliale! Wir hoffen, Sie finden alles, was Sie brauchen, und wir sehen uns dort!“

„Mary Rivero ist für eine Kleiderprobe mit [Firmenname] am [Datum und Uhrzeit] eingeplant. Wir erwarten Sie in unserer Hauptniederlassung unter [Adresse]. Bitte lassen Sie uns nicht hängen! Antworten Sie auf diese Nachricht, wenn Sie Änderungen an Ihrer Reservierung vornehmen.“

Zusammenfassung: Was ist der beste Terminbestätigungstext?

Sie können eine dieser Vorlagen verwenden oder Ihren eigenen Terminbestätigungstext schreiben. Wichtig ist, immer das Ziel vor Augen zu haben: No-Shows reduzieren.

Es ist wichtig zu bedenken, dass das Versenden von Terminerinnerungen keine Garantie für eine 100%ige Anwesenheit ist, aber sie reduzieren sicherlich die Fehlzeiten.

Durch das Schreiben von SMS zur Bestätigung des bevorstehenden Termins optimieren Sie Ihren Workflow und nutzen Ihre Ressourcen besser aus. Außerdem sind Erinnerungstexte hervorragende Möglichkeiten, um Ihr Publikum mit Ihrer Marke zu beschäftigen.

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